Trajectoires ministérielles de Contrôle Interne Comptable

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1 Trajectoires ministérielles de Contrôle Interne Comptable
Intervention de : Laurent Pellen, responsable du Département du Contrôle Interne et des Systèmes d’Information Financiers (DCISIF / DAF MEN-MESR) Séminaire annuel du CIC 11 octobre 2013

2 Sommaire La dynamique interministérielle de CIC
Trajectoire de nos ministères (organisation / feuille de route) Nos enjeux 2

3 La dynamique interministérielle du CIC Une obligation …
Contrôle Interne Comptable Le contrôle interne comptable a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes depuis le fait générateur d'une opération jusqu'à son dénouement comptable. (art. 170 GBCP, 7 novembre 2012) Art 47.2 de la Constitution : Les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière Art. 27 de la LOLF : les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères, et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. Qualité Comptable Actualité générale Une obligation inscrite au plus haut niveau législatif / réglementaire Des méthodologies éprouvées, en particulier dans le secteur privé

4 La dynamique interministérielle du CIC … un levier
Un « langage » complet améliorant le dialogue entre acteurs financiers Contrôle Interne Comptable La fluidification raisonnée des circuits financiers L’amélioration des conditions de travail par la documentation des procédures et des responsabilités Une méthodologie éprouvée pour interroger les organisations La maîtrise des risques comptables et financiers : l’« affaire de tous » Une mise en exergue de la comptabilité comme outil de pilotage de l’activité Une approche par les risques qui permet de prioriser les actions Actualité générale Qualité Comptable La prise en compte de toutes les activités ayant un dénouement comptable (vs. « effets silos »)

5 Dispositif dédié de pilotage
La dynamique interministérielle du CIC Des méthodologies interministérielles (1/3) Cartographie des processus Indicateurs Rapports d’audit Priorités (interministérielles, ministérielles…) Intelligence opérationnelle Prise en compte des actualités … Un échange sur les « risques »… … aboutissant à une « cartographie des risques » et un plan d’action CIC associé… … et intégré dans un système piloté (mode projet). Cartographie des risques CIC Plan d'action CIC Objectif général de qualité comptable Analyse et hiérarchisation des risques Plan d’action CIC Echanges Actualité générale Dispositif dédié de pilotage

6 DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE
La dynamique interministérielle du CIC Des méthodologies interministérielles (2/3) La mobilisation des 3 «leviers de contrôle interne comptable» ODT : Organiser (attribution et séparation de tâches, définition de points de contrôle…) Documenter (guides de procédures, formation, organigrammes fonctionnels…) Tracer (politique d’habilitation, trace des contrôles, archivage) Qui s’incarnent concrètement dans des référentiels de CIC, des guides de procédures, des contrôles programmés, des organigrammes fonctionnels… Organisation Plan d’action DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE Traçabilité Documentation Tous les dispositifs qui contribuent à la sécurisation et à l’optimisation des processus comptables font partie du contrôle interne comptable (dès lors qu’ils sont formalisés et permanents – et pilotés) Actualité générale MIS EN ŒUVRE A TOUS LES NIVEAUX

7 La dynamique interministérielle du CIC Des méthodologies interministérielles (3/3)
L’évaluation interne (audit interne, auto-évaluation, CIC dit « de deuxième niveau ») ou externe permet à la gouvernance de se faire une opinion sur l’effectivité et l’efficacité… … Et d’aménager la cartographie des risques et le plan d’action associé. EVALUATION Actualité générale

8 La dynamique interministérielle du CIC « Historique » et trajectoire
Extraits choisis des commentaires sur l’acte de certification des comptes 2012 par la Cour des Comptes Les principaux progrès La bascule de la comptabilité générale dans Chorus s’est effectuée de manière satisfaisante Pour la première fois, la Cour a pu lever une partie de la réserve sur le contrôle et l’audit internes (processus dette financière) Les difficultés transversales (focus sur la réserve substantielle n°2 : contrôle interne et audit interne) Des progrès chaque année depuis 2006 dans l’appropriation des outils du contrôle interne La Cour n’a pas encore d’assurance raisonnable sur la portée de ces outils les services déconcentrés ont des difficultés d’appropriation ; l’organisation en mode Chorus n’est pas encore stabilisée l’évaluation des dispositifs de maîtrise des risques est insuffisante : l’EMR, confortée par l’audit interne, est une piste. (2001) LOLF : Nouveau cadre de comptabilité générale et principe d’image fidèle (art 27 de la LOLF) Rôle de certificateur de la Cour des Comptes (2005) Référentiel interministériel de CIC (2007) Première certification des comptes de l’Etat : Constat de progrès en termes de maîtrise des risques comptables mais réserve substantielle sur le CIC (nov. 2012) Art 170 du GBCP : Dans chaque ministère est mis en place un dispositif de (…) CIC. Il a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable. Source : réunion des RTCIC ministériels du 19 juin 2013

9 La dynamique interministérielle du CIC « Historique » et trajectoire
Extraits choisis des commentaires sur l’acte de certification des comptes 2012 par la Cour des Comptes Les enjeux pour 2013 et l’avenir Utiliser Chorus au mieux de ses capacités Améliorer l’effectivité du contrôle interne Extraits choisis « orientations interministérielles en matière de contrôle interne comptable » (DGFiP) La consolidation du pilotage de la démarche de contrôle interne comptable de l’État et de ses établissements publics nationaux La poursuite de l’adaptation du dispositif de contrôle interne comptable et financier L’effectivité du contrôle interne comptable et financier (2001) LOLF : Nouveau cadre de comptabilité générale et principe d’image fidèle (art 27 de la LOLF) Rôle de certificateur de la Cour des Comptes (2005) Référentiel interministériel de CIC (2007) Première certification des comptes de l’Etat : Constat de progrès en termes de maîtrise des risques comptables mais réserve substantielle sur le CIC (nov. 2012) Art 170 du GBCP : Dans chaque ministère est mis en place un dispositif de (…) CIC. Il a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable. Source : réunion des RTCIC ministériels du 19 juin 2013

10 Sommaire La dynamique interministérielle de CIC
Trajectoire de nos ministères (organisation / feuille de route) Nos enjeux 10

11 Préfiguration de la MMAI
Trajectoire de nos ministères Photographie de l’organisation – couche institutionnelle CI / AI Le référent promoteur CIC des ministères est le directeur des affaires financières (RFFIM) Le référent technique CIC des ministères est le Chef du Département du Contrôle Interne et des Systèmes d’Information Financiers. Le département « anime et coordonne (…) les politiques de contrôle interne comptable sur l'ensemble des périmètres des ministères ». Un poste de « chef de projet CIC » est installé au sein du DCISIF. Par ailleurs, les ministères ont fait le choix de constituer au travers de la mission de contrôle interne pour la maîtrise des risques, rattachée au secrétaire général, une structure en charge de l’animation de la mise en œuvre du contrôle interne dans le cadre du décret n° du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration Un groupe de préfiguration de la mission ministérielle d'audit interne est installé. CIC SG IGAENR DAF MCIMR Préfiguration de la MMAI DCISIF Chef de projet CIC Actualité générale  DAF / RFFIM / référent promoteur CIC  Guillaume GAUBERT  Chef du DCISIF Laurent PELLEN Chef de projet CIC au sein du DCISIF Fabienne NIDJAM-REYNAUD   Chef de la MCIMR Laure VAGNER-SHAW   Responsable du groupe de préfiguration de la MMAI  Bernard BETANT

12 Trajectoire de nos ministères Photographie de l’organisation – définition de la politique de CIC
DAF DCISIF La trajectoire de renforcement du CIC au sein des ministères est transcrite au sein du Plan d’Action Ministériel (PAM CIC). Le PAM comporte en particulier, pour chaque ministère : Une cartographie des processus ministériels, Un plan d’actions priorisées, Une programmation de réalisation de référentiels de contrôle interne comptables (RCIC) pour les processus les plus risqués. Pour la définition des actions structurantes à mener et/ou pour la production des RCIC, les acteurs suivants sont particulièrement mobilisés au sein de la DAF : Le bureau DAF C3 pour tous les risques associés aux processus Titre 2 – Rémunérations, en lien avec les enjeux ONP SIRHEN (mission-projet dédiée auprès du directeur) Les bureaux « comptables » sur le périmètre MEN (DAFA2) et le périmètre MESR (DAFB3) ; Les bureaux en charge du suivi des opérateurs de l’enseignement scolaire (DAF A4) et du périmètre MESR (DAF B1 et B2, avec une référente technique sur le périmètre MESR) ; Le bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE (DAF A3) pour le périmètre des Etablissements Publics Locaux d’Enseignement. Le SCBCM est partie prenante du dispositif, en particulier dans le suivi du PAM et la revue des RCIC Les décisions structurantes sont validées en COPIL CIC/CIB DAF A S/D du budget de la Mission « enseignement scolaire » M. HERMOSO DAF B S/D du budget de la Mission « recherche et enseignement supérieur » M. BERGEONNEAU DAF C S/D de l’expertise statutaire, de la masse salariale et du plafond d’emplois Mme GRONNER DAF A2 Bureau de la comptabilité de l’enseignement scolaire DAF B1 Bureau du budget et de la réglementation financière de l’enseignement supérieur DAF C3 Bureau des rémunérations Adjoint / CIC Référente / CIC Adjointe / CIC DAF A3 Bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE DAF B2 Bureau de la réglementation et de la gestion financières des organismes de recherche DAF A4 Bureau des opérateurs de l’enseignement scolaire DAF B3 Bureau de la comptabilité de l’enseignement supérieur et de la recherche Actualité générale DAF D S/D de l’enseignement privé M. BONNOT DAF E Service des pensions M. MERLEN Mission projet ONP/SIRHEN

13 Trajectoire de nos ministères Photographie de l’organisation – acteurs en académies
CIC DAF DCISIF Un réseau de référents promoteurs et de référents techniques a été installé en services déconcentrés (note du 24 septembre 2012) Le DCISIF est en charge du pilotage du réseau, en particulier au travers : De feuilles de routes annuelles (organisation du CIC et déploiement du CIC) D’un dispositif de reporting sur la mise en œuvre du CIC D’une animation de réseau (intranet, séminaire annuel, BàL générique, etc.) Sur le périmètre spécifique de la rémunération-Titre 2 : le réseau des coordonnateurs-paye (pilotage par DAF C3) est un relais essentiel du déploiement du CIC. Il est diversement articulé avec le réseau des référents techniques CIC suivant les académies les travaux visent également la couverture des risques amont (GA/paye) Modèle d’organisation académique 1 Référent technique CIC (RTCIC) Référent promoteur CIC Modèle d’organisation académique 2 Référent technique T2 (RTCIC T2) Référent technique CIC HT2 (RTCIC HT2) Acteurs opérationnels des académies intégrant le CIC dans leurs processus à impacts comptables Académie Référents CIC : en charge de la conduite du changement pour l’implémentation du CIC Actualité générale Chef de bureau DAF A2 Liliane COLAS Adjoint DAF A2 / fonctions CIC spécifiques Fréderic Leonard Chef de bureau DAF B3 Philippe CARBONI Chef de bureau DAF C3 Gilles MAURICE Adjoint DAF C3 / fonctions CIC spécifiques Laure BATALLA Qualité comptable / réglementation / référentiels de CIC / … DAF A2 Bureau de la comptabilité de l’enseignement scolaire DAF B3 Bureau de la comptabilité de l’enseignement supérieur et de la recherche DAF C3 Bureau des rémunérations Adjoint / CIC Adjointe / CIC

14 Trajectoire de nos ministères Photographie de l’organisation – acteurs en académies
Les chiffres-clés des 24 académies / vice-rectorats ayant complété intégralement l’annuaire Modèle d’organisation académique 1 RTCIC Référent promoteur CIC Modèle d’organisation académique 2 RTCIC T2 RTCIC HT2 Académie Référents CIC : en charge de la conduite du changement pour l’implémentation du CIC Principes d’organisation Oui Non Le référent promoteur est SG ou SG adjoint 19 5 Le schéma RTCIC unique ou binôme de RTCIC est respecté 23 1 Modèle RTCIC unique 11 Modèle « binôme » de RTCIC 12 Eq. ETP sur les fonctions RTCIC ou en appui Entre 1 et 1,6 Entre 0,5 et 0,9 Entre 0,1 et 0,4 Nombre d’académies par tranche 9 6 Actualité générale Le recensement annuel des référents CIC en académie a été réalisé en septembre-octobre. 9 académies / vice-rectorats n’ont pas répondu à l’enquête 3 académies ont répondu mais sans indiquer d’estimation d’ETP associés aux activités de référents CIC

15 Trajectoire de nos ministères Photographie de l’organisation – acteurs en académies
Modèle d’organisation académique 1 RTCIC Référent promoteur CIC Modèle d’organisation académique 2 RTCIC T2 RTCIC HT2 Académie Référents CIC : en charge de la conduite du changement pour l’implémentation du CIC Actualité générale Le recensement annuel des référents CIC en académie a été réalisé en septembre-octobre. 9 académies / vice-rectorats n’ont pas répondu à l’enquête 2 académies ont répondu mais sans indiquer d’estimation d’ETP associés aux activités de référents CIC

16 Trajectoire de nos ministères Photographie de nos principaux outils
Cartographie des processus Cartographie des risques Actions structurantes niveau ministères Plan d’action ministériel (PAM) pluriannuel Actions à déployer au niveau opérationnel Plan d’action CIC local EMR Protocole CHORUS RCIC Actualité générale Enquête annuelle Dossier permanent AMR Campagne de contrôles thématiques (DAF C3) OFN

17 Trajectoire de nos ministères Mise à jour du PAM 2013-2014 : les principaux messages
PAM MEN revue individuelle des difficultés de mise en œuvre du CIC en services centraux afin de redresser la situation ; inscription de nouvelles actions au sein du PAM en vue de renforcer l’effectivité du CIC au sein des services déconcentrés ; temporisation du rythme de diffusion de référentiels à l’attention des services académiques, afin de permettre la bonne application de ceux déjà diffusés mais déployés de manière hétérogène. PAM MESR : choix d’infléchir les actions visant à renforcer le CIC au sein des opérateurs du périmètre selon les orientations suivantes : maintenir les principes actuels d’animation du réseau (séminaire, évaluation, base de connaissance, etc.) ; réaliser des actions spécifiques sur une sélection d’opérateurs à enjeux sur des processus ciblés (enjeux budgétaires et comptables) et anticiper les impacts GBCP en termes de « contrôle interne financier » : Commun aux deux PAM bascule d’un certain nombre d’actions réalisées dans un mode dit « permanent »  Actualité générale

18 Sommaire La dynamique interministérielle de CIC
Trajectoire de nos ministères (organisation / feuille de route) Nos enjeux 18

19 Nos enjeux 2013-2014 Nouvelles actions / opportunités pour les académies
Audit interne Bourses de l’Enseignement Supérieur : Trois constats au titre du CIC : Déploiement hétérogène du RCIC au sein des académies Déploiement hétérogène au sein des CROUS et implication des recteurs-ordonnateurs perfectible dans la coordination des acteurs Définition des AMR du RCIC perfectible Deux axes d’action pour le CIC (portés collectivement par le CNOUS, la DGESIP, la DAF) Mise à jour du RCIC sur la fin de l’année * Intervention des référents CIC auprès des CROUS sur 2014 * : réunions bi-annuelles a minima Fonctions transverses CHORUS (RCIC de février 2013) Une priorité interministérielle Une opportunité : expérimentation en cours de la décentralisation de la gestion des utilisateurs pouvant aboutir à une généralisation si le dispositif de CIC est solide et effectif (COS CHORUS d’octobre 2013) Actualité générale Nota : les propositions d’action suivies d’un * feront l’objet de présentation en COPIL CIC de novembre 2013

20 INFORMATISER /FLUIDIFIER
Nos enjeux Quatre enjeux prioritaires pour l’ensemble des acteurs CIC des ministères CONSOLIDER ECHANGER FORMER /SENSIBILISER INFORMATISER /FLUIDIFIER Actualité générale Nota : les propositions d’action suivies d’un * feront l’objet de présentation en COPIL CIC de novembre 2013

21 Nos enjeux 2013-2014 Consolider
Formaliser notre modèle organisationnel CIC (acteurs, calendriers, outils) Un référentiel organisationnel* du CIC de nos ministères, fruit d’un travail collectif en particulier au niveau DAF, sera soumis à validation du COPIL CIC/CIB Actualité générale Nota : les propositions d’action suivies d’un * feront l’objet de présentation en COPIL CIC de novembre 2013

22 Nos enjeux 2013-2014 Consolider
Au travers des feuilles de route CIC *, insister sur l’atteinte et la pérennisation d’un « socle CIC » (déjà présent au sein des feuilles de route ), préalable à la mise en œuvre des nouvelles AMR Organisation CIC Pilotage CIC Formalisation / traçabilité CIC AMR-clés des RCIC T2 – rémunération AMR-clés des RCIC HT Dispositif « fonctions support CHORUS » Réponse à l’enquête annuelle Campagnes de contrôle thématique (DAF C3) Actualité générale Nota : les propositions d’action suivies d’un * feront l’objet de présentation en COPIL CIC de novembre 2013

23 Nos enjeux 2013-2014 Echanger ECHANGER
Renforcer l’« effet de réseau » CIC La richesse des partages d’outils La richesse des partages d’expérience Une posture de confiance Du formel et beaucoup d’informel Des outils et des démarches adaptés à construire Refonte du site CIC avant 2014 Lieux d’échanges thématiques entre RTCIC Utilité du réseau Nombres de membres du réseau Actualité générale

24 Nos enjeux 2013-2014 Former / sensibiliser
Une zone d’amélioration évidente de notre dispositif ministériel Un existant (optimisable) en termes de kits de sensibilisation/formation pour les référents CIC L’appui potentiel des DRFiP Un enjeu évident pour le DCISIF Une priorité pour les RTCIC La nécessité d’accompagner les nouveaux RTCIC tant sur le plan « technique » CIC qu’en termes de méthodes de pilotage de « projet » Actualité générale

25 Nos enjeux 2013-2014 Informatiser / fluidifier
INFORMATISER / FLUIDIFIER l’échange d’information Optimisation de l’enquête annuelle Programmation de travaux * DCISIF/DAF-C3 incluant des RTCIC à échéance fin 2013 Système d’information support du CIC Mener des expérimentations d’outils * sur le premier trimestre 2014 pour répondre aux enjeux : De structuration des échanges d’information RTCIC -> DAF De structuration des plans d’action des référents techniques et de leurs bases documentaires Mutualiser les bonnes pratiques existantes Actualité générale Nota : les propositions d’actions suivies d’un * feront l’objet de présentation en COPIL CIC de novembre 2013

26 Actualité générale