Formation à la gestion de projet

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1 Formation à la gestion de projet
pour appliquer l’apprentissage de groupe par projet 15 au 19 décembre 2014 Dominique Leclet-Groux Projet International DISCOMOB

2 Plan… Partie 1 => Quelques définitions…
Partie 2 => Cycle de vie d’un projet Partie 3 => Planification Partie 4 => Méthode de conception D. Leclet - M1 Miage & Informatique

3 Plan / PARTIE 1 Définitions d’un projet Les acteurs
La conduite de projet Le cycle de vie d’un projet Un vocabulaire à maitrise D. Leclet - M1 Miage & Informatique

4 1- Définitions d’un projet
AFNOR Un projet au travers d’une démarche méthodique, permet de structurer progressivement une réalité à venir. Un projet est l'élaboration de la réponse au besoin d'un utilisateur, d'un client ou d'une clientèle impliquant un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données dans des délais fixés. Petit Robert Un projet est un texte, plan qui constitue un travail préparatoire concernant une réalisation future

5 1- Définitions d’un projet
Définition de la notion de projet : Mise en œuvre d’opérations successives, mobilisant des ressources identifiées (humaines et matérielles), qui aboutissent à la production d’un objet précis et clairement exprimé, dans un délai et un coût fixés. On appelle « livrables » les résultats attendus du projet.

6 1- Définitions d’un projet
Exemples de projet : Développer un prototype (automobile, avion, …) Construire une maison Concevoir un nouveau produit Créer un événement Installer un service informatique Développer un logiciel …

7 1- Définitions d’un projet
Principales caractéristiques d’un projet : Source : H. Marchat, La conduite de projet, Editions Eyrolles, Collection Gestions de projets, 2008

8 2- Les acteurs Comité Programme Maître d’ouvrage Bénéficiaires
Maître d’oeuvre Bénéficiaires Comité Pilotage Chef de Projet Audit Équipe Projet Experts

9 2.1- MOA & MOE Maître d’ouvrage :
On appelle maître d'ouvrage (parfois maîtrise d'ouvrage, notée MOA) l'entité porteuse du besoin, définissant l'objectif du projet, son calendrier et le budget consacré à ce projet. Le résultat attendu du projet est la réalisation d'un produit, appelé ouvrage. Le MOA est responsable de l’expression fonctionnelle des besoins mais n’a pas forcément les compétences techniques. Le MOA représente les utilisateurs finaux à qui est destinés l’ouvrage.

10 2.1- MOA & MOE Maître d’œuvre :
On appelle maître d'oeuvre (ou maîtrise d'oeuvre, notée MOE) est l'entité retenue par le maître d'ouvrage pour réaliser l'ouvrage, dans les conditions de délais, de qualité et de coût fixées par ce dernier conformément à un contrat. La MOE est donc responsable des choix techniques inhérents à la réalisation de l'ouvrage conformément aux exigences de la MOA. C’est le MOE qui désigne le chef de projet pour mener à bien le bon déroulement du projet.

11 2.1- MOA & MOE Le client Le fournisseur Le rôle de la MOE
Le rôle de la MOA évaluer et exprimer les besoins avec les utilisateurs établir un cahier des charges contrôler le planning produit par la MOE Faire du reporting pour indiquer les retards éventuels vérifier l’adéquation des solutions proposées effectuer la recette fonctionnelle conduire le changement piloter payer Le rôle de la MOE concevoir des solutions réaliser le planning trouver les moyens (internes ou externes) réaliser la solution choisie assister la maîtrise d’ouvrage

12 2.2- Comité de direction (programme)…
Définition : Il est composé de membres des plus hautes instances de l’organisation ou de leurs représentants Il représente la Direction Générale pour l’ensemble des projets composant eux-mêmes un (ou plusieurs) programme(s) Il a pour responsabilité majeure d’assurer la cohérence d’ensemble des projets et leur alignement avec la stratégie de l’organisation d’une part et des entités d’autre part Il est de ce fait garant du respect des politiques d’investissement et de développement

13 2.2- Comité de programme… Rôle :
Il analyse, étudie et sélectionne les projets Il définit les priorités et prend les arbitrages nécessaires Il définit les planning généraux et les grandes échéances Il contribue à l’allocation des ressources Il entérine les changements majeurs dans le déroulement des projets dès lors qu’ils ont un impact global Il valide les résultats Il informe et rend compte à la Direction Générale Il fournit les données nécessaires à l’information des parties prenantes

14 2.3- Comité de pilotage… Définition :
Il est composé de représentants opérationnels Il est le représentant du Comité Programme et de fait son délégué pour le projet précis Il suit la conduite du projet sur le plan opérationnel du début à la clôture

15 2.3- Comité de pilotage… Rôle :
Il entérine la nomination du Chef de Projet Il valide l’avancement du projet Il contrôle les équilibres budgétaires Il analyse les difficultés identifiées par le Chef de Projet et suggère les solutions appropriées Il informe le Comité Programme Il apporte soutien, aide et assistance au Chef de Projet Il se tient informé des changements significatifs dans l’allocation des ressources

16 2.4- Chef de projet Définition :
Il est en charge de la conduite et de la conclusion positive du projet Il est en charge à temps partiel ou à temps complet de la conduite de ce projet Il est clairement investi des responsabilités et des pouvoirs qui sont attachés pour mener à bien sa mission Il propose une équipe projet

17 2.4- Chef de projet Rôles :

18 2.4- Chef de projet Rôle : Il analyse toutes les données du projet
Il confirme et complète l’analyse des risques Il compose l’équipe et affecte les ressources Il définit le planning Il définit les aspects budgétaires Il formalise le Contrat du projet Il définit précisément les livrables Il produit tous les documents, états, rapports appropriés tout au long du projet

19 2.4- Chef de projet Rôle (suite) :
Il arbitre quand nécessaire entre ressources, budgets, délais Il informe le Comité de Pilotage Il sollicite le Sponsor de manière appropriée Il prend les mesures d’urgence quand nécessaire Il rend compte de l’avancement du projet Il assure la communication Il est garant de la motivation des membres de l’équipe Il maintient la motivation des parties prenantes Il est garant du respect du plan Qualité Il clôture le projet

20 2.5- Equipe projet Définition :
Il s’agit d’un groupe d’acteurs appartenant soit à l’organisation, soit à un prestataire externe Ils ont les capacités appropriées pour mener à bien les tâches assignées Il sont sous la responsabilité du Chef de Projet Leur participation au projet est par définition variable en durée et en intensité

21 2.5- Equipe projet Rôle : Ils ont pour rôle essentiel de livrer en temps et en respect du contrat de projet, les livrables prévus Ils tiennent informé le chef de projet Ils respectent les normes et les règles qualité Ils contribuent à l’amélioration continue Il participent à la documentation

22 3- Conduite de projet… Définition de la notion de conduite de projet :
On appelle conduite de projet l'organisation méthodologique mise en œuvre pour faire en sorte que l'ouvrage réalisé par le MOE : Réponde aux attentes du MOA. Soit livré dans les conditions de coût et de délai prévus initialement. Organisation méthodologique (coordination des acteurs et des tâches) d’un projet pour un souci d’efficacité et de rentabilité.

23 4- Cycle de vie d’un projet…
Définition du cycle de vie d’un projet : On appelle « cycle de vie du projet » l'enchaînement dans le temps des étapes et des validations entre l'émergence du besoin et la livraison du produit. Le « cycle de vie de l'ouvrage » correspond aux étapes et aux livrables nécessaires à la réalisation de l'ouvrage (coordination des acteurs et des tâches) d’un projet pour un souci d’efficacité et de rentabilité.

24 4- Cycle de vie d’un projet…
Le cycle de vie

25 5- Un vocabulaire à maitriser…
Une série de termes communs se retrouvent employés avec des sens voisins : Tâches : ensemble de travaux confiés à une personne pouvant se définir par un résultat contrôlable, une date de début, une date de fin. Par ex : “réaliser l’interview de Mr. Dupont”. Phase : états successifs du produit caractérisés entre autres par un ensemble de tâches à exécuter. Par ex : “phase d’étude, phase de conception”. Planification : action d’ordonnancement des tâches à l’intérieur d’une phase en fonction des ressources disponibles. Par ex : “liste ordonnée des travaux concernant la réalisation du cahier des charges”.

26 6- Un vocabulaire à maitriser…
Suite… Estimation : Action d’évaluer une charge, un délai, un coût. Par ex : “estimer le temps de la phase de conception”. Suivi : action entreprise pour surveiller le bon déroulement d’un processus lors de chacune des phases. Par ex : “suivi des analyses des besoins pour la constitution du cahier des charges”. Le terme de jalon (en anglais milestone, traduit parfois en pierre miliaire) est utilisé pour désigner les événements sensibles de la réalisation du projet nécessitant un contrôle. Chaque jalon permet de vérifier que les conditions nécessaires à la poursuite du projet sont réunies. On désigne par le terme d'échéancier (éventuellement jalonnement) l'enchaînement des dates des jalons.

27 Plan / PARTIE II Vous avez dit projet ? Le cycle de vie d’un projet.
Les grandes phases du projet

28 1- Vous avez dit projet ? Quelques éléments de définition…
Réaliser une idée ayant un caractère nouveau. Unique. Mesurable. Possède un début et une fin. Une personne ou plusieurs. De quelques jours à plusieurs années. Définition de AFITEP – AFNOR : « permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir…; un projet est mis en œuvre pour répondre au besoin d’un client (…) et implique un objectif et des besoins à entreprendre avec des ressources données »

29 1- Vous avez dit projet ? Espace projet :
Résultat : achèvement d’un ensemble de tâches définies. Argent : budget indépendant alloué au projet. Temps : Points spécifiques de démarrage et d’arrêt.

30 2- Le cycle de vie d’un projet
RAPPEL On appelle « cycle de vie du projet » l'enchaînement dans le temps des étapes et des validations entre l'émergence du besoin et la livraison du produit. Généralement, cinq étapes…

31 3- Les 4 grandes phases d’un projet
1-PHASE : Avant-projet et l’étude préalable 2-PHASE : Mise en œuvre du projet 3-PHASE : Suivi du projet 4-PHASE : Bilan du projet

32 3.1-PHASE / Avant projet et Etude préalable (Etape 0)
Étude d’opportunité et de faisabilité Le besoin existe-t-il vraiment ? Quel est l’objectif ? Faisabilité humaine Faisabilité technique Formulation de la demande De quoi s’agit-il? Dans quel contexte de changement sommes-nous? Que recherchons-nous?

33 3.2- PHASE / Mise en œuvre du projet (Etape 1 et 2)
Lancement de MAETIC Il s’agit de la phase de démarrage concret du projet Elle donne le signal à l’ensemble des acteurs Elle met en place les outils de communication… Affecte le projet à l’équipe projet Permet la mobilisation de tous les acteurs Fournit les premiers livrables

34 3.2- PHASE / Mise en œuvre du projet (Etape 1 et 2)
Note de cadrage de MAETIC A ce stade, tous les acteurs remplissent leur rôles et agissent conformément au contrat de projet Commencer une première analyse et étude de la demande du client. Périmètre du produit, du projet, explicitation des rôles, des ressources risques, définition de la méthode de conduite de projets, des livrables, … Définir le plan de communication Maintenir la motivation

35 3.3- PHASE / Suivi du projet (Etape 3 et 4)
Planning de MAETIC Il s’agit de l’organigramme des tâches et des actions à réaliser en vue d’obtenir les livrables intermédiaires et le livrable final Elle se fonde sur un macro planning initial Elle décrit en détail les enchaînements, les points de passage clés, les points de décision de poursuite ou d’arrêt, les points de livraison des livrables intermédiaires

36 3.3- PHASE / Suivi du projet (Etape 3 et 4)
Pilotage de MAETIC Il s’agit de réaliser le produit et de gérer les ressources. Il s’agit milieu de parcours du projet, de réaliser des tableaux de bord. Il s’agit en de définir les incidents qui apparaissent au cours de la réalisation du projet. Il enregistre la nature de l’incident, son ampleur, les solutions proposées, les ressources nécessaires et les conséquences prévisibles sur le projet S’assurer que le projet sera dans les délais et dans les budgets

37 3.4- PHASE / Bilan du projet (Etape 5)
Clôture de MAETIC Elle marque la fin concrète du projet A ce stade, le livrable final entre dans la phase de fonctionnement normal et la responsabilité est officiellement transférée à un autre responsable La livraison finale fait l’objet d’une recette qui entérine la conformité au contrat de projet Le bilan intervient à ce stade

38 4.5.2- Résultats attendus Livrables de la gestion de projet :
Commande du commanditaire (Word) Charte graphique (Word) Réponse à la demande (Note) Note de cadrage (Word) Plan de communication (Word) Planning détaillé (Excel) Comptes-rendus de réunion (Word) Tableau de bord (Excel) Bilan du projet (Word) Soutenance du projet (PPt)

39 Plan / PARTIE III La planification d’un projet
Ordonnancement des tâches. Construction du planning Diagramme de GANTT Les jalons

40 1- Planification d’un projet
Définition Prévoir et optimiser l’ordonnancement des opérations : Ce qui doit être fait ? Par qui cela doit être fait ? En combien de temps cela doit être fait ? Livrable Macro-planning Finalités Suivre l’avancement du projet S’assurer du respect des diverses contraintes Affecter les ressources aux tâches

41 2- Ordonnancement des tâches
Définition Organiser l’exécution des opérations (tâches élémentaires) dans les délais impartis et selon un agencement bien déterminé: Séquençage Chevauchement Parallélisation Contraintes à respecter : Temps Antériorité Simultanéité Production

42 3- Construction d’un planning
Procédure Établir la liste des tâches Déterminer les conditions d’antériorité Tracer le diagramme de GANTT Calculer les dates des tâches Calculer les marges totales de chaque tâche Construire le planning du projet Outils Excel MS-Project

43 4- Diagramme de GANTT À partir du diagramme de GANTT, on peut visualiser différents scénarios d’organisation du travail et d’affectation des ressources : nombre de personnes à affecter au projet affectation des tâches aux individus prise en compte des temps morts équilibrage de la charge de travail entre les équipes etc… D. Leclet - M1 Miage & Informatique

44 4- Diagramme de GANTT A partir du réseau de PERT, on peut dresser le diagramme de Gantt qui établit le planning des opérations  Le diagramme de GANTT : T1 T2 T3 ……… Ti Tn Tâche A Tâche I Tâche Z

45 4- Diagramme de GANTT Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale Les tâches peuvent s'enchaîner séquentiellement ou en parallèle entièrement ou partiellement Fin Ti Tâche Ti Début Ti D. Leclet - M1 Miage & Informatique

46 4- Diagramme de GANTT Exemple… D. Leclet - M1 Miage & Informatique 1 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 A B C D E F G H I J K L D. Leclet - M1 Miage & Informatique

47 Pôle ISI ESC1 – Conduite de Projet
5- Les jalons Sur le diagramme de GANTT, il est possible de: avoir une vue sur l'avancement du projet en traçant une ligne verticale traversant les tâches au niveau de la date du jour faire apparaître sur le planning des jalons (en anglais milestones) D. Leclet - M1 Miage & Informatique Pôle ISI ESC1 – Conduite de Projet

48 Représentation d’un jalon
5- Les jalons Représentation d’un jalon 1 2 3 4 5 6 7 8 A B C D E F G H D. Leclet - M1 Miage & Informatique

49 Plan / PARTIE IV Qu’est ce qu’une méthode Méthodes de conception.
Principaux modèles de développement.

50 1- Qu’est ce qu’une méthode ?
“Une démarche, reflet philosophie générale, proposant des outils et manipulant des concepts aptes à donner une représentation fidèle du processus de production à mettre en œuvre” [C. Bernard]. Une méthode sert de guide en apportant une aide à trois niveaux : Des éléments de raisonnement (par le biais des méthodes d’analyses (Merise, SADT, descendante, ….). Des outils (choix d’une méthode). Un formalisme (favoriser la communication entre les partenaires). Généralement, derrière cette terminologie se cache un savoir-faire, l’expérience et des moyens et outils disponibles.

51 1- Qu’est ce qu’une méthode ?
Ainsi, on peut dire qu'une méthode regroupe certains “ingrédients”. Un langage commun, plus compliqué en multimédia, car les partenaires viennent toujours d'univers différents. Un formalisme autorisant des représentations des données et des traitements. Une progression itérative dans l’analyse (processus structuré en phases). Une démarche d’analyse globale indépendante de l’environnement machine ou réseau.

52 1- Qu’est ce qu’une méthode ?
De plus, quelle que soit la méthode retenue, une série de termes communs se retrouvent employés avec des sens voisins. Il est donc important d'avoir une définition commune. Tâches (ensemble de travaux confiés à une personne pouvant se définir par un résultat contrôlable, une date de début, une date de fin). Phase (états successifs du développement du produit). Procédure (activité formelle et documentée effectuée dans les différentes phases du projet de développement). Lot (regroupement de tâches au sein d’une phase). Planification (action d’ordonnancement des tâches à l’intérieur d’une phase en fonction des ressources disponibles). Estimation (action d’évaluer une charge, un délai, un coût).

53 1- Qu’est ce qu’une méthode ?
Suivi 1- Qu’est ce qu’une méthode ? Suivi (actions entreprises pour surveiller le bon déroulement du processus de fabrication lors de chacune des phases). Ingénierie de projet (il s’agit de regrouper dans un même ensemble, l’étude globale d’un projet multimédia, sous ses aspects techniques, économiques, financiers, sociaux, culturels, éducatifs). De plus, après avoir choisi la méthode, il est important d'utiliser des moyens automatisés pour supporter le projet. Dans notre contexte, la méthode est MAETIC.

54 2- Méthodes de conception… en informatique
Deux types de méthodes de conceptions : Les méthodes descendantes et les méthodes ascendantes. Les méthodes de conception descendante (appelées aussi approches fonctionnelles) : Elles se sont imposées naturellement les premières, car elles sont basées sur une séparation entre les données et le code, comme il l’existe dans l’architecture des ordinateurs. Cette démarche, compréhensible dans les années 70, est inconcevable de nos jours, compte tenu de l’architecture même des ordinateurs. En effet, il n’y a aucune raison valable d’inscrire des réponses matérielles dans des solutions logicielles. Parmi les méthodes de fonctionnelles, on peut distinguer les METHODES HIERARCHIQUES (appelées aussi approches cartésiennes) et les METHODES SYSTEMIQUES

55 2- Méthodes de conception… en informatique
Les méthodes de conception ascendante (appelées aussi approches objets) : Vers le début des années 90, les méthodes objets ont vu le jour. Les informaticiens utilisent alors des méthodes de conception structurée dans un cas et dans l’autre, la conception objet. Ainsi, la progression vers l’analyse est opérée, toujours en exploitant le même paradigme, soit fonctionnel, soit objet. Chaque approche peut donc proposer une démarche complète, sur l’ensemble du cycle de vie du logiciel.

56 3- Les principaux modèles de développement
Les principaux modèles de développements utilisés lors de la conduite de projets informatiques sont : Le modèle en cascade. Le modèle « programmer – corriger » Le modèle en V. Le modèle en spirale Le prototypage évolutif

57 3- Les principaux modèles de développement
* Souvent utilisé… prototypage évolutif et modèle AGILE Le prototypage évolutif est un modèle permettant de développer le système tout au long du projet. La procédure habituelle consiste à élaborer les aspects les plus importants du système puis de faire une démonstration au client. On achève ensuite le développement du prototype en prenant en considération ses commentaires. S'il est jugé suffisamment satisfaisant, il ne reste plus alors qu'à mettre au point les dernières caractéristiques du système avant de lancer le prototype. Le prototype évolutif s'avère particulièrement utile lorsque les spécifications sont fréquemment modifiées, que votre client n'arrive pas à arrêter son choix ou lorsque vous n'arrivez à aucun accord sur la zone d'application. Il est également utilisé lorsque les programmeurs ne savent pas quelle architecture optimale ni quels algorithmes utiliser.

58 Merci de votre attention
Fin… Merci de votre attention