Verviers Ville sans papier Une démarche progressive …

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1 Verviers Ville sans papier Une démarche progressive …

2 EXISTANT: 220 PC (Pentium 1 à Pentium 4) Serveurs applications
Applications métiers (POPUL, GESPER, AGORA, PHENIX, …) Publilink Messagerie interne Centre Public d’Information Cellule informatique (2 agents)

3 VOLONTÉ: Ville sans papiers au service du citoyen
Numérisation et centralisation des documents Scannage du courrier entrant Dossier électronique (consultable facilement et de n’importe où) Délivrance des actes de l’état civil et certificats de la population Réduction de la fracture numérique (EPN)

4 Généralisation de la carte d’identité électronique
Achat de la borne Documents intelligents

5 RÉALISATION: Socle technique:
Les moyens matériels (infrastructure) et logiciel (exploitation) Le réseau physique Renforcement de la sécurité Évolution du CPI Dispositifs WIFI (Accès Intranet et Internet sans fil) Augmentation du nombre de postes de travail Accroissement de l’utilisation de PC portables Numérisation des documents Serveurs bureautiques centralisés Borne interactive Lecteurs de cartes d’identité Accès INTERNET

6 b) Évolution du service informatique
c) Utilisation croissante de l’informatique interne et ouverture vers le monde extérieur d) Les applications e) Relations avec les citoyens et éthique (Charte informatique et Code d’éthique) f) Formations g) Communication

7 Le Collège sans papiers
Préparation des dossiers électroniques Utilisation des documents déjà numérisés Processus de signatures électroniques par messagerie interne Centralisation des dossiers sur un serveur Accès aux Membres du Collège avant et pendant la séance (WIFI) Accès à l’historique et aux décisions Objectif: Intégration dans l’application « document flow » e-Maestro

8 Notre réponse à la démarche progressive
Trouver les services pilotes Utiliser nos logiciels métiers Gestion administrative des travaux Urbanisme Gestion des délibérations Saphir ( pour la population ) … Partager l’ensemble des informations dans notre outil de « gestion des flux d’informations » eMaestro

9 Le choix des services pilotes
Le service des travaux Le secrétariat Le service du personnel Le service de la population En collaboration étroite avec le service informatique de la Ville

10 eMaestro Capture Gestion documentaire Document flow Certipost
Urbanisme - Permis Délibérations Travaux Service technique eMaestro Autres Scanning Messagerie Spools Certipost Capture Interface ActiveX Interface Gestion documentaire Courrier Entrant/Sortant Dossiers d’Archives Gestion des Demandes Classement CDN/CDU Gestion Bons de Commande Médiation de dettes Archivage des actes d’état civil Archivage des dossiers sociaux Bases de données Document flow Messagerie Office Certipost Autres

11 Le premier pilote… Le service des travaux
Logiciel métier: la gestion administrative des travaux Objectif: guichet unique pour les demandes d’interventions

12 Exemple de demande Demande d’intervention pour des égouts bouchés, abattage d’un arbre,… Soit une demande d’un citoyen Soit une demande du service technique, d’une autorité Création de flux spécifiques allant jusqu’à la production de la facture au citoyen si nécessaire

13 Le courrier entrant… Numérisation de certains courriers au secrétariat
Indicatage du courrier numérisé Transfert via le flux défini du courrier au service concerné Traitement du document numérisé par le service ( création de dossiers électroniques ) Le tout nécessitant un travail important d’analyse des besoins par service

14 Exemple: le service du personnel
Création de dossier : le choix Unique Spécifique : un dossier créé par demande, par cas Par année Par type d’information Classification : Dossier désignation, dossier démission, dossier recrutement, dossier général,…

15 Les données d’un dossier
Définition de données générales pour un dossier Demande d’intervention Délibération – Conseil Délibération – Collège Rapport – Collège Note personnelle Courriers sortants

16 Les évolutions du produit
Le déploiement dans les autres services Les liaisons « extra-communales » Gestion des bons de commande fournisseurs en liaison avec la comptabilité Intégration des factures fournisseurs qui seront numérisées dans la comptabilité Poursuivre les liaisons « intra-communales » Entre les différents logiciels métiers Intégration du Collège électronique

17 Evolutions du produit eMaestro
WEB ACCESS ActiveX Exits Applications EC/POP Compta Dossier Social … ODBC Intranet Internet

18 Le portail « Citoyen » Portail interfacé avec eMaestro
Accessible depuis une borne à l’Administration et bientôt par Internet Avec identification d’accès via la carte d’identité électronique Permettant la commande de documents En liaison avec les applications métiers ( par exemple Saphir ) Offrant la possibilité de paiement électronique ( via Ogone )

19 Remplissage Formulaire
Objectifs du portail Accueil Lecture carte Sélection document Affichage du panier Paiement Remplissage Formulaire Ogone

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25 Questions ? Ville de VERVIERS Jean-Marie LEGROS
Echevin de l’informatique CIGER Jean-Louis JACOBS Responsable du Projet