Service administratif

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1 Service administratif
13/04/2017 Service administratif Visite de la commission 01 9 décembre 2014 Entrez votre nom

2 Organigramme novembre 2014
09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

3 Pôle financier 1. Gestion financière
Budget d’environ 2 millions d’euros par an, hors dépenses de personnel. 1. Gestion financière Gestion de l’exécution budgétaire : comptes des groupes et des services, mouvements internes, transferts, facturations, contrôles de cohérence, justification des contrats… Bilans, tableaux de bord, études financières… 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

4 Pôle financier 2. Achats Marchés et contrats de maintenance (publicité, rédaction des cahiers des charges, avenants…) Chaine de la dépense : PUMA, commande, service fait, inventaire, suivi de facturation… Relations avec les fournisseurs et acheteurs Gestion des cartes « achat » 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

5 Pôle financier 3. Missions France, étranger et CERN
En moyenne 2200 missions par an, dont 1000 à 1200 à destination du CERN Gestion des transports, hébergements… Ordres de mission Traitement états de frais 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

6 Pôle RH /secrétariat Ressources humaines Gestion des personnels
131 agents : chercheurs, enseignants-chercheurs, ITA, post-doctorants et doctorants Gestion des personnels Recrutement (Campagne carrière, Concours, NOEMI…) Gestion administrative (carrière, congés, positions d’activité, rapports d’activité…) Stagiaires (demandes, conventions, gratifications…) Doctorants (inscriptions en thèse, accueil et suivi des étudiants…) Chercheurs étrangers (conventions d’accueil) Procédure nouveaux arrivants et départ Tableaux de bord, statistiques… 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

7 Pôle RH /secrétariat Ressources humaines Formation permanente
Correspondant formation (DR / IN2P3), Plan de formation de l’unité, inscriptions, diffusion des offres, formations intra… Médecine de prévention suivi médical des agents du LAPP et du LAPTh, soit 200 agents, interface entre l’association de médecine du travail et les agents 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

8 Pôle RH /secrétariat 2. Secrétariat
Assistance à la Direction (EAOM, AERES, Labex …) Secrétariat et organisation logistique des colloques et séminaires Secrétariat scientifique et communication (rapport d’activité, plaquette…) Gestion électronique documentaire 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

9 Documentation et Communication
Bibliothèque Documentation et Communication Achat des livres et périodiques Gestion de 40 abonnements Base de données de publications HAL IN2P3 Catalogue informatisé Koha Thèses Rapport d’activité du LAPP Fête de la Science, expo permanente… 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

10 Services généraux Accueil Maintenance des bâtiments et des équipements
Gestion du parc de véhicule Gestion des fluides Suivi des entreprises Achats de proximité CTB  STL de la DR11 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

11 13/04/2017 Hygiène et sécurité Documentation sécurité (registre sécurité, fiches données sécurité…) Activités d’AP : veille, conseil au DU, CHS de site PCR : dosimétrie, gestion des sources (achat, contrôle, stockage, procédures administratives…) Suivi médical spécifique : radioprotection, produits chimiques, plombémie Formations sécurité 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL Entrez votre nom

12 Moyens Budget du service très réduit car besoins réduits
Moyens généraux gérés par le service (infrastructure et fonctionnement) ont diminués au moins autant que le budget : nettoyage… 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

13 Fonctionnement Interface entre le laboratoire et la DR ou l’IN2P3
Relations avec les agents du LAPP => communications fréquentes : intranet, mails d’information, réunions du jeudi Relations étroites avec la direction Réunion de service 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

14 Tendances, faits marquants
Administration et Services généraux Lionel BERT-ERBOUL Responsable de service Ressources humaines et secrétariat Chantal CLAUS Assistante de direction et Gestion du personnel Claudine BOMBAR Secrétariat scientifique et hygiène et sécurité Myriam FROGER Stagiaires, doctorants, visiteurs étrangers Finances Cécile JACOB Gestion financière et budgétaire Marie-Claude LACOMBE Régie et carte achat Françoise SUBLET VIRGO et marchés nationaux Nathalie LYKO Commandes Factures Missions Brigitte PUTANIER Missions France / étranger Missions CERN Bibliothèque Nicole BERGER Services généraux Elizabeth DURET & Christine JAZARGUER Accueil et gestion administrative des SG Maurice ORLIAC Véhicules Vaguemestre Alain DREAN Entretien des bâtiments Patrick LETOURNEL Electricien Organigramme octobre 2009 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

15 Tendances, faits marquants
Diminution de personnel Perte de 3 agents services généraux + 1 personne « Pôle financier » Pyramide des âges déséquilibrée Changement d’organisation pour continuer à assurer les services essentiels, changement d’attributions, développement de la polyvalence Ex : fin de la régie, missions CERN, réception colis… Dégradation du service rendu par les SG (nettoyage, gardiennage…) Externalisation pour pallier le manque de personnel mais contrainte financière 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

16 Tendances, faits marquants
La délégation global de fonctionnement (DGG) Depuis 01/01/2012, une convention confie au CNRS la gestion du LAPP pour les aspects suivants : Moyens techniques et financiers Achats de biens et services Recrutement de personnel sur ressources propres Négociation, signature et gestion des contrats liés à ces activités Sécurité et gestion des locaux => 1 seul logiciel de gestion financière, règles d’achat uniques, contrats de recherche gérés de manière uniforme… Ce changement a simplifié la gestion au LAPP. 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

17 Tendances, faits marquants
La RGPP et le SCTD RGPP : a suscité des inquiétudes et des questions Mise en œuvre = SCTD Fonctionnement laborieux => allégement de la charge de travail pas au rendez-vous Communication, formation et information insuffisantes 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

18 Tendances, faits marquants
LABEX ENIGMASS Projet dans la durée avec impact important sur nombre de non permanents Audit missions 2013 Occasion de mesurer la distance qui sépare DR et unité Impact direct sur les pratiques En général, activité de contrôle devient plus importante à la DR. 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

19 Tendances, faits marquants
Multiplication des outils Simbad et Simbad devis Bibliothèque pratique, DDAI, DAJ… Extranet de la DR Portail Nouba (Arno, Puma, Cougar, ROP…) Sigappec et Sigfic Tempo Zento Geslab Geslab web DMF suivi et DMF consultation Sirhus Labintel Isis Dialog EDMS / Atrium BNP Paribas Azur colloques Doc’utiles … => Complexité => Hétérogénéité => Meilleure diffusion information 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

20 Auto-analyse du service
Forces : Agents compétents, efficaces, polyvalents Capacité d’adaptation Bonne organisation Bonnes relations avec interlocuteurs : DR, IN2P3 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

21 Auto-analyse du service
Opportunités : Profiter de la mise en place des nouveaux outils, de la dématérialisation pour améliorer la qualité et se concentrer sur tâches avec plus de VA (à condition que les outils fonctionnent) 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

22 Auto-analyse du service
Points faibles : Pyramide des âges déséquilibrée Isolement du laboratoire par rapport au centre de gravité de la DR11 Mutualisation difficile 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

23 Auto-analyse du service
Risques : Passage d’un seuil critique pour l’administration (seuil déjà atteint pour les SG) Difficulté à s’impliquer dans les actions régionales (formations, responsabilités, groupes de travail…) 09/12/2014 L. BERT-ERBOUL

24 Questions et discussion
09/12/2014 L. BERT-ERBOUL