CFU BOXE 2010 16, 17 et 18 mars BUGEAT – Académie de Limoges.

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1 CFU BOXE 2010 16, 17 et 18 mars BUGEAT – Académie de Limoges

2 P LAN D ORGANISATION I. La logistique II. Le financement III. La communication

3 I. L A L OGISTIQUE Accueil : Déplacement : Hébergement – Restauration : Matériel : Soirée Gala :. + Santé

4 A. A CCUEIL Connaitre le nombre de participants : compétiteurs : 120 - bénévoles : 15 étudiants officiels : jurys 13 – arbitres 11- Membres FFB 3 Les participants doivent confirmer leur participation, un mois avant la compète Les accueillir à la gare, pour ceux qui viennent en train, prévoir les mini bus

5 B. DEPLACEMENT Transport – Carburant – Budget Prendre les garages automobiles comme partenaires pour faciliter les couts de déplacements Assurer le transport des participants Mobiliser les étudiants bénévoles pour le déplacement et linstallation des équipements

6 C. HEBERGEMENT-RESTAURATION Logement pour les participants Vérifier les installations ( lits, toilettes, douches… ) de létablissement Restauration – spécialités du limousin Petit déjeuner – déjeuner – diner Penser au nombre de participants, sassurer quils ont tous mangé

7 D. MATERIEL Penser de la salle de compétition jusquaux poubelles À tous les matériaux spécifiques à la boxe Au nombre de matériaux par rapport au nombre de salles prévus : rings, sonorisations, chasubles, bascules, tables, chaises, chronos, gongs, seaux, serpillères, sacs poubelles, podium, une salle déchauffement. Les matériaux de secrétariat : ordis, imprimante, photocopieuse… Prévoir les étudiants pour linstallation et démontage des équipements Linstallation et le matériel doivent être vérifiés par les arbitres avant la compète

8 E. SOIREE GALA Inviter les élus de la région – département – ville Organiser un spectacle de danse exemple : la capoeira, Prévoir apéritif Un diner – spécialité limousine : Ex : filet de bœuf limousin aux huitres de marennes Oléron.

9 F. SANTE Prévoir salle dinfirmerie : un médecin par salle Pour les blessures, malaises … Mettre en place les matériaux de soins Possibilité de prévoir un kiné Prévoir une salle pour le dépistage de dopage par les médecins de la fédé Licences obligatoires pour tous les compétiteurs et leurs documents médicaux

10 II. F INANCEMENT ET BUDGET Recherche de subventions auprès de divers partenaires : - Les collectivités (CG, CR, Commune…) - Les partenaires privés (Volvic, mutuelles étudiante ) Lettre de sollicitation de subvention Arguments pour obtenir ces subventions : - Auprès des collectivités : écologie (t-shirts bio), pôle éducatif bénévolat (formation des étudiants locaux à lorganisation et mise en place dun événement sportif déchelle nationale) - Auprès des partenaires privés : Image sportive de la « marque » Investissement dans la vie locale, et impacte sur les éventuels clients et employés que sont les étudiants et les habitants de la région Démontrer des compétences sur un événement de grande échelle. Participation à un événement ancré dans la politique actuelle de développement durable Budget

11 III. L A COMMUNICATION Trois temps : Lavant événement Lévénement Laprès événement

12 A. AVANT LÉVÉNEMENT Plusieurs supports selon les objectifs et les besoins : Une plaquette papier pour les partenaires : - Mot du président du CRSU - Planning - Description vendeuse du CFU avec photo, et affiche de lévénement - Plan des installations avec itinéraire - Logos des partenaires Y glisser une invitation lors de lenvoi au gala et au pot de fin de championnat (incluant les remises de trophées)

13 C ONVAINCRE LES PARTENAIRES Pour les collectivités : - Lévénement va permettre de faire découvrir la région à un grand nombre de personnes (participants, coaches, officiels…) - La valorisation du bénévolat dans un cursus universitaire peut permettre aux étudiants volontaire daugmenter leur expérience Pour les partenaires privés - Se montrer auprès détudiants (potentiels clients et employés) - Montrer ses compétences en termes techniques (serveurs internet, transport, cuisine…) - Donner à son entreprise une image sportive, dynamique et investie dans les actions de grande ampleur qui se passent dans la région.

14 AVANT LÉVÉNEMENT La même plaquette à fournir aux CRSU en incluant les formulaires dinscription (cf. dossier de lan passé à remettre à jour) Pour cette transmission on utilisera les e-mails pour une raison écologique : les CRSU imprimeront le nombre de formulaires nécessaires selon le nombre de participants : économies de papier. Contacter les associations ou groupes touchés par lutilisation des installations pour les remercier de la mise à disposition [courtoisie].

15 AVANT LÉVÉNEMENT – PROMOUVOIR LE CHAMPIONNAT Création dun blog à présenter et à promouvoir auprès des sportifs et des étudiants Contact avec la presse écrite : publication darticles dans la presse locale et régionale Contact avec les radios locales (France bleue etc.…) Communication auprès des écoles, centres de loisirs, institutions spécialisées [leur présenter le championnat comme une idée de sortie éducative] Réalisation dune illustration (pour une affiche) : organiser un concours dans lacadémie afin de sélectionner laffiche la plus parlante et originale.

16 C OMMUNICATION ET RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES Recrutement détudiants volontaires pour les tâches de bénévolat : - Guider les sportifs, - Les accompagner au long de la journée, - Mise en place de la salle - et démontage, - Tenue dune table de renseignement pendant la compétition - Créer une affiche et lafficher au sein des résidences étudiantes, clubs sportifs, lieux publics Mode de recrutement : contacter les étudiants de la région (staps mais aussi non staps) en insistant sur les vertus éducatives du bénévolat (Conseil général sensible à cet argument)

17 B. C OMMUNICATION PENDANT L EVENEMENT Transmission des résultats au fil des combats : rétroprojecteur et écran Toujours dans un but écologique : pas dimpression papier inutile Former des bénévoles pour gérer le public éventuel et être un relais entre lorganisation, les officiels et les athlètes. Utiliser la table de renseignement pour fournir aux athlètes les informations quils recherchent

18 COMMUNICATION PENDANT LEVENEMENT Profiter des épreuves et des diverses cérémonies pour communiquer avec les partenaires : - Les collectivités : nouer des liens qui peuvent se révéler utile à posteriori, montrer les compétences, se faire connaître - Les partenaires privés : montrer quon sintéresse à ceux qui nous aident, fidéliser les sponsors, nouer des liens

19 COMMUNICATION APRES LEVENEMENT Créer un dossier de presse à renvoyer aux partenaires, les mettre en valeur (photos des banderoles, des produits fournis…) Remercier pendant la cérémonie – le pot – de clôture les collectivités - Monsieur le maire - Le conseil général - Le conseil régional => Leur remettre une petite plaquette souvenir, ou une cravate Sport U (exemples)

20 COMMUNICATION APRES LÉVENEMENT Ne pas hésiter à envoyer un mail aux divers partenaires en remerciement.