Contrôle des factures SAP Best Practices for Retail (France)

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1 Contrôle des factures SAP Best Practices for Retail (France)

2 Vue d'ensemble du scénario – 1
Objectifs et avantages : Objectif Le Contrôle des factures logistique fait partie de la Gestion des articles (MM). Le Contrôle des factures logistique est étroitement lié aux composantes SAP Comptabilité financière (FI) et Contrôle de gestion (CO). Il fournit à ces composantes les informations relatives au paiement ou à l'analyse des factures. Toutes les fonctions du contrôle des factures normal sont disponibles dans le contrôle des factures logistique. Si nécessaire, le contrôle des factures normal et le contrôle des factures logistique peuvent être utilisés conjointement. Avantages Certaines fonctions telles que la « sélection multiple illimitée » sont disponibles uniquement dans le Contrôle des factures logistique. Une facture fournisseur contient de très nombreuses informations La référence de la facture est très importante car elle l’identifie de façon unique à une transaction. Si cette référence existe, le système fait appel à ses « connaissances » existantes et propose les valeurs appropriées au cours du contrôle de la facture Une facture ne peut pas être bloquée La négociation des prix a lieu au moins une fois par an. Une partie des conditions conclues avec le fournisseur s'applique de manière rétroactive plutôt que directe à la facture des marchandises.

3 Vue d'ensemble du scénario – 2
Objectifs et avantages : Principaux flux de processus pris en charge Contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises avec référence à la commande d'achat ou au bon de livraison avec/sans écart Contrôle des factures en arrière-plan Décompte automatique Acceptation d’un écart de quantités/prix et validation d’une facture bloquée

4 Vue d'ensemble du scénario – 3
Applications SAP requises : Obligatoire SAP EHP3 pour SAP ERP 6.0 Rôles de l'entreprise impliqués dans les flux de processus Acheteur dans la distribution - Contrôle des factures

5 Diagramme du processus
Préparation Création d'une commande d'achat/Exécution d'une entrée de marchandises Acheteur dans la distribution - Contrôle des factures Décompte automatique (fact. entrées de march., consignation, plan de fact.) Saisie de facture (en ligne, préenregistrement, en arrière-plan) Contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises Contrôle des factures basé sur les commandes d'achat Avec référence à une commande d'achat Avec référence à un bon de livraison Avec référence à une commande d'achat Avec référence à un bon de livraison Contrôle de la facture Correction d'une facture (Acceptation d'un écart de quantités/prix, Réduction de la facture pour écart de quantités/prix, Rapprochement automatique des écarts) En cas d'anomalies Enregistrement de la facture

6 Contrôle des factures Cde achat Entrée de marchandises
Fournisseur Facture Plateforme Cde achat Entrée de marchandises Saisie données facture Facture Affectation Société Montant brut Numéro cde Numéro cde Qté entrées march. Contrôle des factures

7 Contrôle des factures Logistique Comptabilité financière
Saisie facture fourn. Affectation à cde/entrée march. Lancement contrôle factures Comptabilité financière Transfert factures acceptées Facture correcte ? Enregistrement factures Correction

8 Saisie des données d'une facture
Contrôle des factures Saisie des données d'une facture Contrôle des factures en ligne La facture est saisie et contrôlée en ligne. Contrôle des factures en arrière-plan Vous saisissez les données de la facture en ligne et le système les contrôle en arrière-plan. Préenregistrement de document Vous recevez une facture, saisissez les données dans le système et enregistrez le document de facturation. Le système n'effectue aucun enregistrement. Vous pouvez modifier le document préenregistré. Après la modification, vous pouvez enregistrer le document préenregistré. Décompte automatique La facture est automatiquement enregistrée selon des règles prédéfinies. Affectez la facture à la commande, à l'entrée de marchandises, au bon de livraison,...

9 Transfert de la facture à la comptabilité financière
Corrections Plusieurs corrections possibles selon la situation Acceptation d'un écart de quantités Acceptation d'un écart de prix Réduction d'une facture en raison de l'écart de quantités Réduction une facture en raison de l'écart de prix Chargements/Déchargements ultérieurs Enregistrement global des écarts Transfert de la facture à la comptabilité financière

10 Légende <Fonction> Lien au diagramme Impression / Document
Symbole Description Commentaires relatifs à l'utilisation Bandeau : Identifie un rôle utilisateur (Examinateur des factures ou Commercial, par exemple). Ce bandeau peut également identifier une entité organisationnelle ou un groupe plutôt qu'un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. La table comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l'ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d'un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes : Contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (continue) : La ligne indique la séquence normale des étapes et la direction du flux dans le scénario. Ligne de flux (discontinue) : La ligne indique le flux de tâches utilisées de façon irrégulière ou de tâches conditionnelles dans un scénario. La ligne permet également d'accéder aux documents inhérents au flux de processus. Relie deux tâches dans un processus du scénario ou un événement hors étape Activité de gestion/Événement : Identifie une action interne ou externe au scénario, ou un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document Processus individuel : Identifie une tâche traitée étape par étape dans le scénario Correspond à une étape opératoire du document Référence à un processus : Si le scénario fait référence à un autre scénario dans son ensemble, saisissez ici son numéro et son nom. Référence à un sous-processus : Si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d'étape de ce scénario. Décision liée à un processus : Identifie un point de décision ou de choix pour l'utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du losange. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l'exécution d'une étape. Symbole Description Commentaires relatifs à l'utilisation Du dernier diagramme/au suivant : Conduit à la page suivante / précédente du diagramme Le diagramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : Identifie un document, un programme ou un formulaire imprimé Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais sert à représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante Données réelles financières : Indique un document comptable financier Planification budgétaire : Indique un document de planification budgétaire Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais symbolise une tâche effectuée manuellement (déchargement d'un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : Ce bloc concerne les données provenant d'un processus externe Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente les données provenant d'une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante Décision positive/négative du système : Ce bloc couvre une décision automatique prise par le logiciel Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente une décision automatique du système après l'exécution d'une étape. Lien au diagramme <Fonction> Impression / Document Externe à SAP Données réelles financières Planification budgétaire Activité de gestion/Événement Processus manuel Processus individuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Décision positive/négative du système Décision liée à un processus

11 Copyright 2009 SAP AG All Rights Reserved
© Copyright 2009 SAP AG. Tous droits réservés. Toute reproduction ou diffusion, intégrale ou partielle, sous quelque forme ou à quelque fin que ce soit, faite sans le consentement express de SAP AG est illicite. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Certains progiciels commercialisés par SAP AG et ses distributeurs comportent des composantes de logiciel qui sont la propriété industrielle d’autres éditeurs. Microsoft, Windows, Excel, Outlook et PowerPoint sont des marques déposées de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli et Informix sont des marques commerciales ou des marques déposées de IBM Corporation. Linux est une marque déposée de Linus Torvalds aux Etats-Unis et dans d’autres pays. Adobe, le logo d’Adobe, Acrobat, PostScript, et Reader sont des marques commerciales ou des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays. Oracle est une marque déposée de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 et Motif sont des marques déposées de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame et MultiWin sont des marques commerciales ou des marques déposées de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML et W3C sont des marques commerciales ou des marques déposées de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java est une marque déposée de Sun Microsystems, Inc. JavaScript est une marque déposée de Sun Microsystems, Inc. (utilisation sous licence d’une technologie inventée et mise en œuvre par Netscape). SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, et les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP AG en Allemagne et dans d’autres pays. Business Objects et le logo Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius et les autres produits et services Business Objects mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de Business Objects S.A. aux Etats-Unis et dans de nombreux autres pays. Business Objects est une entreprise SAP. Tous les autres noms de produits et de services mentionnés sont des marques commerciales de leurs entreprises respectives. Les données contenues dans ce document sont uniquement mentionnées à titre informatif. Les spécifications des produits peuvent varier d’un pays à l’autre. Ces informations sont susceptibles d’être modifiées sans préavis. Elles sont fournies par SAP AG et ses filiales («Groupe SAP») uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie d’aucune sorte. SAP Group ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’erreurs ou d’omissions relatives à ces informations. Les seules garanties fournies pour les produits et les services SAP Group sont celles énoncées expressément dans les déclarations de garantie accompagnant, le cas échéant, lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire.