OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils d’organisation

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1 OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils d’organisation
Mise à jour du 26 mars 2017 Rémi Bachelet La version la plus récente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Cette formation est également enregistrée en vidéo Bonjour Parmi les choses dont on a besoin pour réussir un projet, la maitrise des outils d’organisation sans doute est la plus importante Aussi dans la série de cours de gestion de projet, celui-ci porte sur exclusivement sur cette problématique On y parlera d’outils spécifiques à la gestion de projet (planning, PERT, gantt), mais aussi de management en général - par exemple d’animation de réunions, de négociation d’objectif, de prise de décision La vidéo que vous êtes en train de regarder n’est pas à proprement parler un cours de gestion de projet, c’est plutôt une micro-formation - elle est divisée en petits chapitres de 5-10 minutes chacun. A la suite de cette formation, vous devrez être capable de concevoir un projet, notamment ses livrables, de le planifier et le piloter avec succès. Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes : Image : Source

2 Comment utiliser ce cours :
Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives (attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante) Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille

3 Objectifs Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : D’animer les réunions : Mettre en œuvre le PDCA Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : Des bases d’analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Piloter un projet en utilisant : Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. Une matrice de décision

4 Animer un projet Chapitre 1/6 Organiser des réunions efficaces
Objectifs Le PDCA Quatre types de réunions Partie très pratique

5 Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + .. En France, on a souvent la réunionite… La réunion va t-elle se dérouler ? Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines avant la date prévue. ….avec les bons participants ? Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision … sans le décideur. Pourquoi investit-on du temps ? Fixer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de commencer L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis Cours outils informatique : doodle

6 Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre). CAMERA Cadré (spécifique, précis, défini) Approuvé, consensuel Mesurable, critère de validation donné Échéance précise dans le temps, daté Réaliste, faisable.. .. mais Ambitieux (En anglais SMART Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed) Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ». Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager. L’acronyme anglais oublie le cadrage, qui est pourtant très important

7 Cycle d’action : le PDCA
Version française : Préparer Dérouler Contrôler Ancrer La roue de Deming est un moyen mnémotechnique permettant de repérer avec simplicité les étapes à suivre pour améliorer la qualité La méthode comporte quatre étapes, chacune entraînant l'autre, et vise à établir un cercle vertueux. Sa mise en place doit permettre d'améliorer sans cesse la qualité d'un produit, d'une œuvre, d'un service, etc. Plan : Préparer, planifier (ce que l'on va réaliser) Do : Développer, réaliser, mettre en œuvre (le plus souvent, on commence par une phase de test) Check : Contrôler, vérifier Act (ou Adjust): Agir, ajuster, réagir (si on a testé à l'étape Do, on déploie lors de la phase Act) Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les résultats attendus en colonne les actions à engager , la preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien produit l'effet souhaité. Image : Source

8 4 types de réunions (1/2) Réunion de travail/technique
Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client… But : approfondir des points précis Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Durée : peut prendre du temps ! Réunion de chantier Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage But : présenter l'avancement Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan Durée : jamais plus d’une heure La réponse à ce problème a été l'instauration d'une nouvelle forme de réunion : le stand-up meeting. Le principe est simple : 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages. Si le fond est sensiblement le même que dans le précédent format de réunion, la durée des stand-up meeting est de fait réduite : entre 10 et 20 minutes en moyenne. Le résultat : lors de ces réunions éclair, chacun est moins dispersé - car plus concentré, et davantage attentif à ce que disent les autres membres du groupe. Les stand-up meetings ont prouvé leur efficacité et sont toujours utilisés

9 4 types de réunions (2/2) Réunion interne Stand-up meeting
2 objectifs Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles, chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine. Entraide : En cas de blocage, la réunion permet d'exprimer le problème et l'ensemble du groupe cherche à résoudre la situation. Réunion interne Participants : toute l’équipe-projet But : suivre l’avancement Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Stand-up meeting Participants : membres disponibles But : faire un point rapide Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce qu’il y a à faire plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light ») 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages La réponse à ce problème a été l'instauration d'une nouvelle forme de réunion : le stand-up meeting. Le principe est simple : 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages. Si le fond est sensiblement le même que dans le précédent format de réunion, la durée des stand-up meeting est de fait réduite : entre 10 et 20 minutes en moyenne. Le résultat : lors de ces réunions éclair, chacun est moins dispersé - car plus concentré, et davantage attentif à ce que disent les autres membres du groupe. Les stand-up meetings ont prouvé leur efficacité et sont toujours utilisés

10 Le compte rendu Chapitre 2/6 Contenu Conseils
Informations, décisions, actions Modèles de comptes rendus Conseils Certains types de réunion exigent un formalisme particulier, assemblée d'actionnaires, conseil d'administration, comité d'entreprise. Minutes = relevé de ce que les uns et les autres ont dit

11 Le compte-rendu Formalisation par écrit
Le compte rendu de réunion est le résumé des informations et discussions observés lors d'une réunion, des décisions prises et des actions lancées.

12 Modèles de compte-rendu
En texte .doc et Google Docs. En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

13 Le compte-rendu : Les « plus »
La cohérence : Le modèle de CR est standard Le détail des objectifs : En plus du pilote /action /délai, le tableau d’objectifs précise. Le moyen de validation de chaque objectif (le livrable) Quelle est la personne qui valide (différente du responsable de l’action) Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR précédent. La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux absents sous 48h. L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir amender avant le XX/XX) Standard et numéroté, logo On peut rédiger le compte-rendu en même temps que la réunion et l’envoyer par mél en fin de réunion Image : Source

14 Cadrer le projet Chapitre 3/6 En mettant en œuvre…
L’analyse fonctionnelle Diagramme fonctionnel : SADT, FAST, Diagrammes des travaux / des responsabilités WBS/OBS La matrice RACI Cadrer = définir ce que l’on veut atteindre Analyse : découper un gros problème difficile à traiter en sous-problème

15 Représenter et planifier un projet c’est …
Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer) Le décomposer en sous-parties Le diagramme fonctionnel Définir les étapes pour le réaliser Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI) Le PERT Le GANTT Préciser les moyens Le budget Inventorier et gérer les risques À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes, notamment le brainstorming

16 Définir l’objectif à atteindre
C’est l’objet des méthodes de conception On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels .. Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe « en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de solutions techniques. L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client. .. Puis, une fois le besoin validé Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO … Cours sur les bases de l’AF dispo

17 Diagramme fonctionnel basique
Source de l’image:

18 Diagramme fonctionnel SADT
Décompostion d’un problème par niveau Source de l’image:

19 Diagramme fonctionnel FAST
Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur : Séparer les étages Commander la séparation Projet PERSEUS2 temps Effectuer la séparation Gérer le choc Ecarter les deux morceaux après la séparation Gérer l'environnement extérieur Protéger contre la température Protéger contre la pression Gérer les débris Récupérer les débris Eviter un trop grand nombre de débris Contrôler l'effectuation de la tâche

20 Diagramme fonctionnel : « pieuvre »
Pour en savoir plus : Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle » Guide de base , Guide avec un exemple d’application + autres documents

21 Cadrer le projet Chapitre 3/6 En mettant en œuvre…
L’analyse fonctionnelle Diagramme fonctionnel : SADT, FAST, Diagrammes des travaux / des responsabilités WBS/OBS La matrice RACI Analyse : découper un gros problème difficile à traiter en sous-problèmes

22 Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS – Work Breakdown Structure)
Lot de travail, ici 9 Trop simple, manque de précision, trop de choses trop différentes dans un lot Trop compliqué : du travail de gestion de projet inutile Lot de travail Faire un découpage des lots, approprié trop simple : on oublie des éléments importants trop détaillé : ingérable / perte de temps

23 Diagramme des travaux /WBS
Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter lots équilibrés en terme de charge

24 Diagramme des responsabilités (OBS – Organization Breakdown Structure)
Qui fait quoi Source : projet COMPTAGE 09-11

25 Du WBS à l'OBS : la matrice RACI
Dans le diagramme des tâches, des lots ont été définis  Tous les lots doivent être affectés à un responsable par une matrice RACI Projet XXX Lot 1 Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet Alex Brice Claire Didier DS Pilote Lot 1 Lots technique A R A C I Lot technique B R A Lot 2 Lot technique C Lot 3 Lot technique D Lot technique E Lot technique F Lot 4 Lot de gestion G Lot 5 Lot de gestion H Lot de gestion I Lot 6 Lot de gestion J Lot 7 Lot de gestion K Lot 8 Lot de gestion L Lot 9 Lot de gestion M Matrice RACI R = Réalisation, tâche A = Approbation, lead C = Consultation, avant I = Information, après

26 Planifier un projet Chapitre 4/6 Le PERT Le GANTT
Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique Le GANTT Ajouter la dimension temporelle

27 Le diagramme PERT PERT = Program Evaluation and Review Technique (« Technique d’élaboration et de mise à jour de programme ») Outil développé pour la marine américaine en 1957 Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l’application du PERT aurait permis de le réduire à 4 ans…

28 Calculer un PERT Quel est son intérêt ? Dates au plus tôt 
marge libre = délai de retard à la mise en route d'une tâche Quel est son intérêt ? Au plus tôt! Dates au plus tôt  Dates au plus tard Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard. … Au plus tard !

29 Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT
Quel est son intérêt ? … .. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet .. Accélérer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tôt  Dates au plus tard Conseil : interroger des personnes compétentes dans chaque domaine pour obtenir des prévisions réalistes. Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard. …

30 Établir les priorités, planifier.. PERT
Quelle est l’étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus chargées ? Image : source

31 Le diagramme de Gantt Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910 Calendrier de réalisation d'un projet Visualiser l’ensemble du projet Lots de travail (ou groupe de lots) Réunions Identifier les marges existantes sur certaines tâches, Piloter le projet Image : Wikimedia Commons

32 Calendrier d’un projet : Gantt
Image : source sur

33 Exemple de Gantt Image : source

34 Le projet est dans les temps, il avance bien
On est à la veille d’une Preview = présentation des choix technologiques Image : source

35 Conception d’ensemble du projet
Chapitre 5/6 Conception d’ensemble du projet Récapitulation des outils de projet Questions à résoudre Enchainement des outils Le budget

36 Concevoir un projet, c’est résoudre une série de questions en suivant un ordre rigoureux
Définir ce qui est demandé : Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ? Lister les tâches Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ? Établir les responsabilités Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ? Évaluer la durée et l’ordre des taches Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ? Prendre en compte les ressources et contraintes Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ? Quelles sont les ressources disponibles ? = compétences + temps (vacances)

37 Les outils de conception/planification de projet s’enchainent rigoureusement
Poser les bases de ce qui est demandé : Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation WBS (diagramme des travaux) Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités) Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches PERT PERT + ressources disponibles Gantt (calendrier du projet) On comprend pourquoi la gestion de projet est un travail d’ingénieur : elle demande un raisonnement rigoureux

38 Définir et gérer les moyens: le budget
3 types de ressources Ressources humaines, personnel Mise à disposition de locaux, de machines, dons en nature … Argent Sert à Évaluer la faisabilité Demander des financements Suivre l’avancement (% dépensé) .. rendre des comptes

39 Exemple de budget Image : source

40 Le budget est aussi un instrument de suivi
Tenir à jour un journal des dépenses.. … dès le lancement du projet

41 Piloter un projet Chapitre 6/6
Piloter c’est jalonner… et mettre à jour Les outils de pilotage : Le tableau d’indicateurs La gestion des risques La matrice de décision Conception OK, maintenant parlons du pilotage

42 Le pilotage ... une mise à jour ?
Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la bonne trajectoire vers le livrable final Deux prérequis : Des livrables intermédiaires Des jalons : réunions de validation à la fin des lots importants. Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent.. Assurer le suivi opérationnel (jalons, livrables, ...) Anticiper par du suivi de réduction des risques Alimenter les instances décisionnaires sur les difficultés opérationnelles et les décisions à prendre Image : source

43 Les indicateurs Voir formation «  évaluation de projet » Image : source

44 Définir / prioriser / suivre les risques
Voir formation «  gestion des risques » 1.      Introduction à la gestion des risques = fondamentaux 2 Démarche de gestion et plan de prévention des risques Image : source

45 Faire les bons choix

46 Matrice de décision Voir formation « brainstorming »
Qualite_Brainstorming_5.pptx Voir formation «  brainstorming » Source

47 Conclusion Retour sur les objectifs Outils logiciels Quelques conseils
Matérialiser le projet Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation Revenir systématiquement sur les écarts Carte conceptuelle du chapitre 2 L’animation de réunions

48 Objectifs Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : D’animer les réunions : Mettre en œuvre le PDCA Bien organiser les réunions : ordre du jour, compte-rendu Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : L’analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Piloter un projet en utilisant : Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc.. Une matrice de décision

49 Logiciels de gestion de projet gratuits
La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne demandent pas d’outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposés par Open Office. Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE) : C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français Téléchargeable directement ici. Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane : Documents-types proposés : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut commencer en utilisant GanttProject Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin critique. Voici une vidéo d'introduction à GanttProject Cette formation permet de comprendre les principes, mais pour acquérir des compétences il faut les mettre en pratique Mise en œuvre dans votre projet

50 Matérialiser le projet….
Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un projet commun Lancement de projet Nom du projet, logo, plaquette Montage/conception de projet Croquis, maquette Conduite de projet Prototypes, démonstrateurs… Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amené à toutes les réunions. Identité Image : Source1, Source2, Source3

51 Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre
Réaliser un projet, c’est avant tout faire…, mais c’est aussi Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrôler .. Réaliser un projet, c’est avant tout faire, mais c’est aussi Rendre compte, faire des rapports, contrôler Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de projet et celles de réalisation Image : Source

52 Pilotage : revenir systématiquement sur les écarts
..pour les comprendre Principe de base : être honnête Chercher la cause … … et pas le bouc émissaire Temps insuffisant, Manque de compétence, Outils non adaptés Pas de suivi, faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes détectés.. ..objectif non atteint + cause non analysée = L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet 52 52

53 L’animation de réunions : une carte conceptuelle
Cours terminé, merci de l’avoir suivi Thomas Briand

54 Questions ?

55 Rémi BACHELET Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible Vous trouverez sur ce site une soixantaine de mes cours Certains sont enregistrés en vidéo, tous sont librement téléchargeables Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement

56 Mes autres cours : en vidéo : en diapositives animées :
Comment animer un  Brainstorming, analyse stratégique des projets, Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation, utiliser les cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet. en diapositives animées : Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certaines de ces formations Cours de finance de marché Autres cours de sociologie des organisations cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes cours de référencement / SEO Wikipédia en tant que système de gestion des connaissances

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