Transparence des coûts informatiques et indicateurs de performance

Transparence des coûts informatiques et indicateurs de performance
IT Governance SymposiuM Mai 2004 Transparence des coûts informatiques et indicateurs de performance Jean-Louis Leignel 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Pour établir la relation devant exister entre « indicateurs de performance » et « coûts informatiques » afin que ceux-ci deviennent une « brique » de l’IT Governance, l’AFAI a : demandé à un groupe de travail animé par Jean-Louis Leignel, Deloitte. et composé de : Catherine Leloup, consultant indépendant Jean-Paul Leydier, Orgaconsultants Serge Yablonsky, SYC d’élaborer un Modèle de calcul des coûts informatiques basé sur les indicateurs de performance. choisi le progiciel Mage/+3 de la société MAGE (Modèles d’Aide à la Gestion d’Entreprises) pour illustrer par l’exemple l’ensemble des relations du Modèle ainsi que les résultats obtenus. 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Sommaire : IT Governance : l’importance de maîtriser les coûts informatiques Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts informatiques Modélisation « croisée » Processus x Ressources Phase d’élaboration du Budget Phase de suivi du Réel Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

IT Governance : l’importance de maîtriser les coûts informatiques
Les Questions, que se pose l’Entreprise sur son Informatique, et auxquelles l’IT Governance cherche à apporter une réponse : Direction Générale Quelle est la valeur produite par les SI ? Les SI favorisent-ils ou freinent-ils la croissance ? Les SI encouragent-ils l’innovation et la gestion des compétences ? La Direction Informatique est-elle bien gérée ? Directions Opérationnelles Clientes Nos investissements en SI sont-ils rentables ? Comment les SI peuvent-ils favoriser la prise en compte des besoins des clients ? Comment les SI peuvent-ils nous aider à être plus réactifs ? Informatique Direction Opérationnelle Direction Clientes Direction Générale Audit Entreprise Direction Informatique Ne fait-on réellement que des choses utiles pour l’Entreprise ? Comment se comparent nos coûts par rapport aux prestations externes? Où pouvons nous baisser nos coûts ? Satisfaisons-nous toutes les attentes de notre environnement ? Comment mieux communiquer notre performance en interne ? Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer les compétences dont nous avons besoin ? Audit Les biens et les opérations de l’Entreprise sont-ils correctement protégés ? Les principaux risques pour le Business sont-ils maîtrisés ? Les processus de contrôle et les pistes d’audit sont-ils en place et efficaces ? 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Objectifs de l’IT Governance : Permettre à la DG et à la DSI de construire ensemble un positionnement équilibré de la fonction informatique visant à garantir sa contribution au Business, la prise en compte des attentes de ses clients,la maîtrise des coûts et des processus, sans oublier la préparation du futur. Rentabilité FINANCIERE Orientation UTILISATEURS Performance OPERATIONNELLE Contribution au BUSINESS Prise en compte du FUTUR 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Conditions indispensables à l’ atteinte des objectifs d’ IT Governance : L’atteinte de ces objectifs passe par un communication basée sur la transparence entre la DG, la DSI et les Directions Opérationnelles « clientes » DG Communication Transparence DO DSI 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts informatiques
Une Modélisation « croisée » Processus x Ressources distinguant les « Projets » du « Fonctionnement récurrent » : 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Une Modélisation basée sur les concepts ABC/ABB/ABM …..permettant d’aller bien au-delà de la seule démarche ABC La partie ABB permet de garantir la cohérence entre le volume des prestations demandées, les activités à mettre en œuvre pour les réaliser, les budgets de Ressources correspondants et …. les coûts unitaires des prestations. 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Une Modélisation basée sur les concepts ABC/ABB/ABM …..couvrant l’ensemble des fonctionnalités d’un contrôle de gestion informatique La partie ABM permet d’affecter à chaque Responsable les écarts sur les Indicateurs de performance qu’il maîtrise, d’expliquer les causes de dérives éventuelles constatées dans les coûts et d’identifier les plans d’action nécessaires à leur correction. 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Modélisation « croisée »
Axe Processus : schéma d’ensemble 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Processus de « mise à disposition des postes PC » : Produits Inducteurs de coût Poste « standard Poste « commercial » Poste « C.A.O.» Poste « manager » itinérant Nombre de postes Idem idem Phases d’analyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs d’activité Approvisionnements Amortissements des postes Mastérisation Nombre d'approvisionneurs / poste Montant des amortissements par poste Nombre de masters / poste /an Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/poste Support local Support technique Formation aux postes Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste Hot Line PC Nombre d’appels / poste 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Processus de « mise à disposition des applications Gestion » : Produits (applications) Inducteurs de coût (*) Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre d’utilisateurs Nombre de salariés Phases d’analyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs d’activité Production Mainframe Stockage des données Editions Exploitation des serveurs Nombre de Giga-octets /application Nombre de pages éditées/ application Nombre d’heures CPU/application Nombre de transactions/ application Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/application Hot Line gestion Support téléphonique Maintenance corrective Nombre d’appels/application Nombre de corrections/application 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Processus de « mise à disposition des applications CAO » : Produits (applications) Inducteurs de coût (*) CAO Gestion des données techniques Nombre d’utilisateurs Nombre de références produits Phases d’analyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs d’activité Production serveur CAO Stockage des données Exploitation des serveurs Nombre de giga-octets/ application Nombre d’heures CPU Nombre de transactions/ application Consommation réseau CAO Comunication Nombre de mégabits/seconde/application Hot Line CAO Support téléphonique Maintenance corrective Nombre d’appels / application Nombre de corrections / application 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Processus de « Maintenance évolutive » : Produits (applications) Inducteurs de coût Toutes les applications maintenues CAO GDT Compta clients Gestion Fournisseurs Gestion des Clients Gestion des Commandes Gestion de Production Paie Les mêmes que ceux de l’application Nombre d’utilisateurs Nombre de références produits Nombre de comptes clients Nombre de fournisseurs Nombre de clients Nombre de commandes Nombre de salariés Phases d’analyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs d’activité Maintenance évolutive Nombre de jours de développement/ application Communication Nombre de mégabits/seconde/application Exploitation des serveurs Nombre d’heures CPU/ application Nombre de transactions / application 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Processus « Projets » : Produits (projets) Inducteurs de coût Poste de travail commercial Projet ERP Projet GDT .... les mêmes que ceux de l’Application en cours de développement Nombre d’utilisateurs Nombre de références produits Phases d’analyse de la valeur ajoutée Activités Inducteurs d’activité Développement projets Développement Applications Nombre de jours de développement/ application Communication Nombre de mégabits/seconde/application 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Axe « Ressources » : schéma d’ensemble 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Axe « Ressources » : Centres de Ressources et Centres d’Activité Centres de Ressources Centres d’Activité Unités des Activités Etudes Développement Maintenance évolutive Maintenance corrective Nb de jours de développement Nb de corrections Exploitation Exploitation serveurs Disques Editions Back up Heures CPU Nb de Giga-octets Nb de milliers de pages éditées Telécom/Réseaux Réseau Mégabits / seconde Accès aux Applications Nb de Transactions Mastérisation Mastérisation PC Nb de masters / an Support Utilisateurs Hot Line Support local Formation Nb appels Nb de techniciens Nb de jours de formation Appros/Achats Achats PC Approvisionnements PC Achats Mainframe Montant en K Euros Nb d’approvisionneurs Amor/Immos Amortissements Appli Immobilisations Projets 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Axe « Ressources » : Natures de Frais Familles Groupes Natures de dépenses Frais de Personnel Personnel Interne Personnel Exploitation Personnel Projets Personnel Management Personnel sous traité Achats de services Achats de Services Facility management Divers Conseil Matériels Informatiques Amortissements/ Leasing Amortissements matériels Locations/Leasing matériels Maintenance Maintenance matériel Divers matériel Télécommunications Amortissements Télécom Locations/Leasing Télécom Exploitation Abonnements lignes Supervision réseau Logiciels et Progiciel Amortissements /Redevances Amortissements Logiciels Redevances Logiciels Maintenance logiciels Surfaces Amortissements Surfaces Locations/Leasing Surfaces Maintenance Surfaces Divers Surfaces 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase d’élaboration du Budget
Objectifs associés aux indicateurs du Modèle : Objectifs de Volume : Nombre de postes de travail PC ; Nombre de salariés pour l’application « paie » ; Nombre de fournisseurs pour l’application « gestion des fournisseurs » ; Nombre de « références produits » pour l’application « gestion des données techniques » ; Nombre de « users » pour les applications « CAO » et « gestion de production » ; ….. Objectifs de performance dans la production des Produits/services : Par exemple pour le processus de « mise à disposition des Applications CAO » : Heures CPU / application Nombre de Giga-Octets / application Nombre de corrections / application Nombre d’appels à la Hot Line … et le processus « mise à disposition des PC » : Nombre d’années d’amortissement / poste Nombre de postes approvisionnés /an / approvisionneur Nombre de masters / an / poste Nombre de postes supportés / technicien Nombre d’appels à la Hot Line/ poste …….. Objectifs de performance dans les Acquisitions de Ressources : Prix Unitaire d’achat / poste Coût journalier du personnel interne / externe …… 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Résultats : Budget de Frais par Centres d’Activité découlant des objectifs de volume de prestations à fournir et du calcul des Activités à partir des objectifs de performance 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Résultats : Calcul des coûts unitaires prévisionnel cohérents avec les objectifs de volume de prestations à fournir, les objectifs de performance et les Ressources à mettre en œuvre. 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Résultats : Calcul des coûts unitaires prévisionnel décomposés par grands types de Frais 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Résultats : détermination de la Facturation / client 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004
Phase de suivi du Réel Saisie des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables Pilotage : Pilotage global: économique performances opérationnelles satisfaction des clients volumétrie benchmarking Niveau 1: Tableau de bord (IT scorecard) Vision synthétique globale Prévisionnel Suivi Niveau 2: Pilotage économique (budgets, coûts,…) Prévisionnel Planification Optimisation Suivi Écarts Coûts réels Simulations Indicateurs de performance non financiers Simulations Gestion de Parc Gestion de Réseaux Help-Desk Gestion de Projets Demandes d'engagement de dépenses Comptabilité analytique Comptabilité Systèmes opérationnels FONCTIONNEMENT PROJETS 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel Saisie des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables Volume de prestations réellement fourni: Nombre réel de postes de travail PC par Direction Nombre réel de Fournisseurs traités par l’application de gestion des Fournisseurs Nombre réel de Commandes traitées par l’application de gestion des Commandes Nombre réel de Comptes Clients traités par l’application de Comptabilité Clients Nombre réel de Références produits traitées par l’application de gestion des donnée techniques Nombre réel de « users » utilisant l’application de gestion de production Etc ………. Activités réelles Nombre réel d’appels à la Hot Line, dont le relevé est aussi nécessaire à la gestion du service ; Nombre réel de PCs supportés par technicien ; Nombre réel d’heures CPU par Application et par Projet ; Nombre de Giga-octets réellement utilisés par Application ; Nombre réel de corrections par Application ; Nombre réel de jours de développement consommés par Projet, Etc …. Ressources réellement consommées gestion des RH (par exemple : nombre de personnes internes par Centre de Ressources) Achats (par exemple : nombre de personnes externes en sous-traitance par Centre, nombre de jours de conseil,….). Comptabilité : Natures de dépenses du plan comptable informatique imputées par Centre d’Activité ( Hot Line, Support local et Formation) 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel Intégration des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables par un INTERFACAGE contrôlé INTM3 ACCESS DATA BASE INTERFAC reports TRANSAC table Table Translation table table EXTERNAL REFERENCE TABLES SP_ISOVx Initialization function SAP extracted Expenses & Flow data SP_ISOVx Formating function SOURCE table Agregated data table table INTERFAC translator SP reports SAP DB Mage/+3 DB MAGE table Import table 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS par indicateur de performance affectable à chaque responsable 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS : Synthèse par type d’écarts 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS de Volume de prestations fournies 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS sur les indicateurs de performance affectables à chaque responsable 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS sur les consommations de Ressources par responsable 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel ECARTS sur les Coûts d’acquisition des Ressources 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel COUTS REELS après incorporation des Ecarts : TCO Réel TCO Budget PC Manager itinérant 1.340 Euros 2.361 Euros PC Commercia l 2.363 Euros 2.924 Euros PC C.A.O . 2.896 Euros 1.975 Euros PC standard 1.888 Euros 2.162 Euros 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel COUTS REELS : suivi de leur évolution dans le temps et par rapport au Budget 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Phase de suivi du Réel Volet économique de l’IT scorecard alimenté par le modèle ABM 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance
Au cœur du triangle (DG,DSI,DO), le Budget informatique est un « angle d’attaque » privilégié de l’IT Governance Il comprend 2 parties distinctes obéissant à des logiques très différentes : Produits & Projets Design Build Run Entre 70% et 80% du budget consacrés aux Produits: Mise à disposition des PC Mise à disposition d’applications Support utilisateurs …. Entre 20% et 30% du budget consacrés aux Projets Vecteur « Produits / services » récurrents Logique de production Vecteur « Projets » Logique d’investissement Objectif : Augmentation de la rentabilité Création de valeur Objectif : Amélioration de la productivité Baisse des coûts 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance
Réduire les coûts unitaires des Produits pour dégager des possibilités de financement de Projets ayant démontré leur contribution à la création de valeur Vecteur « Produits / Services » Vecteur « Projets » Responsabilités : Le budget IT dépend de : Le budget IT dépend de: Volume de la demande Directions Opérationnelles Clientes Directions Opérationnelles Clientes Direction Générale Processus de sélection de Projets mis en place Coût unitaire DSI Respect « Coût / Délais /Qualité » Réduire les coûts unitaires Augmenter la création de valeur 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance Réduire les coûts unitaires 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance Augmenter la création de valeur Processus de sélection des Projets 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance L’approche de l’IT Governance par le « Budget informatique » doit être complétée par l’axe « Maîtrise des RISQUES IT » Utilisation de COBIT comme référentiel d’Audit d’une bonne Gouvernance IT 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance Au-delà des approches ( création de valeur, coûts unitaires IT et maîtrise des risques,…), l’IT scorecard permet de piloter l’informatique par rapport à l’ensemble des critères d’IT Governance : 11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

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