CNRS – Projet BFC Etablissement Nouveaux Utilisateurs

CNRS – Projet BFC Etablissement Nouveaux Utilisateurs
Support de formation Gestion des contrats Nouveaux Utilisateurs V1.0 11/10/2007

Introduction

3 jours Introduction Programme du cours 1er jour 2ème jour 3ème jour
Utilisation de BFC-E (Autorisation, connexion, navigation, …) Concepts et Organisation Définition des objets de gestion 2ème jour Description du processus de gestion des contrats Modélisation des contrats dans BFC Valorisation budgétaire des contrats 3ème jour Les processus d’acquisition des dépenses et des recettes Restitutions et justifications Conclusions

1 Connexion Navigation

L’accès à BFC BFC est ouvert sur Internet
Rappel BFC est ouvert sur Internet Accès à partir d’un navigateur Web Protection par une DMZ, flux chiffrés (HTTPs) Navigation applicative à partir du portail SAP L’authentification est conforme aux orientations techniques du SI CNRS Comptes utilisateurs gérés à partir de l’annuaire LDAP de l’établissement Authentification basée sur les certificats de l’IGC CNRS Les accréditations applicatives sont gérées par BFC Contrôle de l’accès aux transactions Contrôle de l’accès aux données DMZ : zone sécurisée ; sous réseau isolé par un pare feu IGC : Infrastructure de Gestion des Clés

Accréditations applicatives
Rappel Identifié et authentifié, l’utilisateur accède à BFC … … mais ne peut rien y faire par défaut ! La sécurité applicative est totalement gérée aux travers des mécanismes SAP : Accès aux transactions Accès aux données Pour faciliter et fiabiliser la gestion de la sécurité applicative L’analyse détaillée des populations d’utilisateurs et de leurs besoins permet de définir des « rôles » On affecte un ou plusieurs rôles à chaque utilisateur Les rôles attribués à l’utilisateur sont repris sur le portail Ils structurent la navigation DMZ : zone sécurisée ; sous réseau isolé par un pare feu IGC : Infrastructure de Gestion des Clés

Connexion et Navigation : Sommaire
Connexion - Déconnexion Ergonomie Navigation

Connexion par certificat
1 Choisir le certificat 2 Accepter 3 Accepter

Connexion : fenêtre d’accueil
La fenêtre d’accueil : En tant que formateur groupement vous disposez sur le poste d’un certificat. Faites la démo. Le choix a été fait de ne pas donner de certificats aux stagiaires car il aurait fallu créer artificiellement les stagiaires dans le ldap etc….

Connexion dans le cadre de la formation
Les certificats ne sont pas utilisés Pour les besoins de formations, la connexion se fait via des login mot de passe, c’est plus souple à gérer. De même, vous les autorisations auxquelles vous avez accès vous permettent de tout faire, de tout voir. En tant qu’utilisateur de BFC à compter de janvier 2007, vous aurez les autorisations relatives à votre métier.

Connexion des stagiaires
__FORM2xxx __FORM3xxx __FORM4xxx __FORM5xxx __FORM6xxx __FORM7xxx __FORM8xxx __FORM9xxx __FORM10xxx __FORM11xxx __FORM12xxx __FORM13xxx __FORM14xxx __FORM15xxx __FORM16xxx XXX = mandant utilisé pendant la session « tpcnrs »

Connexion La fenêtre d’accueil :
Remarque sur les autorisations de formation : Dans le cadre de la formation, vous avez la visibilité sur l’ensemble des transaction BFC quel que soit votre activité future. C’est un choix délibéré afin de ne pas resté bloqué.

Vous pouvez vous déconnecter … sélectionnez « Fin de session »
Déconnexion (1/3) Vous pouvez vous déconnecter … à partir de n’importe quel écran : Via le bandeau : sélectionnez « Fin de session » Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout, vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez Non. Vous revenez alors à l’écran dans lequel vous travailliez. Vous êtes certain d’avoir sauvegardé toutes les données nécessaires, sélectionnez Oui. Toutes vos fenêtres se ferment. Vous vous êtes déconnecté.

Déconnexion (2/3) Vous pouvez vous déconnecter …
Vous êtes déconnecté d’ECC mais pas du PORTAIL Déconnexion (2/3) Vous pouvez vous déconnecter … à partir du bouton « Menu » 1. la boîte de dialogue Fin de session apparaît vous signalant que toutes les données non sauvegardées sont perdues lors de la déconnexion Vous êtes certain d’avoir sauvegardé toutes les données nécessaires, sélectionnez Oui. Toutes vos fenêtres se ferment. Vous vous êtes déconnecté. Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez Non. Vous revenez alors à l’écran dans lequel vous travailliez.

Déconnexion (3/3) Vous pouvez être déconnecté suite au « time out »
Pour relancer BFC, utilisez le bouton « rafraîchir » du navigateur ou la touche ou relancez la connexion via la procédure standard.

L’ergonomie générale de BFC
Rappel Le bandeau BFC Menu niveau 1 Menu niveau 2 Menu niveau 3 Fenêtre BFC

Une fenêtre BFC : Le bandeau
Rappel Sur le bandeau, vous trouverez : 1. Le lien pour contacter l’assistance via un formulaire web 2. Le lien pour accéder à la documentation BFC 3. Le lien pour se déconnecter Un zoom sur l’utilisation du formulaire web est fait plus tard La documentation : manuels utilisateurs par flux, glossaire présentant le vocabulaire SAP et faisant le parallèle SAP et CNRS, etc. tout autre document que le CNRS jugera nécessaire d’y déposer

Une fenêtre BFC : exemple de zones menu dans le portail
Rappel Les transactions pour assurer la gestion des rôles

Zone menu dans le portail
Réduire le panneau de navigation Agrandir le panneau de navigation Comprimer le panneau de navigation Réduire la zone Développer le menu Développer la zone la zone La largeur de zone menu vertical du portail peut ne pas être suffisamment large pour lire correctement l’intitulé des transactions. Il est possible de l’élargir. Parfois elle trop grande et ne permet pas d’avoir l’écran de saisie complet. Il est possible de la rétrécir voir de la masquer presque complètement

Une fenêtre BFC : Zones menu dans le portail
Liste des transactions utilisées précédemment Permet de revenir sur la transaction précédemment utilisée Permet de revenir sur la transaction postérieurement utilisée Permet de mémoriser l’adresse d’accès à BFC dans les favoris de votre navigateur

Une fenêtre BFC : Contexte général
Rappel Barre de titre Barre de menu Zone de travail Barre d’icônes Barre d’état

Une fenêtre BFC : Barre de titre
Rappel La barre de titre affiche le nom de l’écran dans lequel vous vous trouvez ainsi que l’activité en cours. Parfois, vous trouverez également l’occurrence en cours Nom de l’écran Activité en cours Occurrence facture affichée

Une fenêtre BFC : Barre de menu
Les « menus » présentés dépendent de l’écran dans lequel vous travaillez. Ils contiennent des options de menus en cascade. Les « menus » standards : Actions sur la navigation et le fonctionnement de la transaction ; accès à l’aide en ligne Actions sur l’objet en cours de traitement ; accès « direct » à d’autres écrans de la transaction en cours ; … Autre(s) menus disponibles pour cette transaction

Une fenêtre BFC : Barre de menu
Les boutons précédents et suivants d’IE ne doivent pas être utilisés Utiliser les boutons « Retour » de BFC

Une fenêtre BFC : Zone de travail
Bouton pour activer l’aide à la recherche Zones de saisie Bouton radio Cases d’options Fenêtre à onglets Fenêtre « pop up » Cet écran n’existe pas. Il est constitué de divers éléments pour les besoins de la formation

Une fenêtre BFC : les ascenseurs
Lorsque vous consultez des informations (par exemple, une liste ou l’aide en ligne), il arrive que la fenêtre ne soit pas suffisamment grande pour contenir toutes les informations disponibles. Pour consulter les autres informations, utilisez les barres de défilement. Pour vous déplacer : vers le haut et vers le bas, utilisez la barre de défilement verticale vers la gauche et vers la droite, utilisez la barre de défilement horizontale Vous déplacer En sélectionnant Ou en appuyant sur à la première page Maj + F9 CTRL+PageHaut à la dernière page Maj + F12 CTRL+PageBas à la page précédente Maj + F10 PageHaut à la page suivante Maj + F11 PageBas à la ligne précédente à la ligne suivante Informations Ascenseur vertical Ascenseur horizontal

Une fenêtre BFC : les icônes
Les fenêtres BFC contiennent des icônes auxquelles sont associées des fonctions. En fonction des fenêtres les icônes sont différentes. Les icônes les plus courantes et les fonctions associées : Confirme les données sélectionnées ou saisies à l’écran. Même fonction que la touche Entrée . Quitte la fenêtre courante sans sauvegarder. Même fonction que (en haut à droite) Rechercher : recherche les données saisies dans l’écran Imprimer : imprime les données de l’écran courant Aide : accès à l’aide en ligne Marquer tout – Démarquer tout : permet de sélectionner ou désélectionner tous les éléments d’une liste

Une fenêtre BFC : les icônes
A chaque icône est associée une « info bulle » qui précise la fonction associée. Les info-bulles apparaissent sous la forme de petites fenêtres qui s’ouvrent lorsque vous placez votre curseur sur le contrôle Contrôler adr.

Concepts et Organisation
2 Concepts et Organisation

Concepts et Organisation : Champ d’utilisation des OTP
« Quels contrats dois-je enregistrer sous forme d’OTP ? » Les conventions de recherche impliquant des unités multi DR; Les contrats européens; Les aides ANR gérées par l’USAR (RP non déconcentrées) ou par d’autres organismes (RP déconcentrées); Les conventions avec le CNES; Les contrats finançant des opérations d’investissement programmées. Au delà, les délégations ont un seuil d’appréciation de ce qu’il faut inclure ou non dans la gestion par OTP, qui dépend: Des prescriptions de justification contractuelle (exigences du partenaire en matière de certification par l’ordonnateur ou le comptable de l’état financier) De la capacité ou de l’habitude de l’unité de produire des justificatifs.

Concepts et Organisation : Rôle et organisation des acteurs
La gestion des contrats de recherche repose sur le rôle respectifs Des pilotes : délégations, instituts, départements ou services centraux ; Des délégations régionales de mise en œuvre ; Des unités chargées de l’exécution des contrats. Leur rôle évolue avec BFC, afin de veiller à la meilleure synergie des acteurs, les rôles doivent être redéfinis selon les responsabilités de chaque niveau, en complémentarité. Les rôles sont décrits dans un document « évolutif » : tableau synoptique de gestion des contrats complexes, joint en annexe.

Concepts et Organisation : Le rôle de pilote
Le pilote du contrat Détient le document juridique qui formalise l’accord avec le bailleur de fonds; Créée le projet, les éléments d’organigramme technique de projet ( eOTP) qui modélise le contrat sur toute sa durée ; Initialise le classeur Excel qui développe par unité et eOTP le pré budget « brut », c’est-à-dire avant les prélèvements de gestion, selon les informations prévisionnelles dont il dispose ; Calcule et saisit la version 0 du prébudget en recettes ; Saisit les jalons de facturation et de justification; Crée le contrat de vente et veille à l’émission des factures; Crée le programme CB qui est le discriminant budgétaire du contrat suivi; Crée l’adresse budgétaire dans le Plan de structure budgétaire; Réparti les autorisations d’engagement nécessaires à l’exécution du contrat par les unités scientifiques; Transmet à chaque DR concernée le classeur Excel des données Suit régulièrement l’équilibre financier du contrat ; Assure les clôtures de fin de période ; Centralise et adresse les justifications.

Concepts et Organisation : Le rôle de la délégation de proximité
La délégation de proximité est la délégation d’exécution des opérations contractuelles (le pilote peut être délégation d’exécution pour les unités relevant de sa responsabilité) La délégation de proximité: Reçoit et traite les informations sur le contrat fournies par le pilote Calcule les divers prélèvements de gestion à réaliser sur le contrat : prélèvement forfaitaire et part F; Saisit le prébudget en dépenses en version 0 ainsi qu’en version XLA; Informe le pilote des modifications à saisir dans la modélisation de l’OTP (prise en compte d’un recrutement, par exemple) Gère les éventuelles avances ou remboursements permettant d’aménager l’échéancier du contrat ; Indique aux unités les codes de gestion des origines de crédits dans Xlab Met en place les AE correspondant à la version XLA Saisit les engagements individuels correspondant au personnel rémunéré sur contrats.

Concepts et Organisation : Les unités exécutant le contrat
L’unité en charge de l’exécution du contrat: Fait connaître à la DR de gestion ses besoins prévisionnels en matière d’exécution du contrat (recrutements de CDD, planning d’acquisition de matériel) ; Enregistre dans son Xlab les origines de crédits correspondant aux éléments d’OTP afin que les deux systèmes dialoguent ; Est responsable de l’imputation sincère des commandes concourrant aux obligations contractuelles ; Saisit les commandes et les services faits sur les opérations justifiées ; Veille avec l’aide de la délégation à adopter les meilleures modalités de gestion afin de ne pas faire apparaître des crédits inutilisés.

Définition des objets de gestion
3 Définition des objets de gestion

Définition des objets de gestion : Sommaire
Les concepts de base Les structures La société Le domaine d’activité Le périmètre analytique Le périmètre financier L’organisation commerciale La division Les données de base analytiques Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les clients Les articles

Définition des objets de gestion : Les concepts de base
La société Z900: Elle représente le CNRS en tant que entité juridique. Les domaines d’activités 01 à 20 : Ce sont des périmètres étanches de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement. Le périmètre analytique 9000 : Il représente l’environnement de travail de la comptabilité analytique Le périmètre financier 9000 : Il représente l’environnement de gestion du budget du CNRS L’organisation commerciale (0001 à 0020) : Elle représente la délégation régionale pour le domaine des recettes. Les divisions : Elles représentent les structures opérationnelles : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation).

Natures Comptables primaires et secondaires :
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les natures comptables – véhicule de l’information (1/2) Natures Comptables primaires et secondaires : La nature comptable est une donnée indispensable dans SAP Elle représente, dans l’environnement de la comptabilité analytique, la nature de dépense ou de recette. Lors d’une imputation en analytique, la nature comptable véhicule l’information. Elle représente le niveau le plus fin de l’information. Dans les états analytiques elle représente la ligne de détail. Deux types de natures comptables Les natures comptables primaires. Les natures comptables secondaires. Des groupes de natures comptables sont également utilisés : les groupes de natures comptables sont créés pour répondre à des besoins de totalisation dans des états de reporting par natures comptables ; ils permettent de hiérarchiser les natures comptables à des fins de reporting ; des groupes de natures comptables sont aussi utilisés pour des besoins de sélection.

Natures Comptables primaires et secondaires :
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les natures comptables – véhicule de l’information (2/2) Natures Comptables primaires et secondaires : Une NC primaire est une copie d’un compte général L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant. Les comptes généraux concernés sont les comptes de résultats (charges et produits). Les comptes d’investissement (21 et 23) et les comptes de subvention (13) sont associés à des natures comptables statistiques. Une nature comptable secondaire est propre au domaine analytique Elle est créée pour répondre à des besoins de transferts de charge (ou de recette) d’un objet analytique à un autre (saisie d’activité, répartition de frais généraux…); exemple coût chercheur. Une NC secondaire peut représenter un regroupement de natures comptables primaires (NC utilisées pour la saisie des pré budgets). Affichage individuel d’une NC KA03 Affichage en masse d’une NC KA23

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les centres de coûts - objets de suivi des dépenses (1/5) Les objets des flux de fonctionnement des structures : les centres de coûts et hiérarchies de centres de coûts : Le centre de coût représente une structure responsable vis-à-vis de ses dépenses. Il représente une entité structurelle de l’entreprise, stable dans le temps (au moins un exercice). Dans BFC les unités du CNRS sont généralement représentées par 2 centres de coûts : Un centres de coûts Rxxxx001 ou Axxxx001 permettant de collecter certaines dépenses. Un centre de coûts PACRxxxx ou PAAAxxxx dédié aux dépenses de personnel rémunérés exclusivement en RP (hors contrats suivis). Le centre de coût est un collecteur de coûts Dépenses primaires de type frais généraux (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Ces coûts peuvent être engagés, réels. Le centre de coût est organisé en hiérarchies Une hiérarchie standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des frais généraux. Des hiérarchies alternatives ou des groupes de CC peuvent être gérés. Affichage indiv KS03 AFFICHAGE EN MASSE KS13 Transaction « Hiérarchie standard de centres de coûts » - Affichage (OKENN – Afficher) NB : Hiérarchies alter. Intègrent tous les cc de la hiérarchie standard ou juste partiellement Ce slide présente les principes de SAP. Dans le cadre du CNRS, le centre de coût ne sera pas collecteur de recette

est constituée de 5 axes :
Définition des objets de gestion : Les concepts de base La notion d’adresse budgétaire Le référentiel de base du domaine budget est l’adresse budgétaire. Cette adresse est constituée de 5 axes : Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB le référentiel de base du domaine budget.

Le centre financier Le centre financier décrit chaque unité d’organisation du CNRS, c'est-à-dire - L’unité de recherche - Les notificateurs (pilotes scientifiques et directions fonctionnelles) - La délégation Les centres financier sont organisés en hiérarchies Créer centre financier  FMSA Modifier centre financier  FMSB Afficher centre financier  FMSC Créer groupe de centres financiers : FM_SETS_FICTR1 Modifier groupe de centres financiers : FM_SETS_FICTR2 Afficher groupe de centres financiers : FM_SETS_FICTR3 Afficher hiérarchie  FMSE

Les comptes budgétaires
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les comptes budgétaires Cet objet est utilisé pour identifier les natures de dépenses et de recettes du cadre NCBC. Il est également utilisé pour identifier les charges et produits calculés. - Nature des dépenses du NCBC - Catégories et lignes de recettes du NCBC - Charges calculées - Produits calculés Les comptes budgétaires sont affectés aux comptes généraux dans les fiches de ces derniers : un compte général peut être affecté à un et un seul compte budgétaire ; un compte budgétaire peut être affectée à plusieurs comptes généraux

Les comptes budgétaires - Description des dépenses dans NCBC
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les comptes budgétaires - Description des dépenses dans NCBC Dotation globale

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les comptes budgétaires Description des recettes dans NCBC par catégories et en lignes Catégories : Voir NCBC Catégories • Lignes Subventions pour charge de service public • Subvention globale inscrite en loi de finances (mission interministérielle recherche et enseignement supérieur - programme 3 : recherches scientifiques pluridisciplinaires) • Subvention du programme 172 de la Mires ( allocations post-doctorales) Contrats et soutiens finalisés à l'activité de recherche • Contrats de recherche avec tiers publics ou privés • Subventions sur projet ou programme de recherche • Subventions de fonctionnement spécifiques • Subventions d'investissement spécifiques • Dons et legs affectés Produits valorisés de l'activité de recherche et prestations de services • Redevances pour brevets et licences • Prestations de services : essais, expertises, analyses, formations … • Ventes de produits : édition, colloques… Autres subventions et produits • Autres produits de gestion courante • Produits financiers, produits exceptionnels • Opérations financières – immobilisations • Dons et legs non affectés • Subventions diverses (CNASEA, taxe d'apprentissage….)

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les comptes budgétaires Description des recettes dans NCBC par catégories et en lignes Voir NCBC Catégories • Lignes Subventions pour charge de service public • Subvention globale inscrite en loi de finances (mission interministérielle recherche et enseignement supérieur - programme 3 : recherches scientifiques pluridisciplinaires) • Subvention du programme 172 de la Mires ( allocations post-doctorales) Contrats et soutiens finalisés à l'activité de recherche • Contrats de recherche avec tiers publics ou privés • Subventions sur projet ou programme de recherche • Subventions de fonctionnement spécifiques • Subventions d'investissement spécifiques • Dons et legs affectés Produits valorisés de l'activité de recherche et prestations de services • Redevances pour brevets et licences • Prestations de services : essais, expertises, analyses, formations … • Ventes de produits : édition, colloques… Autres subventions et produits • Autres produits de gestion courante • Produits financiers, produits exceptionnels • Opérations financières – immobilisations • Dons et legs non affectés • Subventions diverses (CNASEA, taxe d'apprentissage….)

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les comptes budgétaires Description des charges et produits calculés dans NCBC par catégories et en lignes Charges calculées • Dotations aux amortissements • Dotations aux provisions • Autres charges calculées Produits calculés • Reprises sur amortissements • Reprises sur provisions • Autres produits calculés

Les domaines fonctionnels
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les domaines fonctionnels Cet objet est utilisé pour identifier les lignes de destinations de dépenses du cadre NCBC : agrégat 1 : activités de recherche Deux présentations sont possibles : groupes de disciplines et groupes interrégionaux. agrégat 2 : actions communes agrégat 3 : fonctions support hors agrégat

Les domaines fonctionnels
Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les domaines fonctionnels Extrait du cadre NCBC : agrégat 1 : activités de recherche Deux présentations sont possibles : groupes de disciplines et groupes interrégionaux. agrégat 2 : actions communes agrégat 3 : fonctions support hors agrégat

Les fonds Cet objet est utilisé pour identifier l’origine du financement (Subvention d’État ou Ressources Propres). Trois types de fonds ont été créés pour identifier l’origine des financements : - Subvention d’État avec pour code « 0 » - Ressources propres avec pour code « 1 » Un troisième type de fonds a été créé pour répondre aux besoins de globalisation des origines de financement lors de la mise en œuvre du budget de paiement : - « TOUS-FONDS » avec pour code « TOUS-FONDS » Chemin FM5I

Les programmes CB Cet objet est utilisé pour l’identification d’enveloppe budgétaire spécifiques : des Opérations d’investissement Programmées « OIP » (et les opérations en capital), des programmes scientifiques (nota : les programmes CB ne seront pas suivis en exécution), des contrats à justifier. des colloques. Il prend la valeur : « N/A » lorsqu’il n’est pas significatif.

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les clients
Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Moyens de paiement Assurance SLIDE modifié avec Damien (EPR) Info : - PARTENAIRES Clients a 3 rôles : donneur d’ordre, payeur, facturé. Données de Vente Organisation Commerciale Ventes Facturation Partenaires

9. Groupe de client pour détermination des prix 10. Groupe d’imputation pour déterminer les comptes de recettes dans le cadre des subventions 11. Classe fiscale du client pour déterminer le taux de TVA Dans le cadre des recettes, seul les données commerciales du client ont une incidence. Il sera éventuellement possible de déterminer le prix d’un article en fonction d’un groupe de client. Le groupe d’imputation client va permettre de déterminer le compte de produit lors de la facturation La classe fiscale du client va permettre quant à elle de déterminer le taux de TVA

12. Rôles partenaires Lors de la création du référentiel client, il a été défini 4 rôles partenaires qui vont permettre d’utiliser la même référence pour différents rôles. Par exemple : lors d’une création de commande client, on va pouvoir utiliser la référence « » pour désigner le donneur d’ordre et le réceptionnaire à la fois.

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Les articles
Données de base Mandant ARTICLE Numéro Article Désignation / Unités / Conversions Classification Données ADV Administration des ventes Groupe d’imputation article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Données de Gestion Division HBE vérifie EPR : OK corrigé et validé Damien Info Données de gestion : (Vue créée dans division pour détermination des taxes uniquement) Pays de départ livraison

MM01 Création article MM02 MODIF MM03 AFF ADV : org. comm. 1 : Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article.

ADV : org. comm. 2 : Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits) Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY) MM01 Création article MM02 MODIF MM03 AFF

Définition des objets de gestion : Les concepts de base Détermination du compte de produit
comptable Libellé du compte Groupe d'imputation d'article Libellé du groupe d'imputation article sur 20 caractères Type de clients d'imputat ion client d'imputation client sur 20 caractères ARTICLES GENERIQUES NON TARIFES (recettes ponctuelles) PRESTATIONS ET PRODUITS DES UNITES DE SERVICE 04 PREST&PDT UNITE SERV N/A PRESTATIONS ET PRODUITS DES AUTRES UNITES 05 PREST&PDT AUTR UNITE ARTICLES GENERIQUES NON TARIFES (Recettes sur CONTRATS & SUBVENTIONS) Autres Subvention de fonctionnement 14 AUT SUBV FONCTIONMNT N/A Régions Départements Communes et Groupement de communes Autres collectivités et établissements publics Union Européenne Autres organismes public Autres organismes privé 28 SUBV EQUIPEMENT Communes &Grpt de Autres collectivités et établ publics Union Européenne organismes Publics privés 01 02 03 04 05 06 07 REGION DEPARTEMENTS COMMUNES&GROUPT COMM AUTR COLLECT&ETB PUB UNION EUROPEENNE AUTRE ORGANIS PUBLIC AUTRE ORGANIS PRIVE Le compte de produit est déterminé automatiquement lors de la facturation suivant : Le groupe d’imputation article Et le groupe d’imputation client Par exemple : pour un article appartenant au groupe d’imputation 28 et un client appartenant au groupe d’imputation 02, le compte général remontera automatiquement dans la pièce comptable.

Description du processus de gestion des contrats
4 Description du processus de gestion des contrats

Création d’un contrat à suivi individualisé en cours d’exercice
Partenariat XLAB Recettes – SD Budget – FM Suivi Analytique – PS Si suivi individualisé Création du contrat 1 2 Origines de crédits à créer dans les bases XLAB Création du Programme CB et MAJ du PSB Création du projet PS (structuration & Jalons) 3 Création du contrat SD (Échéances en regard des jalons) Préparation de la fiche de dialogue 4 5 6 Saisie Pré budget Recettes (V0) Saisie des répartitions Envoi de la fiche de dialogue dans les DR concernées 7 Mandant de recette N° de projet 20086 V0 : version d’exécution / VXLA : Version XLAB ND : Nature de Dépenses F47 : Flux de descente des crédits vers XLAB (pour les contrats et les OIP : contrôle entre le montant mis en place et la somme des pré budgets de dépenses des EOTP du contrat ou de l’OIP) MEP Budget : Mise En Place du budget Actions réalisées par la DR pilote Actions réalisées par la DR de proximité 7 Chronologie des actions

Création d’un contrat à suivi individualisé en cours d’exercice
Partenariat XLAB Recettes – SD Budget – FM Suivi Analytique – PS Réception de la fiche de dialogue dans les DR concernées 7’ Calcul des prélèvements 8 Saisie Pré budget Dépenses (V0) 9 Copie ou saisie Pré-budget Dépenses (VXLA) 10 Processus MEP Budget Si justification par ND OUI 11 Saisie Budget / ND + Contrôle de dispo PS 12 13 Mandant de recette N° de projet 20086 Transfert des AE vers XLAB F47 Réception des crédits V0 : version d’exécution / VXLA : Version XLAB ND : Nature de Dépenses F47 : Flux de descente des crédits vers XLAB (pour les contrats et les OIP : contrôle entre le montant mis en place et la somme des pré budgets de dépenses des EOTP du contrat ou de l’OIP) MEP Budget : Mise En Place du budget 14 Lancement du Contrat Actions réalisées par la DR pilote Actions réalisées par la DR de proximité 7 Chronologie des actions

Modélisation des contrats dans BFC
5 Modélisation des contrats dans BFC

Modélisation des contrats dans BFC : Sommaire
Création des données de gestion budgétaire Création du programme CB Création des adresses budgétaires Création des données de gestion analytique Création de l’OTP Définition de projet Découpage de la structure OTP Définition des jalons Gestion des statuts Cas particuliers Création des données de gestion logistique Création du contrat Le contrat L’échéancier de facturation Récupération des jalons

Codification des Programmes CB
Modélisation des contrats dans BFC Création des données de gestion budgétaire – Les programmes CB Accès : Référentiels / Axe Budgétaire / Programme CB / Programme CB : Gérer Codification des Programmes CB Pour les contrats à justifier (hors OIP) : DR - 14 caractères : les 6 premiers caractères sont toujours : « / » puis autant de caractères que ceux représentant le numéro Partenariat du contrat à justifier. Exemple : / Pour les OIP financés totalement ou partiellement par des ressources propres : - 6 caractères numériques suivis du caractère « / » puis autant de caractères que ceux représentant le numéro Partenariat du contrat à justifier qui participe au financement de l’OIP. Exemple : /12345 Pour colloques : D /COL+ Numéro du colloque Exemple : /COL23658 La période de validité - De la date de début du contrat au 31/12/9999

Modélisation des contrats dans BFC Création des données de gestion budgétaire – Les adresses budgétaires Les adresses budgétaires doivent créées dans le PLAN DE STRUCTURE BUDGETAIRE (PSB) Un plan de structure budgétaire représente l’ensemble des adresses budgétaires autorisées pour la budgétisation en AE (budget d’engagement : 9G) et en CP (budget de paiement : 9F) Un plan de structure budgétaire est définie pour un exercice. Remarque : il peut être copié automatiquement pour les années ultérieures Deux plans de structure budgétaire ont été créés : - le premier (codifié ZCNRS1) définit les adresses budgétaires autorisées le budget primitif (BP), pour les décisions modificatives d’urgence (DMU) et les décisions modificatives (DM), - le second (codifié ZCNRS2) définit les adresses budgétaires autorisées pour le budget d’exécution. SEUL LE PSB ZCNRS2 SERA UTILISE EN DR !!! Attention : Pour les DR, seul le PSB « ZCNRS2 » sera concerné et seulement en budget d’engagement

Plan de structure budgétaire (PSB)
► Des adresses budgétaires doivent être créée : * lorsque qu’un nouveau contrat est créé. Une adresse doit être créée pour chaque unité concernée par le contrat Exemple : le laboratoire UPR9001 représenté par le centre financier 0216 est rattaché au groupe de discipline « Interdisciplinaires » est concernée par le contrat /A13056 l’adresse à créer : / 1 / NB / A1INTERDISC / /A13056 celle relative à ses crédits récurrents en subvention d’Etat (équivalent au centre de dépenses 0MAxxx actuel) celle relative à ses crédits en ressources propres (sans justification) (équivalent au centre de dépenses 1MAxxx actuel)

Accès : Référentiels / Axe Budgétaire / Gestion du plan struc
Accès : Référentiels / Axe Budgétaire / Gestion du plan struc.budgetaire / Modifier les adresses de budget Si vous marquez la case à option « créer imputations », les adresses budgétaires que vous avez sélectionnées sont créées dans la base de données en tant qu’adresses de budget FMBSBO gestion manuelle du PSB FMBSBO_MULT gestion en masse PSB

Prenez votre cahier d’exercices exercice 1 Création des programmes CB et des adresses budgétaires

La gestion d’un projet est constituée, dans BFC, de 3 objets
Modélisation des contrats dans BFC Création des données de gestion analytique – la structure de projet La gestion d’un projet est constituée, dans BFC, de 3 objets Identification projet Dates de référence de l'ensemble du projet Cadre organisationnel (Société, unité et délégation pilote, ...) 1-Définition projet 2-OTP Structure hiérarchique Base de l'organisation et de la coordination Indicateurs d'état Budgétisation, imputation, facturation Responsabilités Bonhomme rajouté 3-JALONS Evénement significatif

La définition de projet
Les données de gestion des contrats Composante analytique – La définition de projet La définition de projet Est limitée dans le temps par la durée globale du projet Elle porte les références de l’unité pilote du contrat Une gestion de statuts permet de positionner le projet dans son cycle de vie : Statuts : Ouvert – lancé – clôturé – archivé permet d’interdire ou d’autoriser les flux en fonction du statut EPR : Statuts du projet : Ouvert – lancé – clôturé – archivé => permet d’interdire ou d’autoriser les flux en fonction du statut

La structure OTP (Organigramme Technique de Projet)
Les données de gestion des contrats Composante analytique – L’OTP et les EOTP La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) Elle représente l’organisation opérationnelle et financière du projet. Elle est constituée d’EOTP (Éléments d’OTP). Chaque EOTP représente tout ou partie des dépenses d’une unité pour le contrat. Il est limité dans le temps par la durée de la phase du projet. Chaque EOTP peut être un collecteur de coûts primaires et de recettes directement liées à la phase du projet. Chaque EOTP peut-être un collecteur de coûts secondaires retraçant les frais internes à l’entreprise engagés dans le cadre de la phase du projet. Une gestion de statuts permet de positionner l’EOTP dans son cycle de vie. Les dépenses et recettes peuvent être engagées, réelles ou pré budgétées. Un contrôle de disponibilité est réalisable.

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les Jalons
Ce sont des indicateurs permettant de déclencher des évènements. Un jalon positionné en fin de tâche peut servir au déclenchement d’une autre tâche ou au déclenchement d’une facturation. Facture : arrive dans échéancier de facturation

Typologie des contrats : la structure type
Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP Typologie des contrats : la structure type 2nnn Contrat 2nnn Contrat C1 2nnn1 Unité 2 Fonction. 2nnn2 Unité 2 Personnel 2nnn3 Unité 2 Investis. 2nnn4 Unité 1 2nnnR Facturation C1 Pourquoi un EOTP dédié aux dépenses de personnel Les flux comptables d’exécution des dépenses de personnel doivent être centralisés sur les domaine d’activité 0009 de l’ACP, besoin lié à la centralisation de la paye. Définition de projet Niveau intermédiaire L’élément d’OTP de facturation est codifié 2NNNR. La tranche de numérotation des définitions de projets de type contrats est – Imputation dépenses Imputation recettes

Typologie des contrats
Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP Typologie des contrats ● Contrats et subventions : Contrats et subventions à justifier Contrats et subventions non justifiés Application au CNRS ● Suivi à l’avancement pour : les projets ANR comptabilisés en 2007 ATTENTION : les projets ANR/USAR  avancement par DR9 ● Facturation à l’échéance pour les autres contrats

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – Accès à la transaction Options utilisateur par défaut à valider. Cette fenêtre est accessible par le Menu pour modifier les options. N’apparaît qu’une fois, lors de la première connexion. 1er accès Cet écran d’options n’apparaît qu’une seule fois lors de la première connexion sur Project Builder. Il faut garder les options données par défaut.

Création d’un OTP par référence à un modèle standard
Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP Création d’un OTP par référence à un modèle standard   Saisissez le libellé et les bornes temporelles d’exécution du projet. Ce libellé apparaîtra toujours avec la définition de projet.  Validez la création du nouveau projet . 

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – Identification du pilote  Dans la définition de projet : Identifier le pilote et sa DR d’appartenance  Validez pour créer définitivement le projet .  

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – Les EOTP
Identification de l’unité de gestion Le domaine fonctionnel de l’EOTP est celui de l’unité correspondante et non celui du contrat. Gestion des encours saisissez le numéro de partenariat dans la zone de saisie pour chaque élément d’OTP. La clé de régularisation est reprise du modèle. Gestion des codes opérationnels Les codes opérationnels sont positionnés par défaut Lien avec le programme CB et Labintel

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – Les jalons
Deux types de jalons : Les jalons techniques : Purement informatifs, ils sont là pour rappeler l’échéance d’une étape sans relation avec un événement de facturation (remise d’un rapport) Les jalons de facturation : Ils permettent de faire le lien avec l’échéancier de facturation du contrat. Ils peuvent être liés à l’émission de rapports ou non. Les jalons de type « AVANCE » sont liés à la gestion des contrats avec encours et doivent être différenciés des jalons de facturation partielle.

Les caractéristiques principales :  Permet de définir une clé caractérisant l'utilisation du jalon (technique ou de facturation). Cette clé condition la nature de l’échéance du contrat  Cochez « Date doc. Vente » pour identifier le jalon en jalon de facturation. Si la case n’est pas coché, il s’agit d’un jalon technique.  La « Date fixe base » indique la date de l’échéance de l’évènement et de la facturation pour les jalons de facturation.    Les jalons de facturation doivent être attachés à l’élément d’OTP de facturation (recette)

Comment accéder à la gestion des jalons : Cliquez dans l’arborescence sur l’élément auquel vous souhaitez rattacher le jalon.  Cliquez sur de manière à lancer l’écran de synthèse relatif aux jalons rattachés à l’élément sélectionné.  Cliquez sur « Jalon standard » pour lancer la création.  

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – Les statuts
Un projet ainsi que les éléments d’OTP rattachés possèdent leur statut propre, la définition de projet ayant un ascendant hiérarchique sur le statut des éléments d’OTP rattachés. Une gestion de statuts permet de positionner le projet dans son cycle de vie et d’autoriser ou d’interdire certains types d’opérations (Exemple : autorisation/interdiction d’imputer). Exemple : Une définition de projet que l’utilisateur fait passer du statut « ouvert » à « lancé » va impliquer que les éléments d’OTP rattachés subissent le même changement dans leur statut. Dans l’arborescence du projet, sélectionnez la définition de projet ou l’élément d’OTP concerné en cliquant dessus.  Cliquez sur le bouton <Menu>.  Cliquez sur <Lancer> pour faire passer la définition de projet ou l’élément d’OTP du statut « ouvert » à « lancé » en passant par l’enchaînement suivant : Traiter > Statut > Lancer.   Commentaires CHG Le statut « OUV. » permet d’engager des demandes d’achat et des commandes. (c’est de l’engagement) Le statut « LANC. » permet de passer au réel. Commentaires XRO Au statut ouvert , on autorise les demandes d’achat et autres engagements, en revanche il y a blocage du service fait, en passant au statut lancé on autorise le service fait. On a la possibilité d’utiliser un statut utilisateur qui bloque les demandes d’achat et autres engagements, ce statut est a utiliser au statut ouvert. Attention : lorsqu’on passe au statut lancé, il faut bien faire attention à bien le désactiver…

Quand une définition de projet ou un élément d’OTP possède un statut « LNCP », cela signifie que l’élément est lancé partiellement, c'est-à-dire qu’une partie des éléments hiérarchiquement dépendants sont sur un statut « lancé », et les autres pas. D ’autres statuts sont utilisables : Bloquer, débloquer, ordre accepté… Pour gérer la clôture des structures d’OTP, il suffit de suivre la même procédure : sélectionnez l’élément dont le statut est à modifier en cliquant dessus dans l’arborescence du projet. Puis, cliquez sur le bouton <Menu> et suivez le chemin Traiter > Statut.  La commande <Clôture technique> permet de faire passer l’élément en statut « clôturé technique ».  La commande <Clôturer> permet de faire passer l’élément en statut « clôturé ».  

Les statuts utilisateurs ont été créés pour gérer l’interdiction de saisir des commandes d’achats lorsque l’OTP est « lancé » Le statut Z001 est positionné par défaut et n’a pas d’influence Le statut Z002 permet l’interdiction des commandes d’achat Le statut Z003 permet de ré autoriser les commandes d’achats.  Cliquez sur le bouton <Menu>.  Pour vous rendre dans l’écran de gestion du statut utilisateur, cliquez sur : Traiter > Statut > Statut système/utilisateur. Il est également possible d’utiliser le raccourci clavier Ctrl+F1.

Les données de gestion des contrats Composante analytique – Les structures OTP – « Les Colloques »
Tous les colloques ne font pas forcément l’objet d’un suivi individualisé. Les colloques nécessitant un suivi individualisé sont gérés dans BFC via un modèle de définition de projet spécifique.

Prenez votre cahier d’exercices exercice 2 Création de la structure OTP d’un contrat

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats
1. Introduire les données suivantes : Type de contrat (ZWV2) Organis. commerciale Canal de distribution Secteur d’activité 2. Valider à l’aide du bouton <Vente> va41

 Saisir dans l’écran de synthèse, les données suivantes : Donneur d’ordre (client) Article : article non tarifé systématiquement Motif commande : type de contrat Quantité cible : toujours 1 Division     va41 L’utilisateur peut saisir dans la zone « Désignation » une désignation du contrat qui doit contenir un libellé court

Définir dans l’écran des données d’en-tête dans l’onglet « Données commandes » les données suivantes : 6. N° contrat partenariat va41 

  va41 Définir dans l’écran des données d’en-tête dans l’onglet « Données du contrat » les données suivantes : 7. Début du contrat et Expiration du contrat constituent la période de validité du contrat 8. Dernière date de signature

 va41 Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Imputation » les données suivantes : 9. Élément d’OTP

 va41 Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Conditions » les données suivantes : 10. Type de condition tarifaire, saisir le type <ZPR1> puis introduire le prix et valider en tapant <Entrée>

Le calendrier de facturation se gère à travers les données de poste dans l’onglet « Calendrier de facturation » : Valider l’élément d’OTP Valider les échéances de facturation A partir de cette fenêtre, le gestionnaire va sélectionner les jalons (échéances) qu’il souhaite traiter. Il suffit de sélectionner à l’aide de la souris, la ligne à traiter. Possibilité de sélectionner toutes les lignes à l’aide de On valide la sélection à l’aide du bouton va41

Contrôle de cohérence entre la valeur nette du contrat et les valeurs factures Deux cas de figures : Si le contrat est suivi, les jalons sont automatiquement rapatriés à partir de l’élément d’OTP saisi. L’utilisateur doit constater que les échéances sont bloquées avec le code « Z7 ». Par la suite, ces échéances seront débloquées depuis un autre outil en apposant une date réelle. L’utilisateur ici ne modifie pas la structure du calendrier de facturation mais renseigne simplement les valeurs nettes de chaque échéance « Val. Facture ». Si le contrat n’est pas suivi, alors on doit fermer la fenêtre de rapatriement et construire le calendrier de facturation de toute pièce. va41

 va41 Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Données commande » les données suivantes : 11. N° commande d’achat, correspondant au N° de contrat chez le client et qui apparaît sur la facture client papier

va41 Le contrat entre en statut de document complet et peut ainsi être sauvegardé à l’aide du bouton.

2. Il suffit ensuite à l’utilisateur de marquer les zones et de les compléter à l’aide du bouton 1. L’utilisateur a la possibilité d’exécuter un protocole « document incomplet » permettant de déterminer les zones obligatoires qui n’ont pas été renseignées. VA01 création commande VA02 MODIF VA03 AFF

Recettes sur contrats et subventions – Saisie de texte
Il est éventuellement possible de saisir en en-tête du texte pour commenter les données saisies : Menu  Saut  En-tête  Textes va41

Recettes sur contrats et subventions – Code blocage facture
Le code blocage facture peut être apposé en en-tête du document et au niveau des postes sur l’onglet Facture (valable pour toutes les recettes) : En en-tête Au niveau du poste  Le code blocage au niveau de l’entête bloque l’ensemble du contrat, alors que le blocage au niveau du poste bloque simplement la ligne du contrat. va41 

Recettes sur contrats et subventions – Code blocage facture
Le code blocage facture est notamment appliqué dans le calendrier de facturation pour pouvoir bloquer les échéances PS : Pour les contrats justifiés, le blocage est effectif une fois qu’il est défini dans le calendrier de facturation. C’est le pilotage du jalon qui lève le blocage (on va venir apposer la date réelle dans le module CO-PS). Pour les contrats non justifiés (donc sans jalons), c’est l’utilisateur qui va lever le blocage va41

Recettes sur contrats et subventions – Motif de refus au niveau des postes
L’apposition d’un motif de refus permet de liquider le document de vente (contrat ou commande client). Tout document de vente ou poste de document de vente ayant un motif de refus ne pourra être recopié dans une facture et apparaît dans les statistiques de vente comme terminé. va41 Sélectionner un motif de refus par poste.

Prenez votre cahier d’exercices exercice 3 Création du contrat SD

Valorisation budgétaire des contrats
6 Valorisation budgétaire des contrats

Valorisation budgétaire des contrats : Sommaire
Les avances budgétaires – Consignes de la DFI Élaboration de la fiche de dialogue Saisie des répartitions budgétaires Calcul des prélèvements Prélèvements forfaitaires Prélèvements des parts F Gestion des mises en place de crédits Gestion des pré budgets

Valorisation budgétaire des contrats Avance Budgétaire sur les Contrats
Cas des contrats non notifiés Dans certains cas, un laboratoire a besoin de commencer à travailler sur un contrat de recherche alors que sa notification à la DR n’a pas encore été faite. La modélisation de ce cas de figure passe par les étapes suivantes : Demande de notification de crédits du laboratoire à la DR de proximité Validation de la demande de notification de crédit auprès de l’entité pilote du futur contrat. Demande de début de modélisation de la structure OTP et du programme CB par l’entité pilote. Initialisation de la fiche dialogue entre l’entité pilote et la DR de proximité pour le contrat Saisi du pré budget versions « 0 » et « XLA » Mise en place des crédits Une fois le contrat notifié Finalisation de la structure OTP Création du contrat SD …

Valorisation budgétaire des contrats Avance Budgétaire sur les Contrats
Cas des contrats notifiés La procédure de création des contrats ne présente pas de particularités. Le montant de la mise en place initiale de crédit peut être évaluée indépendamment du montant des échéances de facturation attendues dans l’exercice. Ce montant doit permettre au laboratoire de fonctionner normalement dans le cadre de l’exercice. Il peut donc être d’un montant différent (supérieur ou inférieur) aux facturations ou avances attendues.

La fiche de dialogue est initialisée par l’unité pilote.
Valorisation budgétaire des contrats Avance Budgétaire sur les Contrats La fiche de dialogue est initialisée par l’unité pilote. Elle permet de transmettre aux DR de proximité les références des objets de gestion du contrat Elle permet de transmettre les enveloppes budgétaires brutes pour les différents exercices. Code transaction : cj20n

Valorisation budgétaire des contrats Saisie des répartitions budgétaires
La répartition budgétaire correspond à une écriture de transfert du stade AFFecté au stade REParti Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB AFF : DR NB A N/A REP : Unité NB GD /XXXXX REP : Unité NB GD /XXXXX Code transaction : cj20n

Prenez votre cahier d’exercices exercice 4 Saisie des répartitions budgétaires

Prélèvements (1/2) Prélèvement forfaitaire (2007)
Assiette : Montant du contrat Montant HT si contrat avec TVA collectée Montant TTC si contrat sans TVA collectée Montant brut pré budgétisé par DR pilote Taux de prélèvement Cas général 16,38 % Contrats ANR 14,7 % Contrats européens limité à la PPE Nota : le prélèvement forfaitaire finance: la charge de TVA rémanente ou la taxe sur les salaires et la PPE. Crédits de personnel : la charge TS est comprise dans les crédits mis en place à l’unité Prélèvement PPE Assiette : Dépenses de personnel (charges comprises) prévues au contrat Taux de prélèvement : 8 %

Prélèvements (2/2) Prélèvement de la part F
Prélèvement de la part F conservée par la DR Frais de soutien à la recherche Assiette : Montant des dépenses hors prélèvement forfaitaire Taux de prélèvement : Selon dispositions des contrats quadriennaux Prélèvement de la part F à reverser Quote-part d’infrastructure de recherche reversée à l’organisme d’accueil (si externe) Assiette : Montant des dépenses hors prélèvement forfaitaire Taux de prélèvement : Selon dispositions des contrats quadriennaux

Calcul des prélèvements : Feuilles Excel de calcul des prélèvement et schéma des transferts budgétaires

Valorisation budgétaire des contrats La mise en place des crédits
La mis en place des crédits correspond à une écriture de transfert du stade REParti au stade Mis En Place Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB REP : Unité NB GD /XXXXX MEP : Unité NB GD /XXXXX Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB REP : Unité NB GD /XXXXX Code transaction : cj20n Un transfert correspond à une mise en place

Prenez votre cahier d’exercices exercice 5 Saisie des mises en place

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets - La Version « 0 »
Définition des montants Le montant du pré-budget d’un EOTP correspond au total des crédits mis ou à mettre en place pour une unité et un contrat. Ce montant est calculé à partir du montant brut alloué par la DR pilote à l’unité auquel ont été retirés les montants des parts de gestion. Gestion de l’exercice Si le contrat s’étale sur différents exercices, le pré-budget de l’unité doit être saisi sur l’exercice en cours, mais aussi sur les autres exercices. Ces estimations sur les exercices futurs pourront être revues le moment venu. Gestion des périodes La gestion des périodes pour la version 0 a une valeur indicative. Le principe de base est de réaliser la saisie initiale d’un pré-budget sur la période en cours (pour l’exercice en cours) et sur la période 01 pour les exercices futurs. En cas d’ajustement du pré budget, il faut modifier la saisie initiale pour l’ajuster à la bonne valeur.

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets - La Version « 0 »
Analyse comparative à posteriori Le pré budget permet au contrôleur de gestion d’un contrat, de visualiser pour toutes les unités concernées l’avancement des dépenses réelles par rapport au prévisions réalisées en début d’exercice ou en début de contrat. Pour les contrats avec ajustement de CA, le pré budget en version « 0 » est la base de calcul du montant d’ajustement de CA à comptabiliser en fin d’exercice. Alimentation des enveloppes de contrôle de dispo Le pré-budget de la version « 0 » sert à alimenter les enveloppes de contrôle de disponibilités, par EOTP, lorsqu’il est nécessaire d’instaurer un contrôle par natures de dépenses.

Adresses budgétaires de MEP
Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets - La Version « XLA » Principe du flux de mise en place des crédits Origine de crédit dans XLAB Adresses budgétaires de MEP des crédits 3 000 Eur Eur 7 000 Eur Eur Eur Mt MEP crédit Pré-Budget « XLA

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets - La Version « XLA »
Définition des montants Le montant du pré budget pour cette version correspond, au jour « J » à la ventilation de la mise en place de crédit que l’on souhaite réaliser pour une unité et un contrat. C’est la clé qui permet de répartir le montant global saisi sur une adresse budgétaire sur les différentes origines de crédits de la base XLAB. Gestion de l’exercice Seul l’exercice en cours est concerné. Gestion des périodes Le pré-budget doit être saisi sur la même période que la mise en place de crédit correspondante. Gestion du temps Le pré-budget doit être saisi avant la mise en place de crédit correspondante ou, à défaut, le jour même de la mise en place.

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Modalités de mise à jour
Tableau excel : Mise en place des crédits d’un contrat

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Saisie des pré budgets des contrats       Saisissez la version, la période concernée, l’exercice comptable, les éléments d’OTP, le fonds et les natures comptables concernées.  Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à obtenir la même structure de valeur lors de chaque session de budgétisation.  Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de synthèse de la transaction.  Sélectionnez le profil correspondant au CNRS « ZSAP101 ».  Cliquez sur le bouton « Fiche utilisateur » pour sauvegarder le profil dans votre fiche utilisateur.  Validez. 

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Saisie des pré budgets des contrats    Saisissez les montants de pré-budget dans la colonne « Coûts p-budgété. » pour les éléments d’OTP pour la nature comptable sélectionnée.  Enregistrez. Il est très important de saisir un montant négatif lorsqu’il s’agit du pré budget des RECETTES.

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Copie d’une version à l’autre
  Saisissez le code du projet pour copier le pré-budget concerné, la version du budget, et la période de référence, idem pour la version cible.  Cliquez sur la case « Sélectionner données » pour copier que les dépense dans la version XLA. Puis cochez « Coûts secondaires divers ».  Cliquez sur la case « Ne pas modifier » pour ne pas modifier les montants existants en pré budgétisation. Ou sélectionnez « Réinitialiser et écraser ».  Cliquez sur « Liste détaillée » pour obtenir une liste détaillée des montants recopiés, sur « Test » pour exécuter en test.  Exécutez. Remarque : Vous pouvez exécuter en test avant.    Cette transaction permet de copier le pré budget version 0 vers le pré budget version XLA. On remonte le pré budget saisi dans CO vers XLAB. Il n’est pas nécessaire de copier le pré-budget de recette sur la version XLA : L’option « Sélectionner les données » (de pré budget et non réelles (puce 2) permet de ne choisir que les coûts secondaires divers. Cette copie de version 0 vers version XLA aura pour impact la mise à disposition pour le montant pré-budgété des crédits dans Xlab (sur les OC créées manuellement préalablement au moment de la création de l’OTP) 

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Alimentation des enveloppes de contrôle de dispo. Cette opération concerne les contrats qui stipulent la nécessité de respecter des enveloppes limitatives par natures de dépenses.   Saisissez la version du budget de destination et un texte relatif à l’opération.  Saisissez le ou les projets relatifs au transfert ainsi que le périmètre analytique « 9000 ».  Exécutez.   C’est un transfert du pré budget des EOTP à l’enveloppe budgétaire des EOTP pour permettre, lorsque le contrat le stipule un contrôle de disponibilité par nature de dépense. Les EOTP de l’unité concernée étant alors démultiplié pour les natures de dépenses concernées. Cochez la zone « Test » pour exécuter le transfert en test. Décochez pour lancer en exécution réelle.

Valorisation budgétaire des contrats La gestion des pré-budgets – Activation du contrôle de disponibilité Lorsque les enveloppes de contrôle de disponibilité sont alimentées, il faut activer le contrôle des disponibilités   Sélectionnez un profil BD (Base de données). Le profil CNRS est  Exécutez.    Saisissez un code projet.  Exécutez. 

Prenez votre cahier d’exercices exercice 6 Gestion des pré-budgets

Les processus d’acquisition des dépenses et des recettes
7 Les processus d’acquisition des dépenses et des recettes

Les processus d’acquisition des dépenses et des recettes : Sommaire
Les achats Les dépenses de personnel La facturation client La saisie des temps chercheurs La gestion des encours La gestion des ajustements de Chiffre d’Affaire

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes Les achats
SF = Service facturier Commande Service fait Facture hors SF Facture avec SF XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M Réception C, A M, A C C M A Prise en charge BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO M-à-j AE D 408 C 401 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes Les dépenses de personnel – L’engagement individuel Pourquoi un engagement individuel L’engagement individuel permet de réserver les crédits en NB et au titre du contrat lorsque le recrutement de l’agent rémunéré exclusivement en RP est confirmé. La création de l’engagement individuel permet de créer dans la base XLAB concernée la « commande de personnel » correspondante. Lors de la comptabilisation des charges de la rémunération, l’EI 5engagement Individuel) permet de retrouver la réservation budgétaire et de transmettre à la base XLAB le flux d’exécution. Caractéristique de l’engagement individuel Il est propre à un agent Il est propre à un exercice

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes Les dépenses de personnel – Données sur le coût de personnel Le coût du CDD financé sur contrat de recherche est calculé par le SRH. Il est communiqué par la fiche navette Ce coût doit comprendre le charge de taxe sur les salaires dorénavant calculée comme une charge de paye. Seule la PPE fait l’objet d’un prélèvement de gestion en budget. Le prélèvement PPE est réalisé à hauteur de 8% du montant annuel salaires+charges sociales. Les crédits pour PPE sont mutualisés sur l’adresse A1 TVA. Ces transferts font l’objet d’un type de pièce « TPPE » pour pouvoir les distinguer. Les crédits nécessaires aux paiements ASSEDIC sont ensuite transférés par la DFI pour répartition à la DRH.

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes Les dépenses de personnel – L’engagement individuel Principe des flux SIRHUS BFC F15 Création du matricule Création du matricule Création du pré engagement PRAA Création du fournisseur Création de l’Engagement individuel F43 XLAB Création de la commande de vacation

Création commande(manuelle)
Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La facturation client Commande Exécution de la prestation Labo Création commande(manuelle) C Saisie facture Édition Facture Encaissement BFCE Impact budgétaire analytique Écritures comptables Cons prév Recette D 411 C 700 Réel CO D 5xx C 411 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

- Recettes récurrentes - Recettes sur contrats
Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La facturation client Mise à jour du référentiel - Recettes récurrentes et ponctuelles - Recettes sur contrats et subventions Facturation client Modification après prise en charge Édition de factures Facturation client Pour créer les factures client, le processus de facturation client – liquidation de recettes reprend les éléments des documents de vente, c'est-à-dire : les commandes pour les recettes ponctuelles et récurrentes les échéances des contrats clients pour les recettes sur conventions ou subventions. Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les factures : Traiter l’échéancier de facturation Génération des factures par batch Un préalable : La gestion des jalons de facturation de la structure OTP Vf01 création Vf02 modif Vf04 échéancier de facturation

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La facturation client – La gestion des jalons de facturation La confirmation d’un jalon de facturation par saisie de la date réelle permet de débloquer l’échéance de facturation du contrat SD. Il faut ensuite, à partir de SD, émettre la facture.   Accédez aux jalons en cliquant dans l’arborescence.  La case « Date doc. Vente » permet de vérifier que l’on est bien sur un jalon de facturation  La date fixe de base indique la date d’échéance de facturation  Le code utilisation et son libellé permettent de savoir s’il y a des conditions préalables à remplir.  Il faut saisir la date réelle pour confirmer le jalon et débloquer l’échéance de facturation La confirmation d’un jalon de facturation par saisie de la date réelle permet de débloquer l’échéance de facturation du contrat SD. Il faut ensuite, à partir de SD, émettre la facture.    

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La facturation client – Traiter l’échéancier de facturation L’échéancier de facturation permet de lister l’ensemble des commandes et des échéances du plan de facturation. La première étape consiste à définir des critères de sélection. Le système affiche ensuite une liste de postes de commandes correspondant aux critères de sélection ou bien les échéances du plan de facturation d’un contrat. Vf04 échéancier de facturation

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La facturation client – Traiter l’échéancier de facturation Renseigner les différents critères de sélection Sélectionner le type de document Vf04 échéancier de facturation Éviter de modifier la date de fin pré remplie par défaut avec la date du jour afin d’éviter de facturer des échéances futures à tort.

Prenez votre cahier d’exercices exercice 7 La facturation client

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La saisie des temps chercheurs – Concept de base Les types d’activité Les flux secondaires permettent de transférer des coûts supportés par une unité vers celles qui les consomment réellement. Ils permettent de saisir des quantités valorisées. Au CNRS : Ils représentent un grade. Le taux de valorisation d’une activité est définie pour le couple. Type d’activité – Centre de Coût d’appartenance de la ressource La déclaration du temps passé par un chercheur sur un projet entraîne un transfert de coût du CC prestataire de l’activité vers le projet consommateur. >>Exemple : Le projet X a consommé 10 heures d’ingénieur chimiste du Laboratoire X Un transfert de coût a lieu du CC représentant le laboratoire X vers l’EOTP correspondant au projet X. Ce transfert est valorisé à (10 x prix de l’heure d’un ingénieur chimiste du Laboratoire X). L’écriture analytique de transfert est portée par une nature comptable secondaire affectée au type d’activité. AFFICHAGE KL03 KL13 EN MASSE

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La saisie des temps chercheurs
 Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste.    Saisissez le périmètre analytique « 9000 ».  Validez.    Les dates et la période sont renseignées par défaut. Saisissez un texte d’en-tête pour la pièce (en référence au contrat concerné de préférence).  Saisissez la variante de saisie « Activité des chercheurs».  Renseignez les champs manuellement (centre émetteur, type d’activité, fonds, domaine fonctionnel émetteur, etc). Saisissez le numéro de document de référence « DocRéf » si vous désirez créer une pièce par copie d’une pièce existante.

Prenez votre cahier d’exercices exercice 8 La saisie des temps chercheurs

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La gestion des encours – Typologie des contrats ● Comptabilité des contrats : travaux en cours Constatation des charges en cours de période : DEBIT classe 6 CREDIT cl 4 Travaux en cours en fin de période DEBIT prestation de sce en cours CREDIT variation de stock

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La gestion des ajustements de chiffre d’affaire ● Le principe de comptabilisation des contrats à l’avancement Pré budget en recettes et dépenses Avancement des travaux = charges de n/ charges totales 1) résultat à l’avancement  ( charges de n/ charges totales)*résultat prévisionnel = a 2) chiffre d’affaire à l’avancement charges de n + a Les travaux en cours de fin de période sont ajustés en fonction du CA à l’avancement

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La gestion des ajustements de chiffre d’affaire ● Le principe de comptabilisation des contrats à l’avancement : saisie et contre-passation de l’avancement Comptabilisation de l’ajustement du CA par la transaction FI Indiquer date de contre-passation Contre-passation automatique en début d’exercice suivant

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La gestion des ajustements de chiffre d’affaire

Le processus d’acquisition des dépenses et des recettes La gestion des ajustements de chiffre d’affaire Application au CNRS ● Suivi à l’avancement pour : les projets ANR comptabilisés en 2007 ATTENTION : les projets ANR/USAR  avancement par DR9 s’agissant de financement d’un projet de recherche, le CA à l’avancement  montant de la recette annuelle= montant des charges annuelles (y compris TVA rémanente) ● Facturation à l’échéance pour les autres contrats

Restitutions et Justifications
8 Restitutions et Justifications

Restitutions sur les contrats à justifier
Trois types de restitutions sont disponibles Restitutions analytiques (contrats OTP) Restitutions budgétaires Restitutions sur les recettes (contrats SD) Dépenses et justification des dépenses sur contrat Restitutions « Historique laboratoire » en cours de développement Mise en place courant juin 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Présentation des restitutions possibles
Comptabilité Analytique Liste des contrats OTP et EOTP Structure globale d’un OTP Échéancier d’un contrat OTP (Liste des jalons) Pré-budgets (Affichage des pré-budgets, Analyse financière OTP) Exécution analytique dépenses et recettes (Analyse financière OTP) Comptabilité Budgétaire Programmes CB Adresses budgétaires Budget (Détail des crédits mis en place) Exécution budgétaire de dépenses (Disponible sur engagé) Exécution budgétaire de recettes (Écritures FI) Recettes Contrat SD associé à un contrat OTP Échéancier d’un contrat SD Dépenses Justification des dépenses payées Historique commandes (achats, missions, personnels sur engt. individuel) Historique factures (achats, missions, personnels sur engt. individuel)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (1/4) Liste des contrats OTP et eOTP associés : Synthèse éléments d’OTP Exemple de sélection => Liste des contrats dont la DR 13 est pilote

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (2/4)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (3/4) Structure globale d’un contrat OTP : Synthèse de structure Exemple de sélection => Structure globale de l’OTP projet no 22634 Choisir le profil info PS « CNRS_PROFIL » à partir de l’onglet Autre(s)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (4/4)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (1/6)
Affichage d’un contrat OTP : Gestion des OTP – Project Builder Exemple de sélection => Affichage de l’arborescence de l’OTP no (eOTP et jalons associés)

Affichage du type de contrat (ou profil projet) dans l’onglet Pilotage

Affichage de la synthèse des EOTP associés au projet no 20074

Affichage de la synthèse des jalons de facturation de l’eOTP Recettes no 20074R

Échéancier d’un contrat OTP : Jalons – Synthèse : jalons Exemple de sélection => Affichage de la synthèse des jalons du projet no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Budget analytique (1/2)
Pré-budgets : Affichage des pré budget par période, fonds et nature comptable Exemple de sélection : Pré-budgets du projet no pour la version 0 et période 1 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Budget analytique (2/2)
Affichage des pré-budgets pour la version 0, l’exercice 2007, la période 1, nature comptable Affichage des pré-budgets pour la version 0, l’exercice 2007, la période 1, nature comptable

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse financière OTP (1/2) Pré-budgets : Liste des postes individuels des coûts pré-budgétés Exemple => Pré-budgets du projet no pour la version 0 et périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse financière OTP (2/2) Exemple => Pré-budgets du projet no pour la version 0 et périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (1/10) Analyse pour une période et une version : Réél/eng/total/p-bdgt dev pér ana Exemple => Analyse de l’OTP no sur la version et les périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (2/10) Réel : Montant HT + TVA rémanente des pièces réelles (services faits / factures) Engagements : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Total : Réel + Engagements Pré-budget : Montant du pré-budget

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (3/10) Résultat de l’export sous Excel

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (4/10) Analyse financière exercice par exercice : P-budg/réel/engt/p-bdgt rés/engagé Exemple de sélection => Analyse financière de l’OTP projet no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (5/10) Pré-budget : Montant du pré-budget Réel : Montant HT + TVA rémanente des pièces réelles (services faits / factures) Engagement : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Engagé : Réel + Engagements Disponible : Pré-budget - Engagé

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (6/10) Résultat de l’impression sous PDF obtenu avec l’option « Liste éclatée actuelle»

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (7/10) Engagements non soldés sur OTP : Projets - Postes individuels engagements Exemple de sélection => Analyse des engagements passés au titre de l’OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (8/10) Exemple de sélection => Liste des engagements (en HT) passés au titre de l’OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (9/10) Réalisations sur OTP : Projets - Postes individuels de coûts réels Exemple de sélection => Liste des réalisations (services faits, factures) sur OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (10/10)

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Axes budgétaires (1/4)
Programmes CB liés aux contrats : Répertoire programmes budgétaires Exemple de sélection => Programmes liés aux contrats CNES

Adresses budgétaires : Gestion du plan de structure budgétaire Exemple de sélection => Adresses budgétaires associées au contrat de no partenariat COV001

Exemple de sélection => Adresses budgétaires associées au contrat COV001

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Crédits en place sur un contrat (1/2)
Budget : Détail des pièces de saisie du budget Exemple de sélection => Détail des pièces de mise en place des crédits sur le Contrat avec numéro de partenariat

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Crédits mis en place sur un contrat (2/2)

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Disponible sur engagé (1/2)
Exécution budgétaire des dépenses sur contrat : Disponible sur engagé Exemple de sélection => Analyse du contrat no partenariat sur l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Disponible sur engagé (2/2)
Budget : Montant du budget mis en place sur l’adresse de contrôle du disponible Budget consommé : Montant HT Engagements et Réalisé sur l’adresse de contrôle du disponible Engagements : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Réalisé : Montant HT des pièces réelles (services faits / factures) Réel Engagé : Montant HT Engagements et Réalisé sur l’adresse d’imputation Montant disponible : Budget - Budget consommé sur l’adresse de contrôle du disponible

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Écritures FI recettes (1/2)
Exécution budgétaire des recettes : Écritures FI avec variante /N/RECETTES1 Exemple => Recherche des écritures sur compte général puis filtre sur eOTP 24131R

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Écritures FI recettes (2/2)
Double clic sur une ligne => Détail de la pièce

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Référentiel contrats (1/2)
Contrat SD : Affichage d’un contrat SD à partir de l’eOTP Recette Exemple de sélection => Affichage du contrat SD lié à l’OTP => eOTP Recette R

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Référentiel contrats (1/2)

Restitutions sur les contrats à justifier Recettes – Reporting – Liste d’états SAP Query (1/2)
Échéancier des factures : requête FACT_CONTRAT du groupe utilisateur ZRECETTE Exemple de sélection => Affichage des échéances liées à l’eOTP Recette 24131R

Restitutions sur les contrats à justifier Recettes – Reporting – Liste d’états SAP Query (2/2)

FIN Conclusions

Conclusion et clôture En quelques mots
Des questions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation

Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !

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