La passation des marchés: considérations générales

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1 La passation des marchés: considérations générales
Dec 2010

2 Introduction L’acquisition de biens, services et travaux (passation des marchés) est un élément essentiel de l’exécution des projets. . . L’inefficience ou l’inefficacité en matière de passation des marchés peut être lourde de conséquences: Les résultats et l’impact prévus du projet ne se concrétisent pas L’exécution du projet prend du retard Les dépenses d’exécution s’alourdissent La passation des marchés est une activité sensible: elle est propice à la corruption et à la fraude Complexité de certaines opérations de passation des marchés Utilisation combinée des réglementations nationales et des règles/directives du FIDA

3 Importance de la passation des marchés– Directives du FIDA
Les responsabilités fiduciaires du FIDA: Bonne utilisation des fonds prêtés: Le FIDA doit garantir que les fonds du financement soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été accordés : surveillance spéciale du CPP et du personnel d’appui Exigence d’économie et d’efficience dans l’exécution des projets, en général, et dans la passation des marchés, en particulier : Le FIDA doit veiller à ce que l’attribution des marchés résulte d’un processus concurrentiel Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans la passation des marchés Le principe de “non objection” 3

4 Responsabilités Emprunteur/ Bénéficiaire
Exécution du projet/ programme y compris l’attribution et l’administration marchés FIDA Le FIDA supervise les opérations de passation des marchés de l’emprunteur afin de s’assurer que les fonds sont utilisés aux fins stipulées dans l’accord de financement, en tenant dûment compte de considérations d’économie, d’efficience et d’équité sociale 4 4

5 Rôle de l’emprunteur/ de l’UGP dans la passation des marchés
La responsabilité générale de la passation des marchés revient à l’UGP Planification de la passation des marchés (conformément aux objectifs du projet et au PTBA) Établissement et publication du dossier d’appel d’offres, et appel d’offres Ouverture des plis et évaluation des soumissions Négotiation, attribution et signature du marché Suivi de l’exécution du marché (technique et financière/ administrative) Réception des fournitures/ travaux/ prestations de services Paiement 5

6 Rôle du FIDA dans la passation des marchés
Le CPP doit: Veiller à la cohérence des opérations de passation des marchés avec les objectifs du projet, le PTBA le plan de passation des marchés, et à leur calage temporel dans la période d’exécution Assurer la disponibilité des fonds: Les dépenses de passation des marchés ne doivent pas dépasser les fonds alloués dans l’accord de financement et le PTBA Garantir la transparence et l’équité: la passation des marchés doit être exécutée en conformité avec les règles et procédures applicables Obtenir les meilleures conditions: la passation des marchés doit être le résultat d’un processus concurrentiel Examiner le plan de passation des marchés, la préselection des soumissionaires, exécuter l’examen de la passation des marchés – avant et après Le personnel du FIDA se doit de rester neutre et impartial La souplesse est de rigueur – mais connaissez les règles et les règlements 6

7 Le procesus d’appel d’offres
Formation de la Commission d’examen des offres; N-O du FIDA clé Établissement du cahier des charges et du dossier d’appel d’offres (publicité/ AO/ DS/ DD, selon le cas) AO - appel d’offres Examen des offres et projet de contrat Examen préalable et non objection du FIDA (s’il y a lieu) DS - demande de soumission Attribution du marché à la soumission la plus avantageuse DD - demande de devis 7

8 Méthodes de passation des marchés
Différentes méthodes (allant de l’appel à la concurrence internationale aux marchés de gré à gré) sont utilisées pour les différentes catégories de marchés suivant la nature, le montant et autres critères, le principe directeur étant l’économie, l’efficicience et l’équité sociale CAN ACI Méthodes de passation des marchés Internationale Gré à gré Locale 8

9 Méthodes courantes de passation des marchés
Appel à la concurrence internationale (ACI): pour les marchés d’un montant élevé Publicité dans la presse à grand tirage, auprès des représentants locaux, des embassades, du forum sur le développement des N.U. Présélection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) Appel à la concurrence nationale (ACN): marchés public dans le pays de l’emprunteur Publicité dans la presse locale (note: les fournisseurs étrangers sont admis à soumissionner) Préselection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) 9

10 Méthodes courantes de passation des marchés
Consultation de founisseurs à l’échelle internationale Liste restreinte, au moins 3 fournisseurs réputés d’au moins 2 pays membres du FIDA Envoi d’une invitation à soumissionner aux fournisseurs présélectionnés Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) Évaluation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat Consultation de fournisseurs à l’échelle locale Établissement du cahier des charges et demande de tarif Liste restreinte au moins 3 fournisseurs réputés Invitation à soumissionner au fournisseurs présélectionnés Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) Évaluation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat Gré à gré Extension / ajout concernant un marché existant Uniformisation avec les biens existants du projet Note: l’appel à la concurrence n’est pas obligatoire. 10

11 Principes spécifiques aux projets
Le marché est exécuté conformément à l’accord de financement et/ou la lettre à l’emprunteur La passation des marchés n’est plus limitée aux fournisseurs/industriels des pays membres du FIDA (depuis septembre ) La passation des marchés doit avoir lieu pendant la période d’exécution du projet Les marchés ne doivent pas excéder les fonds disponibles dûment alloués par l’accord de financement. La passation des marchés doit être compatible avec le PTBA approuvé La passation des marchés doit assurer le meilleur rapport qualité/prix 11

12 Cadre réglementaire Le cadre réglementaire doit être respecté . . .
Les règles et procédures applicables à un projet particulier ont des origines diverses: Règles et règlements nationaux concernant la passation des marchés Directives du FIDA concernant la passation des marchés Rapport de conception du projet Accord de financement Les règles, méthodes et procédures applicables sont spécifiées dans la lettre à l’emprunteur ainsi que dans ell as IFAD procurement review requirements 12

13 Compatibilité avec les règles nationales et les directives du FIDA
LES RÈGLES ET RÉGLEMENTATIONS NATIONALES PEUVENT ÊTRE ADOPTÉES SI ELLES SONT CONSIDÉRÉES COMME COMPATIBLES AVEC LES DIRECTIVES DU FIDA Compatibles signifie qu’elles respectent les principaux principes fondamentaux des directives du FIDA N.B. Dans le cas improbable où certaines dispositions de l’annexe 4 de l’accord de financement/ LE ne seraient pas conformes aux Directives du FIDA concernant la passation des marchés, les dispositions de l’annexe 4 auront la primauté 13

14 Examen préalable du FIDA
L’annexe 4 de l’accord de financement/LE énumère tous les grands marchés qui doivent être passés pour le projet, leur valeur estimative, la catégorie (biens, travaux, services), le seuil monétaire fixé pour l’examen préalable du FIDA Les seuils peuvent toujours être modifiés par notification du FIDA à l’emprunteur/bénéficiaire (pour un abaissement du seuil, l’accord des deux parties est nécessaire) 14

15 Passation irrégulière des marchés
Quand la passation des marchés n’a pas été conduite en conformité avec les procédures adoptées (nationales et/ou du FIDA) Quand un marché a été attribué sur la base d’informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par l’emprunteur, même dans le cas où un avis de NON OBJECTION a été émis Quand un marché a été modifié sans l’approbation du FIDA 15

16 Schéma du processus de présélection des soumissionnaires
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17 Revue du projet de dossier de présélection
La publicité et l’invitation à la présélection doivent comprendre: une description succincte des fournitures et des travaux à réaliser les conditions du marché la personne qui finance le projet les conditions d’admissibilité des soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs candidats la date et le lieu où le dossier de présélection peut être retiré Le dossier de présélection doit comprendre les informations supplémentaires suivantes: le marché proposé la valeur estimative du marché et les principales quantités de travaux le lieu des travaux le calendrier d’achat des fournitures ou travaux à réaliser le cahier des charges résumé et les conditions du marché les principales quantities à acquérir les calendriers de livraison ou d’exécution les cautionnements de soumission et d’exécution exigés les modalités de financement du projet les conditions de paiement, et les clauses de révision des prix la langue et le droit régissant le marché toute autre information suffisamment détaillée pour permettre aux soumissionnaires, fournisseurs ou entrepreneurs d’évaluer leur intérêt et de répondre en conséquence 17

18 Procédure d’acquisition des fournitures, services et travaux
Étape 1 Liste des achats et groupement des commandes Utilisation optimale de l’appel à la concurrence Étape 2 Plan de passation des marchés Modèle de plan de passation des marchés: contenu minimal proposé, à actualiser périodiquement (voir le manuel de passation des marchés) 18

19 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Étape 3 Préparation du dossier d’appel d’offres FOURNITURES SERVICES TRAVAUX Dossier d’appel d’offres ou demande de tarif Demande de propositions aux entreprises présélectionnées Appel d’offres Lettre d’invitation et cahier des charges générales et particulières Instructions aux soumissionnaires : * Cautionnement de soumission (forfaitaire) * Méthode et procédure d’évaluation des offres, etc. Instructions aux consultants : * Info sur la préparation des propositions * Méthode et procédure d’évaluation des propositions, etc. Instructions soumissionaires: Conditions du marché (générales et particulières) Acceptable par le FIDA Conditions du marché (générales et particulières) – Fédération internationale des ingénieurs conseils (FIDIC) pour les gros marchés d’un montant supérieur à 10 millions d’USD Cahier des clauses administratives et techniques Mandat Importance des travaux, devis quantitatif et dessins Bordereau des prix Ventilation des coûts Formulaires contractuels Annexes sur les cautionnements de soumission et d’exécution, autorisation fiscale, etc..; Pas de cautionnements de soumission ou d’exécution 19

20 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Étapes cruciales SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES (ST) POUR LES FOURNITURES: Inappropriées, non pertinentes, trop de détails restreignent la concurrence: référence à une marque/un modèle exclusif (équipement TI), trop de détails techniques (ordinateurs de bureau/portables), spécifications liées au projet ou au pays (donner des explications), se limiter aux critères essentiels (conformité avec l’évaluation des ST), garantie et équipement mis à niveau, contrôler les spécialistes, visiter les fournisseurs potentiels 70 à 80% DES PROBLÈMES D’ÉVALUATION D’UNE OFFRE PROVIENNENT D’UNE MAUVAISE DÉFINITION DES SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES MANDAT POUR LES SERVICES CONSULTATIFS Établi par l’utilisateur final des services et non par l’agent d’achat ou le contrôleur financier IMPORTANCE DES TRAVAUX, devis quantitatif, DESSINS: utiliser les services d’un d’un expert ou d’un cabinet d’ingénierie 20

21 Examen du projet de dossier d’appel d’offres
Généralités Le marché est-il: conforme à l’accord de prêt et à tout changement ultérieur indiqué dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuvé ( plan de passation des marchés)? Adéquation et qualité du dossier d’appel d’offres Le dossier d’appel d’offres doit fournir toutes les informations nécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournitures ou de travaux à réaliser. À savoir: les instructions aux soumissionnaires les prix proposés (par exemple, prix unitaires ou prix forfaitaires), dispositions monétaires les conditions de sélection énoncées pour les soumissionnaires (en l’absence de présélection) le mandat ou l’exposé des travaux décrivant les conditions contractuelles les critères d’évaluation qui seront appliqués aux fins d’attribution du marché la clarté et la régularité de l’utilisation d’un régime préférentiel par l’emprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent être privilégiés) l’assurance ou le cautionnement exigé Autres questions dispositions inhabituelles (par exemple, accomptes importants) pièces à joindre au dossier d’appel d’offres liste de soumissionnaires proposée par l’emprunteur pour recevoir l’invitation à soumissionner projet du marché à attribuer 21

22 Examen du projet de DP Généralités Adéquation et qualité de la DP
Le marché est-il: conforme à l’accord de prêt et à tout changement ultérieur indiqué dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuvé ( plan de passation des marchés)? Adéquation et qualité de la DP La DP doit fournir toutes les informations nécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournitures ou de travaux à réaliser. À savoir : les instructions aux consultants (y compris les formulaires et les feuilles de données applicables) les conditions de spécification des prix (par exemple, au temps passé, au forfait, sur remboursement) les dispositions monétaires le mandat décrivant les conditions contractuelles, globales et individuelles la méthode de sélection les critères d’évaluation (techniques et financiers) qui seront appliqués aux fins d’attribution du marché la clarté et la régularité de l’utilisation d’un régime préférentiel par l’emprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent être privilégiés) l’assurance ou le cautionnement exigé Autres questions dispositions inhabituelles pièces à joindre à la DP Liste restreinte de l’emprunteur concernant les consultants destinataires de la DP projet du marché à attribuer 22

23 Procédures de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Formulaires contractuels POUR LES FOURNITURES: formulaires courants OK, mais il faut être attentif aux conditions de paiement (éviter la lettre de crédit et l’engagement spécial, si possible paiement direct, accompte sur garantie bancaire ou d’assurance*) POUR LES SERVICES: selon l’importance et la durée des services concernés POUR LES TRAVAUX: formulaires courants mais modèle spécifique pour l’intervention communautaire *Des critères spécifiques sont en cours d’élaboration pour l’utilisation de garanties d’assurance qui ne sont acceptables que dans des circonstances particulières y compris le libellé, si la Banque mondiale, le cadre réglementaire, et le contexte du pays le permettent. 23

24 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
ÉTAPE 4 Examen préalable et approbation Chaque demande de non objection (NO) doit être numérotée sans solution de continuité, et indiquer le nom du projet, le code du pays et la date, par exemple : NO 08/RWA/PAPSTA/ = 8ème demande de NO du projet PAPSTA au Rwanda, en date du 28 février 2011 Procédure de passation du marché approuvée dans le PTBA et conformément au plan de passation des marchés Appel d’offres ouvert ou restreint ou dossier de préselection Avis publié et liste des journaux, magazines, etc. Lettre d’invitation Liste des soumissionnaires présélectionnés avec justifications Instructions aux soumissionnaires, règles d’évaluation, conditions de paiement Adéquation des ST, du mandat ou du DQ Formulaire Contractuel Conditions générales et particulières du marché Cautionnement de soumission et autres cautionnements 24

25 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Étape 5 Publication de l’avis d’appel d’offres ouvert Étape 6 Ouverture des plis conseil: une boîte pour le dépôt des offres Étape 7 Évaluation des offres/propositions Étapes cruciales Composition de la commission d’évaluation (passation du marché, financière, technique) Le rapport doit être structuré comme suit: Généralités, mention de la NO, publication, liste des documents d’appel d’offres achetés ou envoyés, offres ou propositions reçues, procès verbal de la séance d’ouverture, étapes technique et évaluation avec recommendation Pour les fournitures, la procédure d’évaluation doit être la suivante: 25

26 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Première étape Avant de procéder à l’évaluation détaillée, les évaluateurs nommés par le projet doivent déclarer que les offres reçues sont acceptables et régulières. Acceptabilité: les offres sont acceptables: Si elles sont soumises avant la date limite Si elles proviennent d’un fournisseur dûment sollicité (dans le cas d’une présélection) Si elles ont rédigées en anglais (ou dans toute autre langue spécifiée) Si elles ont remises sous enveloppe cachetée conformément aux instructions données aux soumissionnaires Régularité: les offres sont régulières: Si elles comprennent un cautionnement de soumission (s’il en est demandé) Si les prix indiqués sont fermes et non sujets à variation, si cela est stipulé dans le dossier d’appel d’offres; v) si les prix indiqués sont valables pour la période spécifiée Si elles sont signées et paraphées Si les prix indiqués s’appliquent à un ou plusieurs lot(s) comptet(s) 26

27 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Deuxième étape – Opérations préliminaires: Les évaluateurs procèdent: À la conversion dans une monnaie unique de toutes les offres libellées dans une autre devise en utilisant le taux de change vendeur du pays bénéficiaire en vigueur à la date de clôture de l’appel d’offres À la multiplication du prix unitaire par la quantité afin de vérifier le prix total indiqué par article et le total général de tous les articles. En cas de différence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire sera prépondérant À la vérification des quantités effectives des fournitures proposées et des éventuelles modifications en cas d’erreurs de calcul patentes 27

28 Procurement Process for Goods, Services & Works
Troisième étape – Évaluation technique et financière spécifique et détaillée : L’annexe jointe au dossier d’appel d’offres et de passation du marché doit comprendre une évaluation (technique et financière) spécifique et détaillée des fournitures 28 28

29 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux
ÉVALUATION DES PROPOSITIONS DE SERVICES La procédure d’évaluation des propositions adoptée se déroule en deux temps. L’évaluation technique a lieu en premier, suivie par l’évaluation financière Propositions techniques La commission d’évaluation nommée par le projet exécute l’évaluation en appliquant les critères d’évaluation et le système de points spécifiés dans la feuille de données. Une note technique est attribuée à chaque proposition régulière. Les propositions des autres entreprises (ayant obtenu une note inférieure au seuil de qualité requis) sont rejetées et les propositions financières sont retournées sans avoir été décachetées Demande de non objection du FIDA au rapport d’évaluation technique 29

30 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Propositions financières Ouverture publique des propositions financières, publication des notes techniques respectives Après avoir déterminé si les propositions financières sont complètes et exemptes d’erreurs de calcul, la commission d’évaluation convertit les prix exprimés dans différentes monnaies, dans la monnaie unique spécifiée dans la feuille de données Le taux de change vendeur officiel utilisé est fourni par la source indiquée Les propositions financières sont classées avec à la première place la proposition la moins disante Le nombre maximum de points est attribué à la proposition la moins disante Un nombre de points inversement proportionel à celui de la propositon la moins disante est attribué à toutes les autres propositions financières : par exemple, [nombre total de points de la composante financière] x [montant USD le plus bas]/[autre montant USD] = nombre de points de l’autre proposition financière Négociation: Avant l’expiration du délai de validité de la proposition, le client adresse au consultant qui a soumis la proposition classée la première une notification écrite l’invitant à négocier l’importance, la durée du contrat, les dépenses remboursables, etc. 30

31 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Étape 8 Examen de l’évaluation et approbation du marché Le FIDA ne prescrit pas de présentation spécifique pour le rapport d’évaluation, mais celui-ci doit comprendre au minimum: la liste de tous les candidats Leurs notes en fonction des critères spécifiques et des éléments d’information demandés La liste des candidats rejetés avec la justification détaillée de leur rejet Le projet de liste des candidats préselectionnés qui en résulte 31

32 Procurement Process for Goods, Services & Works
Il n’y a pas de modèle imposé pour le rapport d’évaluation des offres, mais ce rapport doit refléter dans la mesure du possible un processus type d’évaluation des soumissions et en suivre le déroulement logique de la façon suivante: Réception des soumissions et ouverture des plis (y compris procès verbal de l’ouverture publique des plis) examen des soumissions soumissions substantiellement irrégulières correction des erreurs de calcul et conversion monétaire rectification des irrégularités sans conséquence évaluation détaillée des soumissions évaluation et comparaison des soumissions soumission régulière la moins disante post-sélection recommendation d’attribution 32 32

33 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux
Étape 9 Notification du marché Étape 10 Exécution et gestion du marché 33 33

34 Passation des marchés au cours du processu d’achèvement d’un projet
Veiller à ce que toutes les fournitures soit livrées/les travaux achevés/les services rendus avant la date d’achèvement du projet Examiner et suivre attentivement le plan final de passation des marchés et les rapports d’activité au cours de la dernière année du projet Prendre toute mesure visant à faciliter l’achèvement de l’exécution physique des marchés Annuler les contracts qui ne peuvent pas être exécutés avant la date d’achèvement Veiller à ce que seuls les marchés exécutés avant la date d’achèvement du projet soient payés S’assurer que les dossiers de passation des marchés sont complets et obtenir du projet toute pièce manquante Faire rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les projets futurs 34

35 Outils essentiels à une bonne passation des marchés
Un manuel de procédures administratives et financières complet (Manuel opérationnel/d’exécution) Un atelier de démarrage soigneusement préparé et comportant une séance technique La séance technique doit mettre en lumière l’importance de la qualité des soumissions, les causes fréquentes de retards, les problèmes de calendrier Un ‘plan de passation des marchés’ récapitulant les méthodes de passation des marchés, les règles applicables et l’obligation d’un examen préalable conformément à l’accord de financement L’évaluation des capacités de passation des marchés au niveau national/ du projet La formation de UGP et des partenaires nationaux concernés Les compétences en matière de passation des marchés au niveau national/du projet (complétées par un renforcement des capacités permanent) Les compétences en matière de passation des marchés au niveau du FIDA (spécialistes de la passation des marchés en appui au CPP) 35

36 Comment éviter les retards dans la passation des marchés
Absence de plan de passation des marchés ou plan insuffisant/incomplet PTBA mal conçu ou irréaliste Imprécision et ambigüité des termes ou des documents concernant les méthodes d’évaluation des offres et les critères de sélection Absence de confidentialité à divers stades du processus d’évaluation des offres et/ou de sélection de l’offre retenue Absence de justification du rejet des offres ou de la non sélection d’une offre concurrente Ingérence politique dans le processus de passation des marchés Corruption, fraude, conflits d’intérêt et passation irrégulière des marchés Piètre qualification des membres de la commission d’évaluation Manque de capacités de passation des marchés au niveau du l’emprunteur et/ou du projet Insuffisante compréhension des procédures du FIDA au niveau de l’emprunteur et/ou du projet Confusion entre les procédures nationales et les directives du FIDA/ les procédures de l’accord de prêt Procédures lourdes et bureaucratiques d’approbation des documents d’appel d’offres au niveau de l’emprunteur Lenteur de l’émission des avis de non objection du FIDA Lenteur de la réponse du FIDA aux questions de l’UGP 36

37 Merci