Procédures de Déboursement Rapports financier & audit

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1 Procédures de Déboursement Rapports financier & audit
Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW Projet pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Rurales – Phase II Montant autorisé Procédures de Déboursement Rapports financier & audit Modalités Pratiques Passation des Marchés Historique de l’ UNOPS L’Accord de prêt Dates Importantes Compte Spécial Caisse d’avance Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation

2 Historique De l’UNOPS Jusqu’en 1995 l’UNOPS était une unité du PNUD: le bureau d’appui aux projets . Au 1er Janvier 1995, l’UNOPS est devenu une entité indépendante, financée par les services rendus au sein des nations Unies. L’UNOPS est l’institution coopérante pour 65% des projets du FIDA. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation

3 Rôle De l’UNOPS dans Le Cadre du FIDA
Supervision de Projets Administration de prêts Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

4 Le Cycle du projet Fida Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

5 Le Prêt Est destiné à la réalisation du projet.
Est approuvé pour réaliser les activités et composantes spécifiés dans l’accord de prêt. Ne peut être utilisé pour d’autres buts. que ceux spécifiés. Argent public devant être utilisé selon les règles de la comptabilité publique. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

6 L’accord de prêt Article 1: champ d’application Article 2: le prêt
Article 3: le projet Article 4: rapports d’exécution et informations Article 5: rapports financiers et informations Article 6: moyens de recours du fonds Article 7: entrée en vigueur Article 8: divers Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

7 L’accord de Prêt Annexe 1: Description du projet
Annexe 2: Affectation et retrait des fonds du prêt Annexe 3 : Exécution du projet Annexe 3A : Engagements complémentaires de l’Emprunteur Annexe 4 : Passation des marchés Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation

8 Administration du Prêt
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9 Lettre à l’emprunteur (table des matières)
Attestations pouvoirs signataires pour demandes de retrait Procédures de décaissement Compte Spécial Relevé Certifié de Dépenses Retraits des Fonds du Prêt (affectations, conditions, demandes) Date de Clôture du Prêt Passation de marchés concernant les biens et services Révision des documents par l ’UNOPS Appel à des services de consultants Revues du Projet, évaluations périodiques, établissement des rapports Rapports des Etats de dépenses et de vérification des comptes Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

10 ACCORD DE PRET entre la République du Rwanda - l’Emprunteur et le
Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA) Daté du 3 novembre 2003 Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

11 L’accord De Prêt Article 1: Provisions Générales
Conditions Générales; Définitions; Institution Coopérante Article II: le prêt Article III: le projet Exécution du Projet Phases du projet et dates de clôture Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

12 L’accord De Prêt Article IV: Rapports d’exécution et information
Article V: Rapports financiers et information Article VI: Moyens de recours du Fonds Article VII: Entrée en vigueur Article VIII: Divers; Représentants; Adresses Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation

13 Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de
Article II - Le Prêt Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de Montant = $EU ( DTS) Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

14 FINANCEMENT DU PROJET GOUVERNEMENT $EU 2 275 000 FIDA 15 050 000 TOTAL
La participation des BENEFICIAIRES, bien que très importante, n’a pas été incorporée dans les calculs du document du projet mais sera régulièrement rapportée dans la comptabilité du projet à des fins d’évaluation. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

15 Article III - Exécution du Prêt
Conditions: Section 3.03 Un compte spécial Dans une banque acceptable par le FIDA Section 3.04 Retrait du compte de prêts - seulement pour les dépenses éligibles relatives aux biens, travaux et services pour le projet. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

16 Dates importantes Prêt FIDA No. 613-RW
Signature de l’Accord de Prêt: 03/11/2003 Date effective: //2003 Date d’achèvement: //2010 Date de clôture: //2011 Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

17 Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt
Compte Spécial Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt Compte ouvert et géré auprès d’une banque du Rwanda acceptable par le FIDA. Compte est dans la devise spécifiée dans l’Accord de Prêt, en général Dollars E.U. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

18 Le Compte Spécial Objet:
Financer les dépenses éligibles pour les catégories définies dans l’Annexe II de l’accord de prêt. Procédure: Banque Nationale du Rwanda Personnes Autorisées à gérer le compte spécial. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

19 DEPOT INITIAL Avance de déboursement demandée par l’Emprunteur
Les pièces justificatives ne sont pas requises Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

20 Peut être utilisé dans une demande jusqu’à
MONTANT AUTORISE Peut être utilisé dans une demande jusqu’à un niveau total de USD Un premier versement de USD sera effectué dès que le projet est déclaré effectif. Les dépôts successifs jusqu’à hauteur du reliquat de USD seront effectués sur requête dûment motivée de l’Emprunteur et approuvée par l’UNOPS et le FIDA, dès lors qu’un certain montant de dépenses aura été effectué. Une fois que le montant des décaissements aura atteint DTS , un deuxième versement de USD pourra être effectué. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

21 Montant autorisé (suite)
Les conditions: une copie de l’accord entre l’Emprunteur et la banque hébergeant le compte spécial. Confirmant la mise en place du compte spécial et le numéro du compte. Procédures agréées pour l’opération du compte. Une liste des personnes (noms et fonctions) autorisées pour la signature du compte spécial. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation

22 Procédures de Recouvrement
Justification de l’avance/montant autorisé faite au compte spécial débutera quand: le solde disponible dans le compte du prêt moins les engagements non honorés = 2x le total du montant autorisé. Tout fonds restants dans le compte spécial à la date de clôture du prêt, sont reversés au FIDA, sur conseil de l’UNOPS dans la devise utilisée par le FIDA pour les retraits du compte de prêt. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

23 PROCEDURES DE DEBOURSEMENT
Retraits des fonds du prêt Annexe 2 de la Lettre à l’Emprunteur Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

24 Procédures de Décaissement Retraits des Fonds du Prêt
Remboursement et Réapprovisionnement du Compte Spécial (Annexe 2.1) Paiement direct (Annexe 2.5.C) Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

25 Janvier 2004. UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

26 Remboursement Annexe 2A
Une dépense préfinancée par le Gouvernement ou d’autres sources. Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours de la date de paiement, et en tout cas, pas plus tard que dans les 3 mois. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

27 Réapprovisionnement Annexe 2D
Dépenses financées par le compte spécial Les DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial doivent être en Dollars des E.U. Elles doivent être préparées lorsque les dépenses sont au moins égales à 20% du montant autorisé, soit : $EU Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

28 Réapprovisionnement Taux de change
Pour retrouver le montant exact en Dollars retiré du compte spécial: le taux du jour doit être utilisé (taux historique) au moment du transfert en Dollar au compte d’opération du projet (en monnaie locale). ET NON PAS le taux du jour de la préparation de la DRF. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

29 Réapprovisionnement Solde du Compte Spécial + DRF déjà soumis mais pas encore payé + Le montant estimé en $EU, équivalant aux dépenses qui n’ont pas encore été réclamées pour remboursment. = Ce solde doit toujours être égal au montant autorisé, soit $EU Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

30 Réapprovisionnement La DRF doit être supportée par l’extrait bancaire du Compte Spécial issu à la fin du mois considéré, notamment: solde en début du mois considéré le montant de chaque transaction effectuée pendant la période considérée, et la monnaie. la date de paiement le taux de change utilisé le(s) dépôt(s) au compte spécial effectué(s) par le FIDA pendant la période considérée la fin de la période considérée. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

31 Paiement Direct Pièce 2B
FIDA à une tierce personne Le projet (UCP) instruit le FIDA d’effectuer un paiement direct au fournisseur de biens/services, entrepreneur, consultant ou toute autre tierce personne. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

32 Paiement Direct Pièce 2B
Exige un minimum équivalent à $EU pour chaque paiement direct. Pour le paiement inférieur à $EU, le projet doit utiliser le fonds du Compte Spécial en considérant que chaque DRF pour l’approvisionnement du Compte Spécial doit être à au moins égale à $EU (20% du montant autorisé). Les pièces justificatives doivent montrer l’évidence du montant réclamé. les avances de paiement, les paiement en cours sur un contrat ou l’ordre d’achat. Les instructions de paiement doivent être claires. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

33 RAPPORT et AUDIT FINANCIER
Article 1 Section 1.02 (vii) Année Fiscale Du 1er Janvier au 31 Décembre Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

34 Rapports et Etats Financiers
doivent être présentés à l’UNOPS et au FIDA pas plus tard que 3 mois après la fin de l’année fiscale, soit le 31 Mars de chaque année. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

35 Rapport d’Audit Section 5.02 de l’Accord de prêt
Section 9.03 des Conditions Générales du FIDA La copie certifié du rapport d’audit doit être présentée moins de 6 moins après la fin de l’année fiscale, soit avant le 30 Juin de l’année suivante. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

36 L’auditeur général qui audite les comptes du projet,
Examine: Si les systèmes et pratiques comptables (Procédures Administrative et Comptables) de l’Emprunteur sont appropriés. La capacité de l’Emprunteur à tenir une comptabilité saine et transparente. Les documents justificatifs des dépenses (factures, contrats, ordre de paiement etc.). Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

37 Audit Doit donner: Une opinion indépendante sur la validité des déclarations des dépenses Une analyse personnel sur l’utilisation des fonds du Compte Spécial. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

38 Rapport de fin de projet
Après la fin du projet: Le rapport doit examiner: Le processus de réalisation du projet Les résultats finaux Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

39 Procédures techniques
Annexe 2A Formulaire 100 Résumé des demandes de retrait des fonds - Formulaire SS1 Déclaration des dépenses - Formulaires SOE or SS2 Annexe 3C Registre des Contrats - RdC Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

40 Formulaire 100 A utiliser pour toutes DRF Numéro séquentiel
Ce qu’il faut signaler: Numéro séquentiel Remplir toute les sections Les sections 5 & 6 ne sont pas requises pour la déclaration des dépenses La section 7 doit toujours être rempli Les instructions de paiement doivent refléter les noms et adresses complets de la Banque et le numéro du Compte du Bénéficiaire. (Section 8 à 11) Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

41 Formulaire 100 DEMANDE DE DÉCAISSEMENT 1. No DU PROJET DE UNOPS:
2. No DU PRÊT : 3. No DE LA DEMANDE : Destinataire : M. le Chargé de Projet 4. Veuillez payer (Signature/s du/des représentant/s agréé/s (Date) Nom(s) et titre(s) du(des) représentant(s)agréé(s) en caractères d'imprimerie Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

42 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Etat de la caisse d ’Avance 1.Montant avancé par le FIDA 2.Moins montant total recouvré par le FIDA 3.= en cours actuel de l’avance au compte spécial Solde des comptes + montant des dépenses admissibles justifiées dans la demande jointe + montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire : EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

43 Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1
Pour les dépenses non éligibles sous le SOE. Note: Les justificatifs doivent être impérativement attachés. Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

44 Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1
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45 SS2 = SOE Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

46 Déclaration des dépenses - SS2 = SOE
Pour les contrats ou dépenses sur lesquels les pièces justificatives ne sont pas requises Utiliser un formulaire par catégorie Liste de dépense individuelle Période considérée. Paiement sous la colonne 6 doit correspondre à la période considérée Les pièces justificatives ne sont pas requises Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

47 Déclaration des dépenses
Le formulaire SS2 doit être dûment rempli, certifié et certifié par: le Chargé de finance du projet le Gestionnaire du projet l’Autorité désignée représentant l’Emprunteur. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

48 Registre des contrats - RdC
Liste des contrats conclus au cours du mois considéré Procédure de rapport mensuel Une copie doit être adressé à l’UNOPS. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

49 Registre des contrats - RdC
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50 Acquisition des biens et des services
Annexe 4 - L’Accord de Prêt Attachement 3A - Lettre à l’Emprunteur Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

51 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES
Identification Budgetisation Specification Appel d’offre Depouillement Negociation Contractualisation Realisation Paiement Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

52 Acquisition des biens et des services
Annexe 4 de l’Accord de Prêt Appel d’offre local Marchés des travaux de Génie Civil Marchés offert suite à un appel d’offres annoncés localement. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

53 Acquisition des biens et des services Annexe 4
Achat local Contrats pour l’acquisition des véhicules et équipements Les documents relatifs aux offres doivent être soumis à l’UNOPS. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

54 Acquisition des biens et des services Annexe 4
1) Notification de l’Appel d’offres aux fournisseurs potentiels. Capacité d’exécution Expérience et performance capacité en terme de qualification du personnel, équipement et atelier Solvabilité financière. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

55 Acquisition des biens et des services Annexe 4
2) Appel d’offres à travers les média locaux pour Achat local. Evaluation et comparaison d’offres , Recommandations pour l’octroi des contrats, 2 copies certifiées du contrat doivent être envoyé rapidement à l’UNOPS après sa signature et avant la soumission de la 1ère DRF. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

56 Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias
Les procédures d’acquisition du FIDA (Annexe 4) exigent les documents suivants: Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias Explication des procédures d’annonce des biens à acquérir Formulaire de présentation des offres Modèle de contrat Rapport d’évaluation des offres comprenant l’évaluation technique et financière des offres et la composition de ce comité. Lettre d’octroi du contrat. Octobre UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

57 Demande de Retrait des fonds
DRF A l’UNOPS : copie à UNOPS Nairobi et original à UNOPS Rome. Au FIDA : copie sans pièces justificatives Date de clôture du prêt Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

58 Responsabilité du gestionnaire du projet
Tenir une gestion séparée de toutes les ressources identifiées et financées en dehors du prêt Enregistrement des décaissements - Système de suivi Examiner et approuver tous les documents justificatifs Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

59 Demande de Retrait des fonds
Le formulaire de paiement du FIDA comprend: Numéro de la DRF Valeur à la date de paiement Equivalent en Dollars Américain Equivalent en DTS Catégories affectées 6 semaines de délai maximum. Adresse complète pour la liste du FIDA. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

60 Demande de Retrait des fonds
Les demandes de renseignement sur le statuts et le montant du paiement doivent être adressés au FIDA, “Section des prêts”, avec copie à l’UNOPS. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

61 Cheminement de décaissement
Projet : Prépare la DRF UNOPS Nairobi: Revoit la DRF UNOPS Rome: Approuve DRF et envoie l’instruction de paiement au FIDA. FIDA: Procède au Paiement Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

62 Engagement Spécial Attachement 2C Formulaires: 201, 202, 203
Utilisés pour les biens importés en faveur du projet sous la facilité de la lettre de crédit. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

63 Engagement Spécial L’Emprunteur ouvre une Lettre de Crédit dans une banque commerciale. La Lettre de Crédit est supportée par l’ordre d’achat ou le contrat signé. Une fois la lettre ouverte, l’Emprunteur demande à l’UNOPS, agissant au nom du FIDA, de communiquer à la Banque Commerciale située dans le pays du fournisseur (dénomé Banque négociatrice) son engagement spécial par lequel il s’engage à rembourser à la Banque négociatrice les paiements effectués ou devant être effectués. Après approbation, l’UNOPS , au nom du FIDA, communique à la Banque négociatrice la Lettre Spéciale d’engagement (Formulaire 202) ainsi que la Lettre de Crédit proposé. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

64 Engagement Spécial Une fois que la Banque négociatrice reçoit la lettre d’engagement de l’UNOPS, la Lettre de Crédit devient opérationnelle. Quand les conditions de la LC sont remplies, la Banque négociatrice envoie une demande de remboursement (Formulaire 203) à l’UNOPS. Si la demande de la Banque Négociatrice est établie suivant les normes exigés, l’UNOPS envoie l’ordre de paiement au FIDA. Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

65 ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDA
INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

66 ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDA
INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS (Suite) Janvier UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II