Objectifs de la séance de formation

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1 Formation du comité de vérification des conseils scolaires Module 6 Vérification externe

2 Objectifs de la séance de formation
À la fin de cette séance, vous : comprendrez les responsabilités des vérificateurs, de la direction et du comité de vérification à l'égard de la vérification des états financiers; comprendrez le processus de vérification externe; comprendrez les principaux domaines d'interaction avec le vérificateur externe.

3 Obligations du comité de vérification liées à la vérification externe [Règlement de l'Ontario 361/10 9(4)] Examiner le rendement du vérificateur externe et faire des recommandations au conseil au sujet de sa nomination, de son remplacement ou de son congédiement de même que de ses honoraires et de leur rajustement. Examiner le plan de vérification du vérificateur externe. Examiner et confirmer l'indépendance du vérificateur externe. Rencontrer régulièrement le vérificateur externe pour discuter de questions importantes. Résoudre tout différend en matière d'information financière entre la direction et le vérificateur externe. Recommander au conseil une politique sur les services que le vérificateur externe peut fournir au conseil et, si le conseil adopte cette politique, en superviser la mise en œuvre (p. ex. les questions à l'égard de l'indépendance) Source : Règlement de l'Ontario 361/10

4 Responsabilités concernant l'information financière
Comité de vérification/ conseil d'administration Administration des conseils scolaires Vérificateurs externes 1. Rencontrer les vérificateurs externes afin d'examiner le plan de vérification Assurer le maintien adéquat des contrôles et l'exactitude des dossiers financiers Effectuer les vérifications conformément aux normes de vérification généralement reconnues (NVGR) du Canada Rencontrer les vérificateurs externes afin de discuter des résultats de la vérification et d'examiner le rapport Comprendre les principaux systèmes et processus de contrôle interne et évaluer les risques liés à la vérification Transmettre les résultats financiers de manière juste, cohérente et dans les délais prescrits conformément aux PCGR Examiner les états financiers et les divulgations annuelles et les recommander aux fins d'approbation Évaluer le caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables Sélectionner des pratiques appropriées en matière de comptabilité et de divulgation de l'information Obtenir les éléments probants à l'appui des sommes importantes et d'autres éléments d'information prioritaires à fournir dans les états financiers Effectuer le suivi des recommandations de vérification Assurer la supervision des systèmes de contrôle interne Assurer le maintien de la conformité aux exigences législatives et réglementaires Signaler toute irrégularité observée dans les contrôles internes Comprendre les risques de fraude et d'erreur, en discuter avec la direction et trouver des solutions pour y remédier Cerner les principaux risques et établir et assurer le maintien d'un contexte de contrôle rentable Exprimer une opinion sur l'impartialité des états financiers présentés, y compris les divulgations importantes Surveiller la gestion et le contrôle des risques financiers Préparer les états financiers Fournir les compétences sectorielles servant d'assise à l'approche de vérification fondée sur les risques Fournir des déclarations de l'administration Examiner la communication externe des renseignements financiers

5 Objectif de la vérification externe
L’état de la situation financière Objectif : exprimer une opinion sur… l'état des résultats l'état de l'évolution de la dette nette l'état des flux de trésorerie le récapitulatif des principales méthodes comptables et autres renseignements explicatifs

6 Responsabilités du vérificateur externe à l'égard des contrôles internes
Lorsqu'il évalue les risques de la vérification, le vérificateur externe prend en compte le système de contrôle interne appliqué pour l'établissement et la présentation impartiale des états financiers. Cet examen vise à définir des procédures de vérification adaptées aux circonstances, et non à exprimer une opinion sur l'efficacité de ce système. Lorsqu'elles sont jugées importantes, les irrégularités observées dans les contrôles internes doivent être signalées à l'administration et au comité de vérification. Il est possible qu'une vérification conçue et exécutée conformément aux NVGR du Canada ne permette pas de détecter une fraude importante.

7 NVGR Ensemble de normes et de lignes directrices maintenant appelées les normes canadiennes d'audit (NCA). Une vérification exécutée conformément aux NCA est conçue de manière à fournir l'assurance raisonnable que les états financiers, dans leur ensemble, sont exempts d'inexactitudes importantes. Les NCA n'imposent pas de responsabilités à l'administration ni aux responsables de la gouvernance, et elles n'ont pas préséance sur les textes légaux et réglementaires régissant leurs responsabilités. Cependant, la réalisation d'une vérification conforme aux NCA repose sur le principe selon lequel l'administration et, le cas échéant, les responsables de la gouvernance, reconnaissent avoir certaines responsabilités qui sont fondamentales. La vérification des états financiers ne dégage ni l'administration ni les responsables de la gouvernance de leurs responsabilités.

8 NVGR (suite) NVGR Surveillance du comité de vérification
L'équipe de mission doit posséder les compétences et les capacités nécessaires pour exécuter la vérification conformément aux normes professionnelles. Examiner l'expérience du principal partenaire et des membres dirigeant l'équipe de vérification et évaluer leurs compétences. Une vérification doit être menée avec prudence et diligence, ainsi qu'avec une grande objectivité. Surveiller l'indépendance du vérificateur. Les travaux de vérification doivent être planifiés correctement. Discuter et examiner le plan des travaux de vérification proposé. On doit acquérir une compréhension suffisante du contrôle interne à l'égard de l'information financière afin d'être en mesure d'évaluer les risques et de définir des procédures de vérification adaptées aux circonstances. Examiner et comprendre le degré de confiance que le vérificateur doit accorder au contrôle interne dans le cadre du plan de vérification proposé. On doit obtenir suffisamment d'éléments probants appropriés. Demander au vérificateur si la direction a imposé des restrictions à l'égard de la vérification.

9 NVGR (suite) NVGR Surveillance du comité de vérification
Le rapport des vérificateurs indépendants (le rapport) devrait comprendre le titre de chaque élément contenu dans les états financiers, faire référence au résumé des méthodes comptables retenues et des remarques formulées, et faire la distinction entre les responsabilités de l'administration et celles du vérificateur. Examiner les déclarations écrites officielles que l'administration a fournies au vérificateur externe. Le rapport devrait comporter une description de l'étendue de l'examen du vérificateur. Veiller à ce que l'étendue de l'examen du vérificateur établie dans le plan soit mentionnée dans le rapport. Le rapport devrait contenir l'expression de l'opinion du vérificateur ou un énoncé mentionnant qu'une opinion ne peut être exprimée. Examiner et comprendre l'opinion du vérificateur. L'opinion du vérificateur devrait indiquer que les états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière, des résultats et des flux de trésorerie en fonction du cadre de présentation de l'information financière appliqué. Comprendre les méthodes comptables cruciales, les estimations et les jugements choisis par l'administration, de même que le cadre de présentation de l'information financière pour la préparation des états financiers.

10 EXEMPLE – RAPPORT D'EXAMEN DU VÉRIFICATEUR INDÉPENDANT
À l'intention des membres du conseil d'administration Nous avons procédé à la vérification des états financiers du CSD de XXX qui figurent en annexe, à savoir les états des résultats et surplus et de l'état des flux de trésorerie pour l'exercice terminé le 31 août 2011, ainsi que le bilan à cette date, et un résumé des principales méthodes comptables et autres renseignements explicatifs. Responsabilité de la direction à l'égard des états financiers L'administration est responsable de l'établissement et de la présentation impartiale des états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes du secteur public, englobant notamment le contrôle interne qu'elle considère nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies importantes, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Responsabilité du vérificateur Il nous incombe d'exprimer une opinion sur ces états financiers en fonction de notre vérification. Notre vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l'assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes. Une vérification consiste à mettre en œuvre des procédures en vue de recueillir les éléments probants à l'appui des montants et autres données figurant dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement du vérificateur, de même que l'évaluation du risque que les états financiers contiennent des inexactitudes importantes, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Pour évaluer ce risque, le vérificateur prend en compte le système de contrôle interne appliqué pour l'établissement et la présentation impartiale des états financiers afin de définir des procédures de vérification adaptées aux circonstances, et non pour exprimer une opinion sur l'efficacité de ce système. Une vérification comporte également l'évaluation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables effectuées par l'administration, de même que l'évaluation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion.

11 EXEMPLE –- RAPPORT D'EXAMEN DU VÉRIFICATEUR INDÉPENDANT (SUITE)
Opinion À notre avis, ces états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière du CSD de XXX au 31 août 2011, ainsi que le résultat des opérations et des flux de trésorerie de l'exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes du secteur public. (Signature de l’auditeur requise) Comptables agréés Experts-comptables autorisés [Ville, province ou ville, Canada] [Date du rapport d'examen du vérificateur]

12 NCA Le Conseil des normes d'audit et de certification (CNAC) a récemment adopté les NCA, un ensemble complet de normes de vérification internationales publié par le Conseil des normes internationales d'audit et d'assurance. Les NCA s'appliquent aux travaux de vérification des états financiers dont les périodes se terminent sur ou après le 14 décembre 2010 .

13 Modifications des NCA Voici les principales modifications apportées :
Le rapport du vérificateur doit porter une date qui n'est pas antérieure à la date à laquelle les responsables de la préparation des états financiers ont approuvé ceux-ci. Les NCA introduisent une nouvelle forme et un nouveau libellé pour le rapport du vérificateur, dans le but de rendre le rapport plus clair. Elle exige que les vérificateurs intensifient la rigueur de leurs tests et de leurs rapports sur les estimations de l'administration et les parties concernées. Elle exige que les vérificateurs externes demandent à l'administration d'effectuer tous les ajustements nécessaires (au-delà de tout montant négligeable). S'il arrivait que des ajustements ne soient pas effectués, les vérificateurs devraient demander au comité de vérification d'exiger de la direction qu'elle exécute les ajustements de ses états financiers.

14 Principales étapes de la vérification externe
Produit livrable du comité de vérification Accord sur les modalités de la mission Lettre de mission annuelle Planification initiale Comprendre les processus opérationnels et comptables (y compris la TI). Cerner les risques à l'égard de la mission de vérification. Déterminer l'importance relative. Cibler les comptes, les transactions et les divulgations importants. Définir et évaluer le risque d'inexactitudes importantes (y compris le risque de fraude). Coordonner les activités de vérification avec celles des parties externes. Document du plan de vérification

15 Principales étapes de la vérification externe (suite)
Produit livrable du comité de vérification Exécuter les travaux du plan de vérification Vérification des contrôles externes. Application de stratégies de corroboration. Obtention des éléments probants appropriés. Réalisation d'examens des méthodes comptables. Vérification de la divulgation des états financiers. Conclusion et communication Évaluation des résultats des travaux de vérification. Appréciation des répercussions des erreurs courantes et antérieures, s'il y a lieu. Examen des lacunes dans la divulgation de l'information financière. Détermination de la suffisance de l'étendue de la vérification. Obtention des déclarations de la direction. Rapport des vérificateurs sur les états financiers Document des résultats de la vérification Lettre attestant de l'indépendance

16 Modalités de la mission
Selon les NVGR, les modalités de la vérification doivent être convenues avec l'administration ou les responsables de la gouvernance. La lettre de mission devrait comprendre : l'objectif et l'étendue des travaux de vérification des états financiers; les responsabilités du vérificateur; les responsabilités de l'administration; les responsabilités du comité de vérification et les communications du vérificateur; la définition du cadre de présentation de l'information financière pour la préparation des états financiers; une référence à la forme et au contenu à prévoir pour le rapport devant être communiqué; un énoncé expliquant qu'il peut arriver que la forme et le contenu diffèrent de ceux des années précédentes; des lettres de mission distinctes sont également exigées pour les rapports spéciaux (p. ex. des procédures particulières de vérification exigées par le Ministère).

17 Indépendance des vérificateurs
Pourquoi est-ce important? Parce qu'il s'agit là d'un élément essentiel de la mission de vérification. Parce que l'indépendance est indissociable de l'obligation de rendre compte. Parce qu'elle est exigée par les NCA. Source : L'intégrité à la une, 2e édition

18 Qu'est-ce qui peut compromettre l'indépendance?
Menaces. Intérêt personnel Autorévision Menace liée à la représentation Familiarité Intimidation Des sauvegardes peuvent être appliquées. Il existe des services particuliers qui sont interdits aux entités inscrites à la bourse. Pour d'autres entités, tout service ou activité dans lequel le vérificateur agit à titre de « capacité décisonnelle de la direction » est explicitement interdit. Source : L'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA), Norme sur l'indépendance (version 2009)

19 Plan de vérification Les vérificateurs rencontrent le comité de vérification afin de lui présenter le plan de vérification et de discuter de ce dernier. Exemples d'éléments compris dans le plan de vérification : Étendue prévue des travaux et calendrier; Responsabilités concernant l'information financière; Importance relative; Risques importants liés à la vérification; Question liées aux contrôles internes; Analyse et discussion sur le risque de fraude; Recours à des experts (internes ou externes); Nouvelles exigences en matière de comptabilité, de certification et de règlements.

20 Importance relative L'importance relative désigne le degré d'importance d'une inexactitude (y compris une omission) dans des états financiers ou liée à la divulgation d'information financière qui est susceptible d'influencer le jugement de toute personne raisonnable les consultant. Il incombe au vérificateur de fournir l'assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes. Lorsqu'il approuve le plan de vérification, le comité de vérification doit tenir compte tant des aspects qualitatifs que quantitatifs liés à l'importance relative.

21 Risque de fraude Demandes particulières auxquelles doit répondre le comité de vérification Quel est le point de vue du comité de vérification à propos des risques de fraude dans l'entité vérifiée? Y a-t-il, à votre connaissance, des indices de quelconque fraude établie, soupçonnée ou présumée dans l'entité vérifiée? Quel rôle, le cas échéant, le comité de vérification exerce-t-il dans la supervision des programmes antifraude de l'administration?

22 Fraude : définitions applicables
Fraude Acte intentionnel commis par une ou plusieurs personnes parmi les membres de l'administration, les responsables de la gouvernance, les salariés ou des tiers, et comportant l'emploi de manœuvres trompeuses dans le but d'obtenir un avantage indu ou illégal. Facteurs de risque de fraude Événements ou circonstances qui indiquent l'existence de motifs ou de pressions pouvant susciter la perpétration d'une fraude, ou qui offrent l'occasion de la commettre. Information financière frauduleuse Toute inexactitude intentionnelle, y compris les omissions de montants ou d'information dans les états financiers visant à tromper les utilisateurs des états financiers. À DÉPLACER DANS LA PARTIE SUR LA VÉRIFICATION (Source : Manuel de l'ICCA – Certification)

23 Fraude ou erreur? Pour distinguer une fraude d'une erreur, il suffit de déterminer si la publication d'éléments inexacts dans les états financiers était intentionnelle ou non. Bien qu'en droit la notion de fraude soit large, lorsqu'il est question des normes de vérification, les vérificateurs se préoccupent des fraudes pouvant se traduire par une inexactitude importante dans les états financiers. Deux types d'inexactitudes intentionnelles sont pertinentes aux yeux du vérificateur : les inexactitudes qui découlent d'une information financière frauduleuse et celles qui proviennent d'un détournement d'actifs. Bien qu'il soit parfois en mesure de soupçonner ou, dans de rares cas, de déceler un cas de fraude, le vérificateur ne peut rendre de décision judiciaire sur la question de savoir si une fraude a bel et bien eu lieu.

24 Types de fraude Il y a trois principaux types de fraude.
Fraude dans les états financiers Toute inexactitude ou omission intentionnelle dans les états financiers. Détournement d'actifs Toute falsification de chèques, vol d'argent ou d'inventaire, fraude salariale ou vol de services. Détournement d'actifs Corruption Toute manœuvre frauduleuse, comme les pots-de-vin ou paiements illicites visant à influencer les décideurs et la manipulation de marchés. Corruption

25 Le triangle de la fraude
OCCASION RATIONALISATION FACTEUR INCITATIF/ PRESSION

26 Facteur incitatif/pression
La pression exercée peut être réelle ou perçue. La pression est habituellement créée par les circonstances auxquelles le contrevenant est soumis ou auxquelles il croit être soumis (p. ex. une situation personnelle de pression financière, comme un conjoint qui perd son emploi, ou des pressions du marché envers l'atteinte de cibles ou d'objectifs). Voici quelques exemples : Besoin d'améliorer ou de maintenir son statut social (pressions liées au mode de vie); Problèmes financiers (dettes); Besoin d'atteindre des objectifs irréalistes fixés par l'organisation; Besoin d'acquérir un certain niveau de revenu pour gagner la confiance d'un investisseur (dans le contexte d'une société ouverte); Besoin de remplir les objectifs d'un budget. Il peut également y avoir des facteurs incitatifs qui augmentent la probabilité de fraude (p. ex. le système de prime de la direction).

27 Rationalisation La rationalisation est le processus par lequel une personne qui commet une fraude rend légal ou justifie son acte criminel. Ce processus comporte souvent une attitude ou un sentiment d'y avoir droit ou la certitude que « l'organisation peut se le permettre ». Par exemple, le contrevenant peut rationaliser un vol en utilisant les excuses suivantes : Je ne faisais qu'emprunter de l'argent. Je le mérite compte tenu de toutes les heures supplémentaires que j'effectue. Mon employeur m'a trahi. Ce n'est qu'une solution provisoire pour régler un problème. Je le rembourserai lorsque je le pourrai.

28 Occasion Les occasions de commettre une fraude se manifestent d'elles-mêmes de différentes manières. Si les contrôles internes entourant l'information financière ou la protection des biens sont inadéquats, il peut s'avérer relativement facile d'enregistrer de fausses transactions ou de voler des biens. Certains employés (souvent au sein de l'administration) peuvent être en position stratégique pour déroger aux contrôles, créant ainsi des occasions de commettre une fraude. Il y a certaines autres occasions dont on ne tient souvent pas compte : la faible perception de la possibilité d'être détecté ou des conséquences peu importantes d'un comportement inapproprié au sein de l'organisation peut se traduire par plus d'occasions de commettre une fraude que lorsqu'un moyen de dissuasion lié à la détection ou à de graves conséquences est présent. De plus, la collusion est susceptible de permettre aux contrevenants de déroger aux contrôles en place ou de les rendre inefficaces. La plupart des contrôles internes classiques de prévention ne sont pas efficaces pour contrer la collusion. La collusion est généralement décelée par l'intermédiaire de mesures de contrôle de détection et d'une compréhension des activités et du contexte opérationnel de l'organisation.

29 Détection initiale de fraudes en milieu professionnel
Piste Examen de l'administration Vérification interne Événement fortuit Rapprochement de comptes Rapprochement de documents Méthode de détection Vérification externe Surveillance/contrôle Avis aux policiers Confession Contrôles de la TI Pourcentage des cas (Source : 2010 Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse)

30 Discussion – fraude Discutez en petits groupes des facteurs de risque de fraude possibles dans le contexte d'un conseil scolaire. Que peut-on faire pour éliminer ces facteurs de risque de fraude?

31 Document des résultats de la vérification
Les vérificateurs rencontrent le comité de vérification afin de présenter leurs constatations. Exemples d'éléments compris dans le document des résultats de la vérification : état d'avancement des travaux de vérification, étendue et déclarations; opinion des vérificateurs; questions devant être communiquées au comité de vérification (voir la trousse d'outils); résultats des travaux de vérification dans les principaux domaines à risque; examen des aspects importants et des estimations de l'administration; récapitulatif des ajustements acceptés ou non; confirmation de l'indépendance du vérificateur.