Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting

Présentation au sujet: "Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting"— Transcription de la présentation:

1 Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting
Préparé par : Gérard Battarel, Angles Pour : l’Université René Descartes Mai 2006 © Copyright 2004 Gérard Battarel - Reproduction interdite sans autorisation de l’auteur

2 Objectifs Apprendre à organiser le reporting et la communication

3 L’environnement de reporting
Hiérarchie Projet MOE MOA

4 Le reporting vers l’équipe
Hiérarchie Projet MOE MOA

5 Le reporting vers l’équipe
Objectifs : Partager la vision du projet ? Partager les risques ? Partager le niveau de progrès ? Partager les problèmes ? Partager les résultats ? Partager les urgences ? Développer la cohésion ? Développer la mobilisation ?

6 Le reporting vers l’équipe
Objectifs : Partager la vision du projet ? Parfois Partager les risques ? Pas tous Partager le niveau de progrès ? Oui Partager les problèmes ? Pas tous Partager les résultats ? Oui Partager les urgences ? Oui Développer la cohésion ? Oui Développer la mobilisation ? Oui

7 Le reporting vers l’équipe : processus
Réunion d’information, courte (30 minutes max), avec questions Rituelle : même jour, même heure, même durée Périodicité rapprochée (1 semaine) Peut s’appuyer sur des outils de l’équipe : intranet, groupware, mais le support écrit n’est indispensable que pour les points d’action

8 Le reporting vers l’équipe : contenu
Projet : Appréciation du chef de projet de la situation (mobilisation) Indicateurs de progrès Accomplissements depuis la dernière fois Priorités pour la période à venir Suivi des points d’action des réunions précédentes Questions : envisager le mode de traitement, ne pas traiter sur place si la réponse n’est pas évidente

9 Le reporting vers l’équipe : contenu
Venant de la MOA : feedback de réunions de pilotage ou de contacts divers Changements côté MOA Feedback MOA concernant l’équipe Résultat de requêtes antérieures à la MOA

10 Le reporting vers la maîtrise d‘ouvrage
Hiérarchie MOA MOE Projet

11 Le reporting vers la MOA – Projet en responsabilité
Objectifs : Partager la vision du projet ? Parfois Partager les risques ? Pas tous Partager le niveau de progrès ? Oui mais Partager les difficultés ? Parfois Partager les résultats ? Oui Partager les urgences ? Oui Vérifier la cohésion ? Oui Développer la mobilisation ? Si nécessaire

12 Le reporting vers la MOA - Processus
Réunion (comité de pilotage) précédée d’un rapport d’activité et compte-rendu approuvé Périodicité : un à trois mois Durée : fonction de l’ordre du jour Préparer : la réunion est le lieu de résolutions et de décisions, pas de découvertes Ordre du jour Diffusion de documents à l’avance, contacts

13 Le reporting vers la MOA – Rapport d’activité
Précède le comité de pilotage, ou a une fréquence plus élevée (mensuel) Contenu : Indicateurs Faits marquants durant la période écoulée Difficultés nécessitant une assistance client Prochaines étapes Purement factuel

14 Le reporting vers la MOA – Contenu
Accomplissements Livrables acceptés Difficultés résolues depuis la dernière fois Indicateurs de progrès Présentation : valeurs et tendances Analyse

15 Le reporting vers la MOA – Contenu
Difficultés en cours Pour chacune, exposer et proposer une approche de solution Définir un plan d’action (action – responsable – date de résolution) Suivi des problèmes anciens non résolus Mise à jour de la liste d’actions Prochaines étapes Événements attendus dans la période à venir Livrables à venir

16 Le reporting vers la MOA – Compte rendu
Tableau de bord et commentaires Indicateurs : Valeur courante et valeur planifiée Valeur précédente ou histogramme Présentation des résultats de la réunion sous forme I-D-A Accomplissements (I) Difficultés (I,D,A) Prochaines étapes (I) Date de prochaine réunion

17 Le reporting vers la hiérarchie
MOA MOE Projet

18 Le reporting vers la hiérarchie
Objectifs : Partager la perception du projet, s’assurer de la cohérence Partager le niveau de progrès Partager les difficultés et les risques, en proposant des approches de résolution Effectuer un suivi des actions décidées précédemment Développer la compréhension MOA-MOE

19 Le reporting vers la hiérarchie
Format Situation du projet : indicateurs et interprétation Accomplissements de l’équipe Information client Difficultés Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou mis en œuvre), Date de résolution espérée Liste d’actions Type, N° de difficulté, Description de l’action, Responsable, Date de résolution Une action terminée devient une information

20 Les indicateurs ne sont qu’une partie du pilotage :
Ce qu’il faut retenir Les indicateurs ne sont qu’une partie du pilotage : Les tendances sont parfois plus parlantes que les valeurs absolues Tout n’est pas mesurable (ni mesuré) sur un projet La communication s’intéresse autant au message qu’à celui qui le reçoit La perception est la réalité

21 Reporting interne et externe
Exercice Reporting interne et externe Reprise de l’exercice de pilotage à T0+40j Déterminer l’avancement et le reporting interne et externe

22 Interprétation des indicateurs
VC<0 ou IPC<1 VC>0 ou IPC>1 VS<0 ou IPT<1 Le projet est en retard et déjà en dépassement de budget : c’est le plus mauvais cas. Il faut faire quelque chose Le projet est en retard, mais n’a pas consommé ce qui était prévu : si le temps est critique, il faut allouer des ressources supplémentaires VS>0 ou IPT>1 Le projet est en avance, et a consommé plus que prévu : comparer TVS et TVC ; attention à la surchauffe Le projet est en avance, et a consommé moins que prévu au plan : bravo !