1/ Le bureau des entrées et les services cliniques :

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1 1/ Le bureau des entrées et les services cliniques :
Human Factor, Système d ’Information Hospitalier et Identité du Patient : Il faut prévenir et traiter au quotidien. Dr F. HOUYENGAH - Pr R. BEUSCART Département de l ’Information Médicale , C.H.R.U. de Lille La Problématique : La Modélisation : Le patient est au centre du Système d ’Information Hospitalier (SIH), Les nombreux acteurs du SIH ont des profils métiers variés, Les erreurs humaines ne sont pas toujours visibles et détectables, Une information erronée peut avoir des conséquences dramatiques pour le patient, De la simple erreur d ’adressage de courrier de sortie à l ’accident transfusionnel. Mettre en place une assurance qualité sur le thème Identité Patient. Situation normale : Les informations du patient A sont dans le dossier A. Les informations du patient B sont dans le dossier B. Cas simples* : Dans un dossier, il y a les informations d’une seule personne. Les doublons : Un patient a plus d ’un seul dossier. Erreur isolée sur Identité : Le dossier A contient les informations de A, mais ce dossier est erroné (exemple : erreur de date de naissance, d ’orthographe sur le nom ou le prénom…). Modification simple : Le dossier A est modifié. Il porte la marque de B, mais il ne contient que les informations de A. Cas complexes** : Dans un dossier, il y a les informations d’au moins deux personnes. Mauvaise affectation : Les informations du patient B sont enregistrées dans le dossier du patient A. Fusion de dossiers : Les dossiers de A et de B sont fusionnés en seul dossier AB contenant à la fois les informations du patient A et du patient B. Usurpation d ’identité : Le patient C ne possède pas de dossier. Il emprunte les dossiers du patient A ou du patient B. Modification complexe : Le dossier A est modifié. Il porte la marque de B mais il contient les informations du patient A. Le patient B est enregistré dans ce dossier modifié. Le Système d’Information Hospitalier : Le Modèle Organisationnel de données : Un Modèle Conceptuel Minimal : Les informations administratives sont transmises dans une base centrale. Cette base est accessible aux utilisateurs locaux. Architecture Client-Serveur Système Local service 1 Utilisateurs service 1 Un patient peut avoir plusieurs venues, une venue appartient à un seul patient Une venue se déroule dans plusieurs services, un service est lié à plusieurs venues Pour une venue dans une structure il peut y avoir plusieurs diagnostics médicaux… Ce schéma minimaliste illustre la complexité des liens entre les tables. Une erreur à la source (table Id_Patient) se propage en cascade à l’ensemble du système. Diag Méd. n Accueille du patient, Au bureau des entrées : Recherche ou création du dossier, Création du numéro de venue. Affectation du séjour à l ’unité de soins. SGBDR Oracle Système Local service 2 Utilisateurs service 2 Serveur d ’identités Patients et des numéros de Venues SGBDR Oracle Serveur Central Opérationnel : PMSI, Plateaux techniques, Pharmacie... SGBDR Oracle SGBDR Oracle n n Système Local service 3 Utilisateurs service 3 SGBDR Oracle Venues Id_Patient 1 n Structure Système Local service ... Utilisateurs service ... SGBDR Oracle Processus « Identité_Patient » = Flux d’Informations Permanent : Identité du Patient Assurance Qualité Id_Pat?: - Formations, - Informations sur risques, - Chef Bureau Entrées. Cellule de Veille et EMFIP (Équipe Mobile Fusion identité Patient) N Pas d ’Assurance Qualité Id_Pat. Homonymies O Human Factor? Type Erreur? CV EMFIP Dossier Non Étudié Homonymies Anonymats Usurpation Erreur Isolée Doublons Modif. Simple Cas indéchiffrable Erreur Informa- tique? Cas simples* Cas complexes** Mauvaise Affecta Fusion Modif. complexe Bureau des Entrées Services cliniques Anomalie? N Id_Pat a priori correcte Anonymats O Fiche Incident? N Info. Anomalie Incomplète Cas simples* Tracer Corriger Tracer Corriger O Enquête Locale? O Type Anomalie? Cas complexes** Tracer Corriger Tracer Corriger N Tracer Corriger N O Le schéma suivant décrit l’évolution de l’objet « Identité Patient » dans le SIH. Il existe deux environnements principaux: 1/ Le bureau des entrées et les services cliniques : Le Chef du bureau des entrées est formé et informé des risques liés à la mauvaise qualité de l’identité du patient. Un accent est mis sur la méthode de création et de recherche des identités patients dans le SIH. Les anomalies « cas simples » sont analysées au niveau du bureau des entrées. Après une enquête sous la responsabilité du Chef du bureau des entrées, les corrections sont effectuées et tracées. Les « cas complexes » sont orientés sur la Cellule de veille et l ’EMFIP. Dans tous les cas un dossiers suspect est marqué avant la correction définitive. 2/ La Cellule de Veille et l’équipe Mobile Fusion Identité Patient:(EMFIP) : La Cellule de Veille et l ’EMFIP étudient les dossiers suspects d ’anomalies. Pendant les enquêtes, les dossiers suspects sont marqués. Soit il existe une erreur humaine et elle peut correspondre aux cas simples, aux cas complexes voire à une erreur informatique. Soit il n ’y a pas d ’erreur humaine. Dans ce cas il peut s ’agir : des homonymies, des anonymats, des usurpations d ’identité ou d ’erreurs isolées. La Cellule de Veille est le pivot de l ’assurance qualité « identité patient ». Tracer Corriger N Tracer Corriger O N Tracer Corriger O Tracer Corriger Tracer Corriger Tracer Corriger Tracer Corriger Type ? Dossiers Modifiés Tracer Corriger Dossiers Perdus Tracer Corriger Risques et Solutions : Risques : Pour le patient : De la simple difficulté logistique (une convocation qui n ’arrive pas à la bonne adresse) à l ’accident dramatique (erreur transfusionnelle, antécédents médicaux confondus…). Les risques sont importants quand le SIH est un outil d ’aide à la décision dans le soins et non un système permettant uniquement de décrire l ’activité de l ’établissement. Pour l ’établissement hospitalier : Des pertes financières (une facture qui n ’arrive pas à la bonne adresse), ou une responsabilité juridique en cas d ’incident ou d ’accident. Solutions : Préventives : Former les utilisateurs du SIH sur l ’importance de l ’exhaustivité de la qualité des données Identité Patient (méthodes de recherche dans le SIH, responsabiliser les utilisateurs). La carte Sésam-Vital 2 (réduction des erreurs de saisie sur le nom…). Curatives : Équipe de Veille multidisciplinaire (Chef Bureau des entrées, Hémo-biologistes, DIM, Informaticiens, Délégation qualité…) chargée d ’étudier les dossiers anormaux et de suivre l ’évolution du SIH. Une Équipe officielle reconnue, habilitée à effectuer des enquêtes directement dans les dossiers patient papiers des services.