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1 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Information / consultation sur les évolutions du système d’évaluation en France hors déclinaison des critères comportementaux CE HPF - 21 et 22 Avril 2015

2 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 1.Les Objectifs  La fixation des objectifs  Les objectifs  La communication des objectifs 2. L’entretien annuel  La langue utilisée pendant l’entretien  L’évaluation par le salarié de sa performance  Le séquencement de l’entretien  La collecte des Feedbacks  L’entretien sur la charge de travail

3 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 3. La notation  La signification des 5 niveaux de performance  Les conséquences des 5 niveaux de performance 4. La procédure de contestation  Les délais de contestation en cas de désaccord sur les objectifs ou sur la note 5. Le Calendrier prévisionnel et la communication

4 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 1. LES OBJECTIFS

5 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 5 La fixation des objectifs  Conformément au calendrier Corp. (actuellement entre début novembre et fin janvier) le manager fixe les objectifs assignés au salarié.  Encadrement du nombre d’objectifs qui serait au maximum de 8  Possibilité de rendre prioritaire les objectifs les uns par rapport aux autres  Renforcement de la communication auprès des managers et des salariés autour du caractère SMART des objectifs.(Cf slides suivantes)  Discussion entre le collaborateur et le manager lors de la fixation des objectifs sur les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir les atteindre

6 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 6 TitreLe nom de l’objectifExemple : La croissance du revenu SSpécifique L’objectif SMART comprend une cible spécifique Améliorer le revenu sur les comptes MMesurable L’objectif SMART comprend la mesure qui permet d’évaluer l’atteinte de l’objectif, en incluant l’achèvement partiel De 10% AAtteignable L’objectif SMART est atteignable et motivant pour l ’employé L'année dernière, la croissance de revenu pour ce type de salarié était 7 %, donc 10 % semblent à portée RRéaliste/Pertinent L’objectif SMART explicite les tâches qui les rendent applicables pour l’employé Par un mix approprié de croissance sur les comptes existants et la signature de nouveaux comptes TTemps (Limité) L’objectif SMART comprend une période de temps que l’objectif couvre Pendant l’année 2015 Objectif Complet Un objectif complet comprend tous les caractéristiques SMART Améliorer le revenu sur les comptes de 10 % par un mélange approprié de croissance sur les comptes existants et la signature de nouveaux comptes pendant l'année 2015 La notion d’objectifs S.M.A.R.T

7 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 7 La notion d’objectifs S.M.A.R.T Spécifique (lié à la sphère de compétences des employés) Un objectif qui définit clairement et avec concision ce qui est à faire, réduit au minimum les malentendus et les interprétations erronées. M Mesurable : La définition d’un objectif mesurable aide à déterminer le niveau de réalisation de l’objectif. Vous pouvez utiliser des mesures quantitatives ou qualitatives les plus appropriées l’atteindre. R Réaliste / Pertinent : Définir les objectifs atteignables aidera à motiver l’employé. A Atteignable : Un objectif est réaliste si l’on tient compte des contraintes existantes telles que le temps et les ressources. T Temps (limité) : Fixer des objectifs dans un horizon de temps limité encourage la réalisation de ces objectifs dans une période déterminée.

8 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 8 La communication des objectifs  Les objectifs devront être discutés et retranscris par les managers et les salariés dans l’outil d’évaluation (workday à ce jour)  Le manager devra s’assurer que les objectifs sont bien compris par son collaborateur  Les managers français devront rédiger les objectifs et le compte rendu de l’entretien d’évaluation en français pour tous leurs collaborateurs basés en France.  Français privilégié dans les autres cas. Si le salarié le souhaite, il peut demander à son RRH / host manager la traduction en français  Pour les salariés francophones dont la note est inférieure à AE : traduction automatique des objectifs de l’année écoulée, des commentaires d’évaluation mentionnés dans l’outil (Workday à ce jour) et des objectifs de l’année suivante

9 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 2. L’ENTRETIEN D’ÉVALUATION

10 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 10 Langue utilisée au cours de l’entretien  Français exigé pour les salariés dont la langue maternelle ou d’usage est le français.  S’agissant des salariés dont le manager est de langue étrangère, possibilité de recourir au host manager.

11 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 11 La préparation du salarié : l’ évaluation par le salarié de sa performance  Responsabilité partagée du salarié et du manager d’arriver préparés à l’entretien annuel afin de pouvoir avoir un échange constructif.  Le salarié peut, s’il le souhaite, remplir sa propre évaluation dans l’outil d’évaluation (Workday à ce jour) avant l’entretien d’évaluation.  Si le salarié choisit de ne pas remplir sa propre évaluation, il pourra la documenter à l’issue du premier entretien d’évaluation (cf. slides suivantes).

12 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 12 La collecte de feedbacks: principe  Le feedback est le partage d'observations sur la performance du salarié dans son environnement de travail  C’est un outil à la disposition du Manager et du salarié  Le feedback reste un complément à l’évaluation faite par le Manager  La collecte des feedbacks est effectuée par le Manager via Workday

13 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 13 La collecte de feedbacks: principe  Les seules questions posées à l’occasion des collectes des feedbacks seront les suivantes (étant précisé que la personne interrogée peut s’abstenir de répondre à certaines questions): 1.Quels sont pour vous les plus grands points forts de xxx ? 2.Quelles sont les domaines que pourrait développer xxx afin d’être plus performant dans son poste ? 3.Comment la contribution de xxx a impacté le succès de votre projet ? 4.Comment xxx a permis d’identifier des problèmes potentiels et a été force de proposition pour influer positivement votre projet ou votre équipe ?

14 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 14 La collecte de feedbacks : transparence -Ne peuvent être consultés que d’autres employés HP de niveau manager supérieur et qui travaillent avec le salarié à l’exclusion des pairs (salarié reportant au même manager et à niveau de poste identique). -Il est convenu que pour certains métiers un feedback sera demandé au responsable fonctionnel du salarié (responsable de projet, account manager, responsable de compte ou de produit…) Pas de feedbacks demandés à des personnes extérieures à HP - Transparence des feedbacks: Les personnes consultées sont choisies par le Manager et / ou le salarié. La liste des personnes consultées est communiquée au salarié avant l’entretien. Restitution du contenu : -Lors de l’entretien d’évaluation, le manager restituera auprès du salarié le contenu intégral des feedbacks obtenus -L’identité de l’auteur du feedback est dans un premier temps confidentielle. -Cette confidentialité est levée en cas de contestation de la note. Dans cette hypothèse, les feedbacks (contenu et auteurs) seront communiqués au salarié concerné par email du manager.

15 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 15 Séquencement de l’entretien d’évaluation Avant le 31 octobre de l’année N, le manager organise l’entretien d’évaluation pendant lequel il devra : -Échanger avec le salarié sur sa performance lors de l’année écoulée sur la base de ses résultats, des éventuels feedbacks, -Annoncer au salarié la note qu’il compte saisir dans les systèmes. Sur demande du salarié, un entretien supplémentaire pourra être fixé. A compter de début de décembre (en fonction de l’agenda corporate), le Manager organisera un second entretien avec le salarié (« one conversation ») ayant pour finalité de : -Restituer sa note au salarié -Le cas échéant, expliquer au salarié les raisons de la modification de la note initialement annoncée -A la demande du salarié, les raisons seront données par écrit -Échanger avec le salarié sur ses perspectives de développement et de carrière au sein d’HP

16 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 16 Modalités de l’entretien d’évaluation Pour les salariés basés sur le même site, un entretien physique sera réalisé Pour les salariés basés sur des sites différents en France, un entretien physique sera recommandé Pour les salariés dont le manager est basé à l’étranger, un entretien par visio conférence sera recommandé En cas de changement de manager en cours d’année, un entretien d’évaluation intermédiaire sera réalisé entre le manager « partant » et le salarié pour assurer la transmission.

17 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 17 L’entretien spécifique sur la charge de travail  L’entretien sur la charge de travail est distinct de l’entretien d’évaluation.

18 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 3. LA NOTATION

19 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 19 La notation : le principe  Le principe de notation chez HP repose sur la réalisation d’objectifs SMART : La notation provient donc de l’examen par le manager de deux critères : -Les objectifs SMART fixés ont-ils été atteints par le salarié ? (What) -Comment le salarié a-t-il atteint ses objectifs SMART ? (How) Par ailleurs, l’évaluation se fait au regard de la seule performance individuelle des salariés sans prise en compte d’éléments extérieurs.

20 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 20 Significantly Exceeds Expectations Exceeds Expectations Achieves Expectations Partially Achieves Expectations Does Not Achieve Expectations New to Company Description Atteinte des objectifs SMART 80 % min de la note Dépasse significativement ses objectifs Dépasse ses objectifsAtteint ses objectifs Atteint ses objectifs partiellement N’atteint pas ses objectifs Salarié entrés dans la société il y a moins de 6 mois: évalués N Salariés absents plus de 6 mois sur l’année fiscale et toujours absents lors de l’évaluation : pas évalués Salariés absents plus de 6 mois et présents le jour de l’entretien : AE minimum si le système le permet Atteinte des critères comportementaux SMART dont esprit d’équipe 20% max de la note Dépasse significativement ses objectifs Dépasse ses objectifsAtteint ses objectifs Atteint ses objectifs partiellement N’atteint pas ses objectifs Performance relative aux pairs Significantly exceeds performance of peers Exceeds performance of peers Performs at same level of peers Performs at same level of peers some of the time Does not perform at same level as peers Actions DéveloppementPlan de développement de carrière Plan d’amélioration de la performance et actions correctives si nécessaires Plan de retour à la performance et actions correctives immédiates Fixation d’objectifs de performance dans les 30 jours Revue mensuelle de l’atteinte de ces objectifs. Opportunités de carrière Mobilité interne, promotion, développementMobilité interne La signification des 5 niveaux de performance et leurs conséquences Pas applicable en France

21 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 4. LA PROCEDURE DE CONTESTATION

22 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 22 Les fondamentaux de la procédure de désaccord  La contestation de la note peut se faire par simple mail adressé à son manager et en copie à la Direction des Ressources Humaines.  La contestation de la note emporte levée de la confidentialité des feedbacks.  Le manager organise un entretien à bref délai avec le salarié et le service RH. Le salarié pourra se faire assister par un salarié de son choix lors de cet entretien.  Une réponse écrite sera adressée au salarié en cas de rejet de sa contestation.

23 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 23 Délais de contestation en cas de désaccord sur les objectifs fixés  Il est rappelé que la fixation des objectifs relève de la responsabilité du manager.  Si un employé est en désaccord avec ses objectifs fixés, il en informera, de manière motivée son manager, dans les 15 jours suivant la discussion relative à ses objectifs.  Le manager devra alors organiser une nouvelle discussion dans les 15 jours suivant la contestation.  Si à l’issue de cette discussion, le désaccord persiste, l’employé pourra saisir le N+2 ou la Direction des Ressources Humaines. Après étude, une réponse sera adressée au salarié.

24 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 24 Rappel : respect des règles fixées pour l’évaluation  Conséquences en cas de non respect des règles adoptées précédemment : -Si un employé ne s’est pas vu fixer d’objectifs, ou -Si les objectifs fixés n’ont pas fait l’objet d’une discussion entre le manager et son collaborateur, ou -Si un employé n’a pas eu d’entretien d’évaluation ou de mid-year review au cours de l’année, Alors la note sera au minimum « AE »

25 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 5.CALENDRIER PREVISIONNEL & COMMUNICATION

26 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 26 Calendrier prévisionnel sur les dispositions d’aménagement du système d’évaluation hors déclinaison des critères comportementaux  Information / consultation des CHSCT sous forme de réunion commune par entité: HPF: 14 Avril 2015 / HPCCF: 20 Avril 2015 (en ce compris une présentation sur le module évaluation de workday)  Information / consultation des CE: HPF: 21 Avril 2015 (Ordi) / HPCCF: 28 Avril 2015 (Ordi)  Information individuelle des salariés  Mise en place des e-learnings et formations pour les Managers

27 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 27 Calendrier prévisionnel sur la déclinaison des critères comportementaux  Déclinaison des critères comportementaux réalisée avec l’aide du cabinet ALTEDIA au plus tard le 5 mai 2015 et revue et analysée par le cabinet Sextant au plus tard le 15 juin 2015. Les frais et honoraires du cabinet Sextant seront pris en charge par la Direction. Le cabinet Sextant aura accès aux mêmes documents que ceux mis à disposition d’Altedia pour l’exécution de sa mission  Information / consultation des CHSCT sous forme de réunion commune par entité: HPF: début juillet 2015 / HPCCF: début juillet 2015 une présentation sera également faite sur les guides d’évaluation.  Information / consultation des CE: HPF: fin juillet 2015 / HPCCF: fin juillet 2015  Information individuelle des salariés  Mise en place des e-learnings et formations pour les Managers

28 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 28 Communication La Direction mettra en place :  Des supports de présentation en français et en anglais destinés aux managers ainsi que des webcasts  Des supports de présentation en français et en anglais destinés aux salariés HPF et HPCCF ainsi qu’une formation en e-learning  Le guide d’utilisation rappellera : -L’interdiction absolue d’utiliser des quotas de note et du ranking (notation relative) en France -les principes fondamentaux de l’évaluation (art L1222-2 ct: Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles) -La possibilité de recourir à la politique SBC en cas de violation des règles d’évaluation -La possibilité pour le salarié de répondre dans la rubrique réservée à ses commentaires aux questions suivantes: Est-ce que les objectifs ont été discutés effectivement entre le salarié et le manager ? Est-ce que le travail effectif pendant l’année a correspondu aux objectifs fixés en amont ? Est-ce que le salarié a bénéficié d’un suivi suffisant de son manager ? Est-ce que le salarié a bénéficié des moyens nécessaires à l’accomplissement de ses missions ? -La possibilité pour le salarié d’imprimer une version papier du guide ainsi que du compte rendu d’évaluation

29 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. 29 Communication S’agissant de l’outil d’évaluation Workday:  la Direction rappelle que Workday dispose d’un site support dans lequel chaque salarié peut trouver les informations lui permettant d’utiliser les différents modules de l’outil. Un rappel de l’existence de ce support et une explication de son fonctionnement seront néanmoins effectués dans le guide d’évaluation.  Des sessions d’information en face à face ou en e-learning seront également proposées par la RH locale en début de période d’évaluation.