Presenter Name, Title, Department and Date. Simple communications planning to manage a crisis Presenter Name, Title, Department and Date. Planification.

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1 Presenter Name, Title, Department and Date. Simple communications planning to manage a crisis Presenter Name, Title, Department and Date. Planification simple des communications pour gérer une crise Isabelle LeBlanc 06/12/2015

2 Basic Principles Definition Key to success: preparation! Coordination and decision making Information destined for the public  Mechanism  Spokesperson  Messaging content Principes de base Définition Clé du succès : la préparation! Structure de coordination et de prise de décision Information destinée au public  Par quel moyen?  Porte-parole?  Contenu du/des message/s?

3 Target audiences Elected officials/residents Media Stakeholders Others?  Distinct key messages  Frequency of updates  Clear and exact information Publics cibles Élus / Résidants Médias Intervenants Autres?  Messages clés distincts  Fréquence des mises à jour  Infos claires et exactes

4 Challenges Défis No in-house communications and/or media relations expertise No tools No budget Pas de personnel municipal spécialisé en communications et/ou relations avec les médias Pas d’outils Pas de budget

5 Tips and Tricks Trucs et conseils Appoint and train a staff Develop a crisis comms. plan Proactive / Reactive Identify key people and offer training (NBEMO) Nommer et former un employé Élaborer un plan de comm. en situation de crise Proactif / Réactif Identifier les personnes-clés, et offrir une formation (OMUNB)

6 Crisis Management Take advantage of social media and website Designated spokesperson Key messages (reassuring, precise, clear, honest) Gestion de la crise Profitez des médias sociaux et de votre site Web Un porte-parole désigné Messages clés (rassurants, précis, clairs, honnêtes)

7 Crisis Management (cont’d) Make use of a recorded message at City/Town Hall Adapt and listen Debrief (lessons learned) Gestion de la crise (suite) Profitez d’un enregistrement téléphonique à l’hôtel de ville Adaptez-vous; soyez à l’écoute Debriefing (retour sur les leçons apprises)

8 Social Media Médias sociaux Inévitable Risque principal : les gens ne vérifient pas la véracité ni la crédibilité des sources Vous devez devenir LA source fiable. Inevitable Risk: sources aren’t checked Become THE credible source

9 Social Media (cont.) Médias sociaux (suite) Des messages rapides, factuels, crédibles et opportuns limiteront les rumeurs et la panique. Quick, factual, credible and timely messages will limit rumours and ease the panic.

10 2013 Calgary Floods / Inondations à Calgary en 2013 Mayor/Maire Naheed Nenshi

11 Edward Burkhart CEO/PDG MMA (Lac Mégantic 2013)

12 To remember… Understand the situation Know your audience Teamwork Understand/respect all roles Stick to the facts and key messages – do not speculate! À retenir…. Comprennez la situation Connaissez votre public Travaillez en équipe Connaissez et respectez les rôles Tenez-vous aux faits et aux messages clés – ne spéculez pas!

13 To remember… (cont.) Credible and empathetic spokesperson Control media requests, strategic follow-ups and be available Consult partners À retenir…. (suite) Porte-parole crédible et empathique Contrôle des demandes médias et suivis stratégiques, puis être disponible Consultez les partenaires

14 Questions? Thank you Merci