Options de préparation

Présentation au sujet: "Options de préparation"— Transcription de la présentation:

1 Options de préparation
Facturation - quantités Les factures peuvent être : 1) préparées ponctuellement, 2) calculées en série. (1) Les factures peuvent être calculées à partir des budgets ou des réalisations : frais engagés, temps facturables sur la base des temps, temps facturables sur la base des quantités. (2) Options de préparation Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

2 Facturation - quantités
La facturation d’après les Réalisations (frais, temps, quantités), se fait sous des codes ventes définis au préalable. Ces codes ventes peuvent être définis au niveau de chaque société (onglet Facturation, règlement) et adaptés pour chaque affaire. Par exemple le code vente unique sous lequel se refactureront les temps imputés à des codes tâches facturables à la quantité pourrait être : SOC-Q pour social à la quantité. Code vente Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

3 Facturation - quantités
Il est nécessaire de paramétrer les codes tâches sous lesquels vont être saisis les travaux à facturer d’après les quantités. Ces codes tâches doivent : avoir un PV à la quantité, et être cochés FQ (facturables à partir des quantités). Codes tâches Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

4 Facturation - quantités
La refacturation à partir des quantités, ne proposera que les lignes imputées à des codes tâches cochés FQ et : marquées d’un « E » pour « En cours » ou « Exceptionnel », et non cochées « F » pour « Facturé » ou « N » pour « Non facturable ». Ces lignes marquées d’un E font l’objet d’éditions (Détail des temps et frais E à facturer…), éventuellement limitables aux lignes facturables à la quantité. L’intérêt de saisir les temps, en complément des quantités, est d’obtenir des éditions de temps moyens (temps / quantité). On peut saisir séparément les quantités et les temps. Temps marqués E Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

5 Préparation des factures
Facturation - quantités Pour chaque facture préparée une à une, Temps 2000 montre : Trois onglets qui rappellent les temps, frais, factures déjà saisis pour l’affaire. L’onglet projet de facture qui permet de modifier la facture proposée par Temps 2000. Préparation des factures Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

6 Onglet Projet de facture
Facturation - quantités Onglet Projet de facture L’onglet Temps permet d’accéder directement aux temps réels pour les modifier, et recalculer la facture. L’onglet Projet de facture montre et permet de modifier la facture calculée. Le bouton Détail en grille permet de modifier le détail facturé sans changer les quantités réelles. La mise en forme du détail (colonnes, titres…) peut être modifiée à l’occasion de la préparation de la facture. Les lignes peuvent être détaillées, regroupées par code tâche, par collaborateur…. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

7 Facturation - quantités
L’onglet Temps permet de : modifier la sélection des lignes à refacturer, puis de recalculer la facture. Il est aussi possible d’accéder directement aux lignes de temps pour en modifier les dates, quantités... Onglet Temps Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

8 Facturation - quantités
Exemple de facture La facture ci contre porte à la fois sur : une prestation forfaitaire budgétée (515 €) les prestations à la quantité (435 €) Les prestations à la quantité peuvent être détaillées : par ligne, regroupées par codes tâches… dans le corps de la facture, ou en annexe. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

9 Impression, correction, validation
Facturation - quantités Impression, correction, validation La facture préparée à l’écran précédent se retrouve dans Impression, correction, validation des factures, où elle peut être corrigée, renumérotée, imprimée. Les factures définitives doivent être transférées au journal des ventes. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

10 Réalisations par affaire
Facturation - quantités Réalisations par affaire Une fois la facture émise, les lignes correspondantes sont automatiquement cochées d’un F pour facturé. Les lignes non facturées ne sont pas cochées F, et seront proposées à la prochaine facture. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

11 Détail des réalisations
Facturation - quantités Détail des réalisations L’édition du détail de l’affaire peut être sous-totalisée par facture, pour faire le lien entre la facture et les lignes de temps correspondantes. Les lignes de quantités restantes à facturer sont montrées à la suite. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes

12 Facturation - quantités
Journal des ventes Après le transfert au journal des ventes, les factures se retrouvent : dans le journal des ventes du mois, et bien sûr dans les réalisations de l’affaire. On peut transférer les factures vers la comptabilité. Options de préparation / Code vente / Codes tâches / Temps marqués E / Préparation des factures / Onglet Projet de facture / Onglet temps / Exemple de facture / Impression, correction, validation / Réalisations par affaire / Détail des réalisations / Journal des ventes