Université de La Rochelle Un INTRANET dynamique au service de ses usagers Journées du CUME Le 07 décembre 2000.

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1 Université de La Rochelle Un INTRANET dynamique au service de ses usagers Journées du CUME Le 07 décembre 2000

2 L’INTRANET de l ’ULR Un chantier permanent! Services aux personnels Services aux étudiants Evolution vers une solution de type portail Un site (intranet) totalement dynamique Préfigure sur le plan technique les sites futurs de l’établissement –Internet –Extranet (cf exemple « suivi des fournisseurs »)

3 Objectifs Créer et mettre à jour l’information Mettre l’information à disposition sans intermédiaire Organiser son accès S’assurer de sa « fiabilité » et de sa cohérence Organiser et canaliser la communication

4 L’idéal en matière d’informations Disposer d’un système d ’information intégré évolutif alimenter au plus fin ou à la source par l’ensemble des applications (modules!) de l’établissement

5 Le système d’information informatisé de l’ULR Il est constitué des informations ayant vocation à subir un traitement informatique. Ces informations sont stockées, avec leurs règles de gestion dans un « même et unique récipient logique». Ce « récipient » peut être constitué de une ou plusieurs bases de données –sa perception par les utilisateurs doit être transparente

6 Le système d’information informatisé de l’ULR(2) Son « unicité » lui assure: cohérence fiabilité sécurité disponibilité accessibilité (suivant autorisations) en tout point du réseau de l’établissement et de l’internet!! Transparence et simplicité Potentiel d’évolution élevé réactivité forte économie d’échelle

7 Suite Le système d ’information

8 Les grandes applications « nourricières » la gestion financière et comptable la gestion de la scolarité: admissions et inscriptions dont la gestion des groupes étudiants la gestion des emplois et du personnel la gestions des adresses et des annuaires la gestion du courrier, des actes administratifs et autres documents, les Flash infos (nouvelles brèves) et l ’agenda de l ’ULR la gestion des salles et des emplois du temps L’agenda individuel partagé

9 L’annuaire central: « le cœur » Communiquer et partager de l’information non nécessairement « publique » oblige à identifier et à gérer des privilèges. –Besoin d’un annuaire fiable et exhaustif –Besoin d’une classification des individus (groupes) Un tel référentiel se constitue de manière quasi « automatique »! –il se nourrit des entrées réalisées pour l’ensemble des traitements informatisés de l’établissement.

10 Les applications Intranet Annuaire Création de comptes minimaux et temporaires déléguée à la Bupour les lecteurs « externes » –Pas d ’usage du réseau non identifiable Emploi du temps par diplômes, salles, enseignant Documents en ligne le WebMail les demandes de travaux les manifestations (dates à retenir) fiches ECTS Forums internes Forums externes: la gestion des mots de passe individuel la mise à disposition de la photo numérisée individuelle Consultation de listes, résultats, suivis, … WebIntelligence de BO

11 Une architecture informatique simplifiée

12 Gérer le dépôt/MAJ W3 de l’information Objectifs Diffuser une information structurée et fiable Permettre la mise en ligne, contrôlée, d’informations officielles Eliminer les intermédiaires pour une meilleure réactivité et responsabilisation Gérer la durée de vie de l’information Disposer d’un historique Un WEB dynamique et technique de « push »

13 Gérer le dépôt/MAJ W3 de l’information Difficultés Validation et garantie? Personnes autorisées à déposer? Avertir que l’information est déposée? Publics autorisés à lire? Le respect de la charte graphique Organiser et améliorer la recherche de l’information en local et son référencement dans les moteurs de recherche

14 Gérer le dépôt/MAJ W3 de l’information Difficultés Le choix des outils l’accès aux bases de données (SI) Le formidable potentiel de développement du WEB, sa capacité d’intégration et son apparente facilité qui engendre une très (trop?) forte demande

15 Architecture logique EOF/BO JavaHTML Win SQL-Net JDBC ODBC Mac 1 modèle externe Des interfaces 1 information interne Des communautés d’utilisateurs différentes

16 La gestion automatisée de l’information l ’application « GAI »:-)

17 Gestion Automatisée de l’Information: –Documentations en tout genre –Actes administratifs –Comptes rendus - Procès verbaux - Notes - … –Statuts –… –Dates à retenir –Manifestations –Réunions (cf appli des salles) –Nouvelles brèves La gestion automatisée de l’information

18 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: les nouvelles brèves et dates à retenir

19 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: Les documents et les actes administratifs

20 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: le courrier et le cas particulier des devis À remplacer par le bon GRAB

21 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: l’accès WEB (Les dates à retenir) À affiner et remplacer par le bon GRAB

22 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: l’accès WEB (Nouvelles brèves) À remplacer par le bon GRAB

23 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: l’accès WEB (Documentations) Choix parmi les services émetteurs Recherche dans l’objet À partir d ’une certaine date

24 L’application Gestion Automatique de l’Information « GAI »: l’accès WEB (Actes administratifs) Type de conseils

25 L’INTRANET très provisoire de l ’ULR Présentation

26 La mise en place des forums Une nécessité pour: –canaliser sans interdire (petites annonces par exemple) –développer les tribunes d’expression à « plat » –préparer des débats –choisir d ’être informé –tracer les échanges d’informations –gérer les groupes de discussion Il est possible de demander la création de forums de discussions

27 Forums: principe de fonctionnement Abonnement Délivrer message Envoyer message Enregistrer message et abonnement Envoyer message Abonnement Client messagerie Client W3 Sympa Délivrer message Authentification Base de données ORACLE centralisant la totalité des informations nécessaires Envoyer message

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33 S’abonner pour recevoir sans se « déplacer »!

34 Gérer son mot de passe

35 Mots de passe? le mot de passe identifie l’usager des ressources informatiques de l’établissement. Il est unique sur l ’ensemble de l ’établissement (hors IUT pour l’instant) et c’est celui qui permet par exemple d’accéder au compte utilisateur et au MAIL. Il peut aussi exister un couple « nom/mot de passe » pour: –« ORACLE » et qui identifie l’utilisateur des applications sensibles.

36 Comment changer son mot de passe « courant »

37 Comment changer son mot de passe « ORACLE »

38 Emploi du temps et Agenda individuel

39 Le cas particulier de l’agenda personnel (valable pour tous) Initialement prévu pour être utilisé avec la gestion/réservation des salles et la création des EDT enseignement : saisie de la disponibilité des enseignants, mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion accessible via le réseau. Son usage a été élargi en fonction des besoins des utilisateurs Version WEB (sécurisée)…. dans les cartons !

40 Agenda individuel: exemple Version encore très perfectible et « Webisable »

41 Emploi du temps Enseignant/enseignement Réalisation Il est mis à jour (construit) à partir des renseignements fournis au travers de: –l’application de gestion des emplois du temps et des salles –l’application missions –l’application agenda individuel Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes intéressées d ’être tenues informées

42 Emploi du temps Enseignant Consultation Il est lisible par l’enseignant en tout point du réseau à partir: –d’un poste Windows –d’un navigateur Internet Intéressant surtout pour les vacataires professionnels

43 Lancement de l ’application par un utilisateur quelconque Semaine courante Personne ayant lancé l’application Parcourir les semaines Changer de ressource affichée Inspecteur de création et modification Verrouillage Déverrouillage Réservation réalisée avec l ’application AGENDA Réservation réalisée avec l ’application SALLES et Emplois du Temps Réservation réalisée avec l’application Missions Réservation réalisée avec l’application AGENDA dans une période de congés Emploi du temps de l’IATOS éventuel

44 Consultation ouverte à partir d’un navigateur Internet(W3)

45 Les emplois du temps sur le WEB (Diplôme)

46 Les emplois du temps sur le WEB (salle)

47 Les emplois du temps sur le WEB (affichage PDF)

48 Les demandes de travaux Version WEB(1)

49 Les demandes de travaux Version WEB(2)

50 Le Webmail https://mail.univ-lr.fr/

51 Le Webmail (fenêtre principale)

52 Sa photo en ligne! A développer (détailler, expliquer)

53 L’annuaire en ligne! En cours de modification

54 L’infocentre W3 Il repose sur Business Object et sa plate- forme WebIntelligence. Son accès peut être libre (en Intranet) ou contrôlé (nom/motdepasse) Il donne l’accès à des rapports, sorties, exportations, statistiques effectués sur le système d ’information de l ’établissement

55 L ’Infocentre W3 Business Objects (4)

56 L ’Infocentre W3 Business Objects (5)

57 L’Infocentre W3 Business Objects: exemple

58 L’Infocentre W3 Business Objects: un résultat

59 Le guide de l’étudiant La carte des formations La gestion des fiches ECTS cf Présentation ECTS =>documents en ligne (ci-après un extrait: la partie W3)

60 Saisie/Modification à partir d’un navigateur Internet(W3) y accéder Cliquez ici

61 Saisie/Modification à partir d’un navigateur Internet(W3) y accéder (2) Cliquez ici pour passer en édition (saisie) Cliquez sur un de ces items pour accéder aux diplômes de la composante

62 Saisie/Modification à partir d ’un navigateur Internet(W3) s’identifier « login » et mot de passe habituel

63 Saisie/Modification à partir d’un navigateur Internet(W3) saisir et enregistrer Les diplômes de la composante apparaissent dans le cadre principal classés par cycle Cliquez sur le diplôme choisi Le texte du menu a changé Le choix de la langue

64 Saisie/Modification à partir d’un navigateur Internet(W3) saisir et enregistrer (1) Le texte saisi peut être copié/collé à partir d’une autre application (Word par exemple) Cliquez sur le module (UE) choisi Cliquez sur l ’UV choisie Les responsables du diplôme Le responsable de l ’UV hablité avec les responsables du diplôme à modifier le contenu de la fiche

65 Saisie/Modification à partir d’un navigateur Internet(W3) saisir et enregistrer (2) Cliquez sur ce bouton pour valider les modifications Cliquez ici pour revenir au sommet (Modules/UE) IMPORTANT: vous pouvez renseigner ici un lien (référence internet) permettant un renvoi sur le site de votre choix. On peut envisager un lien ressource pédagogiques.

66 Consultation ouverte à partir d’un navigateur Internet(W3) y accéder et parcourir (1)

67 Consultation ouverte à partir d’un navigateur Internet(W3) y accéder et parcourir (2)

68 Consultation ouverte à partir d’un navigateur Internet(W3) y accéder et parcourir (3)

69 Exemple d’une fiche ECTS Exporter le fichier au format texte

70 Nourrir le livret des études ou tout autre chose! Exportation au format texte délimité par un caractère et compatible PC(accentués) –Cette sortie peut être réutilisée suivant le bon vouloir de l’utilisateur Par exemple(Microsoft): –importation dans Excel le fichier généré pouvant être une source de données(publipostage) pour WORD –un requête (MSQuery) directe à la base de données Cette requête fournie par le CRI devra être personnalisée pour le diplôme souhaité.

71 Les résultats aux diplômes, UE, Uvs (épreuves) en ligne (W3) Globaux & Individuels

72 Résultats aux Examens Accès individualisé Cliquez sur un de ces items pour accéder aux diplômes de la composante

73 Choisir une année universitaire

74 Accès aux résultats globaux(1)

75 Accès aux résultats globaux(2) Les UE ou modules du diplôme sélectionné Résultats du diplôme

76 Accès aux résultats globaux(3)

77 Exemple de sortie (Diplôme) (vide pour l’instant)

78 Exemple de sortie (UE) (vide pour l’instant)

79 Exemple de sortie (Epreuve) (vide pour l’instant)

80 Accès individualisé

81 Résultats individuels

82 Un peu d’Extranet L ’accès réservé aux « clients » de l’établissement: –les fournisseurs –certaines entreprises –des communautés de travail/réflexion (Forums externes)

83 L’Extranet exemple fournisseur Chaque fournisseur dispose d’un code (nom utilisateur!) et d’un numéro (son mot de passe!) pour accéder à des informations personnelles –pour l’instant son suivi de factures

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86 L’Extranet en cours forums externes En cours de test; non accessible pour l ’instant même principe que les forums internes.

87 Dans la file d’attente La gestion des contacts, la relation entreprise et la relation fournisseur La gestion des anciens étudiants et des associations étudiantes(?) la gestion (dépôt/consultation) des stages La possibilité de « dynamiser » la totalité du site!! Un moteur de recherche pour un site dynamique! « Webiser » la totalité du travail collaboratif Plus de JAVA...

88 Conclusions (les miennes) Le développement d’un site WEB dynamique fait appel à de nombreuses connaissances mais relève d’avantage de l’ingénieur analyste que de l’ingénieur système/réseau. Tout est encore à faire (portails) Quasiment impossible (aujourd’hui) à externaliser sauf à tout externaliser!! La charte graphique, le plan du site et son parcours peuvent ou doivent être externalisés. Vers un Meta-Portail Universitaire?

89 Informations techniques Le site est développé avec WebOjects 4.01 et migration 4.5 en cours et 5.0 rentrée 2001 La base de données est une base Oracle 7.3.4 migration vers 8i en cours (notamment pour le « i » et IFS: Internet File System) Serveur HP9000 HP-UX 11.0 Outil collaboratif de développement: CVS

90 Le CRI concentre la totalité des emplois informaticiens de l ’établissement (hors IUT) Y compris pour la téléphonie! Le CRI de l ’ULR?

91 Les équipes du CRI au 01/12/2000 La direction: Une secrétaire AGARF (Fabienne Bourmaud) Un assistant de proximité objecteur de Conscience (Ludovic Jorge) Un directeur Ingénieur de Recherche (JM Coris) Le « Logiciel » + WWW 3 IGE Titulaires (P. Bénéteau, E. Gourdon, T. Saivres) 1 Assistant Ingénieur titulaire (F. Rivalland) 2 IGE contractuels: –C. Pinsard (financement JEFYCO Le Havre-Arras) –P. Dessoufleix (financement interne pour la BU) 1 objecteur de Conscience (Nicolas Houdelot) Le « réseau/systèmes/Téléphonie »: 3 Ingénieurs d ’étude (F. Bret, E. Collignon, S. McLellan) 1 objecteur de Conscience Bac + 4 (Alban Rodriguez) 4 Techniciens Titulaires + 2 techniciens contractuels –N. Audebeaud, N. Caillaud, JP Dondin, E. Dujardin, L. Pozet, H. Villesuzanne