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© Fujitsu Canada 1 1 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Cellule PALV - Déficit Cognitif/Mobilité Flux des demandes de services : Nouvelles demandes : 8/semaine PALV cognitif, 8/semaine PALV Mobilité Délais ( Max 24 hrs) 1,6 demande #ActionResp.DateGains 1 2 3 2)Rencontre assignation (30 minutes) Qui: Tous, sauf inf aux Où: Salle réunion C:Chef cellule, détermine si équipe (1) M: Lundi 13:30 1)Assigner la majeure (30 minutes) Qui: Chef cellule Où: Bureau chef cellule C: Syst. Info, fichiers demandes, Lotus M:Lundi, 11:00 Classeur par intervenant 3) Prendre Contact client (15 minutes) Qui: Interv. Pivot Où: Téléphone C:Expliquer détail rencontre initiale (2) - Note évolutive/Staté M: Délais (Max 5 jours ouvr.) 8 demandes 3) Réaliser 1 ère visite ( 1h30) Qui: Interv. Pivot Où: Domicile client C:Créer lien, collecte info/ Éval RSIPA (3)(4) M: Note évolutive/Staté Délais (Max 4* jours ouvr.) 6,4 demandes 2 jours si ergo 4) Réaliser 2 ième visites ( 1h00) Qui: Interv. Pivot Où: Domicile client C:Éval RSIPA, Faire PI ou PII (5). Décider si transfert TAS inf Aux. M: 5) Compiler l’évaluation ( 2h00) Qui: Interv. Pivot Où: bureau ou autre C:Éval RSIPA, mise en commun avec coéquipier (20 minutes de +) M: 6) Compléter les demandes ( 1h00) Qui: Tech admin. Où: bureau /Téléphone C: Demandes aide dom., équipements, externe (centre jour, …) (7) M: 7) Intervenir ( Inf, Inf. Aux : 30 min) (TS, TAS : 42 min) (Ergo : 50 min) Qui: Inf. Aux, TS, TAS, Ergo Où: Domicile, bureau, org. communautaire C: Voir fiches tâches communes et spécifiques M: 8) Réévaluation ( 1h30) Qui: Domicile ou téléphone Où: bureau /Téléphone C: Mise à jour RIPA M: 2 à 3 fois par année 9) Fermeture dossier ( 1h00) Qui: Interv. pivot Où: bureau C: bilan interventions, note/stat, mise en commun; a viser famille M: cas discuté 10 min 1 x par semaine Max 4 jours ouvrables, 2 si ergo Selon besoin2-3 fois/an

© Fujitsu Canada 2 2 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Cellule …. Notes # 1Décision vs attribution en équipe; déterminer l’intervenant pivot. Si besoin d’une autre copie, imprimante à proximité de la salle de réunion 2Déterminer à ce moment si la famille doit être présente 3Obtenir un jeton VPN/Web par intervenant 4Pour le 50% de cas réfractaires : travail avec la famille et le réseau.balise de 2 visites par intervenant. Voir en équipe la pertinence d’une troisième visite. Faire appel à un autre professionnel si ne fonctionne pas. Fermer la demande après 3 visites non fructueuses 5Si ergo, 2 ième visite nécessaire pour poursuivre l’évaluation (mise en situation) ; 6Si plus d’un intervenant calculer 20 minutes pour mise en commun 7Appel pharmacie, centre entraide aîné, ….

© Fujitsu Canada 3 3 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Top Gaspillages – PALV 1.Processus inefficaces : 1.Pratiques professionnelles diffèrent d’in individu à l’autre 2.Concentration difficile dû à l’environnement de travail 3.Sous-utilisation des grilles multi-clientèles (aide domicile, répit, Hop. de jour, centre de jour) 4.En raison des liste d’attente, un professionnel pratique des interventions qui ne sont pas propres à son rôle 2.Surproduction: 1.Plusieurs documents différents selon le programme ou service 2.Réévauation – Refaire le même document, même si la situation est stable (aide à domicile, CES) #ActionResp.DateGainUnité 1 2 3 4 5 6

© Fujitsu Canada 4 4 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Cellule Suivi Hebdo prise en charge cellule 2) Donner les métriques (Lundi 8:00) Qui: Chaque intervenant Où: Salle réunion C: Donner au chef de cellule, courriel ou papier M: * 1)Noter sa performance et écarts (1x jour) Qui: Chaque intervenant Où: Bureau C: icase M:* 3) Compiler le nbr de prise en charge réelle (Lundi matin) Qui: Chef cellule Où: Tableau d’indicateurs C: À la main M: 4) Afficher le nombre de prise en charge réélle (Lundi matin) Qui: Chef cellule Où: Tableau d’indicateurs C: À la main M: 5) Présenter bilan hebdo à la cellule/noter écarts (20 min, avant mardi) Qui: Chef cellule Où: Tableau d’indicateurs C: Verbal, réunion M: 6) Consigner les chiffres hebdos (Avant mercredi) Qui: Chef cellule Où: Bureau C: Système informatique M: 1 heure/site 7) Faire revue de performance client (Chaque semaine, 1 heure) Qui: Coordo/chef Où: Réunions virtuelles ou physiques C: Ordre du jour/Compte-rendu M: 8) Afficher le plan d’actions (Avant rencontre hebdo chefs de cellule) Qui: Coordo Où: Tableau indicateurs C: Consultations chefs et comité tactiques M: Indicateurs : 1. Nbr dossiers pris en charge réelle 2.TPS direct/discipline 3.Charge de cas/intervenant 4. Nbr. Dossiers fermés 5. Délai entre attribution et fermeture 6. Délai rapport éval et 1 er service Les cibles de performances sont établies précisément, par cellule. La performance est suivie quotidiennement, et tout écart entraîne une action corrective +

© Fujitsu Canada 6 6 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Top Gaspillages – Gestion des équipes 1.Processus inefficaces : 1.Rôles et responsabilités du personnel support clinique (coord., chef programme et chef cellule) pas clairs 2.Processus inefficaces #2 : 1.Absence d’outils standards (charge de cas, nbr. Intervention) 2.Méconnaissance de l’offre de service de tous 3.Développement des protocoles/outils cliniques inconsistants 3.Processus inefficaces #3 : 1.Manque de cadres de références et écritures rigoureuses 2.Gestion du bâtiment, santé et sécurité 3.Mesure de la performance incongrue #ActionResp.DateGainUnité 1 2 3 4 5 6

© Fujitsu Canada 7 7 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Gestion besoin en équipements Processus équipements clients: 1) Évaluation du besoin (lors visite) Qui: Chaque intervenant Où: Domicile usager C: fiche formulaire prêt 2) Équipement choisi (lors visite) Qui: Chaque intervenant Où: Bureau C: Formulaire/Fax 3) Inscription prêt (chaque jour) Qui: Agente admin. Où: Bureau C: i-CLSC 4) Livraison – entreprise privée (chaque jour) Qui: Entreprise privée Où: Chez le client C: livraison lourd = gratuit, sinon à frais (except: seul, pas du réseau ou faible revenu) 5) Bris d’équipement (au besoin) Qui: Usager Où: Téléphone C: client téléphone à l’agente admin, qui appelle l’entreprise Fourniture/Matériel autres: 1) Formulaires de tous (1x jour) Qui: Chaque intervenant Où: À son bureau à partir du classeur commun C: Chacun renfloue ses formulaires M: # rupture/ m in-max 2) Classeur commun (1x semaine) Qui: Agente Admin. Où: 1 dans chaque espace C: L’agente remplie le classeur commun M:# rupture/ m in-max 3) Photocopieur/ Aires communes (1x semaine) Qui: Agente Admin. Où: Selon niveau Min-Max C: L’agente remplie le classeur commun Formulaires Fax Feuilles Fax, feuille entête Boîtes Stylo Tablettes Trombones Clips * Caisses de feuilles Classeur feuilles non- réclamées Poubelles, recyclage, déchiqueteuse M:# rupture/ m in-max 4) Courrier interne/externe (2xjour – midi,soir) Qui: Agente Admin. Où: Pigeonnier de chaque local C: Récupérer et acheminer le courrier à la réception M: Courrier livré * chemises, plastiques, enveloppes, crayons, surligneurs, effaces, …

© Fujitsu Canada 8 8 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Gestion matériel/outils et équipements 5) Horaires (1xsemaine) Qui: Agente Admin. Où: Pigeonnier de chaque local C: Fax envoyé à Aylmer; plan imprimé et laissé dans pigeonnier de Hull 6) Fournitures Inf et Auxiliaires (1x semaine) Qui: Agente Admin. Où: Selon niveau Min-Max C: L’agente remplie lle rangement selon les Min-Max Gants Latex (1 boîte/mois S-M-L) Non-Latex (5 boîtes/sem S-M-L) Masques (1 boîte/mois) Jaquettes (10 Purel Sacs équip. Souillés M:* 8) Matériel Ergo (au besoin) Qui: ??? Où: Selon niveau Min-Max C:  Cadre sécurité  Siège 2“ et 4“ (avec sans appuis-bras) x 10 (3)  Coussin roho, gel et rehauss.) x 20 (5)  Banc transfert x 3 (1)  Par intervenant: x7  Enfile-bas rigide  Barre de bain  Pince \ long manche  Bâton d’habillage  Pompe VOC x 7  Chaises aisance x2 (1)  Toiles x 15 (4) M:* 9) Matériel Physio (au besoin) Qui: ??? Où: Selon niveau Min-Max C:  Planche de bain (sac) x 5 (2)  Banc sans dossier x 3 (2)  Barre succion U x 10 (3)  Marchette (jr/déamb) x 2/2 (1/1)  Ceinture de marche x 10 (3)  Cadre sécurité x 3 (1)  Cannes  Tens x 4  US x 1  Interférentiel  Siège toilette M:* Fourniture/Matériel autres (suite): Bleu = Besoin Hull (rouge) = Aylmer #ActionResp.DateGainUnité 1Définir les min-max pour la zone du classeur commun/méthode de rangement 2Définir les min-max pour l’aire du photocopieur/méthode de rangement 3Définir les pigeonniers visuels pour la livraison du courrier/méthode de rangement 4Définir les min-max pour la zone de fournitures Inf. et Aux. /méthode de rangement 5Définir les min-max pour le matériel ergo, physio, ASSS (Aylmer et Hull) /méthode de rangement Les niveaux Maximum et Minimum (points de commandes) sont définis pour tout le matériel. Le matériel est au point d’utilisation afin d’éviter les déplacements (minimise l’entreposage secondaire) +

© Fujitsu Canada 9 9 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Top Gaspillages – Gestion de éléments partagés 1.Attente/Délai: 1.Critères de priorisation des demandes professionnels hors cellule 2.Accès à l’information rapidement des dossiers sur différents sites 2.Créativité perdue: 1.ASSS – Manque de communication avec autres professionnels 3.Mouvement/Recherche: 1.Éligibilité AVD-AVQ 2.Accessibilité au parc d’équipements 3.Gestion et entreposage d’ #ActionResp.DateGainUnité 1 2 3 4 5 6

© Fujitsu Canada 10 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Diagramme relationnel Établir les liens prioritaires de proximité et d’exclusion : 171 liens possibles Liens absolument nécessaires (5%):  Cellule SP – Cellule DP  Cellule PALV cognitif – PALV Mobilité  Cellules (tous) – Zone impression  Cellules (tous) – Zone agente admin. Liens nécessaires (10%):  Cellules (tous) – Zone repos  Cellule PALV Mobilité – Physio  Cellules (tous) – Zone courrier  Cellules (tous) – Salle travail personnel  Cellules (tous) – Salles rencontre  Cellule SP – Zone médecins

© Fujitsu Canada 12 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Scénario d’aménagement priorisé Scénario #5 : Cellule Palv Cognitif Cellule Palv Mobilité Cellule DP Cellule SP Physio Admin Adminc ASSS ASI Chef  Respect des liens relationnel  Chefs de cellule à même les cellules  Agente admin. Bureaux fermés  Places de rangement, impression et courrier décentralisé  

© Fujitsu Canada 15 © Fujitsu Consulting (Canada) Inc. 2010 Principes Non-négociables - Exemple 1.Les employés ne quittent pas leur zone de travail 2.Aucun processus n’exige de retour à une étape précédente (flux linéaire) 3.Concevoir l’aménagement de façon isoler les flux clients, d’employés et des équipements/matériel / Éliminer les obstacles des différents trajets Allée piétonnière Employés cellule seulement I Entrée urgence I Sortie Urgence Circuit patient (antihoraire) Trajet employés Réapprovisionnement en matériel/consommables par l’arrière Entrée/Sortie du processus Triage/Admin Salle Exam Labo / RX Salle à Revoir Salle traitement

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