PDF & Acrobat X @ BEG N.B : Lors de la présentation de la formation, il faut bien insister que l’objectif est « Comment puis-je créer un PDF dans mon environnement.

Présentation au sujet: "PDF & Acrobat X @ BEG N.B : Lors de la présentation de la formation, il faut bien insister que l’objectif est « Comment puis-je créer un PDF dans mon environnement."— Transcription de la présentation:

1 PDF & Acrobat BEG N.B : Lors de la présentation de la formation, il faut bien insister que l’objectif est « Comment puis-je créer un PDF dans mon environnement de travail ? » et pas « comment réaliser un PDF dans mon environnement » car beaucoup de nos collaborateurs vont croire que cette formation est destinée à réaliser correctement un PDF en fonction des métiers et du matériel utilisé. Pour rappel: • Objectif: Comment puis-je créer un PDF dans mon environnement de travail ? • Public cible: Communauté DocMgt (WFMs, les utilisateurs clés, MAs, ..., exclu les utilisateurs avancés d'Acrobat Pro) Presa_DMS01B Documentbeheer voor viewers WKK_final.pdf als voorbeeld manual

2 Wat is nieuw in Acrobat X ?
Volledig gestroomlijnde user interface Panels Toolbar area Aangepaste commentaar panel Actions Lees-modus Converteer mogelijkheid naar Word, RTFs, spreadsheets … Consulteer de sectie : “What's new” in de ‘help file’ Ver 1.0

3 Quoi de neuf en Acrobat X ?
Simplicité d’emploi et productivité Panneaux Barre d’outils Procédure de commentaire optimisé Assistant Actions Mode Lecture Amélioration de la numérisation Conversion aux formats Excel et Word … Voir: nouveautés décrites dans le fichier d’aide Ver 1.0

4 Omgeving Create button Toolbars Panes Managing toolbars Properties bar
Quick tools Common toolbars Navigation Selection and Zoom Page views Panes Task panes Navigation panes Managing toolbars manage quicktools from Customize dragging and dropping Adding tools on common toolbars Reset & Hiding Properties bar Preferences Wat ik wel strikt zou beperken is het tonen van waar je al die settings moet gaan wijzigen (buiten die ene van PDF/A ‘never’) want dat onthoudt de gemiddelde gebruiker toch niet zonder syllabus. Ver 1.0

5 Environnement Bouton Créer Zone des barres d’outils Panneaux
Barre d’outils rapides Barre d’outils communs Commandes de navigation de pages Commandes de sélection et de zoom Commandes d’affichage de page Panneaux volets des tâches panneaux de navigation Gestion des barres d’outils Personnaliser les outils rapides par l’outil de customisation par glisser déplacer Customiser les barres d’outils communes Reset et masquer La barre des propriétés Les préférences Wat ik wel strikt zou beperken is het tonen van waar je al die settings moet gaan wijzigen (buiten die ene van PDF/A ‘never’) want dat onthoudt de gemiddelde gebruiker toch niet zonder syllabus. Ver 1.0

6 Waarom PDF @ Electrabel?
Noodzaak om kwaliteitsdocumenten te kunnen bewaren en te beheren Keuze voor een electronisch formaat dat een exacte copie en print-out biedt en dus garant staat voor een correcte inhoud en opmaak ‘Wyiswyg’ formaat, onafhankelijk van om het even welk medium (printer, scherm, pda, ,..) Veilig en onveranderbaar formaat Tijdsbestedig formaat Open ISO standaard PS original files are kept (WORD, PWP, Autocad) to be able to reproduce pdfs Definitions: PDF/A is an ISO standard established for long-term preservation of documents and files. PDF/A's goal is to preserve appearance of file over time and support future access and future migration needs. Goh, heb de slides nog eens doorlopen. Uiteindelijk vind ik wel dat de theorie (opgenomen in de slides) mag worden gegeven….. ….in ingekorte versie => max. 1 uur Ver 1.0

7 Pourquoi PDF @ Electrabel?
Une nécessité afin de pouvoir sauvegarder et gérer des documents de qualité Un choix pour un format électronique qui fournit une copie exacte et un print-out exact; donc garantit le contenu et format correct Un format ‘wyiswyg’ avec indépendance complète du périphérique (imprimante, écran, portable ,..) Un format securisé et inchangeable Un format résistant au temps Un standard ISO ouvert PS original files are kept (WORD, PWP, Autocad) to be able to reproduce pdfs Definitions: PDF/A is an ISO standard established for long-term preservation of documents and files. PDF/A's goal is to preserve appearance of file over time and support future access and future migration needs. Goh, heb de slides nog eens doorlopen. Uiteindelijk vind ik wel dat de theorie (opgenomen in de slides) mag worden gegeven….. ….in ingekorte versie => max. 1 uur Ver 1.0

8 Het concept PDF/A Autonoom – bijv. embedded fonts & kleur informatie / profielen Zichzelf beschrijvende bestanden – bijv. ingebedde metadata, structuur Apparaat onafhankelijk Onbelemmerde toegang – bijv. geen encryptie of toegangs controle buiten de file Overal beschikbaar, wijdverspreid formaat Geen multimedia Formulier velden zijn toegelaten, weliswaar zonder verborgen velden of javascript Geen bijlagen op dit moment: PDF/A-2 laat PDF/A attachments wel toe Opmerking: Geïntegreerde bijlagen ipv attachments Stricto senso kunnen attachments als ze intra muros gegenereerd worden; maar algemeen: Security regel is : geen attachs (integratie als code ZTP) Autonoom – bijv. geen embedded fonts & kleur informatie Zichzelf beschrijvende bestanden – bijv. embedded metadata, logical structure & semantic properties device independant unfettered no encryption, access control outside file format available, widespread format no multimedia form fields are allowed but no hidden fields and no javascript at this stage: no attachments (PDF/A-2 allows PDF/A attachments) PDF/A-1a provides full compliance with the currently approved PDF/A Standard ISO accessible level, accessibility through tags PDF/A-1b basic level, provides minimal compliance; most secure & timeproof PDF/E a special format for engineering and technical documentation PDF/X a special format for graphical purposes Ver 1.0

9 PDF/A – Concept Autonome – p.ex. polices incorporées, profils couleurs incorporés Auto-description des fichiers – p.e. metadata incorporés , structure logique Indépendant des périphériques Accès sans entraves – pas de cryptage, contrôle d’accès hors du fichier Format disponible partout et bien répandu Pas de multimédia Champs formulaire permis, mais pas de champs cachés et pas de javascript Pas de pièces jointes pour le moment Opmerking: Geïntegreerde bijlagen ipv attachments Stricto senso kunnen attachments als ze intra muros gegenereerd worden; maar algemeen: Security regel is : geen attachs (integratie als code ZTP) Autonoom – bijv. geen embedded fonts & kleur informatie Zichzelf beschrijvende bestanden – bijv. embedded metadata, logical structure & semantic properties device independant unfettered no encryption, access control outside file format available, widespread format no multimedia form fields are allowed but no hidden fields and no javascript at this stage: no attachments (PDF/A-2 allows PDF/A attachments) PDF/A-1a provides full compliance with the currently approved PDF/A Standard ISO accessible level, accessibility through tags PDF/A-1b basic level, provides minimal compliance; most secure & timeproof PDF/E a special format for engineering and technical documentation PDF/X a special format for graphical purposes Ver 1.0

10 Life cycle Van Kwaliteitsdocumenten
PDF/A creatie & ‘Draft’ Watermerk Verwijderen watermerk SAP: nieuwe voorpagina Toevoegen watermerk ‘Obsolete’ Gebruik van PDF/A view format Gebruik van PDF/A view format Ver 1.0

11 Le cycle de vie des documents de qualité
création PDF/A & filigrane ‘Draft’ enlèvement filigrane SAP: nouvelle page de garde ajout filigrane ‘Obsolete’ Utilisation du PDF/A ‘view’ format Utilisation du PDF/A ‘view’ format Ver 1.0

12 SAP DMS DIR ZST ZNO DIRs valid op (no authoring files and no PDF) +/ electronic formats Ver 1.0

13 fichier de consultation
SAP DMS DIR Description Code classification Editeur Auteur Business process Code Doc type .... Liens Compétences ... plusieurs fichiers .docx .pptx .dwg .pdf (Authoring files) Maximum 1 fichier de consultation = PDF/A-1b ZST ZNO DIRs valid op (no authoring files and no PDF) +/ electronic formats Ver 1.0

14 Document info record (DIR)
Bevat alle objecten – pdf, metadata, links, bron documenten, status enz. mbt een correct gebruik Stelt de PDF/A file ter beschikking = View Format = wat wordt gebruikt in de praktijk Dit View Format kan worden geconsulteerd en geprint via Acrobat Reader Garandeert via PDF/A de toegang tot het exacte document en de achterliggende tekst/bronnen, met of zonder OCR the Original Application File (OAF) OCR Optical Character Recognition Ver 1.0

15 Document info record (DIR)
Contient tous les objets - pdf, métadonnées, liens, sources, statut etc. pour une utilisation correcte Fournit le fichier original (Original Application File - OAF) sous forme de fichier PDF = original View format peut être consulté et imprimé avec Acrobat Reader Avec ou sans OCR: PDF/A donne une image exacte du document the Original Application File (OAF) OCR Optical Character Recognition Ver 1.0

16 PDF/A creatie Start idealiter vanuit de ‘authoring files’ aangemaakt via de officiële templates Strategische volgorde bij de aanmaak van PDFs: Via SAP: SAP voorziet in de mogelijkheid om PDF/A formaten automatisch te genereren ! Via de gebruikte applicatie: print to PDF (Office, AutoCAD…) Via ‘Save as PDF’ binnen de applicatie (Office, AutoCAD…) Via een scan met een multifunctionele printer (of via versturen naar DocMgt) Via de mailbox “PDF - Convert file to PDF” (vervallen) Via Acrobat Pro: voor specifieke doeleinden, als er geen andere mogelijkheden zijn Annotaties PDF X-Change viewer Acrobat Pro ACR : automatic creation - ACX : manually Ver 1.0

17 Création de pdf Idéal = partir des modèles officiels
Ordre séquentiel stratégique dans la création des PDFs: Automatiquement via SAP Via l’impression de l’application utilisée: impression au format PDF (Office, AutoCAD ...) Enregistrer au format PDF dans l'application (Office, ...) Scanner à travers une imprimante multifonctionnelle Mail à la boîte aux lettres « PDF - Convertir fichier au format PDF » (obsolète) Acrobat Pro: pour des objectifs spécifiques, en absence d’autres solutions Annotations PDF XChange Viewer Acrobat Pro Ver 1.0

18 Strategie bij PDF CreatiE
Methode Voordelen / troeven Beperkingen / gevaren SAP Beste methode waar mogelijk met het minste werk Automatische ‘Draft watermark’ bij goedkeuring Automatische frontpagina Goede garantie voor een correcte conversie Niet mogelijk met alle formaten Maximum 1 ‘authoring file’ Printen via de applicatie Eenvoudig in gebruik Vaak de beste aanpak als andere methodes geen correcte PDF/A-1b standard aanmaken Mogelijke problemen met bookmarks PDF/A-1b configuratie Bewaren via de applicatie Eenvoudig Aangewezen methode i.g.v. bookmarks & hyperlinks behoeft PDF/A-1b en andere configuraties Scanning Laat het scannen toe van alle papier-formaten Geen PDF/A-1b garantie Mailbox “PDF-Convert” Goede methode als niets anders beschikbaar is Geen support of ondersteuning meer Acrobat Pro Laat het integreren toe van meerdere files in 1 PDF Conversie/upgrade mogelijkheid naar PDF/A-1b Preflight/controle van de PDF/A-1b standaard Vele features: watermarks, stamps, redmarking,… Complexe software Duur PDF Xchange viewer Goedkope soft (redmarking, watermarks, stamps,…) Beperkt in mogelijkheden Ook duidelijk aanduiden welke methoden (nog) niet bruikbaar zijn (vb pdf via SAP in KCD) welk methode heeft de voorkeur (save as adobe / save as pdf / print als pdf / via adobe /…) (of doet het er niet toe hoe je de pdf maakt) à oefening op de verschillende methodes. wat zijn de vereisten 1a/b compliant à oefening OCR à oefening Bookmarks à oefening er is ook nergens een BEG document dat ons beschrijft waaraan wij ons als documentbeheerder moeten aan houden i.f.v. het creëren van een goede pdf. Laat dit dan de gelegenheid zijn om zo iets op te stellen. Ivm Hyperlinks: protocol voorzien, save as methode gebruiken

19 Strategie – CrEation PDF
Méthode Avantages / Atouts Limitations / Dangers SAP Meilleure méthode avec le moins de travail Filigrane ‘Draft’ automatique après validation Page de garde automatique Bonne garantie pour une bonne conversion Pas possible avec tous les formats Maximum 1 ‘authoring file’ Imprimer dans l’application Simple dans l’utilisation Souvent la meilleure méthode pour arriver à un bon format PDF/A-1b Problèmes potentiels avec les signets Configuration PDF/A-1b Enregistrer dans l’application Simple Méthode conseillée pour la bonne conversion de signets et hyperliens Configuration Scanner Permet de scanner tous les formats papier Pas de garantie PDF/A-1b Mailbox “PDF-Convert” Bonne méthode si rien d’autre n’est disponible Plus de support Acrobat Pro Intégration de plusieurs fichier dans 1 PDF Conversion vers PDF/A-1b et contrôle en amont Fonctionnalités multiples: filigranes, tampons.... Logiciel complexe Cher PDF Xchange viewer Bon marché (redmarking, filigranes, tampons,…) Simple d’utilisation Fonctionnalités limitées Ook duidelijk aanduiden welke methoden (nog) niet bruikbaar zijn (vb pdf via SAP in KCD) welk methode heeft de voorkeur (save as adobe / save as pdf / print als pdf / via adobe /…) (of doet het er niet toe hoe je de pdf maakt) à oefening op de verschillende methodes. wat zijn de vereisten 1a/b compliant à oefening OCR à oefening Bookmarks à oefening er is ook nergens een BEG document dat ons beschrijft waaraan wij ons als documentbeheerder moeten aan houden i.f.v. het creëren van een goede pdf. Laat dit dan de gelegenheid zijn om zo iets op te stellen. Ivm Hyperlinks: protocol voorzien, save as methode gebruiken

20 Brondocumenten – DocMgt
ZST Doc Mgt policy ZST Treat and manage quality documents ZNO Manual treatment of common documents ZNO Use of BEG/GMS templates STAR DMS03 - Document management for document managers - comprehensive slideshow manual STAR Quick News - 13/05/2011 – Automatic ACR creation Ver 1.0

21 Documents source – DocMgt
ZST – Proc. de politique Gest. de Doc. ZST – Gérer et traiter des doc. de qualité ZNO – Traitement doc. communs ZNO – Utilisations des canevas BEG-DMS STAR DMS03 – Gestion doc. pour Document Managers STAR Quick News - 13/05/2011 – Création automatique ACR Ver 1.0

22 AutomatiSche PDF aanmaak in SAP DEMO
Wel ACR/ACX/ATX en andere OAF’s vermelden (schema hernemen van SAP opleidingen) Ondersteunde formats tonen Life demo Ver 1.0

23 CREATioN Automatique du PDF DEMO
Wel ACR/ACX/ATX en andere OAF’s vermelden (schema hernemen van SAP opleidingen) Ondersteunde formats tonen Life demo Ver 1.0

24 Automatic PDF aanmaak in SAP Eindresultaat
Wel ACR/ACX/ATX en andere OAF’s vermelden (schema hernemen van SAP opleidingen) Ver 1.0

25 CREATioN Automatique du PDF resultat final
Wel ACR/ACX/ATX en andere OAF’s vermelden (schema hernemen van SAP opleidingen) Ver 1.0

26 Shortcuts F8 : hide toolbar area F9 : hide menu F4 : hide/show panes
Ctrl-K : preferences Ctrl-F : search, Ctrl-G : next Ctrl-H: read mode Ctrl-L : full Screen mode Ctrl + : zoom in Ctrl-R : activate ruler Het gebruik van single key accelerators Ver 1.0

27 Raccourcis F8: masquer zone barres d’outils F9: masquer menu
F4 : masquer/afficher panneaux Ctrl-K: préférences Ctrl-F: recherche, Ctrl-G : suivant Ctrl-H: mode lecture Ctrl-L: mode plein écran Ctrl + : zoom Ctrl-R: règle L’utilisation des ‘single key accelerators’ Ver 1.0

28 Links Algemeen http://www.pdfa.org – PDF association
– online PDF/A validator - PDF/A technische info - blog met how to’s – Adobe community Add-ins – Enfocus Pitstop Pro Technisch

29 LIENs Général http://www.pdfa.org – PDF association
– online PDF/A validator - PDF/A info technique - blog – Adobe community Add-ins – Enfocus Pitstop Pro + Technique

30 Oefeningen Topics Die aan bod komen
Hoe snel een PDF creëren van meerdere documenten? Kleine tekstaanpassingen maken met de typewriter tool. Snel iets redmarken en voorzien van commentaar. Bookmarks aanmaken en verbeteren. Formules in documenten omzetten. Word bookmarks recupereren bij het omzetten. PDF/A documenten (read-only) toch aanpassen. Een of meerdere watermerken aanbrengen en beheren. Documenten splitsen. Zelf stempels aanmaken en gebruiken. Meerdere sheets uit Excel naar a PDF bestand omzetten. De omvang van een PDF bestand reduceren. PDF/A-1 bestanden valideren. Een of meerdere bestand optisch zoekbaar maken (OCR). Pagina nummering in header of footer aanbrengen. Foto’s kunnen toevoegen en kunnen bewerken. Remind also : sometimes local rules De succes formule van zone noord in OTJ training is de combinatie van slide met snagits van elke stap die je doet (als zijnde een live demo) met na elk behandeld item een oefening. Op deze manier kan de eindgebruiker de opleiding via de slides nadien nog eens stap voor stap doorlopen… Hoe eenvoudig PDF/A-1b compliancy testen van één of meerdere document? Voorlopig met Reader of Preflight. Veel nadruk op praktijk (zelf doen). Documenten met formules, snag-its, tabellen, …… Bookmarks => vond ikzelf heel interessant => misschien kan Danny uitleggen wat een bookmark is (de voordelen ervan….) en wat is het resultaat hiervan in een PDF Praktijk van slide 22 (create button, toolbars, enz.) Formules: Dit is nu een voorbeeld van info die de opleiding Adobe pro zou moeten worden meegeven. Het maken van pfd’s voor documenten met formules – lukt niet via ‘save as’ maar wel via ‘print as’ Ver 1.0

31 Exercices Sujets traites
Comment rapidement créer un PDF à partir de plusieurs documents? Faire des petites modifications de texte avec le ‘typewriter’. Rapidement ajouter du redmarking et un commentaire. Créer et modifier des signets. Convertir des formules dans des documents. Récupérer des signet Word pendant la conversion. Comment éditer des documents PDF/A (lecture seul). Ajouter et gérer un ou plusieurs filigranes. Diviser des documents. Créer ses propres tampons. Convertir plusieurs feuilles en Excel au format PDF. Réduire la taille d’un PDF. Valider des documents PDF/A-1. Rendre des documents aptes à la recherche textuelle (OCR). Ajouter une numérotation de page dans l’en-tête ou pied de page. L’ajout des images. Remind also : sometimes local rules De succes formule van zone noord in OTJ training is de combinatie van slide met snagits van elke stap die je doet (als zijnde een live demo) met na elk behandeld item een oefening. Op deze manier kan de eindgebruiker de opleiding via de slides nadien nog eens stap voor stap doorlopen… Hoe eenvoudig PDF/A-1b compliancy testen van één of meerdere document? Voorlopig met Reader of Preflight. Veel nadruk op praktijk (zelf doen). Documenten met formules, snag-its, tabellen, …… Bookmarks => vond ikzelf heel interessant => misschien kan Danny uitleggen wat een bookmark is (de voordelen ervan….) en wat is het resultaat hiervan in een PDF Praktijk van slide 22 (create button, toolbars, enz.) Formules: Dit is nu een voorbeeld van info die de opleiding Adobe pro zou moeten worden meegeven. Het maken van pfd’s voor documenten met formules – lukt niet via ‘save as’ maar wel via ‘print as’ Ver 1.0