GUIDE DES TRANSPORTEURS DE CADAVRES POUR LE BUREAU DU CORONER FACTURATION 4 MARS 2016 OUTIL D’AIDE À LA FACTURATION Tarifs valides du 1 er janvier au 31.

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1 GUIDE DES TRANSPORTEURS DE CADAVRES POUR LE BUREAU DU CORONER FACTURATION 4 MARS 2016 OUTIL D’AIDE À LA FACTURATION Tarifs valides du 1 er janvier au 31 décembre 2016 1 888 CORONER 1 888 267-6637 1

2 GUIDE DES TRANSPORTEURS DE CADAVRES POUR LE BUREAU DU CORONER FACTURATION ET TARIFS 2016 2 4 mars 2016

3 SERVICES FACTURABLES  Des frais que vous pouvez facturer au Bureau du coroner pour des services rendus.  Ces frais peuvent être: 1.Pour un transport; 2.Pour le temps d’attente des préposés au transport; 3.Pour le transport de plus d’un corps dans un même transport; 4.Pour la garde ou la conservation d’un corps dans vos installations; 5.Pour la visite d’un corps; 6.Pour le nettoyage supplémentaire du véhicule et de l’équipement. DÉPENSES REMBOURSABLES  Des dépenses que vous avez engagées pour rendre un ou des services au Bureau du coroner.  Ces frais peuvent être: Pour l’hébergement; Pour des repas; Pour les péages à un traversier; Pour les stationnements; Exceptionnellement, pour d’autres dépenses engagées. GUIDE DES SERVICES FACTURABLES ET DES DÉPENSES REMBOURSABLES TABLE DES MATIÈRES Les sacs mortuaires (sacs à cadavres) ne sont pas remboursables. Si le corps passe par la morgue de Québec ou de Montréal, le sac est remplacé par un neuf. Si le corps ne passe pas par la morgue de Québec ou de Montréal, sur votre facture, inscrivez que vous avez besoin d’un nouveau sac mortuaire et justifiez pourquoi. Un sac vous sera expédié par la poste. 3

4 SERVICES FACTURABLES INDEXATION ANNUELLE  Selon l’article 3 du Règlement relatif aux tarifs sur les frais de transport, de garde et de conservation des cadavres, les tarifs de tous les services facturables sont indexés au 1 er janvier de chaque année. Les nouveaux tarifs sont publiés sur le site Internet du Bureau du coroner et dans la Gazette officielle.  Les tarifs sont indexés selon le taux correspondant à la variation annuelle de l’indice moyen d’ensemble, pour le Québec, des prix à la consommation, sans les boissons alcoolisées et les produits du tabac, pour la période de 12 mois qui se termine le 30 septembre de l’année qui précède celle pour laquelle un tarif doit être indexé. Cette année, le taux était 1,09 %.  Les tarifs de cette présentation sont ceux en vigueur le 1 er janvier 2016. 4

5 SERVICES FACTURABLES PÉRIODES  PÉRIODES DE LA SEMAINE  PÉRIODES DE LA JOURNÉE SemaineDébutFin Lundi au vendredi0 h 00 (minuit) dans la nuit du dimanche au lundi23 h 59 dans la nuit du vendredi au samedi Samedi et dimanche0 h 00 (minuit) dans la nuit du vendredi à samedi23 h 59 dans la nuit du dimanche au lundi Jour férié (13 jours)0 h 00 (minuit) le jour férié23 h 59 le jour férié JournéeDébut De jourDépart entre 8 h et 16 h De soirDépart entre 16 h et minuit De nuitDépart entre minuit et 8 h On entend par départ, départ de vos installations. Lorsqu’un transport débute le soir et se termine de nuit, la tarif de nuit est applicable à condition qu’au moins la moitié du transport se déroule la nuit. Le calendrier des 13 jours fériés est disponible en annexe et sur le site du Bureau du coroner. 5

6 SERVICES FACTURABLES 1. TRANSPORT TRANSPORT TRANSPORT DANS LES AGGLOMÉRATIONS DE QUÉBEC ET DE MONTRÉAL 1 TRANSPORT AILLEURS AU QUÉBEC PAR TRANSPORT ALLER-RETOUR Jour/soirNuitJour/soirNuit Du lundi au vendredi127 $136 $95 $104 $ Un samedi ou un dimanche138 $148 $106 $115 $ Un jour férié169 $178 $136 $146 $ Pour les transports dans toutes les régions sauf les agglomérations de Québec et de Montréal Chemin public 1,10 $/km Hors chemin public 2,00 $/km Hors chemin public signifie un chemin privé souvent en gravier ou en terre. 1 Cartes des agglomérations de Québec et de Montréal en annexe à ce document et sur le site du MAMOT 6

7 SERVICES FACTURABLES 2. TEMPS D’ATTENTE – QU’EST-CE QUE DU TEMPS D’ATTENTE ?  Le temps d’attente ou le travail effectué par les préposés au transport lors:  De la prise en charge d’un corps peu importe où;  De l’examen d’un corps peu importe où;  D’une autopsie peu importe où;  De l’attente pour l’embarquement sur un traversier;  Et le temps de la traversée.  Le temps d’attente est rémunéré jusqu’à concurrence de 9 heures par préposé, et ce, à partir de l’heure d’arrivée du ou des préposés au transport.  Le temps de transport n’est pas du temps d’attente.  Il est suggéré de calculer le temps d’attente par multiple de 5 ou 10 minutes. 7

8 SERVICES FACTURABLES 2. TEMPS D’ATTENTE – QU’EST-CE QU’UN TRANSPORT ?  Exemple 1: Prise en charge d’un corps  Le préposé au transport quitte les installations du transporteur;  Il se rend sur les lieux de l’accident mortel;  Il dépose le corps sur une civière;  Il signe les documents de celui qui lui remet le corps;  Au besoin, il s’assure qu’on lui remette les biens du défunt (objets, argent, médicaments, documents, sacs, etc.);  Il fait signer et dater le rapport d’activités du transporteur par la personne qui lui a remis le corps;  Il installe la civière dans son véhicule;  Il retourne aux installations du transporteur.  Exemple 2: Transport pour une autopsie dans un CH  Le préposé au transport dépose le corps sur une civière pour le transport et l’installe dans son véhicule.  Il quitte les installations du transporteur;  Il se rend au CH;  Il sort le corps de son véhicule;  Il transporte le corps à l’endroit désigné au CH;  Il transfère le corps sur une civière du CH;  Au besoin, il signe les documents de celui qui prend en charge le corps,;  Il remet le corps à qui de droit;  Il note l’heure;  Il attend le temps de l’autopsie;  Lorsque le corps lui est remis, il note l’heure;  Il transfère à nouveau le corps sur sa civière;  Il fait signer et dater le rapport d’activités du transporteur à la personne qui lui a remis le corps;  Il rapporte la civière dans son véhicule;  Il retourne aux installations du transporteur. Représente le moment ou le préposé au transport est susceptible d’attendre plus que la normale. Exemple: Les policiers ont demandé un transport pour 16 h 00. Les préposés arrivent à 16 h 00 mais les policiers leur remette le corps seulement à 16 h 45. Donc 45 minutes d’attente. 8

9 SERVICES FACTURABLES 2. TEMPS D’ATTENTE Le temps d’attente facturable par préposé est: TEMPS D’ATTENTEPAR PRÉPOSÉ Jour/soirNuit Du lundi au vendredi20,20 $/heure22,20 $/heure Un samedi ou un dimanche22,20 $/heure24,30 $/heure Un jour férié28,25 $/heure30,25 $ /heure 9

10 SERVICES FACTURABLES 3. TRANSPORT DE CORPS ADDITIONNELS Vous pouvez facturer 76,75 $ par corps additionnel lors d’un même transport. Même si vous transportez 2 corps en même temps, vous devez remplir un rapport d’activités par corps. Remplissez au complet un rapport pour le premier corps. Pour l’autre corps, inscrivez seulement le numéro d’avis et remplissez la section Identification et la section Commentaires dans laquelle vous inscrivez Corps additionnel. Exemple: Transport des corps de deux personnes décédées dans un accident automobile. Transport de monsieur BBB Avis numéro 123456 = un transport Transport de madame KKK Avis numéro 456789 = un corps additionnel Vous devez facturer au Bureau du coroner un transport pour monsieur BBB et 76,75 $ pour le transport du corps madame KKK et non le coût de deux transports. 10

11 SERVICES FACTURABLES 4. GARDE ET CONSERVATION DE CORPS Vous pouvez facturer 41,50 $ par période de garde et de conservation. Moins de 24 heures = 41,50 $ Plus de 24 heures = 41,50 $ par période de 24 heures complétée ou non. Lorsqu’un corps est libéré par un coroner, les frais de garde et de conservation sont à la charge de la famille. Les frais de garde ne devraient donc pas dépasser 2 ou 3 jours. Autrement, communiquez avec un préposé à la morgue ou le coroner au dossier pour obtenir des instructions supplémentaires. Exemple: Vous arrivez avec un corps dans vos installations à 15 h 30 le mardi 3 mai. La maison funéraire qui prend en charge le corps vient le chercher à 18 h 45 le jeudi 5 mai. Vous avez droit de facturer : Du 3 mai 15 h 30 au 4 mai 15 h 30 = 1 période = 41,50 $ Du 4 mai 15 h 30 au 5 mai 14 h 00 = 1 période même si elle est inférieure à 24 heures. Vous pouvez donc facturer au Bureau du coroner, 2 périodes soit 83,00 $. 11

12 SERVICES FACTURABLES 5. VISITE D’UN CORPS 6.NETTOYAGE D’UN VÉHICULE Vous pouvez facturer 41,50 $ pour chaque visite d’un corps peu importe le nombre de personnes qui rend visite au corps. Les visiteurs peuvent être:  Un coroner;  Un médecin examinateur;  Une personne autorisée par le coroner (famille, pathologiste, etc.) Vous pouvez facturer 28,25 $ pour un nettoyage lorsque l’état du cadavre nécessite un nettoyage supplémentaire du véhicule et de l’équipement. Nettoyage supplémentaire par rapport à celui qui doit habituellement être fait. 12

13 DÉPENSES REMBOURSABLES  Des dépenses que vous avez engagées pour rendre un ou des services pour le Bureau du coroner.  Ces frais peuvent être: Pour l’hébergement; Pour des repas; Pour les péages à un traversier; Pour les stationnements; Exceptionnellement, pour d’autres dépenses engagées. GUIDE DES SERVICES FACTURABLES ET DES DÉPENSES REMBOURSABLES DÉPENSES REMBOURSABLES 13

14 DÉPENSES REMBOURSABLES INTRODUCTION Ces dépenses sont remboursées conformément à la Directive concernant les frais de déplacement des personnes engagées à honoraires par des organisations publics. http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/frais_deplacement.pdf http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/frais_deplacement.pdf Référence: Recueil des politiques de gestion 10-2-2-9. Les dépenses d’hébergement et de repas sont remboursables en fonction du nombre d’heures que dure le transport incluant le temps d’attente. 14

15 DÉPENSES REMBOURSABLES INTRODUCTION Deux types de remboursement: Dépenses réelles factures originales exigées Indemnité journalière preuve de déplacement ou factures originales exigées INDEMNITÉ JOURNALIÈRE = FRAIS DE SÉJOUR Directive 10-2-2-9 Indemnité Montréal Basse saison Haute saison 166 $ 178 $ Québec Basse et haute saison 146 $ Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport, Lac-Delage Basse saison Haute saison 142 $ 150 $ Ailleurs au Québec Basse saison Haute saison 123 $ 127 $ Basse saison : 1er novembre au 31 mai Haute saison : 1 juin au 30 octobre 15

16 DÉPENSES REMBOURSABLES SITUATION 1 Moins de 12 heures Départ de vos installations Appel pour un transport Arrivée sur les lieux Départ des lieux Arrivée à vos installations Moins de 12 heures Type de remboursement: selon les dépenses réelles Seuls les frais de repas sont remboursables. Remboursement de 100 % des coûts réels des repas. Montant maximum par préposé au transport. < 12 heures Déjeuner 9,05 $ Dîner 12,40 $ Souper 18,70 $ Inclut le coût du repas. Inclut le pourboire. N’inclut pas les taxes (TPS et TVQ). Factures originales exigées 16

17 DÉPENSES REMBOURSABLES SITUATION 2 Plus de 12 heures sans coucher Départ de vos installations Appel pour un transport Arrivée sur les lieux Départ des lieux Arrivée à vos installations Plus de 12 heures sans coucher Preuve de déplacement exigée. Type de remboursement: indemnité journalière. Remboursement de 50 % de l’indemnité journalière. Montant maximum par préposé au transport. > 12 heures sans coucher Indemnité journalière Montants rembour- sables Basse saison : 1er novembre au 31 mai Haute saison : 1 juin au 30 octobre Total50 % Montréal Basse saison Haute saison 166 $ 178 $ 83 $ 89 $ Québec Basse et haute saison 146 $ 73 $ Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport, Lac-Delage Basse saison Haute saison 142 $ 150 $ 71 $ 75 $ Ailleurs au Québec Basse saison Haute saison 123 $ 127 $ 62 $ 64 $ 17 N’inclut pas les taxes (TPS et TVQ).

18 DÉPENSES REMBOURSABLES SITUATION 3 Entre 12 et 18 heures avec coucher Départ de vos installations Appel pour un transport Arrivée sur les lieux Départ des lieux Arrivée à vos installations Entre 12 et 18 heures avec coucher Factures d’hébergement et de repas exigées. Dates et heures de départ et d’arrivée à fournir. > 12 heures et < 18 heures Indemnité journalière Montants rembour- sables Basse saison : 1er novembre au 31 mai Haute saison : 1 juin au 30 octobre Total50 % Montréal Basse saison Haute saison 166 $ 178 $ 83 $ 89 $ Québec Basse et haute saison 146 $ 73 $ Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport, Lac-Delage Basse saison Haute saison 142 $ 150 $ 71 $ 75 $ Ailleurs au Québec Basse saison Haute saison 123 $ 127 $ 62 $ 64 $ Type de remboursement: indemnité journalière. Remboursement de 50 % de l’indemnité journalière. Montant maximum par préposé au transport. 18 N’inclut pas les taxes (TPS et TVQ) N’inclut pas la taxe sur l’hébergement.

19 DÉPENSES REMBOURSABLES SITUATION 4 Entre 18 et 24 heures avec coucher Départ de vos installations Appel pour un transport Arrivée sur les lieux Départ des lieux Arrivée à vos installations Entre 18 et 24 heures avec coucher > 18 heures et < 24 heures Indemnité journalière Basse saison : 1er novembre au 31 mai Haute saison : 1 juin au 30 octobre Total Montréal Basse saison Haute saison 166 $ 178 $ Québec Basse et haute saison 146 $ Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport, Lac-Delage Basse saison Haute saison 142 $ 150 $ Ailleurs au Québec Basse saison Haute saison 123 $ 127 $ Factures d’hébergement et de repas exigées. Dates et heures de départ et d’arrivée à fournir. Type de remboursement: indemnité journalière. Remboursement de 100 % de l’indemnité journalière. Montant maximum par préposé au transport. 19 N’inclut pas les taxes (TPS et TVQ) N’inclut pas la taxe sur l’hébergement

20 DÉPENSES REMBOURSABLES COÛTS DE PÉAGE ET DE STATIONNEMENT Les coûts réels sont remboursables sur présentation des pièces justificatives. 20

21 CALENDRIER DES JOURS DE FÊTE Événement201520162017 Jour de l'AnLe jeudi 1 er janvier 2015Le vendredi 1 er janvier 2016Le dimanche 1 er janvier 2017 Lendemain du Jour de l’An Le vendredi 2 janvier 2015Le samedi 2 janvier 2016Le lundi 2 janvier 2017 Vendredi saintLe vendredi 3 avril 2015Le vendredi 25 mars 2016Le vendredi 14 avril 2017 Lundi de PâquesLe lundi 6 avril 2015Le lundi 28 mars 2016Le lundi 17 avril 2017 Journée nationale des Patriotes Le lundi 18 mai 2015Le lundi 23 mai 2016Le lundi 22 mai 2017 Fête nationale du Québec Le mercredi 24 juin 2015Le vendredi 24 juin 2016Le samedi 24 juin 2017 Fête du CanadaLe mercredi 1 er juillet 2015Le vendredi 1 er juillet 2016Le samedi 1 er juillet 2017 Fête du TravailLe lundi 7 septembre 2015Le lundi 5 septembre 2016Le lundi 4 septembre 2017 Fête de l’Action de grâces Le lundi 12 octobre 2015Le lundi 10 octobre 2016Le lundi 9 octobre 2017 Veille de NoëlLe jeudi 24 décembre 2015Le samedi 24 décembre 2016Le dimanche 24 décembre 2017 Noël Le vendredi 25 décembre 2015Le dimanche 25 décembre 2016Le lundi 25 décembre 2017 Lendemain de NoëlLe samedi 26 décembre 2015Le lundi 26 décembre 2016Le mardi 26 décembre 2017 Veille du Jour de l’AnLe jeudi 31 décembre 2015Le vendredi 30 décembre 2016Le dimanche 31 décembre 2017 Les jours de fête sont ceux accordés aux employés du gouvernement du Québec 21

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24 GUIDE DES TRANSPORTEURS DE CADAVRES POUR LE BUREAU DU CORONER OUTIL D’AIDE À LA FACTURATION ODF 4 mars 2016 24

25 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION INTRODUCTION  Une application Excel conçue spécialement et uniquement pour vous aider à préparer votre facturation pour le Bureau du coroner.  Son utilisation n’est pas obligatoire.  Il n’est pas obligatoire de joindre les feuilles ODF remplies à votre facture mais c’est TRÈS recommandé.  Pour le Bureau du coroner, les feuilles remplies de l’ODF aide à traiter les factures plus rapidement en se basant sur les rapports d’activités du transporteur fournis dûment complétés.  Avantages:  Convient dans 95 % des cas;  Vous devez inscrire vos données seulement (dates, noms, lieux, etc.); donc pas de calculs à faire;  Vous pouvez enregistrer le fichier de chaque facturation;  Vous pouvez imprimer toutes les feuilles remplies;  Vous pouvez effacer toutes les données d’une facturation et inscrire les données d’une autre facturation en cliquant sur un bouton seulement; 25

26 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION INTRODUCTION  À expédier au Bureau du coroner:  Le rapport d’activités du transporteur dûment rempli;  Les feuilles ODF remplies (pas obligatoire mais souhaitable);  Les pièces justificatives originales;  La facture avec votre en-tête personnalisée qui indique le numéro de votre facture et le numéro d’enregistrement des 2 taxes.  La facture doit aussi comporter le numéro d’avis (ou de dossier) et le nom de la personne décédée, le coût sans les taxes, le montant de la TPS, le montant de la TVQ et le coût total facturé.  Si vous n’utilisez pas ODF et qu’il y a des erreurs ou que le rapport d’activités ne permet pas de faire un lien évident avec votre facture, nous devrons traiter la facture selon les preuves fournies. Des factures pourraient même vous être retournées. Expédiez avec votre facture, toutes les feuilles remplies de ODF, pas seulement le Récapitulatif. 26

27 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION TÉLÉCHARGEMENT Pour télécharger l’application  Rendez-vous sur le site Internet du Bureau du coroner à l’adresse www.coroner.gouv.qc.cawww.coroner.gouv.qc.ca  Cliquez sur Nos partenaires  Dans la section Maison funéraire, au bas de la page, choisissez l’outil d’aide à la facturation à télécharger en fonction de votre région.  Au besoin, téléchargez le Guide d’utilisation ODF.  Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur. 27

28  La feuille Accueil s’affiche automatiquement chaque fois que vous ouvrez l’application ODF.  Comprend 7 onglets donc 7 feuilles:  Accueil;  1 e transport;  2 e transport;  3 e transport;  4 e transport;  Calcul des taxes TPS et TVQ  Récapitulatif.  Vous pouvez inscrire vos données dans les cellules jaunes seulement. Les autres cellules sont protégées.  Vous ne pouvez ajouter ou enlever une feuille ni modifier un texte ou un tarif. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION CONCEPT 28

29 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION TOUTES LES SECTIONS Identification Services facturables Dépenses remboursables Commentaires Sommaire des coûts 1 2 3 4 5 29

30 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION IDENTIFICATION Personne transportée : Inscrivez le nom et le prénom de la personne transportée. Ils sont transférés automatiquement dans les en-têtes des 2e, 3e, 4e transports ainsi que dans l’en-tête du Récapitulatif, que vous ayez besoin ou non de remplir ces feuilles. Si l’identité de la personne transportée est inconnue, indiquez Inconnu 1 sous la cellule Nom. Préposé(s) au transport : Pour chaque transport, inscrivez le nom et le prénom du ou des préposés étant donné que ces personnes peuvent être différentes d’un transport à l’autre. Le numéro d’avis ou de dossier du coroner de la personne transportée : Le numéro d’avis est transféré automatiquement dans les en-têtes des 2è, 3è, 4è transports ainsi que dans l’en-tête du Récapitulatif. 1 30

31 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION IDENTIFICATION (suite) La date de prise en charge et la date de retour : La date de prise en charge est la date à laquelle le ou les préposés au transport vont chercher le corps soit sur les lieux du décès, sur les lieux du constat de décès, dans une morgue publique ou ailleurs. La date de retour est la date à laquelle est complété le transport demandé par le coroner. Un transport peut aussi chevaucher 2 jours lorsque l’aller a lieu en fin de journée (avant minuit) et le retour le lendemain (après minuit). Exemple : Départ de la maison funéraire à 23 h 45, prise en charge du corps à 1 h 15 dans la nuit et retour à la maison funéraire. Ce transport, même s’il est effectué sur deux jours, compte pour un seul transport. Si le ou les préposés au transport doivent coucher en chemin, il faut remplir une feuille pour le transport pour l’aller (exemple : 1 er trsp) avec ses tarifs (base, kilométrage, coucher, etc.) et une seconde feuille pour le transport du retour (exemple 2è trsp) avec ses tarifs (base, kilométrage, etc.). Si vous transportez un corps à la morgue de Montréal pour autopsie sans attendre la fin de l’autopsie et que vous retournez dans vos installations, vous pouvez facturer un transport aller-retour. Lorsque vous retournez chercher le même corps, vous pouvez facturer un autre transport aller-retour. 1 31

32 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Il est important de savoir que les taxes applicables sur tous les tarifs inscrits dans cette section sont calculées automatiquement dans la section Sommaire plus bas. Transport Autres frais 2 32

33 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Toutes les informations suivantes sont importantes non seulement pour votre propre comptabilité, mais aussi pour la personne qui traite vos factures au Bureau du coroner. Lieu de prise en charge du corps : Inscrivez le lieu et la ville où le ou les préposés au transport se rendent pour prendre en charge le corps lors du décès ou encore pour apporter le corps dans une morgue ou un centre hospitalier pour un examen externe ou une autopsie. 1 2 3 4 5 6 1 Exemples de lieux Adresse de la résidence de la personne décédée; Devant le « adresse »; Centre hospitalier XYZ;Au coin de la rue AAA et de la rue BBB; Route 132 km 148;Morgue de Québec, de Montréal; Tout autre lieu. 2 33

34 Point d’arrivée avec le corps : Inscrivez la destination et la ville de la destination du corps selon les instructions du coroner. Les points d’arrivée sont : OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Période de transport : Choisissez parmi les 6 périodes de la liste de choix : les bons tarifs de base et pour le temps d’attente s’inscrivent automatiquement en fonction du choix. Tant que vous n’aurez pas fait de choix pour la période de transport, aucun tarif ne s’inscrira dans la colonne Total. On entend par un transport de jour celui dont le départ a lieu entre 8 h et 16 h, un transport de soir celui dont le départ a lieu entre 16 h et minuit et un départ de nuit celui dont le départ a lieu entre minuit et 8 h. Lorsqu’un transport débute le soir et se termine la nuit, le tarif de nuit est applicable à condition que plus de la moitié du transport se soit déroulé après minuit. 2 3 Exemples de lieux Vos installations;Un centre hospitalier; La morgue de Québec;La morgue de Montréal; Tout autre lieu. 2 34

35 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Temps d’attente : Le tarif pour le temps d’attente s’inscrit automatiquement lorsque vous choisissez la période de transport. Par contre, il ne s’ajoute pas au total dans la colonne Total à l’extrême droite tant qu’un temps d’attente n’est pas inscrit. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton gris « Attente ». Le temps d’attente compte lors de la prise en charge d’un corps, d’un examen externe, d’une autopsie, de l’attente d’un traversier ainsi que pour la durée de la traversée jusqu’au moment du départ des lieux. Dans les cellules jaunes de cette feuille, inscrivez l’heure du début et de fin de l’attente à côté de la ou des raisons de l’attente. La durée de l’attente et le temps total de l’attente se calculent automatiquement. 4 2 Exemple: 35

36 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Une fois les heures d’attente inscrites, cliquez pour retourner à la feuille du transport. Si vous avez inscrit le nom de deux préposés au transport dans la section Identification, automatiquement ODF double le taux horaire pour le temps d’attente pour en tenir compte. Il est important de respecter le format 24 heures. Ainsi : PourInscrivez 6 h le matin6:00 6 h 15 le matin6:15 6 h 15 le soir18:15 Minuit et quinze0:15 11 h 35 le soir23:35 2 36

37 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Kilométrage parcouru: Inscrivez le kilométrage parcouru sur des chemins publics et hors des chemins publics pour un aller-retour. Total transport: Inscrivez le kilométrage parcouru sur des chemins publics et hors des chemins publics pour un aller-retour. 5 6 2 37

38 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SERVICES FACTURABLES Il suffit d’inscrire, dans l’étroite colonne de gauche, le nombre de jours de garde, le nombre de visites, le nombre de nettoyages supplémentaires effectués ou le nombre de corps additionnels transportés. Dans la large colonne jaune de droite, inscrivez la ou les dates auxquelles le service a été rendu. Pour Frais de garde, justifiez; pour Corps additionnel, inscrivez le numéro d’avis et le nom de la seconde personne transportée. Consultez les commentaires au besoin. Les totaux se calculent automatiquement. Aucune taxe n’est calculée à cette étape-ci. Exemple: 2 38

39 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Les dépenses taxables sont des dépenses pour lesquelles vous avez payé la TPS et la TVQ. Ces taxes sont parfois incluses dans le prix, parfois elles sont ajoutées au coût. 1 4 5 6 Exemple: 3 2 3 39

40 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Calcul des taxes 3 Dans un des 6 onglets de ODF, vous retrouverez un outil pour faciliter le calcul des taxes. Utilisez cet outil pour calculer les dépenses sans taxes pour les repas et pour l’hébergement. Pour les repas, la dépense à inscrire dans ODF doit inclure le pourboire. Pour l’hébergement, la dépense à inscrire dans ODF doit inclure la taxe sur l’hébergement. Étant donné que ODF calcule la TPS et la TVQ une fois tous les services facturables et les dépenses remboursables inscrites, il ne faut pas inclure la TPS et la TVQ dans le coût des repas, des couchers et des stationnements. 1 40

41 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Repas Repas: ODF vous permet de réclamer des dépenses que vous avez payées pour le déjeuner, le dîner et le souper pour un ou deux préposés au transport. Vous devez avoir préalablement inscrit leur nom et prénom dans la section Identification. Dans la liste déroulante de la colonne jaune de gauche, sélectionnez le nom du préposé pour qui les dépenses ont été engagées. Le choix de cette liste est fonction des nom et prénom des préposés inscrits dans la section Identification de chaque feuille. Si vous désirez inscrire un commentaire au lieu du nom d’un préposé, choisissez Voir Commentaires dans la liste déroulante et inscrivez votre commentaire dans la section jaune tout au bas de la feuille. Dans la colonne jaune de droite, inscrivez le coût RÉEL du REPAS et du POURBOIRE. N’incluez pas la TPS et la TVQ dans le coût du repas. Si le coût du repas et du pourboire sont moins élevés que le montant admissible inscrit à droite du tableau, c’est le coût réel qui s’inscrira dans la colonne Total. Par contre, si le coût réel est plus élevé que le montant maximum admissible, c’est ce dernier qui s’inscrira dans la colonne Total. Exemple: 32 41

42 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Coucher Coucher: Dans la liste déroulante de la colonne jaune de gauche, sélectionnez le nom du préposé pour qui les dépenses ont été engagées. Le choix de cette liste est fonction des nom et prénom des préposés inscrits dans la section Identification de chaque feuille. Si vous désirez inscrire un commentaire au lieu du nom d’un préposé, choisissez Voir Commentaires dans la liste déroulante et inscrivez votre commentaire dans la section jaune tout au bas de la feuille. Avant d’inscrire le montant réel que vous avez engagé, vous devez calculer le montant maximal auquel vous avez droit pour ce coucher. Cliquez sur le bouton gris Coucher pour connaître le montant maximal auquel vous avez droit. Même si vous savez que le montant payé est supérieur à celui admissible, vous devez faire l’exercice afin que ODF choisisse entre le coût réel et le montant admissible. Dans la colonne de droite, inscrivez le coût RÉEL de la CHAMBRE louée et de la TAXE SUR L’HÉBERGEMENT. N’incluez pas la TPS et la TPQ inscrites sur la facture de la chambre. Utilisez l’onglet Calcul taxes pour connaître le montant sans TPS, sans TVQ mais avec taxe sur l’hébergement. 33 42

43 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Coucher 3 ODF ouvre une autre feuille qui calcule le montant maximal en fonction de la ville du coucher et de la période de l’année (soit en basse saison ou en haute saison) que vous êtes invités à inscrire. Cliquez sur le bouton en bas pour retourner à la feuille du transport. Cette procédure est détaillée dans la section Procédures – Procédure pour calculer le montant maximal admissible pour le coucher. Consultez les commentaires au besoin. 3 43

44 Stationnement: Le coût du stationnement ne doit pas comprendre les taxes. Ainsi, vous devez cliquer sur le bouton gris « Stationnement ». ODF vous amène dans un écran qui peut extraire les taxes, si elles sont incluses dans le coût du stationnement. Vous n’avez qu’à inscrire le coût du stationnement et répondre à la question à savoir si le prix du stationnement comprend les taxes ou non. Cliquez sur le bouton gris au bas pour retourner à la feuille du transport. Le montant calculé se transfère dans la colonne blanche de droite, colonne dans laquelle vous ne pouvez pas écrire. Inscrivez dans la colonne jaune de gauche des détails si nécessaire. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Stationnement Cette procédure est détaillée dans la section Procédures – Procédure pour extraire les taxes du coût du stationnement 34 44

45 Autres dépenses: Inscrivez dans Autre 1 et Autre 2, toutes autres dépenses que vous avez engagées et pour lesquelles vous désirez demander un remboursement. Dans la colonne jaune de gauche, inscrivez les détails et dans la colonne de droite, le montant.. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Autres dépenses 35 45

46 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Dépenses taxables remboursables 3 6 Total des dépenses taxables: Le total se calcule automatiquement. Aucune taxe n’est calculée à cette étape-ci 46

47 Dépenses non taxables remboursables: Peu de services relatifs au transport sont non taxables. Le péage pour un traversier est parmi ceux-là. Avant d’inscrire un montant dans la colonne des coûts réels, vous devez inscrire un détail dans l’autre colonne jaune. Il est obligatoire d’inscrire des détails dans les cellules prévues à cette fin avant de pouvoir inscrire un montant. Consultez les commentaires au besoin. Le total se calcule automatiquement. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION DÉPENSES REMBOURSABLES Dépenses non taxables remboursables 3 47

48 Sous-total: Le sous-total regroupe les coûts des services rendus et des dépenses que vous avez engagés pour effectuer un transport. Taxes: La TPS et la TVQ sont calculées sur le total pour le transport, les autres frais et sur les dépenses taxables remboursables. Total des coûts: Le total de tous les coûts pour ce transport est la somme du sous-total et des taxes et des dépenses non taxables remboursables. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION SOMMAIRE 4 48

49 La section Commentaires vous permet d’inscrire quelques notes à l’intention de la responsable des comptes à payer au Bureau du coroner. Ces commentaires ne se transfèrent pas dans le Récapitulatif. Ils seront par contre imprimés à l’impression de la feuille. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION SECTION COMMENTAIRES 5 49

50 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION Récapitulatif Exemple aux fins de formation 50

51 Procédure: En cliquant sur le bouton gris Coucher, ODF vous amène dans une feuille qui calcule le montant maximal en fonction de la ville du coucher et de la période de l’année, soit en basse saison ou en haute saison. Dans la liste déroulante de la première cellule grisée, choisissez le lieu du coucher. Dans cet exemple Longueuil. Dans la liste déroulante de la deuxième cellule grisée, choisissez la période du coucher pour déterminer si le tarif applicable est celui de la basse ou de la haute saison. Dans la troisième cellule grisée, inscrivez le montant de la taxe sur l’hébergement inscrite sur la facture en dollars ou en pourcentage. Si la facture ne distingue pas le coût du coucher et la taxe sur l’hébergement, n’inscrivez rien dans la case grisée. Le montant maximal admissible que vous pouvez réclamer se calcule automatiquement. Cliquez sur le bouton gris au bas pour retourner à la feuille du transport. Le montant calculé se transfère dans la colonne blanche de droite, colonne dans laquelle vous ne pouvez pas écrire. Inscrivez dans la colonne de gauche des détails si nécessaire. OUTIL D’AIDE LA FACTURATION ANNEXE – PROCÉDURE POUR CALCULER LE MONTANT MAXIMAL ADMISSIBLE POUR LE COUCHER 51

52 OUTIL D’AIDE LA FACTURATION ANNEXE – PROCÉDURE POUR CALCULER LE MONTANT MAXIMAL ADMISSIBLE POUR LE COUCHER En cliquant sur le bouton gris « Stationnement », ODF vous amène dans une feuille qui extrait les taxes du coût du stationnement si elles y sont comprises. Dans la première cellule grisée, inscrivez le coût du stationnement, dans cet exemple 18,00 $. Dans la seconde cellule grisée, choisissez Oui, Non ou Ne sait pas, pour indiquer que les taxes sont incluses, non incluses ou encore que vous ne savez pas si elles sont incluses dans le coût du stationnement. Si les taxes sont incluses dans le coût du stationnement, ODF extrait les taxes. Dans cet exemple, elles sont incluses donc choisissez Oui. Si elles ne sont pas incluses ou si vous ne savez pas si elles sont incluses, ODF ajoute les taxes au coût inscrit dans la première case grisée. Le coût du stationnement sans taxes est reporté dans les cellules appropriées dans la feuille du 1 er trsp, dans cet exemple. Cliquez sur le bouton gris pour retourner à la feuille du transport pour lequel vous préparez la facturation. 52