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Bonjour, Je suis votre guide pour cette visite de votre nouveau logiciel HDS. Je vais vous montrer comment préparer une note de frais.

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Présentation au sujet: "Bonjour, Je suis votre guide pour cette visite de votre nouveau logiciel HDS. Je vais vous montrer comment préparer une note de frais."— Transcription de la présentation:

1 Bonjour, Je suis votre guide pour cette visite de votre nouveau logiciel HDS. Je vais vous montrer comment préparer une note de frais.

2 Connectez-vous à internet, puis tapez le lien daccès à lapplication qui vous a été envoyé avec votre nom utilisateur et votre mot de passe.

3 Entrez votre nom utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur « login ».

4 Vous entrez dans notre portail qui vous permet daccéder à toutes vos applications HDS : notes de frais, factures, … Choisissez «InBox Déplacements ».

5 Vous arrivez directement sur votre « Inbox ». Cest la page qui permet aux utilisateurs de visualiser toutes les tâches quils doivent traiter: validation dune note de frais dun collaborateur, réponse à une question, etc.

6 ATTENTION Il est indispensable avant la 1 ère note de frais, de saisir les données personnelles au préalable dans longlet « Administration », pour le calcul des indemnités kilométriques.

7 Pour saisir vos données personnelles, cliquez sur longlet « Administration » puis à gauche sur « saisie données personnelles » Vous êtes maintenant prêt pour créer votre première note de frais. Remplissez toutes les informations disponibles, notamment celles concernant vos véhicules, puis cliquez sur « Enregistrer ».

8 Pour créer une note de frais, cliquez sur longlet « Application » puis dans la liste à gauche sur « Nouvelle note »

9 Pour ajouter des lignes, cliquez sur « Nouvelle ligne » puis complétez les données à saisir. Lors de la création de la note de frais, précisez le type de note de frais : formation ou standard (ce qui comprend aussi engineering). Ce choix est obligatoire pour faire apparaître les boutons de commande qui permettent de saisir vos frais.

10 Pour importer vos frais AMEX, sélectionnez le relevé dans la partie « Importation AMEX » puis cliquer sur le bouton « Importer AMEX ». Attention : un même relevé ne peut être importé quune seule fois.

11 Particularités de saisie des repas : - Lorsquil sagit de repas pris sur sites de lentreprise le calcul du « Montant Payé » est automatique suivant le nombre de repas et le barème du site. - Lorsquil sagit de repas pris ailleurs, entrez le montant de vos frais, après avoir sélectionné « autres » dans la liste des sites.

12 Particularité de saisie hôtels: - Il existe un plafond de dépense défini dans le barème Goodrich. - Si le plafond est dépassé, le montant est surligné en rouge. - Le surlignage est simplement une indication pour votre valideur. Cela ne bloque pas la note de frais.

13 Particularités pour les indemnités kilométriques: - Lorsquil sagit de trajets « connus », le calcul du « Montant Payé » et des « km parcourus » est automatique. -Il suffit de choisir le trajet concerné, et le véhicule utilisé par son n° dimmatriculation. - Pour les autres parcours, il faut entrer le kilométrage manuellement. ATTENTION ! - Les caractéristiques du véhicule doivent avoir été rentrées préalablement dans vos « données personnelles ». - Si le véhicule nest pas connu, le montant calculé sera nul.

14 Une fois la note de frais prête, vous pouvez laisser un commentaire ou poser une question dans lespace prévu. Entrez tous vos frais. Il existe de nombreux champs obligatoires. Si vous les oubliez, le logiciel vous guidera.

15 Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre note de frais, vous devez: - dabord lenregistrer, - puis limprimer (bouton « Impression » en haut de la page ) - joindre vos justificatifs papier - déposer le tout dans la banette prévue à la finance.

16 Vous pourrez la suivre tout au long du processus de validation dans « Mes notes de frais » Une fois la note de frais prête, enregistrée et imprimée, vous navez plus quà cliquer sur « Envoyer la note de frais »

17 Pour suivre les notes de frais, cliquez dans longlet « Applications » puis sur « Mes notes de frais » dans la Liste à gauche. Pour accéder aux processus terminés, cliquez sur « Processus terminés »

18 Dans la partie « processus terminés », on a le statut final des notes de frais: approuvé, rejeté, payé.

19 Hotline HDS Notre Help Desk est disponible de 9h00 à 17h00 au n° de téléphone indiqué sur la page daccueil ou par message électronique : Vous avez un problème pour utiliser lapplication?


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