1 Comment préparer et mener une réunion efficace FORMATION DE GESTION D’UNE RÉUNION Par: Serge Philibert MEETING MANAGEMENT COURSE How to efficiently prepare.

Présentation au sujet: "1 Comment préparer et mener une réunion efficace FORMATION DE GESTION D’UNE RÉUNION Par: Serge Philibert MEETING MANAGEMENT COURSE How to efficiently prepare."— Transcription de la présentation:

1 1 Comment préparer et mener une réunion efficace FORMATION DE GESTION D’UNE RÉUNION Par: Serge Philibert MEETING MANAGEMENT COURSE How to efficiently prepare and manage a meeting

2 2 L'intérêt d’une réunion: profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. 4 oct 2014 A meeting’s appeal: take advantage of a group’s creativity and energy.

3 3 3 types de réunion : Information Échange Décision 4 oct 2014 3 types of meetings: Information Exchange Decision

4 4 Faire part d’informations Faire partager l’information Par exemple : Une formation permet d'apprendre à faire. 4 oct 2014 Give information Share information For example: A formation teaches to do. Information

5 5 Écouter l’avis de chacun S’enrichir les uns les autres Par exemple : trouver des idées dans une réunion de créativité 4 oct 2014 Échange / Exchange : Listen to everyone’s opinion Learn from each other For example: Find new ideas in a meeting on creativity

6 6 Valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous. Par exemple : réunion pour une résolution de problème 4 oct 2014 Décision / Decision Validate a decision that is understood and validated by every members. For exemple: a meeting to fix an issue

7 7 1 Préparer la réunion 2 Animer la réunion 3 L’après-réunion : le compte rendu 4 oct 2014 Étapes / Steps : 1 Prepare the meeting 2 Host the meeting 3 The after-meeting : meeting’s report

8 8 L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs 4 oct 2014 Étape 1 : Préparer la réunion Step 1 : Prepare the meeting Using the « TOP » method allows you to methodically prepare the meeting and define the main objectives.

9 9 Méthode « TOP » The « TOP » method 4 oct 2014

10 10 T : définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire « De quoi allons nous parler ? ». 4 oct 2014 T : Clearly define the theme of the meeting, in other words « What will we discuss? ».

11 11 O : définir l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « Devons nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats ? ». 4 oct 2014 O : define the meeting’s goal and objectiv that you wish to reach by the end, in other words « Do we need to find solutions, present the problems or present results ? ».

12 12 P : définir avec précision le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif. 4 oct 2014 P : Define the meeting’s plan, the agenda and the points to broach to reach the objectives.

13 13 Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant : Le TOP 4 oct 2014 All these informations are then transcribed to the meeting’s agenda, representing The TOP

14 14 La liste de participants, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion. 4 oct 2014 List of participants, the reason for their presence, which does not necessarly only take into account their function, but also the added value they can bring to the meeting.

15 15 Inviter des participants " dernier CRI": 4 oct 2014 Invite the participants " last CRI":

16 16 S’entourer de participants Compétents par rapport au sujet 4 oct 2014 Surround yourself with Competent participants, who know their subject well.

17 17 Choisir les participants Responsables par rapport au sujet 4 oct 2014 Chose Responsable participants toward the subject.

18 18 Choisir les participants Intéressés par rapport au sujet 4 oct 2014 Chose participants who are Interested in the subject.

19 19 Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants. Plus grand est le nombre, plus l’animation devient difficile. 4 oct 2014 The choice of paticipants mst be done while taking into account a few criterias : competence, authority and interest toward the meeting’s topic. In any case, except for information meetings, it is important to imit the amout of participants. The more you have, the harder it will be to host the meeting.

20 20 Les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc. 4 oct 2014 The material aspects such as the place, the time, the lenght, etc.

21 21 Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter ou se préparer. Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc 4 oct 2014 So preparation elements can be handed to the participants, so that they can complete them, or prepare themselves. Those elements can include; summaries, analisis, graphs or charts, reviews of previous meetings, etc.

22 22 La logistique garante d’une bonne organisation 4 oct 2014 The logistic garantees to a good structure

23 23 Il convient de s’assurer également du bon fonctionnement de ces équipements. Il n’est pas du meilleur effet de faire attendre les participants 15 minutes le temps que l’animateur trouve une pièce d’équipement qui fonctionne correctement. 4 oct 2014 Always make sure that the equipement is working properly before hand. It isn’t very professional to make people wait for 15 minutes as you are trying to make things work.

24 24 Animer la réunion 4 oct 2014 Étape 2 / Step 2 : Hosting the meeting

25 25 1 DIRIGER. L’animateur doit diriger vers la production et peut y participer. 4 oct 2014 Les 3 fonctions de l'animateur: The 3 functions of the host: 1 GUIDE. The host must guide and steer the meeting toward production, and can participate.

26 26 2 HARMONISER - L‘animateur doit faciliter les échanges. - L'animateur doit s’assurer de l’harmonisation des interactions. - L'animateur doit éviter les conflits. 2 HARMONISER - L‘animateur doit faciliter les échanges. - L'animateur doit s’assurer de l’harmonisation des interactions. - L'animateur doit éviter les conflits. 4 oct 2014 Les 3 fonctions de l'animateur: The 3 functions of the host: 2 HARMONISE a. - The host must facilitate exchanges. - The host must help harmonise the interactions. - The host must avoid conflicts.

27 27 3 PRODUIRE. L'animateur doit créer les conditions de la réalisation de l'objectif. 4 oct 2014 Les 3 fonctions de l'animateur: The 3 functions of the host: 3 PRODUCE. The host must create conditions toward the realisation of the objective.

28 28 atteindre l'objectif fixé de la réunion appliquer les outils appropriés obtenir le consensus du groupe établir un plan d'actions faciliter la communication entre les participants atteindre l'objectif fixé de la réunion appliquer les outils appropriés obtenir le consensus du groupe établir un plan d'actions faciliter la communication entre les participants 4 oct 2014 L’animateur doit / The host must Reach the meeting’s objective Apply the appropriate tools Obtain the group’s consencus Establish an action plan Facilitate communication between the participants Reach the meeting’s objective Apply the appropriate tools Obtain the group’s consencus Establish an action plan Facilitate communication between the participants

29 29 L’après-réunion : le compte rendu 4 oct 2014 Étape 3 / Step 3 After-meeting : meeting report

30 30 À l’issue de la réunion, une synthèse écrite (soit par l’animateur, soit par le secrétaire désigné) doit être diffusée à l’ensemble des participants. Ce compte rendu résumera : les objectifs de la réunion ; la liste des participants ; le ou les sujets abordés 4 oct 2014 After the meeting, a summary must be written (either by the host or the secretary) and distributed to all participants. This summary will include : The meeting’s goals ; participant’s list ; broached subjects.

31 31 1- Définir des objectifs précis 2- Choisir les bons participants 3- Penser au lieu et à l'heure 4- Respecter les horaires 5- Animer en écoutant 6- Etablir des règles claires 7- Synthétiser les résultats 4 oct 2014 7 Conseils pour organiser une réunion efficace / 7 tips for an efficient meeting 1- Define precise exercise 2- Choose the right participants 3- Choose the right time and place 4- Respect the schedule 5- Listen while hosting 6- Establish clear rules 7- Synthetize the results

32 32 QUESTIONS? 4 oct 2014

33 33 BONNES RÉUNIONS! HAVE A NICE MEETING! 4 oct 2014