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Le système de gestion des inscriptions LUDIK au service des organismes Congrès AQLM Saguenay 2010 LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS.

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1 Le système de gestion des inscriptions LUDIK au service des organismes Congrès AQLM Saguenay 2010 LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS

2 Objectifs de la présentation Présenter aux collègues notre expérience de lutilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil important de support aux organismes Partager notre expérience et nos résultats

3 Portrait de la ville de Gatineau Fusion des ex-villes (5) Population de habitants Territoire de 340 km2, 47 km linéaire 18 districts électoraux

4 Le cadre de soutien Définit les grandes orientations du soutien offert aux organismes de la communauté 3 catégories : grand partenaire, partenaire de soutien, partenaire collaborateur Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre support offert aux grands partenaires dans une première phase

5 LUDIK Carte citoyen Inscription Réservation LUDIK-Biblio LUDIK-IC LUDIK-RVI LUDIK-IO Application Windows Application Web Équipement Application ACCESS Tourniquet

6 La carte Accès-Gatineau Nécessaire pour le processus dinscriptions à la programmation par internet et téléphone Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes dâge Tarification pour le volet des activités libres Carte émise dans le réseau bibliothèque (10) Plus de cartes par année Carte renouvelable à chaque année

7 Les étapes de fonctionnement SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE GATINEAU 1.Création du compte Organisme dans LUDIK-IO 2.Entrée et mise à jour des différentes activités définis par lorganisme 3.Possibilité dutiliser le système dinscription de la Ville Système téléphonique automatisé (RVI-Bell) Système LUDIK-Internet Citoyen 7 28/04/2014

8 4.La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa – MasterCard) via Internet et par téléphone Un montant est transféré à chaque organisme pour tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque période dinscription) Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès Gatineau Réduction du temps nécessaire à compléter une inscription 8

9 5.Flexibilité des périodes dinscription en ligne Périodes prédéterminées en ligne Périodes flexibles via Internet Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports, etc.) LUDIK INTERNET CITOYEN Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de sinscrire via Internet LUDIK-IO Interface Internet permettant aux organisations de gérer leurs inscriptions 9 28/04/2014

10 10 28/04/ /04/2014 INSCRIPTION Inscription acceptée Inscription en attente Payé par Visa Payé par MC Non payé Organismes – par Internet Organismes – par téléphone Total des inscriptions Organismes Statistiques 2010

11 11 28/04/2014 Téléphonie Appel en français Appel en anglais Appel transféré et traité Cours offerts OrganismesNombre d'organismes Nombre de groupes d'activités Hiver Hiver Semaine de relâche 110 Printemps Camp de Jour Été Automne Statistiques 2010

12 12 28/04/2014 Inscription par Montant - VisaMontant - MasterCard Internet ,51 $ ,00 $ Téléphone ,50 $ ,50 $ Total des inscriptions Ville ,01 $ ,50 $ Organismes – Internet ,00 $ ,00 $ Organismes – téléphone ,00 $ ,00 $ Total des inscriptions organismes ,00 $ ,00 $ Revenus 2010

13 Vitrine technologique 13 28/04/2014

14 La valeur ajoutée Un processus de gestion des inscriptions pour un organisme simplifié, rapide et beaucoup moins exigeant en temps Une moins grande pression sur les bénévoles Une flexibilité pour les parents de gérer leur inscription à distance Une base de données de gestion rapide et précise pour le SLSDC et les organismes

15 Perspectives de développement Augmenter le nombre dorganismes qui adhèrent au système de gestion des inscriptions Développement de notre base de données Développement dindicateurs de gestion Développement dun système automatisé de rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre de service Meilleure connaissance de la pratique des activités libres sur le territoire *****


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