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SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique Proposition de ventilation des archives de la DGStrat Mai 2008.

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1 SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique Proposition de ventilation des archives de la DGStrat Mai 2008

2 Page 2 Ce quon attendait de nous…

3 Page 3 Ce que nous avons atteint…

4 Page 4 Ce que nous avons : état des lieux des archives de la DGStrat 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m UWDomaine Undeclared Work 18 mètres GRHDocuments du personnel 26,4 mètres BILDomaine Bilatéral 40.1 mètres HLArchives Hendrik Larmuseau 35,6 mètres EVOLDomaine Evolution de la Protection sociale 35,6 mètres INDISOCDomaine Indicateurs sociaux 14,4 mètres GOVDomaine Gouvernance 89,2 mètres DGArchives du Directeur-général 12,5 mètres ComArchives Didier Coeurnelle 12 mètres MULTIDomaine multilatéral 110,4 mètres

5 Page 5 Ce que nous recevons : métrage disponible sur le paysager DGCom DGStrat Scénario worst case pour la ventilation 15 petites armoires = 45 m 15 petites armoires = 45 m 25 grandes armoires = 125 m 25 grandes armoires = 125 m 4 grandes armoires en plus Analyse pour rajouter une armoire aux armoires coulissantes En discussion

6 Page 6 Qui reçoit quoi ? Ventilation des armoires par domaine # armoires Mètrage réservé Métrage à transférer sur le paysager GrandesPetites ,4 MULTI ,8 BIL ,7 GOV ,3 UW EVOL ,6 INDISOC118 5 DG013 1 Shared / stand alone > GRH > Hendrik105 5 > Com105 4 Dico026 6 Roulement3015 / Réserve1314 / La ventilation nest pas définitive !

7 Page 7 Ventilation générale La ventilation nest pas définitive !

8 Page 8 Efforts consentis par domaine Au plus bas, au plus grand leffort

9 Page 9 Marges par domaine Différence entre le métrage transféré et le métrage octroyé

10 Page 10 Demandes de digitalisation Domaine Gouvernance –Circulaires IPSS dans le cadre du projet-pilote de digitalisation des échanges avec les IPSS Shared Service –Dossiers du personnel ? Domaine Bilatéral –Dossiers bilatéraux concernant les pays voisins Domaine Multilatéral –Dossiers SESPROS –Dossiers CASSTM (notes belges)

11 Page 11 Documents à détruire Union européenne : documentation concernant la démographie (2 m) (Domaine Multi) Documentation générale conservée au Domaine Multi (5 m) (armoires de Muriel Rabau) Revue belge de la Sécurité sociale (BTSZ,1 série, 35 numéros) (1,5 m) Domaine gouvernance (8,8m), documentation générale conservée dans les compactus et copie conforme des arrêtés Documents INDISOC qui seront ramenés à la maison ou détruits : 2,4 m Documents personnels de Monsieur Larmuseau : 7,2 m Documents conservés au Centre 58 : 20 mètres sont à détruire

12 Page 12 Risques Risque que le service de la cave ne fonctionne pas correctement ou pas assez rapidement Risque communiqué au comité de direction et à léquipe Novo Risque que lon ne tienne pas compte de laccroissement en personnel de la DG Armoires supplémentaires allouées aux domaines concernés + Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG Risque que la bibliothèque ne puisse accepter les 50 m de documentation que nous voulons transférer 4 possibles nouvelles armoires (20m) prévues pour accueillir le documentation qui ne pourrait être transférée à la BIB Risque que la ventilation ne prévoit pas assez de places et doive être revue Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG + métrage restant des 4 nouvelles armoires

13 Page 13 Next steps Evaluation de la ventilation Communication individuelle par domaine Plan de classement Mise en boîte, nommage, destruction des archives Déménagement des archives Commande des boîtes Digitalisation

14 Page 14 …Questions ? Amaury Legrain Tom Auwers SPF Sécurité sociale – DGStrat Sophie Vandepontseele Equipe Novo – NovoRecord


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