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SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June 2014 1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009.

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1 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? Workshop e-HR, Projectorganisatie

2 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June D ata B ase O racle H uman R esources A dministration Projectnaam DBOHRA

3 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June FAVV: –Centrale administratie –Standaard pakket –Geïntegreerd werken FOD VVVL: –Bijkomende wensen: Interface C.D.V.U. Training Administratie Posities en budgetting Self-service Aanleiding

4 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Review Board PM Cronos Functional Team Technical Team PM FAVV/FOD VVVL Team lead Functional FAVV Key-users Key-users Part Time Team lead Functional FOD VVVL Key-users Key-users Part Time ICT ICT FAVVICT FOD VVVL Project organisatie

5 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Project methodologie

6 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Organiseren van werkgroepen per functioneel domein

7 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Projectaanpak as is to be in kaart brengen

8 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Signalitiek & affectatie Proces werving Proces loopbaanbeheer Afwezigheden & Anciënniteiten Registratie afwezigheden & anciënniteiten Ontwikkelcirkels Proces Ontwikkelcirkels Posities & budgetting Beheer personeelsplan Trainingen Beheer van trainingen Payroll & interfacing Proces Loonverwerking Onderhoud werkstructuren, Self-Service & Security Processen

9 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Applicant Management Staffing StrategyVacancy Management HR1310 Manage Budgets HR1310 Manage Budgets HR0189 Identify Vacancy HR0189 Identify Vacancy HR0195/HR0196 Screen Applicants HR0195/HR0196 Screen Applicants Identify funding Enterprise Flows: HRMS : Recruit to Hire Describe Openings Gain Approval Contract/ Permanent Plan Staffing Plan Staffing From Organisational Structure Change Process Apply Recruiting Policies Apply Recruiting Policies Prepare to Recruit HR1222 Post Jobs HR1222 Post Jobs External Agencies Web Adverts Referrals Pre-Hire Processes HR0197 Make Offers HR0197 Make Offers HR1249 Manage Remaining Applicants HR1249 Manage Remaining Applicants HR0192 Manage Contracts HR0192 Manage Contracts Attract Prospects Attract Prospects HR1248 Recruitment Strategy HR1248 Recruitment Strategy Proactive Job Boards Agencies Intranet & Internet HR0198 Track Applicants HR0198 Track Applicants Terms and conditions Document Generation Automated Applicant status Communication Interviews Assessment tests Competency based EEO Evaluate Recruitment HR1250 Analyse Recruitment Performance HR1250 Analyse Recruitment Performance Vision Corporation Applicant HR Specialist HR Administrator Line Manager HR Director Employee Payroll Clerk Payroll Manager x Place Workers Start Induction Process Start Induction Process Mass updates Retain on file Reject See separate flow Measure recruitment effectiveness Apply for a Job HR0191 Make and progress Application HR0191 Make and progress Application Personal details Job Preferences Return Flow Value Statement

10 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June To-be Hoofdprocessen

11 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Voorbeeld: To-be Proces voor Trainingen

12 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Projectopvolging: maandelijkse stuurgroepen

13 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan Concrete deliverables per fase: project definitie fase

14 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Project Management: –Project detailed planning & opvolging –Ondertekening Project Documenten: Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan Definition fase: –Hardware inrichting + Installatie Oracle HRMS –Inrichting FOD template –Systeeminitiatie voor Key-users –Vastleggen Detailed Business Requirements in de verschillende werkgroepen –Overleg met C.D.V.U. over interface Voorbeeld voortgangsrapportage - Volgende periode

15 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Project Management: Opvolging werkgroepen business requirements Afspraken met ICT Infrastructuur FAVV ongoing Definition fase: Deze fase houdt het bepalen van de detailed business requirements in, en inrichting FOD VVVL template. 8 werkgroepen samengesteld, met 8 Teamleiders (in totaal 30 klant projectmedewerkers) => business requirements klaar en gereviewed Alle documenten staan op eCommunities met hun verschillende versies Business requirements goed in beeld, buiten nog een aantal issues (Issue log / Kwaliteitsrapport) FOD VVVL template ingericht; werk aan common template kan starten 01/06/2006. Voorbeeld voortgangsrapportage-Vooruitgang deze maand

16 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

17 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

18 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Uitvoerend werk Voortgangsrapport - financieel (1)

19 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Project based Samenvatting Voortgangsrapport - financieel (2)

20 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Centrale bibliotheek van alle projectdocumentatie

21 2121 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June 2014 E-HR: un rêve ou un cauchemar? Gestion Fonctionnel de DeBOHRA 26/05/2009

22 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Inhoud 1.Base de données: suivi 2.Manuel de qualité: processus 3.Rôles: -U tilisateurs clés -Gestionnaire fonctionnel -ICT -Consultants 4.Communication - U tilisateurs clés - Utilisateurs 5.Etat des lieux depuis le go-live

23 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Suivi des demandes Base de données en Access: depuis mars 2007

24 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Manuel de qualité Le Processus de la gestion fonctionnelle: 4 sous- processus –Suivi des demandes –Analyse fonctionnelle –Analyse technique –Tester les nouvelles applications

25 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Première analyse au moment de lenregistrement de la demande: Module + Chemin de navigation Type de demande: liste de valeurs, interface, workflow, erreur de conversion,.. Déterminer les priorités : 1, 2, 3 Problème Bloquant / Non-bloquant Impact sur les interfaces (exp. Protime) Rédiger un rapport : –En cas dun message derreur: reproduction du message derreur –Accorder le suivi à ICT ou à Cronos suite à une concertation avec ICT Suivi des demandes

26 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Analyse fonctionnel Nouvelle application / adaptation dune application Structure: –Nom de lapplication –Sil sagit dune modification: analyser limpact sur les données existantes –En deux langues: liste des champs à ajouter ou à supprimer avec mention du libellé et du type de champ (texte, numérique, liste des valeurs et les valeurs, obligatoire/non-obligatoire). –Proposition pour lécran –Workflow: sil sagit dune application en self-service –Texte de laide en deux langues: sil sagit dune application en self- service –Validation par lutilisateur clé Rapport pour ICT/Consultant

27 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Analyse technique ICT / Consultant –Estimation des frais et du temps –Explication de la solution Consultation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT Après approbation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT : –Exécution par ICT / Consultant –Documentation détaillée

28 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Tester Par le gestionnaire fonctionnel / Membre du team e- HR/ utilisateur clé Feedback des tests à ICT / Consultant –Application OK: mail confirmation pour mettre la nouvelle application en production. –Application pas OK: mail modifications demandées ou rapport avec reproduction des messages derreur. Implémentation en Production –Le gestionnaire fonctionnel teste lapplication dans lenvironnement de production –Communication vers le Service P&O et les utilisateurs

29 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Communication Tous les trois mois un rapport des demandes clôturées est envoyé aux utilisateurs clés/ICT/Consultants/Peter Samyn Utilisateurs: une nouvelle application en Self-service –Via lintranet / newsletter –En consultation avec le service de communication Support: –Via module e-learning –Formation

30 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Rôles Utilisateurs clés 1 ou 2 Utilisateurs clés par module: - Signaler les problèmes et les modifications nécessaires -Participer aux réunions de suivi -Tester les nouvelles applications du module

31 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Rôles Gestionnaire fonctionnel : Vera De Wilde Responsabilités –Enregistrer change requests / issues dans la base de données –Préparer une analyse fonctionnelle avec lutilisateur clé –Collaboration avec ICT et consultants –Assurer le suivi des change requests et issues –Tester les nouvelles applications –Communication vers les utilisateurs finaux (back-office et self- service) –Faire le suivi du budget –Former les utilisateurs finaux –Sinformer de façon proactive des besoins des services

32 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Suivi du budget

33 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Rôles ICT –Peter Wauters (Conseiller Program Management) –Beert Vanden Eynde (Attaché Business Analyse) Responabilités - Gestion des profils de sécurité et des user accounts - Cloning de PRD vers TST: 2 fois par an - Gestion workflow self-service - Analyse technique des issues et change requests - Résoudre les issues et implementer les change requests

34 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Gestion des profils de sécurité Security

35 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Gestion workflow self-service

36 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Rôles Consultants externes de Cronos –Paul Van Hoof (fonctionnel) –Reinout Decock (fonctionnel) –Ann Van Roosbroeck (fonctionnel) –Frederik Van Huffel (technique) –Kurt Vanclooster (technique) Responsabilités - Donner des estimations du travail pour implémenter un change request - Analyse technique des issues et change requests - Résoudre les issues et implementer les change requests - Documenter les solutions : transfert des connaissances

37 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Demandes depuis le go-live Depuis mars 2007: 233 demandes

38 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Nouvelles applications depuis le go-live Utilisateurs (Self-service) –Demande d'autorisation d'utiliser la bicyclette / Demande paiement indemnité vélo –Demande allocation de foyer –Demande dactivité rémunérée –Adaptations de linterface : usabilité –Cercles de Développement : Enregistrement des entretiens avec les rapports –Rapports pour les managers

39 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Nouvelles applications depuis le go-live Back-office –Extension de loutil de rapportage Intelligence Plus : plusieurs change requests –Adaptations des listes de valeurs: très fréquent –Conversion des numéros bancaires vers les codes IBAN + code BIC –Conversion des articles budgétaires (SCDF) –Ajouter la responsabilités pour la gestion les listes des valeurs dans le back-office

40 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June En développement Elargir les fonctionnalités du module Cercles de Développements –Gestion des compétences –Gestion des objectives En self-service: suivi des stagiaires et du mémoire de stage Adaptation de linterface Protime-DeBOHRA (phase 2): demande congé, récupération, régularisation Demande de télétravail Plan de recrutement

41 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Souhaits Gestion des accidents de travail Optimalisation du plan de personnel Simplification du module Formations: usabilité Développement dautres modules e-learning

42 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Conclusion Demandes –2007 (mars-décembre): 63 –2008 (janvier-décembre): 116 –2009 (janvier-mai): 54 Constat : les demandes augmentent Raisons: –P&O sest approprié loutil e-HR –P&O découvre lutilité de e-HR pour dautres applications –Suivi plus rapide des dossiers

43 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Questions et réponses?

44 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Friday, 06 June Dank u! Merci!


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