Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ?

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1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009
1/04/2017 Workshop e-HR, Projectorganisatie Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? Functioneel Beheer DeBOHRA 1

2 D ata B ase O racle H uman R esources A dministration
Projectnaam DBOHRA D ata B ase O racle H uman R esources A dministration

3 Aanleiding FAVV: FOD VVVL: Centrale administratie Standaard pakket
Geïntegreerd werken FOD VVVL: Bijkomende wensen: Interface C.D.V.U. Training Administratie Posities en budgetting Self-service

4 Project organisatie

5 Project methodologie

6 Organiseren van werkgroepen per functioneel domein

7 Projectaanpak as is  to be in kaart brengen

8 Processen Signalitiek & affectatie Afwezigheden & Anciënniteiten
Proces werving Proces loopbaanbeheer Afwezigheden & Anciënniteiten Registratie afwezigheden & anciënniteiten Ontwikkelcirkels Proces Ontwikkelcirkels Posities & budgetting Beheer personeelsplan Trainingen Beheer van trainingen Payroll & interfacing Proces Loonverwerking Onderhoud werkstructuren, Self-Service & Security

9 Return Flow Value Statement
Enterprise Flows: HRMS : Recruit to Hire Return Staffing Strategy Vacancy Management Prepare to Recruit Plan Staffing HR1310 Manage Budgets HR0189 Identify Vacancy HR1248 Recruitment Strategy Attract Prospects HR1222 Post Jobs From Organisational Structure Change Process Identify funding Describe Openings Gain Approval Contract/ Permanent External Agencies Web Adverts Referrals Proactive Job Boards Agencies Intranet & Internet Apply for a Job Applicant Management HR0191 Make and progress Application HR0195/HR0196 Screen Applicants Apply Recruiting Policies HR0198 Track Applicants HR1249 Manage Remaining Applicants Vision Corporation Applicant HR Specialist HR Administrator Line Manager HR Director Employee Payroll Clerk Payroll Manager Personal details Job Preferences Interviews Assessment tests Competency based EEO Applicant status Communication Mass updates Retain on file Reject Pre-Hire Processes Place Workers Evaluate Recruitment HR0197 Make Offers HR0192 Manage Contracts Start Induction Process HR1250 Analyse Recruitment Performance Automated Terms and conditions Document Generation x See separate flow Measure recruitment effectiveness Flow Value Statement

10 To-be Hoofdprocessen

11 Voorbeeld: To-be Proces voor Trainingen

12 Projectopvolging: maandelijkse stuurgroepen

13 Concrete deliverables per fase: project definitie fase
Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan

14 Voorbeeld voortgangsrapportage - Volgende periode
Project Management: Project detailed planning & opvolging Ondertekening Project Documenten: Project Initiatie Document Kwaliteitsplan Communicatieplan “Definition” fase: Hardware inrichting + Installatie Oracle HRMS Inrichting FOD template Systeeminitiatie voor Key-users Vastleggen Detailed Business Requirements in de verschillende werkgroepen Overleg met C.D.V.U. over interface

15 Voorbeeld voortgangsrapportage-Vooruitgang deze maand
Project Management: Opvolging werkgroepen business requirements Afspraken met ICT Infrastructuur FAVV ongoing “Definition” fase: Deze fase houdt het bepalen van de detailed business requirements in, en inrichting FOD VVVL template.  8 werkgroepen samengesteld, met 8 Teamleiders (in totaal 30 klant projectmedewerkers) => business requirements klaar en gereviewed Alle documenten staan op eCommunities met hun verschillende versies Business requirements goed in beeld, buiten nog een aantal issues (Issue log / Kwaliteitsrapport) FOD VVVL template ingericht; werk aan common template kan starten 01/06/2006.

16 Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

17 Voorbeeld Voortgangsrapport - Issue logging

18 Voortgangsrapport - financieel (1)
Uitvoerend werk

19 Voortgangsrapport - financieel (2)
Project based Samenvatting

20 Centrale bibliotheek van alle projectdocumentatie

21 E-HR: un rêve ou un cauchemar?
1/04/2017 E-HR: un rêve ou un cauchemar? Gestion Fonctionnel de DeBOHRA 26/05/2009 Functioneel Beheer DeBOHRA

22 Inhoud Base de données: suivi Manuel de qualité: processus
1/04/2017 Inhoud Base de données: suivi Manuel de qualité: processus Rôles: -Utilisateurs clés -Gestionnaire fonctionnel -ICT -Consultants Communication - Utilisateurs clés - Utilisateurs Etat des lieux depuis le go-live Functioneel Beheer DeBOHRA

23 Suivi des demandes Base de données en Access: depuis mars 2007

24 Manuel de qualité Le Processus de la gestion fonctionnelle: 4 sous-processus Suivi des demandes Analyse fonctionnelle Analyse technique Tester les nouvelles applications

25 Suivi des demandes Première analyse au moment de l’enregistrement de la demande: Module + Chemin de navigation Type de demande: liste de valeurs, interface, workflow, erreur de conversion,.. Déterminer les priorités : 1, 2, 3 Problème Bloquant / Non-bloquant Impact sur les interfaces (exp. Protime) Rédiger un rapport : En cas d’un message d’erreur: reproduction du message d’erreur Accorder le suivi à ICT ou à Cronos suite à une concertation avec ICT

26 Analyse fonctionnel Nouvelle application / adaptation d’une application Structure: Nom de l’application S’il s’agit d’une modification: analyser l’impact sur les données existantes En deux langues: liste des champs à ajouter ou à supprimer avec mention du libellé et du type de champ (texte, numérique, liste des valeurs et les valeurs, obligatoire/non-obligatoire). Proposition pour l’écran Workflow: s’il s’agit d’une application en self-service Texte de l’aide en deux langues: s’il s’agit d’une application en self-service Validation par l’utilisateur clé Rapport pour ICT/Consultant

27 Analyse technique ICT / Consultant
Estimation des frais et du temps Explication de la solution Consultation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT Après approbation du Service Organisation et bilatérale du Service P&O et ICT : Exécution par ICT / Consultant Documentation détaillée

28 Tester Par le gestionnaire fonctionnel / Membre du team e-HR/ utilisateur clé Feedback des tests à ICT / Consultant Application OK: mail  confirmation pour mettre la nouvelle application en production. Application pas OK: mail  modifications demandées ou rapport avec reproduction des messages d’erreur. Implémentation en Production Le gestionnaire fonctionnel teste l’application dans l’environnement de production Communication vers le Service P&O et les utilisateurs

29 Communication Tous les trois mois un rapport des demandes clôturées est envoyé aux utilisateurs clés/ICT/Consultants/Peter Samyn Utilisateurs: une nouvelle application en Self-service Via l’intranet / newsletter En consultation avec le service de communication Support: Via module e-learning Formation

30 Rôles Utilisateurs clés 1 ou 2 Utilisateurs clés par module:
- Signaler les problèmes et les modifications nécessaires Participer aux réunions de suivi Tester les nouvelles applications du module

31 Rôles Gestionnaire fonctionnel : Vera De Wilde Responsabilités
Enregistrer change requests / issues dans la base de données Préparer une analyse fonctionnelle avec l’utilisateur clé Collaboration avec ICT et consultants Assurer le suivi des change requests et issues Tester les nouvelles applications Communication vers les utilisateurs finaux (back-office et self-service) Faire le suivi du budget Former les utilisateurs finaux S’informer de façon proactive des besoins des services

32 Suivi du budget

33 Rôles ICT Peter Wauters (Conseiller Program Management) Beert Vanden Eynde (Attaché Business Analyse) Responabilités - Gestion des profils de sécurité et des user accounts - Cloning de PRD vers TST: 2 fois par an - Gestion workflow self-service - Analyse technique des issues et change requests - Résoudre les issues et implementer les change requests

34 Gestion des profils de sécurité
Security

35 Gestion workflow self-service

36 Rôles Consultants externes de Cronos
Paul Van Hoof (fonctionnel) Reinout Decock (fonctionnel) Ann Van Roosbroeck (fonctionnel) Frederik Van Huffel (technique) Kurt Vanclooster (technique) Responsabilités - Donner des estimations du travail pour implémenter un change request - Analyse technique des issues et change requests - Résoudre les issues et implementer les change requests - Documenter les solutions : transfert des connaissances

37 Demandes depuis le go-live
Depuis mars 2007: 233 demandes

38 Nouvelles applications depuis le go-live
Utilisateurs (Self-service) Demande d'autorisation d'utiliser la bicyclette / Demande paiement indemnité vélo Demande allocation de foyer Demande d’activité rémunérée Adaptations de l’interface : usabilité Cercles de Développement : Enregistrement des entretiens avec les rapports Rapports pour les managers

39 Nouvelles applications depuis le go-live
Back-office Extension de l’outil de rapportage Intelligence Plus : plusieurs change requests Adaptations des listes de valeurs: très fréquent Conversion des numéros bancaires vers les codes IBAN + code BIC Conversion des articles budgétaires (SCDF) Ajouter la responsabilités pour la gestion les listes des valeurs dans le back-office

40 En développement Elargir les fonctionnalités du module Cercles de Développements Gestion des compétences Gestion des objectives En self-service: suivi des stagiaires et du mémoire de stage Adaptation de l’interface Protime-DeBOHRA (phase 2): demande congé, récupération, régularisation Demande de télétravail Plan de recrutement

41 Souhaits Gestion des accidents de travail
Optimalisation du plan de personnel Simplification du module Formations: usabilité Développement d’autres modules e-learning

42 Conclusion Demandes Constat : les demandes augmentent Raisons:
2007 (mars-décembre): 63 2008 (janvier-décembre): 116 2009 (janvier-mai): 54 Constat : les demandes augmentent Raisons: P&O s’est approprié l’outil e-HR P&O découvre l’utilité de e-HR pour d’autres applications Suivi plus rapide des dossiers

43 Questions et réponses?

44 1/04/2017 Dank u! Merci! Functioneel Beheer DeBOHRA