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FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009 Workshop e-HR, Support des.

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1 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? Workshop e-HR, Support des utilisateurs et Intelligence reporting

2 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version 10 2 Support des utilisateurs & Intelligence reporting Support des utilisateurs 1.Pourquoi fournir un support ? 2.Les différents types de support 3. Les offres de support du SPF Santé Publique 4. Impact de loffre de support 5.Lessons learned 6.Questions & réponses Intelligence reporting 1.Belang van de rapportering 2.Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3.Demo 4.Lessons learned 5.Vragen en antwoorden

3 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Pourquoi fournir un support pour e-HR ? Aider, supporter les utilisateurs du self-service e-HR est primordial pour la réussite du projet e-HR ! Car: Lutilisation de lapplication Oracle E-business Suite nest pas intuitive Cette application est le guichet unique pour communiquer des changements au Service dEncadrement P&O Son utilisation est obligatoire pour tous les collaborateurs

4 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Pourquoi fournir un support pour e-HR ? Le risque:

5 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Les différents types de support ? … … … … …

6 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Les offres de support e-HR utilisées au SPF Santé Publique Deux types doffres sont utilisées pour aider les utilisateurs de le-HR: Le support online self-service: helpdesk/frontoffice, manuels, FAQ, eLearning. Disponible en permanence via ou sur le portail Intranet. Les formations/coachings: Formations dispensées périodiquement pour les nouveaux collaborateurs, les anciens collaborateurs, les managers ou les personnes sans connaissances PC. Demo Pour recevoir la documentation complète avec les différentes offres de support. Envoyez un petit mail à

7 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Impact de loffre de support Le Service dEncadrement P&O a mis en place une série dindicateurs pour suivre la bonne utilisation du système e-HR, le Dashboard e-HR: Cela permet : dévaluer le support déjà offert de cibler les besoins spécifiques en formation daméliorer linterface e-HR (feed-back au gestionnaire fonctionnel)

8 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version 10 8 Les collaborateurs utilisent essentiellement linscription à une formation ACTION: renforcer le support pour cette fonctionnalité

9 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Impact de loffre de support En moyenne, une question posée au CRM P&O pour 15 notifications e-HR envoyées OBJECTIF: une question posée par 40 notifications envoyées ACTION: formation e-HR ciblée

10 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Impact de loffre de support Utilisation de loffre de support en ligne Loffre de support en ligne est stockée sur lIntranet, tous les mois nous recevons un relevé de louverture de ces pages. Par exemple, pour la page e-Learning: Trop faible utilisation de loffre par rapport aux avantages de ce type daide ACTION: amélioration de la visibilité en plaçant des liens sur les pages du selfservice e-HR (aide au plus près des situations problématiques!)

11 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Impact de loffre de support Collaborateurs nayant jamais utilisés le self-service En février 2008, 204 collaborateurs ne sétaient jamais connectées au self-service e-HR (15% du public cible)! Essentiellement des collaborateurs de + de 50 ans, des collaborateurs travaillant hors Eurostation (52% vs 26% de la population cible) ou avec des statuts spécifiques (SMALS, Médecin, …) ou en interruption de carrière. Action : Formation dans les centres hors-Eurostation En février 2009, la même mesure indiquait que 124 collaborateurs ne sétaient jamais connectés (9,5% du public cible).

12 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Lessons learned - Penser au public cible : centralisé/décentralisé ? niveau de connaissance des ordinateurs ? identifier les besoins selon les responsabilités e-HR (chefs, employés) - Toujours accompagner un changement avec une communication globale et un lien vers le nouveau support - Bien choisir le meilleur mode dapprentissage (selon le public cible). Ne pas trop diversifier loffre (mise à jour coûteuse en temps) - Evaluer de manière continue lutilisation du système

13 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Questions et réponses

14 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Importance du reporting Grâce à une base de données P&O avec des données de qualité (voir Data Quality) et regroupant tous les domaines P&O (voir Description des processus), on peut extraire une somme dinformations stratégiques pour piloter une organisation. Par exemple: Inventaire pour le plan du personnel Cadre linguistique Répondre à une question parlementaire KPI FED20 Organigramme dynamique …

15 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3 doelgroepen lijnmanagement dienst P&O personeelsleden Database = technisch, gemaakt door & voor icters efficiëntie performantie gebruiksvriendelijkheid

16 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version per_all_people_f per_all_assignments_f per_positions_f hr_all_organization_units hr_lookups per_addresses hr_calendars per_budgets per_jobs per_previous_jobs per_periods_of_service per_rating_scales SELECT HOU1.NAME, LOC.LOCATION_CODE, HOU1.INTERNAL_ADDRESS_LINE, OS.NAME, OSV.VERSION_NUMBER, OSV.DATE_FROM, OSV.DATE_TO, HR_GENERAL.DECODE_LOOKUP('ORG_TYPE', HOU1.TYPE), PASG.FULL_NAME FROM HR_LOCATIONS LOC, HR_HIER_ASG_PEOPLE_V PASG, HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS BG, HR_ALL_ORGANIZATION_UNITS HOU1, PER_ORG_STRUCTURE_ELEMENTS OSE, PER_ORG_STRUCTURE_VERSIONS OSV, PER_ORGANIZATION_STRUCTURES OS WHERE OS.ORGANIZATION_STRUCTURE_ID = HOU1.ORGANIZATION_ID AND OSE.ORGANIZATION_ID_CHILD = PASG.ORGANIZATION_ID(+) 99% van de gebruikers is geen icter, verstaan structuur database niet kennen geen SQL Nood aan enkele tools die zaken eenvoudig kunnen voorstellen… 2. Hoe hebben we de zaken aangepakt?

17 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3 tools Oracle Discoverer: doelgroep dienst P&O + lijnmanagers OrgPublisher: personeelsleden Oracle Self-Service: personeelsleden

18 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? Oracle Discoverer 1.Begrijpbare tussenlaag (EUL) 2.Beveiliging van de data 3.Beveiliging van rapporten 4.Gemakkelijk aan te leren tool 5.Zowel web-based als desktop

19 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? 1.EUL of tussenlaag: -brengt duidelijkheid in de database door gegevens te groeperen in logische domeinen: -Signalitiek & affectaties: personeelsgegevens -Afwezigheden -Opleidingen Alle gegevens van DeBOHRA beschikbaar in tussenlaag 2.Beveiliging van de data: niet iedereen ziet alle gegevens: -Managers zien enkel data van personeelsleden onder zich (demo), maar iemand van P&O ziet iedereen -Toegang regelen tot bijvoorbeeld domein signalitiek, maar niet tot domein opleidingen

20 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? 3.Beveiliging van rapporten: -Specifieke personen kunnen rapporten maken voorgekauwde rapporten -Niet iedereen ziet alle rapporten, moeten gedeeld worden -Elke rapport heeft een eigenaar 4.Zowel web-based als desktop: -Rapportering via webbrowser op thuiscomputer (overal) -Of computer FOD VVVL 5.Gemakkelijk aan te leren tool: -Door de tussenlaag moet de gebruiker geen kennis van databanken of SQL hebben. De tool schrijft de SQL voor de gebruiker. -Heeft wat weg van Excel

21 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? OrgPublisher, ook gekend als het e-organogram Organogram Wie is wie? Beschikbaar via intranet Wordt gevoed door DeBOHRA (Dienst Organisatie)

22 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Hoe hebben we de zaken aangepakt? Oracle Self-Service Eigen gegevens: adres, fiscale situatie Via intranet

23 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Demo 1.Oracle Self-Service Eigen gegevens raadplegen 2.Oracle Discoverer Management Reporting 3.OrgPublisher Organogram

24 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Lessons learned What goes in, must go out With MORE info… Groepeer gegevens logisch! Créer des rapports standards selon lanalyse fonctionnelle faite au préalable Transfert de connaissances entre consultant et responsable reporting SPF

25 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Version Questions et réponses


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