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GRID Martine MARANGE 13/10/2011 BONDS. Presentation title - 01/01/2010 - P 2 Agenda 1st topicTerminologieP 3A7 2nd topicTypes de garantiesP 8-9 3rd topicDemandes.

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1 GRID Martine MARANGE 13/10/2011 BONDS

2 Presentation title - 01/01/ P 2 Agenda 1st topicTerminologieP 3A7 2nd topicTypes de garantiesP 8-9 3rd topicDemandes de création / ModificationsP 10A12 4th topicResponsabilitésP 13 5th topicSuivi des BondsP 14-15

3 Presentation title - 01/01/ P 3 Terminologie : UN CONDITIONAL : A éviter absolument (Chèque en blanc) mais courant pour les Bid Bonds. Elle peut être appelée par simple demande écrite. CONDITIONAL ( à privilégier) : conditionnée dans sa mise en jeu à des éléments dont la justification est facile et conforme au contrat commercial, doit porter une validité cohérente avec le contrat commercial. Pour être appelée, la demande doit être motivée. Importance du wording : notre protection.

4 Presentation title - 01/01/ P 4 Terminologie Direct issuance : banque française uniquement Indirect issuance : banque locale / Contregarantie entre la Banque française et la Banque locale Impact sur délai de mise en place :Direct : 10 jrs / Indirect : 15 jrs Selon les nouvelles règles Alstom, la banque ne doit plus transmettre l'original de la garantie directement au client. Soit, pour une émission en France, c'est à nous de recevoir l'acte, soit, si c'est une émission indirecte, dans ce cas, il faut le nom d'un contact interne en local, qui pourra remettre l'acte au client. Conseils : Direct issuance est recommandée  Frais bancaires et administratifs réduits  Process release plus facile Indirect issuance doit être évitée  Frais bancaires plus élevés  Process de mise en place plus long avec des exigences supplémentaires de la banque locale)  Process release plus difficile et plus long (2 banques differentes)

5 Presentation title - 01/01/ P 5. Direct Direct Issuance Alstom’s client Commercial contract Guarante e Applicant Beneficiary Issuing bank Instruction letter Alstom’s bank A - With the issuance of a guarantee

6 Presentation title - 01/01/ P 6 Direct Direct Issuance Alstom’s client Commercial contract ApplicantBeneficiary Issuing bank Instruction letter Alstom’s Bank B - Via SWIFT Local bank Advising bank Guarant ee Notificat ion

7 Presentation title - 01/01/ P 7 Indirect Issuance Alstom’s client Commercial contract ApplicantBeneficiary Instructing bank Instruction letter Alstom’s bank Local bank Guarantee Counter- guarantee 2 independent acts

8 Presentation title - 01/01/ P 8 Types de garanties : - Soumission : Bid Bond (2 A 5%) Effectiveness condition : remise de l’offre Release condition : signature du contrat / remise de la garantie - Restitution d’acompte : Advance payment bond (5 A 20%) Effectiveness condition : signature du contrat / réception acompte Release condition : livraison du matériel - Bonne fin : performance bond ( 10 A 20%) Effectiveness condition : signature du contrat Release condition : réception provisoire - Dispense de retenue de garantie : Warranty bond (5 A 10%) Effectiveness condition : réception provisoire Release condition : réception définitive ou + délai

9 Presentation title - 01/01/ P 9 Types de garanties 1.1 General overview Each guarantee/bond is linked to a specific phase in the life of a contract t Performance guarantee ~10% Bid guarantee ~2% Warranty guarantee ~5% Advance Payment guarantee ~15% Bid submissi on Bid opening Contract signatur e Advance Payment Delivery and/or assembly Provisional acceptance Final acceptance Reduction of the amount Invitation to bid Bonds Clauses analysis

10 Presentation title - 01/01/ P 10 Demande de création de garantie Via application BONGA Limitation par le Siège de l’accès à Bonga à 2 personnes/unité : à Aix,Myriam Urru et Martine Marange Docs à joindre à votre demande : - Copie du contrat ( uniquement les pages qui décrivent cette garantie + modalités de paiement + signature ) dates clés : PAC, FAC ) -modèle du texte de la garantie sous format word impératif + Complété. Infos complémentaires : dates PAC/ FAC,loi applicable, coordonnées du contact local ALSTOM Formulaire type « demande de garantie » où vous touverez l’ensemble des éléments nécessaires : \\Fraix01fs01\affaires\Travail\Martine Marange MM\BONDS\THEORIE\fORMULAIRE DDE DE GARANTIE.xls \\Fraix01fs01\affaires\Travail\Martine Marange MM\BONDS\THEORIE\fORMULAIRE DDE DE GARANTIE.xls

11 Presentation title - 01/01/ P 11  The Beneficiary (CLIENT) and The Applicant (ALSTOM LEGAL ENTITY)  The Guarantor (BANK or INSURANCE Company)  “ ….Therefore, in compliance with the above, we _____ (name of the bank) ____ of ____ (bank address) hereby irrevocably guarantee you …”  A reference number or other information identifying the underlying transaction  “…. We understand that you have entered into a contract N° _______ dated _____….. For the supply of _______ (description of goods) and that under the terms of the Contract ….”  The type of guarantee :“Bid bond, advance payment, performance, warranty”  The amount of the guarantee or the maximum amount payable and the currency in which it is payable  The effectiveness ( state a coming into force condition) and expiry (date or contractual release condition clearly defined) of the guarantee  The conditions for making a claim : written statement by registered letter or swift, never by fax.  The conditions to release the guarantee What are the Contents of a Guarantee ? Wording – Key points

12 Presentation title - 01/01/ P 12 Modifications / Amendments What: −Modifie les termes de la garantie initiale − Document légal − Fait partie Intégrante de la garantie When: modifications contractuelles, demande du client, à la livraison… Types d’amendment: Expiry date, Amount or Wording Toute modification du contrat lié au contenu des bonds doit entraîner une modification de la garantie.

13 Presentation title - 01/01/ P 13 RESPONSABILITES RESPONSABILITES DE L’UNITE La responsabilité de la gestion des engagements émis reste du ressort de l'Unité. Les unités ne doivent jamais contacter directement les banques. Il faut toujours passer par l’intermédiaire du Service Bonds & guarantee. RESPONSABILITE DU SERVICE BONDS & GUARANTEES L’équipe B&G a tjrs 2 "casquettes": - Une "Sector" dont la mission est la surveillance du porte-feuille & la validation des garanties supérieures à 2 M€ (Partie centrale du Workflow Bonga) - Une "Bonds Shared Services" pour les Unités France dont la mission est d'obtenir l'émision des actes souhaités auprès de nos banques. (Partie haute & gauche du Workflow Bonga) - les demandes faites par L'unité ds BONGA sont validées au niveau du secteur pour les demandes 2m€ ( Inchangé: L'émisssion se fera tjrs via l'équipe "Secteur"). - si le dossier arrive incomplet au secteur, le dossier sera rejeté pour que la demande revienne à l'initiateur et qu'il puisse la compléter dans Bonga

14 Presentation title - 01/01/ P 14 Suivi des bonds Chaque mois, extraction de Bonga afin d’établir la liste des extensions à demander, relances sur les mainlevées. Fichier de suivi : \\Karine\aff_cpt\Suivi Cautions\Listes des garanties\ BONDS.xls Release : remettre l’original de la garantie + tous les amendements

15 Presentation title - 01/01/ P 15 - Documents prévus par le texte de la garantie (acceptance certificate, shipping documents etc …) - Original de la garantie. - Courrier du bénéficiaire déclarant avoir perdu l’original de la garantie ou courrier nous - Cas particulier : release automatique à une date fixée. A good bond wording for an easier release PROCESS & BEST PRACTICES Fin de validité : documents permettant la release

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