Tvt Dématérialisation du signalement externe des infections nosocomiales Formation à lapplication e-SIN Equipe e-SIN (septembre-décembre 2011) Unité Infections.

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1 tvt Dématérialisation du signalement externe des infections nosocomiales Formation à lapplication e-SIN Equipe e-SIN (septembre-décembre 2011) Unité Infections Associées aux Soins et Résistance aux Antibiotiques Département Maladies Infectieuses, Institut de veille sanitaire, Saint-Maurice

2 Sommaire - Plan de la formation –Présentation de lapplication Les grandes fonctionnalités Le signalement La restitution des données Ladministration Les utilisateurs Participer au circuit de signalement –Utilisation de lapplication Accès Création et gestion dune fiche signalement Dérouler une chaine de signalement Les éléments complémentaires de lapplication Exploiter les données

3 PRESENTATION DE LAPPLICATION

4 Assurer la sécurité et la confidentialité des informations Les grandes fonctionnalités Assurer le circuit de signalement Assurer ladministration du système Restituer les données Informer les acteurs

5 Le signalement

6 Données mises en forme: Rapport annuel Recherche de cas similaires Données brutes Export des données des fiches de signalements Export des données du rapport annuel Restituer les données

7 Administration e-SIN –Gérer les utilisateurs et leurs profils –Gérer les entités –Gérer les données de référence –Gérer les actualités –Suivre les journaux Administrer lapplication

8 Les utilisateurs zone denregistrement dadresses mails dinterlocuteurs « autres » que ceux de-sin (ex: directeur ES, chef de service, etc...)

9 Participer au circuit de signalement Le « workflow » lié au signalement des fiches e-SIN Niveau établissement de santé Niveau 1 A Niveau 1 B Niveau 2 A Niveau 2 B

10 Cycle 1: Emission et Lecture La fiche de signalement au cœur du Workflow (Cycle 1) Création Transmission au RS Validation Emission Mails dinformation Lecture (prise en compte) Lecture (prise en compte) Lecture (prise en compte) Lecture (prise en compte)

11 Cycle 2 : Clôture La fiche de signalement au cœur du Workflow (Cycle 2) Clôture Les clôtures individuelles, par niveau, ne sont pas soumises à un ordre séquencé. La dernière clôture, après confirmation, déclenche la clôture globale de la fiche

12 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Les accès sécurisés

13 Utilisation de lapplication Une application Web sécurisée accessible depuis internet : –Ouvrez votre navigateur Internet –Taper lurl daccès dans la barre dadresse: elle vous sera transmise, lors du déploiement de lapplication de votre interrégion –Vous arrivez sur le portail dentrée de lInVS. –Choisissez le mode dauthentification. –Si vous disposez de plusieurs applications, cliquez sur le lien e-SIN.

14 Connexion Accéder à e-SIN –Depuis la page de connexion, indiquez votre Identifiant et votre mot de passe.

15 Jai oublié mon mot de passe ! Si vous avez oublié votre mot de passe : –Cliquez sur le lien prévu à cet effet –Indiquez votre identifiant ou votre adresse mail (celle utilisée pour la création de votre compte). –Cliquez sur le bouton pour que votre demande soit traitée.

16 Entrons dans lapplication La connexion est réussie, bienvenue sur la page daccueil

17 Les zones principales Identification de lutilisateur Fonctions annexes Menus principaux Sélecteur dentité Votre encours de signalement varie selon les profils Les actualités à la « Une ».

18 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Seul le « PH ou autre personne contact de lEOH » est autorisé à créer ou modifier une fiche

19 Création dune nouvelle fiche La fiche est décomposée en 5 onglets pour les données du signalement.

20 Les 5 onglets Les données administratives Les critères de signalement La description de l évènement Les investigations et mesures Les informations complémentaires

21 Enregistrement dune fiche Vous devez enregistrer une première fois votre fiche (même incomplète) pour quelle existe dans la base. Choisir obligatoirement un niveau daction avant de transmettre votre fiche au RS

22 La saisie du PH A renseigner obligatoirement avant transmission au RS Les zones indiquées par une police rouge doivent être obligatoirement saisies

23 La transmission au RS Les différents boutons daction Lorsque la saisie est terminée, le PH transmet cette dernière au RS Le système demande confirmation e-SIN vérifie les règles de cohérence appliquées aux données de la fiche. Si tout est conforme, la transmission au RS est réalisée. Dans le cas contraire, le système détaillera les anomalies rencontrées quil vous faudra corriger.

24 Les actions du RS Le compteur du message associé évolue

25 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Gestion de la fiche par le RS, il est le seul à pouvoir externaliser une fiche de signalement

26 Lémission de la fiche par le RS Un clic direct sur le message

27 La liste de résultat est affichée avec la ou les fiches en attente démission Un clic sur le bouton pour accéder à la fiche Après vérification de la fiche et de ses éléments, le RS dispose de deux actions possibles. La fiche est valide. Il lémet. La fiche nest pas valide, il la retourne au PH. Dans ce cas le cycle est identique à la création. Seul létat de la fiche diffère : « Retour » Lémission de la fiche par le RS

28 Un clic sur le bouton Vous pouvez inclure des adresses mail supplémentaires, pour expédier un email à des personnes externes au signalement. Ou sélectionner des adresses figurant dans vos données personnelles. Vous pouvez émettre la fiche Confirmez, la fiche est émise Générer un doc.pdf Le mail dinformation est envoyé : aux utilisateurs concernés par le circuit aux adresses supplémentaires préalablement sélectionnées/saisies Lémission de la fiche par le RS

29 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Gestion dune fiche par ARS, CClin, ARLIN, InVS

30 Les intervenants SIN niveaux 1 et 2 : ARS, Cclin, ARLIN, InVS Un clic direct sur le message 2 accès aux fiches possibles

31 Les intervenants SIN de niveaux 1 et 2 La liste de résultat est affichée avec la ou les fiches en attente de lecture Un clic sur le bouton pour accéder à la fiche Lors de votre « entrée » sur la fiche, un indicateur de lecture est positionné pour le niveau 1. La transmission est effectuée au niveau 2. La fiche, dans le circuit de signalement externe, est complétée dinformations résumées Vos actions disponibles sont accessibles ici

32 Les intervenants SIN niveau 1 et 2 Vous pouvez désormais clôturer la fiche Positionnez un niveau daction

33 Les intervenants SIN niveau 1 et 2 Le principe et les actions sont identiques pour LE CclinL InVSL ARLIN

34 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Clôture globale dune fiche ARS, Cclin, ARLIN, InVS

35 Les intervenants SIN niveau 1 et 2 Lorsque tous les intervenants ont clôturé la fiche Le dernier intervenant pour la clôture globale doit confirmer laction

36 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Eléments complémentaires: La version des fiches de signalement

37 A partir de son émission, la fiche e-SIN est soumise à un système de version –Le praticien hygiéniste peut effectuer des modifications sur la fiche. Avant son émission cette action na pas dimpact particulier, la fiche est dite « version initiale » Après son émission, le système génère une version dite « Version modifiée ». –Les données dorigine sont conservées dans la version initiale, verrouillée mais consultable.

38 Les deux versions dune fiche Si vous recherchez sans cocher le critère Vous obtiendrez seulement les fiches de travail, à savoir : La version initiale pour les fiches non modifiées après leur émission. La version modifiée pour les fiches modifiées après leur émission. Si vous recherchez en cochant le critère Vous obtiendrez toutes les fiches, à savoir : La version initiale pour les fiches non modifiées après leur émission. La version initiale pour les fiches modifiées après leur émission. La version modifiée pour les fiches modifiées après leur émission.

39 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN Les éléments complémentaires: La fiche de suivi

40 La fiche de suivi Pour chaque fiche de signalement, vous trouverez une fiche de suivi associée –Elle est accessible depuis la fiche de signalement, en tant quonglet –La fiche de suivi permet, à lensemble des acteurs concernés par un signalement, de communiquer. Il sagit dun lieu déchange propre à chaque fiche e-SIN. Les commentaires postés dans cet espace sont visibles par tous les acteurs concernés et associés à la fiche. –Laccès au suivi est conditionné par des règles liées, en particulier, aux états successifs de leurs fiches e-SIN respectives. Zone daffichage des commentaires Zone de saisie dun commentaire Zone dépôt de pièces jointes La zone de commentaires senrichie au fur et à mesure des contributions. La fiche de suivi est le point central pour le dépôt de pièces jointes. Intéressons-nous aux principes de fonctionnement…

41 Les pièces jointes e-SIN autorise le dépôt de pièces jointes attachées aux fiches de signalement. Nous pouvons distinguer deux types de pièces jointes : –Les pièces catégorisées: « Rapport médical » et « Antibiogramme » –Les pièces sans catégorie. Les pièces catégorisées sont associées à leur onglet respectif : –L « Antibiogramme » est associé à longlet : « Description de lévénement » –Le « Rapport médical » est associé à longlet : « Informations complémentaires » Les pièces sans catégorie sont destinées aux commentaires de la fiche de suivi

42 Les pièces jointes En pratique comment sy prendre ? –Je dois attacher un antibiogramme, je dois être PH –Depuis longlet « Description de lévènement » Cliquez sur le bouton « Joindre » e-SIN vous conduit directement sur longlet « Fiche de suivi » dans la partie « Pièce jointe ». La catégorie est positionnée automatiquement en fonction du contexte de départ Cliquez sur « ajouter un fichier » Sélectionnez le fichier présent sur votre ordinateur. Puis cliquez sur « Ouvrir » Le fichier est prêt à être déposé dans la fiche de suivi. Cliquez sur joindre pour déclencher le dépôt. Le dépôt est en cours, la barre de progression en témoigne. Votre pièce est présente sur le serveur e-SIN. Il ne vous reste plus quà enregistrer les éléments pour la rendre visible et accessible sur la fiche de signalement. Pour ce faire, cliquez sur « Enregistrer les éléments ». Lantibiogramme est, désormais, attaché à la fiche ! Vous êtes redirigé automatiquement sur longlet de départ (« Description de lévènement ») et lantibiogramme est accessible par tous les participants.

43 Les pièces jointes En pratique comment sy prendre ? –Le principe est identique pour le rapport médical : laction est à initier depuis longlet « Information complémentaires » –Et pour les pièces jointes sans catégorie ? Direction longlet « Fiche de suivi » Pour déposer une pièce jointe, le procédé est identique à celui vu précédemment : Je sélectionne un fichier sur mon poste de travail. Je le dépose sur le serveur. Je lagrémente, ou pas, dun commentaire. Jenregistre les éléments. Vous noterez quaucune catégorie nest positionnée. De plus, si lutilisateur nest pas PH, ce sélecteur nest pas accessible. Vous pouvez ajouter un commentaire pour compléter la pièce jointe. IMPORTANT: En dernier lieu, vous noublierez pas denregistrer ces nouveaux éléments, afin quils soient rendus visibles parmi les commentaires de la fiche. La pièce jointe et son commentaire sont visibles pour lensemble des participants à la fiche de signalement e-SIN

44 UTILISATION DE LAPPLICATION e-SIN La restitution des données

45 Le rapport automatisé Pour accéder au rapport, deux possibilités : Les dates décrivent un intervalle de temps portant sur la date démission des fiches En fonction de vos droits daccès (lié à votre profil), vous pourrez restreindre ou élargir la portée géographique des fiches. Lorsque vous avez positionné les critères, vous pourrez exécuter la génération du rapport ou exporter les données utilisées pour la génération.

46 Le rapport automatisé Le rapport est obtenu par téléchargement dun document PDF : Utilisateur e-SIN. Application e-SIN.

47 La recherche de cas similaires Pour accéder à la recherche, deux possibilités : Les dates décrivent un intervalle de temps portant sur la date du premier cas Vous pouvez restreindre la recherche à une région en particulier Vous disposez dun ensemble de critères variables. Vous sélectionnerez : 1.La nature du critère 2.La valeur recherchée 3.Eventuellement, un texte libre

48 La recherche de cas similaires La liste de résultats est affichée en premier lieu : Pour obtenir le visuel cartographique cliquez sur le bouton Les sélecteurs vous permettent de paramétrer le type des nombres affichés sur la carte

49 Lédition dune fiche Pour obtenir lédition de la fiche (format PDF), consultez cette dernière : Cliquez sur le bouton pour télécharger lédition de la fiche

50 Les exports de données Plusieurs fonctionnalités de lapplication vous permettent dobtenir des données « brutes », exploitables hors de e-SIN Ex: Depuis la recherche des fiches, cochez la ou les fiches e-SIN pour lesquelles vous souhaitez extraire les données Cliquez sur le bouton pour télécharger le fichier contenant les données.