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OUTIL SIMPLIFIE DE GESTION et DE SUIVI DES DOCUMENTS DU RGPH3 MADAGASCAR, AU NIVEAU DE L´ARCHIVAGE Atelier Régional des Nations Unies pour le traitement.

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1 OUTIL SIMPLIFIE DE GESTION et DE SUIVI DES DOCUMENTS DU RGPH3 MADAGASCAR, AU NIVEAU DE L´ARCHIVAGE Atelier Régional des Nations Unies pour le traitement des données RGPH, du 3 au 7 nov 2008 Bamako-Mali Facile à utiliser Gère les entrées/sorties des documents au niveau de la section ARCHIVE A pré-tester après le retour des dossiers du terrain (au cours du RGPH pilote)

2 CONTEXTE Arrivée massive des documents après la collecte Arrivée massive des documents après la collecte Gestion et manipulation dun volume important de dossiers (à toutes les phases du traitement : réception/archivage, vérification, codification, saisie) Gestion et manipulation dun volume important de dossiers (à toutes les phases du traitement : réception/archivage, vérification, codification, saisie) risque de perte ou dispersion des documents surtout si les dossiers doivent être transportés dun bâtiment à un autre risque de perte ou dispersion des documents surtout si les dossiers doivent être transportés dun bâtiment à un autre Exploitation réalisée en continu Exploitation réalisée en continu tâches dépendantes les unes des autres. Une tâche ne pouvant démarrer que lorsque la précédente a été effectuée tâches dépendantes les unes des autres. Une tâche ne pouvant démarrer que lorsque la précédente a été effectuée Doù la nécessité de: Doù la nécessité de: –mettre en place une organisation rigoureuse –développer un outil de gestion et de suivi des documents au niveau de larchivage pour gérer au mieux le flux des dossiers

3 –Contrôler larrivée au bureau des dossiers; –Contrôler les entrées et sorties des dossiers: de ce fait, il contribue considérablement à éviter toute perte de documents de ce fait, il contribue considérablement à éviter toute perte de documents permet en même temps de savoir, à tout moment, où se trouve chaque document, permet en même temps de savoir, à tout moment, où se trouve chaque document, –Suivre au jour le jour lévolution des travaux effectués sur chaque dossier; –Fournit des statistiques (nombre et % de dossiers traités par section et pour une subdivision administrative donnée) pour mesurer lavancement des travaux au niveau de chaque section. En effet, comme lexploitation est réalisée en continu, il est important dêtre informé à temps des problèmes susceptibles de générer des retards en cascade; pour mesurer lavancement des travaux au niveau de chaque section. En effet, comme lexploitation est réalisée en continu, il est important dêtre informé à temps des problèmes susceptibles de générer des retards en cascade; –Suivre l´historique de chaque dossier; –Contrôler la succession chronologique des étapes du traitement. AVANTAGES

4 Questionnaires ménages Questionnaires ménages Questionnaires Ensemble particulier et Sans abris Questionnaires Ensemble particulier et Sans abris Cahier de numérotation des bâtiments Cahier de numérotation des bâtiments Fiches récapitulatives aux divers niveaux dexécution Fiches récapitulatives aux divers niveaux dexécution PRINCIPAUX DOCUMENTS A REMPLIR SUR TERRAIN

5 1 AGENT/ 1 TACHE/ 1 SEGMENT 1 AGENT/ 1 TACHE/ 1 SEGMENT Transit obligatoire des documents dans la section archive´, entre 2 étapes du traitement Transit obligatoire des documents dans la section archive´, entre 2 étapes du traitement PRINCIPE D´ORGANISATION

6 I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents Entrees/Sorties

7 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment Consultation BD

8 MASQUE DE SAISIE I.a I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents

9 MASQUE DE SAISIE I.b (exemple I) I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents

10 MASQUE DE SAISIE I.b (exemple 2) I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents SAISIE

11 MASQUE DE SAISIE I.c I. Enregistrement des entrées/sorties - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections - c. RETOUR: Restitution des documents RESPONSABLE

12 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment OPERATION EN COURS

13 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment OPERATION EN COURS

14 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment EVOLUTION DES TRAVAUX

15 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE

16 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) et la liste des dossiers ZD réceptionnés - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) et la liste des dossiers ZD réceptionnés - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment LISTE DES DOSSIERS ZD RECEPTIONNES

17 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau région) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/REGION

18 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau district) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau district) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/DISTRICT

19 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative (ex: au niveau commune) ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment STATISTIQUES PAR TACHE/COMMUNE

20 II- Consultation de la base dinformations - a. SUIVI: savoir lopération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et lévolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur létat avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment

21 FIN DE LA PRESENTATION MERCI DE VOTRE AIMABLE ATTENTION


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