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Le passage en production ProdInra : le rôle des documentalistes Calendrier proposé par O. Hologne.

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1 Le passage en production ProdInra : le rôle des documentalistes Calendrier proposé par O. Hologne Rappel des règles pour la création et la construction des notices Questions diverses Comment aller plus loin avec le dépôt des publications par des chercheurs pionniers ? « success story » Suzette Astruc & Dominique Fournier 16 Novembre 2006

2 Calendrier pour la mise en route Février 2007: exhaustivité des articles 2005 besoin pour la LOLF (WOS : base de référence pour les indicateurs) Septembre 2007: signalement des thèses 2005 et 2006 et des publications 2006 (articles, thèses, ouvrages, congrés...) pour indicateurs internes INRA

3 Les acteurs du Work-flow ProdINRA Création : tout agent faisant partie dune UMR INRA (possédant des codes LDAP) Construction : 1 constructeur par unité Validation (avant mise en ligne) : 1 référent (centre ou département) Pour la mise en production : les constructeurs sont mobilisés également en créateurs (pas de communication pour linstant auprès des chercheurs) Rappel : toute notice créée est accessible en intranet (éviter de créer trop de notices en même temps et de laisser traîner les notices)

4 Cas des co-publications Qui crée ? Qui construit ? Règle générale : cest le 1er auteur INRA qui signale sa publication dans prodINRA Cest le constructeur de lunité dappartenance du 1er auteur INRA qui crée et construit la notice Conseil : prendre contact avec les constructeurs des unités des co-auteurs pour convenir éventuellement de lunité (ou des unités) qui conserve(nt) la publication (à renseigner dans Localisation / classement local)

5 La création de la notice

6 Création dune notice (1) Vérifier lUnité INRA pour laquelle vous créez la notice (dépend de votre authentification) 4 champs obligatoires à remplir: - Premier auteur (non conservé par la suite) - Titre (conservé dans la construction) - Année (conservé dans la construction) - Diffusion de la notice : Interne / public (non modifiable par la suite) création

7 Création dune notice (2) Description complète : informations nécessaires pour le constructeur création Remarque : Ne pas mettre le DOI dans le champs URL (ou rajouter le préfixe avant le DOI)http://dx.doi.org/

8 Le dépôt de la pièce jointe (1) Ne peut se faire que par lauteur l'auteur (il ne suffit pas d'être créateur!) peut déposer la version numérique de larticle (pdf éditeur, version auteur) s'il connaît exactement la politique de l'éditeur ou s'il n'a pas cédé la totalité de ses droits (ne pas oublier qu'il doit apporter des preuves écrites au référent) création

9 Le dépôt de la pièce jointe (2) création A défaut de document numérique Cocher : je mengage à adresser … Il est possible de joindre le document numérique en précisant que le document ne servira que pour le Workflow (et sera supprimé lors de la validation de la notice par le référent) Parcourir > Importer le fichier Consulter le document Préciser le statut de diffusion de la pièce jointe Pièce jointe accessible via ProdInra + entrepôt OAI Pièce jointe accessible uniquement en interne (pour un utilisateur authentifié) notice qui ne doit pas contenir de résumé Pièce jointe visible après plusieurs mois (vérifier la durée de lembargo auprès de léditeur) Pièce jointe permettant le travail de catalogage (scan du document, …)

10 Importation Endnote (1) Utiliser le style Endnote : Export_Endnote_ProdINRA.ens (à télécharger sur Intranet-IST ou dans W:/Biblio/Endnote7/Styles) Exportation depuis EndNote dans ProdInra création

11 Importation Endnote (2) Importer les références dans ProdINRA (par petits lots) Modifier / visualiser chaque référence afin de vérifier le circuit de validation (choix de lunité pour laquelle vous êtes constructeur) et de cocher lenvoi du document papier. Les informations complémentaires sont complétées à partir des informations présentes dans votre base Endnote (type de document, nom des auteurs, revues, résumé, …WOS). création

12 Transmission de la notice Le créateur transmet sa notice au constructeur qui la complétera Cf. vos identifiants Cf. tableau (pour les cas complexes des créateurs qui travaillent pour des unités à laquelle ils nappartiennent pas sur le plan administratif) Rappel : 1 seul constructeur par unité ! création

13 Recherche des doublons Avant de construire la notice, vérifier quelle ne soit pas déjà présente dans prodINRA ! On peut également le faire au niveau du constructeur ! construction

14 La construction de la notice

15 Compléter / Modifier la notice Cette action permet daccéder aux différents écrans communs à lensemble des types de documents (auteurs, titre, indexation, …) A tout moment, il est possible de sauvegarder les données (enregistrer) ou de quitter la notice (enregistrer et sortir). On peut passer à létape suivante sans être obligé de sauvegarder à chaque écran. Attention toutefois à lécran « information sur la publication en série » car si votre revue ne figure pas dans le référentiel de ProdInra, vous devrez quitter sans pouvoir sauvegarder votre notice ! Enregistrez au minimum la notice au moment du choix de la catégorie ou lorsque vous aurez renseigner lécran pagination. construction

16 Informations générales Titres Choix de la langue de la publication Titre de la publication (langue à repréciser car peut être différente de la langue de larticle) construction

17 Auteurs personnes auteur affilié à lINRA (1) Nom / Prénom / Initiale / Matricule : on recherche lauteur dans BASTIN (mise à jour à partir de Compact) ce qui permet de remplir automatiquement les champs Auteurs et Unités, Département(s), … Respecter le nom tel quil apparaît sur la publication (si différent de BASTIN, le saisir manuellement) Auteur INRA : Oui / Non / Inconnu (à modifier) un auteur doit être considéré comme un auteur INRA si son matricule ne commence pas par W et si le numéro de matricule est compris entre 1 et (cas des titulaires INRA) ou entre et (cas des non titulaires INRA : CDD, Post-doct, doctorants, …). Pour infos, les DU non INRA ont un matricule compris entre et construction

18 Auteurs affilié à lINRA (2) Cas particulier des auteurs INRA qui ne sont plus dans Bastin (doctorants, post-doct, retraités, …) Saisir manuellement le Nom, Prénom, Initiale Sélectionner ensuite lunité INRA construction

19 Auteurs personnes auteur affilié à lINRA (3) Possibilité dajouter une affiliation externe (cf. auteur non affilié Inra) construction

20 Ajout dun auteur non affilié à lINRA Sélectionner linstitution Nom, Type, Sigle Signaler toute institution qui ne fait pas partie de la liste en utilisant la boîte de dialogue « demande dajout dans la liste dautorités des unités » Subdivision : correspond à lunité de recherche, laboratoire, département… Essayer dutiliser une écriture normalisée (pas de liste dautorités) construction

21 Résumé Le résumé hérite des mêmes contraintes que l'ensemble de l'œuvre le problème n'est pas de prendre le résumé dans l'article en ligne ou dans une base de données, le problème est d'avoir une concession de droit de la part de l'auteur à l'INRA pas de contrat de concession de droit, pas de pièce jointe et pas de résumé d'auteur non plus. La seule possibilité est alors de faire un résumé de documentaliste, suffisamment différent dans la forme, de celui de l'auteur, pour ne pas être accusé de plagiat. construction

22 Indexation Mots clés systématiques: à rechercher dans la liste Mots clés thématiques: à rechercher dans la liste Mots clés géographiques: à rechercher dans la liste Mots clés libres: un par ligne et en majuscule Champs thématiques: pas encore validés construction Il est important de mentionner les MC en anglais (reprendre les MC dauteurs) Liste dautorités (cf. fichiers Word)

23 Production Préciser si cest: Scientifique Technique Vulgarisation construction

24 Notes construction

25 Localisation Préciser où le document est conservé dans le cas de document papier construction

26 Liens Préciser le type de liens: - liens directs : URL - liens indirects: DOI ( /aob/mcl164), WOS ( ) ou Pubmed ( ) - pour chaque lien, préciser la nature du document vers lequel le lien pointe ( Texte éditeur, Texte auteur, Préprint, Postprint, Extrait, Notice) construction

27 Choisir / Changer la catégorie du document Le choix de la catégorie de document permettra dafficher des écrans spécifiques (publications en série, diplôme, …) construction Rappel : le démarrage de ProdINRA concerne en priorité : Article (JAS) Thèse (VMU)

28 Pagination/Collation Préciser les numéros de pages, ou le nombre de pages –Articles : –Thèses : 234 p. construction

29 Informations sur la publication en série Les champs titre de la série, Pays, ISSN et Editeur se remplissent automatiquement Signaler si titre absent du référentiel Attention, cette information est obligatoire ! La liste est fermée. Vous serez bloqué si votre titre de revue ne figure pas dans le référentiel de ProdInra (Enregistrer la notice à lécran précédent) Compléter Volume, Numéro (et supplément) construction

30 Classement Il faut préciser si la revue comporte ou non un comité de lecture Ce choix peut savérer délicat construction

31 Communication (1) construction Cas des articles ayant fait lobjet dune communication antérieure Préciser le type de communication, le lieu et date du colloque, …)

32 Communication (2) construction Règle décriture pour les dates de congrès YYYY/MM/DD-DD Exemple complexe : Pour un congrès dont les dates seraient à cheval sur 2 mois : 29 novembre au 3 décembre 2006, il faut écrire la zone 2006/11/ /12/03

33 Cas des thèses La thèse suit les autres oeuvres en ce qui concerne le droit d'auteur. Il est nécessaire que le doctorant signe un contrat de concession non exclusive au profit de l'INRA Un petit vademecum va être réalisé pour les thèses. En attendant :- il est rappelé que seul le doctorant peut déposer sa thèse, à la création de la notice- il est conseillé d'effectuer ce dépôt sous embargo jusqu'au 31/12/2007, pour éviter toute contestation. Mais pb : après la soutenance, le doctorant nest plus considéré comme un ayants-droits (plus de codes LDAP) Comment vérifier que la version déposée est conforme à celle autorisée par le jury de thèse ? –pas évident … construction

34 Diffusion Cette notion concerne les documents non édités (mémoires, thèses…) Il faut préciser qui peut diffuser ce travail (unité de recherche, ville et code postal) construction

35 Diplôme Préciser le diplôme et spécialités, le nom du directeur de thèse, les laboratoires INRA et les universités, … Pour les options: indiquer les noms des Ecoles doctorales, Formations et spécialités en les séparant par des virgules (ne pas mettre à quoi cela correspond dans le champ « option ») construction

36 Transmission de la notice Le constructeur transmet la notice au référent (centre ou département) Cf. tableau Remarque : Cest le référent département qui prime sur le référent de centre construction

37 Départ. Inra UMRCréateurs (toute personne LDAP) ConstructeursRéférent EFPMAAMAP Yannick Brohard Centre GAPBEPC Yolande Olivier (Yolande Olivier) Dominique FournierCentre SPEBGPI Centre SPEBIVI Suzette Astruc (Micheline Durand) Suzette AstrucCentre BVBPMP Chantal Baracco Centre SPE EFPMA CBGP / EAZA Didier Morin / Christine SilvyChristine SilvyCentre PHASEDCC Suzette Astruc Département Phase Patricia Volland-Nail GAPDGPC Brigitte Schafer Centre SPEEMIP Suzette Astruc Centre PHASEERRC Suzette Astruc Département Phase Patricia Volland-Nail CEPIAIATE Centre SADINNOVATION Catherine AlquierDelphine AllègreCentre CEPIAIR2B Centre Le réseau documentaire Centre de Montpellier (13/11/06)

38 Départ. Inra UMRCréateurs (toute personne LDAP) ConstructeursRéférent SAE2LAMETA Laurent Garnier / Gabrielle Monnet Laurent GarnierDépartement SAE2 Suzanne Jumel MIALASB Michèle Rocher (Cécile Louche) Michèle RocherCentre EA MICA LBE Véronique Maugenet Département EA / MICA Virginie Lelièvre Mariette Chasles (Marion) EALEPSE Dominique Fournier (MC Palpacuer) Dominique FournierDépartement EA Virginie Lelièvre EALISAH Suzette Astruc Département EA Virginie Lelièvre SPELSTM Suzette Astruc Centre SAE2MOISA Caroline Falize / Isabelle Pérez / Jean-Walter Schleich Caroline FalizeDépartement SAE2 Suzanne Jumel CEPIAPECH ROUGE Marie Costa Centre GAP CEPIA PIA Dominique Fournier Centre EA EFPMA R&S Suzette Astruc Département EA Virginie Lelièvre CEPIA MICA SPO Suzette Astruc Département MICA ? Mariette Chasles (Marion) EASYSTEM Pierre Diamante Département EA Virginie Lelièvre

39 Comment valoriser votre travail dans ProdINRA ? Liens dynamiques vers les publications de votre unité (exemple BEPC)BEPC Edition de listes bibliographiques (Panier) Création dalertes (Historique)

40 Arguments pour amener les auteurs à déposer dans ProdInra Pourquoi déposer ? –accessibilité, visibilité, universalité –pérennité, interopérabilité, Que peut-on déposer ? –70 % des éditeurs autorisent le dépôt de la version auteur (intégrant les modifications des referees) : site Romeo Sherpa –80 % des articles publiés dans des revues à comité de lecture (WOS) 2005 – 2006 par les chercheurs du centre de Montpellier pourraient être déposés (version auteur / après une période dembargo dans 20 % des cas) –Quand la politique éditoriale de léditeur ou le contrat de cession des droits signé par lauteur ne permettent pas le dépôt, il faut renégocier avec léditeur de la revue Comment peut-on déposer ? –en créant un notice dans ProdINRA et en y associant le document en pièce jointe (utiliser le modèle Postprint proposé : voir Intranet-ist)

41 Questions diverses Manuel de catalogage (fin nov.) Aide en ligne (?) Mantis pour déclarer des bugs > Connexion (utiliser les codes LDAP) Proposition dune réunion Constructeur / Chercheurs qui souhaiteraient être pionniers pour le dépôt de leurs publications


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