ASSEMBLEE GENERALE ROTO SPORT RUNNING 06 Décembre 2014

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1 ASSEMBLEE GENERALE ROTO SPORT RUNNING 06 Décembre 2014

2 Le Mot du Président Tout d’abord, merci d’avoir répondu présent en nombre à notre invitation en regrettant toutefois que trop peu de nouveaux adhérents se soit déplacé pour échanger et avoir leurs attentes pour Je reste toutefois à leur écoute, alors n’hésitez pas ! L’année 2014 se termine sur une belle performance sportive et collective sur le marathon de La rochelle, félicitations aux coureurs en espérant que cela donnera de beaux et d’ambitions challenges pour 2015 L’année 2014 fut aussi sous le signe du changement, de présidence, de nouvelles couleurs et d’arrivées massives de nouveaux licenciés, j’ai aimé partager avec vous les moments de courses, d’entrainements et de convivialité et espère un année 2015 pleine de joie, de fous rire et d’efforts partagés Mon principal chantier 2015 sera de rendre plus convivial et plus attractif notre site internet pour que chacun y échangent des informations, nous avons déjà débuté avec raymundo… Je vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année à vous et vos familles Votre président,

3 ORDRE du JOUR : Saison 2013 / 2014 (Septembre – aout) Rapport moral
Rapport financier Bilan de la saison Sortie annuelle 2014 Bilan sportif Suggestions d’amélioration Saison 2014 / 2015 (Septembre - ….) Election du bureau Bilan licenciés Budget prévisionnel Fonctionnement section Sortie annuelle 2015 Les dates de 2015

4 Saison 2013 / 2014 MEMBRE DU BUREAU
Election faite lors de l’AG du 14 Décembre 2013 Président …………….. Fabien DELAVEAU Vice président……….. Bruno POIDEVIN Président d’honneur .. J-Luc ROUSSEAU Secrétaire…………….  Jennifer ALLORY Secrétaire adjoint ….. sans Trésorier……………..  Thierry ROZE Trésorier adjoint ……  Xavier BARBIER Membres ……………... Jean Pierre GUILLON – Raymundo MUNOZ Thérèse MAURICE – Jean-Paul HUE – Jean-Luc Rousseau

5 RAPPORT MORAL Saison 2013 / 2014 Effectif stable de 31 licenciés sur la saison avec 5 départs et 5 arrivées Saison intéressante en terme d’activités et de participation - Mise en place de sorties groupe dans différents lieux autour de Blois ce qui a permis aux nouveaux licenciés de bien s’intégrer - Utilisation régulière et en nombre du stade d’entrainement avec une bonne moyenne de coureurs, même sur la période hiver - Réussite de la sortie annuelle à ERQUY avec 26 personnes dont 3 conjointes - Renouvellement de la tenue course avec photos, sortie groupe et apéro sur la place du château sans imputer le budget de la section. Participation de 22 coureurs anciens et nouveaux - Fidélité des anciens salariés DELPHI aux sorties club - Participation active aux réunions de bureau - Bonne transition de bureau dans la continuité

6 RAPPORT MORAL Saison 2013 / 2014 Les Regrets, les attentes, le budget …. - Dépassement du budget à fin 2013, ce qui a impliqué des remboursements 2013 sur le budget 2014, - Attente des remboursements de courses par le trésorier, phénomène récurrent depuis la mise en place de cette nouvelle procédure…. Réfléchir peut être pour changer la formule, - Regret que le site internet n’évolue guère (photos qui date de 6 ans !), - Difficulté de rentrer ses courses sur le site -> création d’un tutoriel disponible, - Le prix des courses qui ne cessent d’augmenter à cause de l’engouement de la course en pied, - Des réponses de mail qui parfois se font attendre….. - Par manque de budget, regret de ne pas récompenser les bons coureurs

7 RAPPORT FINANCIER Saison 2013 / 2014
Budget 2014 alloué : 3500 € (demandé : 3680 €) soit -4 % ( euros en septembre 2014 pour achat d’équipements nouveaux licenciés) Réduction du budget global AS ROTO SPORT répercuté sur l’ensemble des sections, pas un fort impact sur notre section après 2 années de très fortes réductions - Reste au 30 / 11 / 2014 : 2702 € - Prévision de dépenses à fin Décembre 2014 : - remboursement course : 500 euros - Frais D’assemblée Générale et récompenses : 280 euros - achat tenues supplémentaires pour nouveaux licenciés : 700 euros - Pré-réservation hébergement sortie annuelle 2015 : 250 euros

8 RAPPORT FINANCIER Saison 2013 / 2014

9 RAPPORT FINANCIER Saison 2013 / 2014

10 RAPPORT FINANCIER Saison 2013 / 2014
Commentaires Budget saison 2013/2014 - Dépenses totales à fin novembre 2014 : 7470 euros - Top 3 des dépenses : Sortie annuelle à Erquy: 3139 € Inscriptions course : 1826 € à fin novembre Cotisations UFOLEP : 1511 € - Demande de budget supplémentaire fin septembre suite augmentation conséquente de licenciés pour la nouvelle saison, frais supportés par le club ROTO SPORT pour un coût de 1080 euros – achat de 15 tenues supplémentaires Remarques : Très faible participation des nouveaux licenciés aux courses d’automne, ce qui engendre un solde très positif à la fin de l’exercice par rapport aux estimations ( 142 € d’engagements et remboursements chaussures pour 15 licenciés) Approbation du rapport Financier

11 SORTIE ANNUELLE 2014 Des Landes et des bruyères » - Erquy
Sortie annuelle à Erquy le week-end du 03 et 04 Mai 2014 Participants : 26  23 Licenciés RSA  3 non licenciés RSA (3 conjointes) Course nature 32 kms : 11 Course nature 14 kms : 11 Course enfants 900 m : 1 Course des sirènes 6 kms : 1 Randonnée pédestre : 3 Inscription individuelle Voyage en minibus et monospace (coût moins élevé que le train) Hébergement en mobil-home au camping Yelloh village de Erquy – ambiance chaleureuse Courses le samedi après-midi sous un joli soleil mais un peu venteux et frais Repas d’après course au camping avec soirée dansante…. Conviviale Ballade le dimanche matin au fort Lalatte et après-midi à Dinard sous un beau soleil

12 SORTIE ANNUELLE 2014 BILAN FINANCIER SORTIE ANNUELLE
Nombre de personnes : 26 (dont 3 conjointes) Coût total sortie : 3139 € Coût moyen formule/personne : 146 € Coût moyen transport/personne : 73 € Participation de la section : 56 € / personne

13 SORTIE ANNUELLE 2014

14 SORTIE ANNUELLE 2014 Résultats ERQUY
Félicitations à Vincent : 7ème sur le 14 km (3ème V1H) Bravo à tous, Merci pour vos sourires et votre bonne humeur Très bon week–end en Côte d’Armor où rires, efforts et convivialité ont été les maitres mots avec une météo très agréable Un Merci particulier à Jean Luc pour l’organisation de ce WE… en passant par Matignon

15 BILAN SPORTIF – Les chiffres Saison 2013 / 2014
Nombre de courses : 61 (42 en 2012/ en 2011/ en 2010/2011) Nombre de participations : 147 (118 en 2012/ en 2011/ en 2010/2011) Nombre de Kms parcourus : 2501 kms (2218 Kms en 2012/ Kms en 2011/2012 2645 Kms en 2010/2011) Distance moyenne / course : 17Km (18,8 Kms en 2012/ ,58 Kms en 2011/2012 16,1 en 2010/2011

16 BILAN SPORTIF - Participation Saison 2013 / 2014
1ere du club et 1ere féminine (km et Nb course) THERESE MAURICE 2ème DU CLUB et 1 er MASCULIN (km et Nb course) Thierry roze 3ème DU CLUB et 2 ème MASCULIN (km) Michel rivrais 3ème DU CLUB 2 ème féminine (Nb course) Jennifer allory

17 BILAN SPORTIF – Les Podiums
Saison 2013 / 2014

18 BILAN SPORTIF - Participation
Saison 2013 / 2014

19 BILAN SPORTIF - Kilométrage
Saison 2013 / 2014

20 Saison 2013 / 2014 Remarques, améliorations
Rappel : les saisons sportives sont du 1er septembre au 31 aout alors que le budget est attribué au 1er Janvier Possibilités de rajouter lors des remboursements de course, le justificatif comptable via paiement internet et/ou le classement Pas de gestion pour des inscriptions groupées, déjà fait dans le passé et désagrément de personnes non inscrites le jour de la course Amélioration du site : Rajout des dernières photos, Cr de bureau, AG, … Faire un tutoriel pour connexion avec modification du login et mot de passe (plus simple : adresse mail et prénom+année) Faire un tutoriel pour rentrer course sur site Remplir obligatoirement ses courses de la saison passée avant le 30 Octobre Rajout d’une pyramides des âges dans les résultats sportifs pour la saison prochaine 20

21 Saison 2014 / 2015 ELECTION DU BUREAU Démissions : aucunes
Sortants : Tous Entrants : Tous Président …………………………..….. FABIEN DELAVEAU Vice président……………………..….. BRUNO POIDEVIN Secrétaire………………………..…….  JENNIFER ALLORY Secrétaire adjoint …………………....  Néant Trésorier……………………..………..  THIERRY ROZE Trésorier adjoint ………………….…  XAVIER BARBIER Administrateur site internet ……….  RAYMUNDO MUNOZ Membres ……………………………..  JP HUE – T MAURICE – JP GUILLON – JL ROUSSEAU

22 Saison 2014 / 2015 BIENVENUE A TOUS
46 licenciés dont 11 femmes – UN RECORD POUR LE CLUB ! Aucune démission pour cette nouvelle saison 15 Nouveaux licenciés - UN NOUVEAU RECORD ! Nicolas BENEVILLE Vincent BOURMAUD Jean-Philippe De MATOS Fabrice FAUCHEUX Florence GAUTHIER (ancienne licenciée) Mathieu GOUJON Eric HUET Melody LEDRU Philippe MARCEL (ancien licencié) Magalie MOREAU Yves MOREAU Franck PAPIN (ancien licencié) Michel POUTEAU Dominique ROGER (ancien licencié) Laurent VIGNEAU BIENVENUE A TOUS

23 Saison 2014 / 2015 BUDGET PREVISIONNEL 2015 :
Budget soumis au trésorier ROTO SPORT fin Octobre Montant : 4580 euros %/2014 Total Dépenses : € Total Recettes : 7240 € Sortie annuelle 2015 – ESPELETTE - Mail de participation fait en octobre 2014 pour engagement ferme avant L’AG - Budget prévisionnel pour 30 personnes - Dépenses : 4200 € Recettes : 2800 € Participation achat chaussures : 30 € 1 fois par an sur présentation facture nominative à partir du 1er Janvier Augmentation de la cotisation licence de 9% pour saison 2015/2016

24 Saison 2014 / 2015 Rappel des « Incontournables » du règlement intérieur Port obligatoire des couleurs RSR lors des courses pour être remboursé Prise en compte uniquement des résultats sous les couleurs Roto Sport Running Remboursement des courses sur présentation d’un justificatif (coupon RSR, organisateur de la course, mail de paiement par internet avec nom/date/nom de la course) Respect des clauses concernant les désistements Respect de la chartre du Licencié 24

25 Saison 2014 / 2015 CHARTE DU LICENCIE RSR
Respecter le règlement de la section Participer à la vie de la section Répondre aux questions posées (répondre aux mails) Courir sous le nom et les couleurs de l' AS ROTO Sport Running Fournir ses justificatifs d'engagement au trésorier 2 fois par an (Mai / Novembre) Saisir ses résultats de courses sur le site RSR et les communiquer au responsable des statistiques avant le 30 octobre de chaque année

26 Saison 2014 / 2015 Modification Livret de fonctionnement
Participation / Remboursement course 70 % pour les licenciés/ayants droits et 35 % pour les assimilés Pas de plafond par licencié pour la nouvelle saison 25% de participation RSR sur sortie annuelle pour licenciés/ayants droits 12,5% de participation RSR sur sortie annuelle pour assimilés Ouverture aux personnes extérieures sous conditions et sur un nombre limité (5 personnes) Equipement Conservé en cas de démission

27 Saison 2014 / 2015 Projet de Sortie Annuelle 2015
Pré-sélection des membres du bureau parmi 10 courses Choix de 5 courses proposés aux licenciés avec cotation : La pastourelle Courir à Aubrac Course des crêtes Marathon du Lac d’Annecy Semi-Marathon de Biscarosse Sélection « licenciés » 77% de réponses Course des Crêtes  76 pts Courir à Aubrac  75 pts Semi-marathon de Biscarosse  71 pts Sortie ouverte aux licenciés en priorité, accompagnateur /trice autorisé si place disponible 30 participants/43 réponses – clôture des inscriptions faîte à l’AG

28 Saison 2014 / 2015 Organisation proposée
Date : Du vendredi 3 Juillet au dimanche 5 juillet 2015 Départ : 8h00 / retour : 21h00 Pensez à poser une journée de congé Inscription : A compter du 01 janvier minuit Transport 2 Minibus (18 personnes) 2 Monospace (14 personnes) Coût global estimé à 78 €/personne (estimation 30 personnes) Prévoir un 4ème chauffeur, les volontaires sont les bienvenues Hébergement (2 nuits) En mobil-home au camping Yelloh village Ilbarritz Coût global estimé à 75 €/personne (estimation 30 personnes) TOTAL : 153 € soit part licencié  110 €

29 Saison 2014 / 2015 Les prochaines dates 2015 :
Réservation de l’hébergement pour sortie annuelle avant fin 2014 Sortie Club le mercredi 17/12/2014 à 17h30 dans Blois avec apéro de fin d’année au stade Honoré de Balzac Inscription pour sortie annuelle au 1 Janvier à minuit sur le site Tenue pour nouveaux licenciés à compter de mi-janvier Proposition d’encadrer des sorties à Molineuf pour préparer ESPELETTE à compter de Avril 2015 (dimanche matin) Deuxième échéancier pour sortie annuelle en avril 2015 : 50 euros par licenciés Réunion de bureau à planifier sur l’année 2015 Sortie Annuelle à Espelette les 4 et 5 Juillet 2015

30 Saison 2014 / 2015 Suggestions d’améliorations
Au vue du nombre important de nouveaux licenciés, proposition d’encadrer un nouveau avec un ancien licencié, à chacun de se faire connaître auprès de moi ou des membres du bureau Possibilité de proposer des plans d’entrainement le mercredi en fonction des objectifs de courses, mise en place d’un fichier en début d’année pour les débutants et connaître leur objectifs de course Mettre à disposition d’ici janvier 2015 de l’espace « courses 2014/2015 » sur le site internet Création d’une boite mail AS ROTO SPORT : pour correspondre et d’un espace de partage (fichier, annonces, événement, vidéo et photo) via google +

31 VENEZ NOMBREUX, VOUS NE LE REGRETTREZ PAS
Pour ce rendre à cette course nous partons le matin à 9h00, arrivée sur place nous allons retirer les dossards, puis nous nous changeons et nous nous échauffons avant de nous rendre sur la ligne de départ, entre temps nous avons mis un sac avec des affaires de rechange dans l’un des nombreux car vestiaire mis à notre disposition, ceux-ci nous attendrons à la croix de Médavy afin de nous changer pour le retour sur Alençon. Le retour se fait en car, dans une allée tous les cars sont en file indienne et dès qu’un car est rempli il part pour rejoindre le parc des élans. VENEZ NOMBREUX, VOUS NE LE REGRETTREZ PAS

32 Merci a tous Et Bon appétit