1 Bibliothèque Départementale du Tarn Bienvenue à la formation « Travailler et communiquer avec les élus » 8 et 9 septembre 2014 Brigitte Hue Sellier Formation conseil pour bibliothèques

2 Objectifs Comprendre le rôle de l'élu Situer le rôle du responsable de la bibliothèque par rapport à l'élu Apprendre à travailler et communiquer avec les élus, défendre un projet, rendre compte

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TP Relever les verbes d'action correspondant aux différents stade de la relation avec les élus Ex : échanger 4

Elus, bibliothécaires : une collaboration nécessaire pour le bénéfice de la bibliothèque et du service aux usagers. La collaboration s’inscrit dans la durée, dans le cadre d’une bonne connaissance du rôle des uns et des autres et dans une confiance réciproque. 5

Connaître la collectivité pour laquelle et avec laquelle on travaille 6

L’élu D’où vient-il ? Issu du vote au suffrage universel pour les élus communaux, et départementaux; Il dépend du suffrage populaire Représentants des élus communaux pour les élus intercommunaux. Quelles sont ses attributions ? Comment voit-il son rôle au sein de la collectivité ? 7

Les élections municipales Elles ont lieu en principe tous les 6 ans au suffrage universel.  Elles permettent d'élire les membres du conseil municipal de chaque commune  Ceux-ci sont appelés conseillers municipaux. Ils élisent en leur sein le maire qui préside le conseil municipal, ainsi que les adjoints.  Les pouvoirs et les devoirs du maire sont définis dans le code général des collectivités territoriales (CGCT)  Le nombre de conseillers élus varie en fonction de la taille des commune 8 Nombre d'habitants < 100< 500< 1 500< 2 500< Nombre de conseillers

Les élections municipales Dans les communes de moins de habitants, l’article L252 du code électoral prescrit que le scrutin est majoritaire, plurinominal de liste, à deux tours. Cela signifie que les électeurs peuvent modifier les listes, panacher, ajouter ou supprimer des candidats sans que le vote soit nul. Concernant les listes de candidats, une distinction est faite selon que la commune compte plus ou moins de habitants :  dans les plus petites, sont autorisées les listes incomplètes et les candidatures individuelles. De plus, la déclaration de candidature n’est pas obligatoire. La candidature au seul second tour est possible ;  pour les plus grandes communes, l’article L256 interdit les candidatures isolées et exige des listes complètes, c’est-à-dire comportant autant de candidats que de sièges à pourvoir. Là non plus la déclaration de candidature n’est pas obligatoire. 9

Les élections municipales Dans les communes de moins de plus de habitants, Scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle : les candidats se présentent en listes complètes 10

Le statut de l’élu local Il a été concrétisé par la loi du 3 février 1992 relative aux conditions d’exercice des mandats locaux (art. L s., L s. et L s. du code général des collectivités territoriales - CGCT). Le principe de la gratuité est posé par l’article L CGCT pour les maires et les adjoints. Ils reçoivent toutefois des indemnités de fonction. Les élus locaux ont droit au remboursement des frais occasionnés par l’exercice de leur mandat Depuis la loi du 3 février 1992, chaque élu a droit, au cours de son mandat, à 18 jours de formation (gratuite pour l’élu), dispensée par un organisme agréé, dans un domaine de son choix mais en rapport avec l’exercice de son mandat (art. L , L et L ). 11

12 Rôle et missions des élus Ils sont définis dans le Code Général des Collectivités Territoriales Le maire : rôle et responsabilités Les délégations : rôle de l’adjoint à la culture Les conseillers municipaux

Le conseil municipal  Le conseil municipal représente les habitants. Ses attributions sont très larges depuis la loi de 1884 qui le charge de régler "par ses délibérations les affaires de la commune".  Il émet des vœux sur tous les sujets d’intérêt local : il vote le budget, approuve le compte administratif (budget exécuté), il est compétent pour créer et supprimer des services publics municipaux, pour décider des travaux, pour gérer le patrimoine communal, pour accorder des aides favorisant le développement économique.  Le conseil exerce ses compétences en adoptant des "délibérations". Ce terme désigne ici les mesures votées. Il peut former des commissions disposant d’un pouvoir d’étude des dossiers.  Le conseil municipal doit se réunir au moins une fois par trimestre 13

Rôle du maire Il est élu par le conseil municipal Au titre de représentant de l'Etat, sous l’autorité du préfet :  Il assure la publication et l'application des lois et règlements dans la commune ;  Il assure les fonctions d'officier de l'état-civil et d'officier de police judiciaire ; il a des missions de sécurité publique  Il organise les élections. 14

Rôle du maire Au titre de représentant de la commune : Il préside le conseil municipal et exécute ses décisions ;  Il prépare et exécute le budget ;  Il assure la direction et l'organisation des services communaux ;  Il souscrit et exécute les contrats et marchés publics de la Ville ; 15

Rôle du maire  Il dirige les travaux communaux ;  Il assure la conservation et la gestion du domaine communal ;  Il représente la Ville devant la justice ; Il exerce des compétences par délégation du conseil municipal. Il agit alors sous le contrôle du conseil municipal 16

Rôle du maire Il est le chef de l’administration communale ; il nomme aux emplois communaux et fait appliquer les règles en vigueur dans la fonction publique communale ; Il exerce les pouvoirs de police municipale maire-v

Rôle et missions des élus Les délégations Le maire est chargé de l’administration de la commune. Toutefois, il peut déléguer certaines de ses fonctions à un ou plusieurs adjoints et, en l’absence ou en cas d’empêchement de ces derniers, par exemple, à des conseillers municipaux. Un adjoint ou un conseiller municipal peut prendre en charge le secteur culturel et notamment la bibliothèque 18

L’élu référent De très nombreuses communes ont un élu référent dans le domaine culturel. Les plus petites dépendent souvent directement du maire.  Quel est le projet des élus pour la bibliothèque ? Projet formel ou informel ?  Quelles connaissances du rôle et des missions des bibliothèques ont-ils ?  Quels objectifs ont-ils défini à la bibliothèque ? 19

Les intercommunalités Les élus des intercommunalités (EPCI : établissements de coopération intercommunale) sont issus de scrutins indirects. Ils composent un conseil communautaire composé de délégués élus par les communes parmi les conseillers municipaux. Un président dirige l’EPCI; il prépare et exécute les délibérations, ordonne les dépenses. Parfois existe au sein des EPCI une commission culturelle, un adjoint à la culture 20

21 L’organisation de la collectivité La bibliothèque s’inscrit dans une organisation administrative mise en place par les élus, plus ou moins complexe en fonction de la taille de la commune. Le bibliothécaire doit comprendre l’organisation du service et maîtriser les circuits de décision. La bibliothèque un service de la collectivité ; service public non obligatoire.

22 L’organisation de la collectivité L’Organisation administrative de la collectivité  Organigramme de la collectivité  Définition des responsabilités  Les services : la bibliothèque un service de la collectivité Selon le Code Général des Collectivités Territoriales« Les bibliothèques municipales sont organisées et financées par les communes. Leur activité est soumise au contrôle technique de l'Etat. » TP Présentation par les stagiaires du fonctionnement de leur collectivité : élus, DGS, secrétariat, services…

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24 L’organisation de la collectivité Le fonctionnement de la collectivité  Les circuits de décision  Le calendrier administratif  Les instances de discussion : commissions, conseil municipal…  Le fonctionnement au quotidien au sein de sa collectivité

Les commissions Les commissions municipales sont des groupes de travail constitués d’adjoints et de conseillers municipaux. Ces commissions étudient les questions soumises au conseil municipal. Le bibliothécaire doit connaître la composition des commissions de sa collectivité, leurs fonctions, leur calendrier pour préparer en amont les questions qui y seront traitées 25

26 Rôle et missions du bibliothécaire Le bibliothécaire salarié Il est au service de la politique de la municipalité définie par le maire et les adjoints Il a un rôle d’expert auprès des élus qui ne maîtrisent pas toutes les facettes de la bibliothèque : fonction d’aide à la décision Quel est son positionnement par rapport à la municipalité ? Définition des missions Fiche de poste Objectifs annuels

27 Rôle et missions du bibliothécaire Le bénévole  Définition des missions, des responsabilités, des droits : Charte du bibliothécaire volontaire Droits à indemnisation  Convention définissant les rapports avec la municipalité dans le cadre associatif nvention%20Mairie-Association.pdf

28 La relation avec les élus  Répartition des rôles entre élus et bibliothécaires  Tableau de répartition :

29 La relation avec les élus  Répartition des rôles entre élus et bibliothécaires : code de déontologie  Le bibliothécaire vu par les élus  L’élu vu par les bibliothécaires

Positionnement Posture extérieure 30

Positionnement Posture intégrée Dominique Lahary 31

Code de déontologie de l’ABF 3. la tutelle (collectivité publique ou privée)  La tutelle définit dans son domaine de compétence une politique générale. Dans ce cadre, la définition de la politique documentaire, déléguée au bibliothécaire, est précisée dans une charte, validée par la tutelle. Le bibliothécaire en assure la mise en œuvre au quotidien dans le respect de ce code.  Le bibliothécaire participe à la définition de la politique culturelle de sa tutelle  Le bibliothécaire applique la politique de sa tutelle tant que celle-ci ne va pas à l’encontre des lois générales, des missions pérennes et spécifiques de l’établissement, ainsi que des valeurs définies dans ce code 32

Code de déontologie de l’ABF Le bibliothécaire fait valoir auprès de sa tutelle les nécessités de la formation professionnelle, comme stagiaire ou comme formateur, et plus particulièrement celles liées à sa participation aux journées d’étude, aux voyages d’étude et aux instances statutaires des associations professionnelles. Cette participation est considérée comme temps de travail Le bibliothécaire rend compte à sa tutelle, en les évaluant, des services et des activités de l’établissement Le bibliothécaire veille à ne pas céder aux groupes de pression politiques, religieux, idéologiques, syndicaux, sociaux qui essaieraient d'influer sur les politiques d'acquisitions par imposition forcée, interdiction ou intimidation, directement ou par le biais de sa tutelle. 33

34 Communiquer avec les élus : comment ? TP : Echanges par 2 sur les pratiques Les formes de la communication  Les rendez-vous, réunions de travail régulières avec l’élu référent  Les dossiers, notes, rapports, compte-rendu écrits pour les dossiers de fonds; mails pour gérer les affaires courantes  La communication moins formelle : accueil – visites impromptues

35 Communiquer avec les élus : comment ? Les rendez-vous, temps de travail réguliers avec l’élu référent ou en commission pour :  Faire le point sur la bibliothèque  Présenter un projet  Défendre un budget  Rendre compte de l’activité

36 Communiquer avec les élus : comment ? La préparation des rencontres  Préparer un ordre du jour  Préparer un argumentaire  Entendre et noter les remarques et les commentaires  Faire un compte rendu à destination de l’élu et (ou) des membres de la commission synthétisant les points présentés, les décisions prises  Assurer un suivi des décisions

Communiquer avec les élus La note Elle permet d’informer, de faire le point sur un sujet, ou d’apporter une réponse à une demande d’un élu. Ex : note sur les conséquences du droit d’auteur en bibliothèque 37

Projet en bibliothèque Tout bibliothécaire est amené à présenter à l’élu référent, à la commission culturelle … un projet. Qu’il soit :  Projet d’animation  Projet de mise en place d’un nouveau service  Projet d’organisation ou de réorganisation du service Un projet bien préparé et argumenté a plus de chances de retenir l’attention et l’intérêt des élus et d’obtenir un arbitrage favorable en cas de débat. ……..

39 Méthodologie de projet 1. Analyser la situation Présenter le contexte – Partir d’un diagnostic de la situation 2. Formulation des objectifs Définition des objectifs du projet 3. Présentation des ressources et des moyens nécessaires à la réalisation du projet Les ressources humaines Les partenariats Les moyens et les budgets nécessaires à la réalisation

40 Méthodologie de projet 4. Définition d’un calendrier pour la mise en œuvre 5. L’évaluation Présentation des critères d’évaluation du projet

Etude de cas A partir de projets proposés par les stagiaires ou par le formateur Mise en situation Présentation du projet d’un des stagiaires 41

42 Rédiger un rapport Formaliser les demandes et les propositions pour :  Permettre aux élus d’avoir un support écrit sur lequel ils peuvent s’appuyer pour défendre les projets de la bibliothèque  Assurer un suivi des demandes  Garder trace pour ses « successeurs »  « Présenter » les différentes propositions – mettre en évidence ses choix

43 Rédiger un rapport Présentation  Émetteur : Bibliothèque – Personne responsable  Récepteur : à qui le rapport est adressé  La date  L’objet du rapport

44 Rédiger un rapport Forme  Document synthétique  Présentation aérée : des paragraphes permettant une bonne lisibilité - éventuellement des titres aux différentes parties pour faciliter la lecture.  Une introduction  Une conclusion  Vocabulaire non professionnel  Des phrases courtes, simples.  Ton neutre

45 Le budget La bibliothèque a besoin d’un budget pour fonctionner  Connaître le calendrier budgétaire  Comprendre le fonctionnement budgétaire; les différents postes budgétaires  Défendre un budget pour sa bibliothèque

46 Le budget : les grands principes UNITE Totalité des dépenses et des recettes inscrites dans le budget Un seul document dont la présentation est définie par les règles comptables UNIVERSALITE Présentation distincte des dépenses et des recettes Non affectation des recettes aux dépenses ANTERIORITE Adoption du budget avant le 1er janvier de l’exercice Exception : adoption possible jusqu’au 31 mars ANNUALITE Budget voté chaque année pour une durée d’un an Annulation des crédits non utilisés EQUILIBRE Dépenses égales aux recettes pour chacune des sections Il y a séparation entre l’ordonnateur – celui qui décide de faire la dépense = le maire – et le comptable – celui qui paie = le comptable du Trésor

47 Le budget : les différentes étapes budgétaires Le budget primitif Il est préparé en amont et doit évaluer les prévisions de dépense et de recettes (subventions) – la date limite pour le voter est le 31 mars Le budget supplémentaire et les décisions modificatives Ce sont des ajustements du budget primitif.

48 Rendre compte Le bibliothécaire doit rendre compte, chaque année, du fonctionnement de la bibliothèque. Plusieurs documents complémentaires seront rédigés : Le rapport d’activité annuel pour la Médiathèque départementale – à venir le rapport au ministère Le rapport d’activité aux élus

Tableaux de bord Afin de pouvoir rendre compte de l’activité et de l’évolution du service, le bibliothécaire peut mettre en place différents tableaux de bord Tableau de bord sur les collections Tableau de bord sur les prêts Tableau de bord sur les emprunteurs Tableau de bord sur les animations…. 49

Evolution des publics actifs emprunteurs Evol 2012/ ans % ans % ans % 60 ans et plus % TOTAL % Hors commune % 50

Fonds et prêts de livres adultes fonds 2011 % du fonds de livres 2011 Prêts 2011 % des prêts de livres 2011 Tx de rotation LIVRES ,6 Romans936936,9% ,5%2,8 RGC5592,2%57528,6%10,3 Contes2340,9%2490,4%1,1 BD20938,2% ,1%7,4 Total fiction ,20% ,60%3,9 Documentaires ,8% ,4%1,4 51

Evolution des achats Achats 2010 Achats 2011 Achats 2012 Evolution 2012/2010 Livres adultes Livres jeunesse Périodiques = CD DVD 52

53 Le rapport annuel pour la Médiathèque départementale Un dossier est envoyé chaque année aux bibliothèques du réseau. Il a pour objectif de recueillir des données statistiques permettant de mesurer l’activité des différentes bibliothèques La collecte des données statistiques est demandée par la Direction du Livre afin d’évaluer l’activité des bibliothèques en France et d’établir des moyennes nationales

54 Le rapport annuel Les données statistiques devront être recueillies avec soin par les bibliothèques Les chiffres seront étudiés; leur évolution dans le temps (comparatif avec l’année précédente) sera analysée Ils seront présentés à l’ensemble de l’équipe Voir le document :

55 Le rapport d’activité aux élus  Une synthèse de l’activité de la bibliothèque sera préparée chaque année pour les élus  Elle permet de présenter le bilan de l’activité de la bibliothèque, de mesurer les évolutions dans le temps, de poser des objectifs pour les années suivantes  Des comparaisons peuvent être faites par rapport à des bibliothèques de même taille  Rédiger un rapport d’activité écrit  Le transmettre et rencontrer l’élu, la commission pour en parler

56 Le rapport d’activité aux élus I/ Rappel des missions et des moyens de la bibliothèque 2/L’activité de la bibliothèque : données statistiques 3/ L’activité : animation et accueil de groupes 4/ Se comparer 5/ Perspectives et propositions pour l’année suivante

57 Le rapport d’activité aux élus I/ Missions et Moyens  Missions : lieu permettant l’accès à l’information, la documentation, la formation, à la culture….  Les activités pour faire fonctionner la bibliothèque : constitution des collections, traitement, accès aux collections, mise en place d’animations….  Les moyens : personnel, locaux, collections. Observations concernant les moyens octroyés par rapport aux recommandations nationales, aux statistiques nationales…

58 Le rapport d’activité aux élus 2/ L’activité de la bibliothèque : données statistiques  Les Statistiques de prêt – par type de document  Les emprunteurs : par tranche d’âge,, commune, hors commune. Taux d’inscrits par rapport à la population  Les acquisitions : en budget et en nombre de documents.  Évolution de l’activité : hausse, baisse …

Répartition de la population par tranche d'âge 59

Répartition des actifs par tranche d'âge 60

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Répartition géographique de la population 62

63 Le rapport d’activité aux élus 3/ L’activité : animation et accueil de groupes  Le bilan des animations : rappel des thèmes, des objectifs, partenariats mis en place, statistiques… Illustration par des photos, articles de presse ou autre.  L’accueil de groupes : typologie (scolaires, petite enfance…), fréquence, nombre de structures concernées, nombre d’accueils annuels.  Évaluation de la charge de travail (nombre d’heures de préparation )

64 Le rapport d’activité aux élus 4/ Situer la bibliothèque par rapport à d’autres établissements Voir statistiques du ministère ublique_web ublique_web Des fiches de synthèse, des profils en fonction de la taille de la commune permettent des comparaisons que_web/FR/afficher_ressources.awp?P1=&P2=&P3=&P4http:// que_web/FR/afficher_ressources.awp?P1=&P2=&P3=&P4=

65 Le rapport d’activité aux élus 5/ Perspectives et propositions pour l’année suivante  Nouveaux projets pour permettre le développement de la bibliothèque  Les actions, les animations envisagées ….

66 Valoriser la bibliothèque auprès des élus  Inviter les élus lors de manifestations – les faire participer, remise de prix, discours, rencontre avec des publics…  Organiser des journées « découvertes ou portes ouvertes » afin de faire connaître la bibliothèque, notamment après chaque nouvelle élection.