MODULE N°6 Coordonner les acteurs locaux

La 4ème mission de l’Office de Tourisme Article L133-3 du Code du Tourisme L'office de tourisme assure l'accueil et l'information des touristes ainsi que la promotion touristique de la commune ou du groupement de communes, en coordination avec le comité départemental et le comité régional du tourisme. Il contribue à coordonner les interventions des divers partenaires du développement touristique local. Il peut être chargé, par le conseil municipal, de tout ou partie de l'élaboration et de la mise en oeuvre de la politique locale du tourisme et des programmes locaux de développement touristique, notamment dans les domaines de l'élaboration des services touristiques, de l'exploitation d'installations touristiques et de loisirs, des études, de l'animation des loisirs, de l'organisation de fêtes et de manifestations culturelles. Il peut être autorisé à commercialiser des prestations de services touristiques. Il peut être consulté sur des projets d'équipements collectifs touristiques. L'office de tourisme soumet son rapport financier annuel au conseil municipal.

Rappel des cœurs de métiers de l’Office de Tourisme Accueil Information Promotion Coordination des acteurs Organisation interne Ces 4 thèmes génèrent la mise en place de procédures Ce thème fera uniquement l’objet d’une description > Organisation thématique disponible sur le blogOrganisation thématique

Critères concernés L’office peut assister les porteurs de projet :orientation et mise en relation avec les organismes compétents remarque Sensibiliser les socioprofessionnels aux démarches qualités de leurs filières remarque ADHERENTS/PARTENAIRES Définition des avantages et servicesnon conformité majeure Les avantages et services consentis aux partenaires sont clairement identifiés :mise en valeur dans les éditions ou site internet, mise à disposition de la documentation en libre service dans l’OT, participation à des opérations de promotion non conformité majeure

Critères concernés Participation au réseau départemental et/ou régional d’information : Réseau informatique,base de données (territoire,département,région..) non conformité mineure SITE INTERNET L’OTSI met à jour au minimum une fois par an son site, si possible en temps réel non conformité majeure Avec des traductions disponiblesnon conformité majeure Il prévoit dans la mesure du possible un accès professionnel remarque

Rappel des cœurs de métiers de l’Office de Tourisme Chapitre 1 Collectivité Chapitre 2 Socio- professionnels Chapitre 3 Institutionnels Chapitre 4 Accueil des visiteurs Chapitre 5 Interne à l’OT Organisation interne Information Promotion Coordination acteurs Information Promotion Coordination acteurs Organisation interne Information Promotion Coordination acteurs Organisation interne Coordination des acteurs

Atelier : comment réaliser une coordination des acteurs optimale ? Réflexion en groupes à partir de la fiche action

Qui sont les acteurs locaux ? Les élus La ou les collectivités et leurs services Socio-professionnels Tissu associatif Population locale (dont usagers de l’OT)

Exemple de l’OTEM Aurore CHAPELLE Office de Tourisme de l’Entre-deux-Mers

Exemple de l’OTEM Domaines d’intervention de l’OTEM avec les partenaires > Les ambassadeurs > Plan qualité hébergement > Label Vélo > Vignoble et chai

Exemple de l’OTEM L’OTEM présente son plan d’action lors des journées prestataires. > Dossier de présentationDossier de présentation L’OTEM sollicite les prestataires pour connaître les projets auxquels ils désiraient être associés. > Fiche de contactFiche de contact

Exemple de l’OTEM LES AMBASSADEURS > Fiche d’inscription ambassadeurs > Fiche d’instruction Ambasadeurs

Exemple de l’OTEM Mise en place d’une Charte de qualité à destination des porteurs de projets ET des hébergeurs en activité 2002 Lancement du Plan qualité Hébergement en huit étapes 1) Rédaction d’un cahier des charges 2) Consultation 3) Engagement d’une opération collective rassemblant seize acteurs en « formation-action » assurée par le cabinet CRITER et financée dans le cadre du PTR 4) Proposition aux porteurs de projets rencontrés depuis 2001 (environ quarante) d’intégrer cette opération collective 5) Déclaration et engagement de principe de seize d’entres eux. PLAN QUALITE HEBERGEMENT

Exemple de l’OTEM 2002 Lancement du Plan qualité Hébergement en huit étapes (suite)‏ 6) Un accord passé entre l’acteur & le territoire : > l’acteur donne de son temps pour aider le territoire à créer sa charte, > le territoire donne de son temps pour aider l’acteur à monter ses dossiers de faisabilité. 7) Treize journées de formation action réparties du 03 septembre au 27 novembre 8) Un voyage d’étude au Pays des Bastides FORMATION ACTION

Exemple de l’OTEM Au final, un document de référence pour l’Entre-deux-Mers 1 charte de 100 critères à destination :  Des projets de gîtes et chambres d’hôtes  Des gîtes et chambres d’hôtes en activité

Exemple de l’OTEM L’OTEM recapitulate les projets suivis sur l’ensemble de son territoire. > Tableau de suivi > Tableau de suivi

Niveaux de coordinations INFORMER ET ORIENTER LES ACTEURS RENSEIGNER FORMER ACCOMPAGNER LES ACTEURS FORMATION ACTION (Projet) FORMATION DEVELOPPEMENT (Territoire) NIVEAU 1NIVEAU 2NIVEAU 3NIVEAU 4 EXEMPLES Orienter vers CDT Donner guide loueur Inciter au classement Projet ambassadeurs de l’OTEM Plan qualité hébergement de l’OTEM Formation Mopa en cours

Et la procédure qualité ?  Le référentiel ne dit pas que l’OT doit assurer la coordination des acteurs à tous les niveaux > Il demande à l’OT de rédiger une procédure qui permet d’expliquer - selon le type d’acteurs - selon le niveau de coordination comment l’Office de Tourisme se positionne.

Procédure de coordination des acteurs : qui fait quoi ? Avant de rédiger une ou des procédures concernant la coordination des acteurs, il convient de faire le point sur les niveaux d’accompagnement : Au niveau de l’OT - un salarié a-t-il pour mission d’assurer la coordination des acteurs ? - y a-t-il un agent de développement dans l’OT Au niveau du territoire (Pays, Pays touristique) - y a-t-il un chargé de mission tourisme ? - existe-t-il un agent de développement - de quoi s’occupe-t-il : Destination Vignoble ? Du classement ? Au niveau du département - Quels sont les relais ? (Classement, Tourisme et Handicap, Labellisation, Subventions)