Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Définitions Opération consistant à dénombrer un ensemble d'objets répertoriés dans un inventaire, ou à vérifier la conformité d'une opération, d'un objet à un ensemble de règlements ou de prescriptions contractuelles par métonymie, procès-verbal de cette opération Extrait du Trésor de la langue française Présupposé : l’inventaire existe déjà, on vérifie sa conformité à la réalité.

Définitions (Stocktaking) - Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds, donnant lieu à l’établissement d’un procès-verbal de récolement Opération destinée à vérifier l’intégralité des collections d’un organisme documentaire au moment du changement de responsable Définitions techniques. Deux choses très similaires mais distinctes Extrait du Dictionnaire des archives. De l’archivage aux systèmes d’information, publié par l’École nationale des chartes et l’AFNOR en 1991 Liste et pv

En pratique … Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) ayant pour objectif d’identifier sommairement des ensembles, classés ou non classés, en recensant les unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent, et en décrivant le contenu de chacune d’elle

En pratique … Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) s’opérant par exemple pour prétraiter un ensemble plus ou moins en vrac pour rendre accessible rapidement cet ensemble Avant la prise en charge d’un ensemble, qu’il soit déjà plus ou moins classé ou qu’il ne le soit pas, versement dépôt d’archives communales 1e étape d’un instrument de recherche Substitut de bordereau de versement Circulaire d’application de la loi du 21/12/1970

En pratique … Une opération physique d’inventaire ayant pour objectif de vérifier la présence ou l’absence de documents répertoriés afin de pouvoir y appuyer un procès-verbal de prise en charge et décharge

En pratique … (ou en théorie !) Une opération physique d’inventaire s’opérant au moment du changement de responsable d’une institution de conservation (archives départementales ou communales constituées) au moment du changement de maire ou renouvellement de municipalité « à l’occasion de circonstances exceptionnelles » Circonstances exceptionnelles : par exemple grosses dégradations, catastrophes naturelles, déménagements … Règlement des archives communales du 31 décembre 1926

Récolement réglementaire (services constitués) Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921 Instruction du 9 janvier 1922 pour l’établissement des récolements dans les archives départementales, communales et hospitalières

Récolement réglementaire (services constitués) Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921 Art. 28. – Tout archiviste, lors de son entrée en fonction, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier. (…) Art. 29. – Cet état est établi en forme de procès-verbal ; il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la Commission départementale, par un délégué de l’administration des domaines (supprimé en 1964) et par le secrétaire général de la préfecture Aspect obligatoire et réglementaire

Récolement réglementaire (services constitués) Instruction du 9 janvier 1922 [instructions sur le contenu du récolement en AD] Les prescriptions concernant les Archives départementales sont applicables aux Archives communales lorsqu’elles sont, en raison de leur importance, installées dans un local qui leur est spécialement affecté et lorsqu’elles sont confiées à la garde d’un fonctionnaire spécialisé. Des récolements peuvent être prescrits … dans les archives hospitalières importantes soit à l’occasion du changement du fonctionnaire chargé de leur garde, soit lorsque les circonstances l’exigeront …

Récolement réglementaire (services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales

Récolement réglementaire (services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Dans l'année suivant son entrée en fonctions, l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.

Récolement réglementaire (services constitués) Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales Remplace les instructions de 1922 Récolement à établir dans l’année qui suit la prise de fonctions Dans l’année qui suit un déménagement Au bout de 10 ans, ou de changement significatif Actualisation !

Récolement et procès-verbal Procès-verbal : acte écrit, établi par une autorité, relatant ce qu’elle a fait ou décidé, entendu ou constaté dans l’exercice de ses fonctions Archives communales : prise en charge / décharge du maire Services d’archives : prise en charge du responsable Mention officielle du procès-verbal signé (archiviste et autorité de la collectivité territoriale) avant envoi au préfet / SIAF

Récolement et procès-verbal (services constitués) Document de synthèse permettant de fixer un certain nombre d’actions à entreprendre Historique du service Description des locaux de conservation Mesures de sécurité et conservation préventive Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds

Récolement et procès-verbal (services constitués) Historique du service Différents locaux de conservation depuis l’origine Circonstances de leur installation actuelle Principaux événements permettant d’expliquer la destruction ou la disparition de fonds ou de parties de fonds Documentation des fonds – peut se retrouver ailleurs, mais bon outil de synthèse

Récolement et procès-verbal (services constitués) Description des locaux de conservation Un plan masse Un plan au sol des dépôts, avec localisation sommaire des collections Signalisation des fonds à évacuer en priorité Liste de tous les locaux avec leur numéro, leur superficie, leur affectation L’énumération de tous les dépôts et magasins avec Métrage linéaire équipé Type de rayonnage ou d’équipement existant Nombre et numérotation des épis et travées, voire tablettes Information sur le système de gestion de l’espace Documentation des bâtiments eux-mêmes – collecte de nationale données / outil de transmission de savoir Participation au plan d’urgence

Récolement et procès-verbal (services constitués) Mesures de sécurité et conservation préventive Les fonds et collections dont l’évacuation est prévue de manière prioritaire en cas de sinistre Les circuits d’évacuation aménagés dans les bâtiments Les mesures de caractère réglementaire et les équipements des magasins pour protéger les documents contre l’intrusion, l’incendie, l’inondation, les variations climatiques, la poussière et la lumière Plan d’urgence et documentation du bâtiment – état des lieux

Récolement et procès-verbal (services constitués) Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds : trois tableaux Indication, par dépôt et par magasin, du métrage linéaire équipé, occupé et disponible Indication, par série et sous-série du cadre de classement, du métrage conservé et de l’état de classement Indication, par série et sous-série, des déficits constatés Outil de gestion évident

Récolement et procès-verbal (services constitués) Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi Tableau à 6 colonnes (localisation / description) + 3 (état)

Un outil aux facettes multiples Les objectifs précisés dans l’instruction Une liste détaillée Une liste « fourre-tout » Une liste fictive … Liste détaillée Trouve son écho dans le rapport annuel Veut tout faire et tout dire Tellement que personne ne fait jusqu’au bout … Entreprise gigantesque quand même … même si ici plus qu’ailleurs, pas à la dimension d’une personne donc mobilisation énorme. Et très décourageant parfois, car sans arrêt périmé !!! En particulier dans bâtiment saturé, et difficile comme les AD84 …

Un outil aux facettes multiples Outil de connaissance « métier » sur les fonds Connaître les fonds eux-mêmes Connaître leur état Les repérer facilement Connaître les fonds : mais d’autres outils, comme l’état des fonds. Toutefois, si n’existe pas sous une forme définitive, récolement peut en tenir plus ou moins lieu (cas d’un service nouvellement créé par exemple ayant à gérer des fonds plus ou moins identifiés)

Un outil aux facettes multiples Outil de gestion Des espaces Des communications Des déficits Des espaces : savoir s’il y a de la place / savoir où il y a de la place. Pour les entrées essentiellement, mais aussi pour la redistribution, resserrement, refoulement … Rappel sur principes de l’accroissement : différentes catégorie d’archives : accroissements lents, peu volumineux, ou sériels : séries maintenues / spécialisation des magasins – accroissements rapides, flux importants : séries continues pour gérer facilement, pour éviter refoulements. Théorie de la gestion des trous … peu importe où les archives se situent, si elles sont localisées – très théorique, très peu pratique, très « archives contemporaines » !!! Magasinage : repérage visuel, efficacité de la localisation unique pour aller vite. Mais parfois peut servir ! Des communications : car un des principaux objectifs pratiques du récolement, c’est, à l’heure de l’informatisation, la communication des documents en salle de lecture. Trois choses à aborder au passage : Une précision : le terme « communication » en archives : aller chercher des documents en magasin pour les remettre entre les mains des lecteurs 2) Une incidente : l’informatisation dans les archives : les 4 phases – gestion/description/numérisation/archivage électronique, 3) Une évidence : le rôle pivot du récolement dans les systèmes informatiques de gestion des archives : dans Arkhéïa, en lien avec salle de lecture / prêts / entrées identifier les documents : lister ce qui existe et peut donc être communiqué localiser les documents : savoir où ils se trouvent pour aller les chercher – système des fantômes connaître leur disponibilité, matérielle (présence / absence) ou intellectuelle (communicabilité) Contrôler les communications (demande-délivrance-retour-réintégration) : qualité du service / prévention des vols et des pertes Des déficits : lacune ou absence temporaire (prêts, expositions, traitement extérieur) mais aussi cote réservée / cote disparue / sortie définitive / cote de rangement / cote de conditionnement / cote d‘usuel

Un outil aux facettes multiples Outil d’aide à la programmation Prévision de construction / aménagement Réorganisation des fonds Traitements – classement ou conservation

Réalisation pratique Opération très mobilisatrice Opération contraignante Protocole nécessaire Mobilisatrice : beaucoup de monde, de temps, de patience quantité / ouverture systématique des cartons, identification sommaire des vracs Contraignante : nbx pb à résoudre. Double travail : papier / saisie avec les « fuites » d’information entre les deux – peu de solutions « métier » encore, même si nous allons en voir une. Montrer les modèles papier traditionnels

Réalisation pratique Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi Indication de l’état de conditionnement, de conservation, de classement 1e opération : numéroter (ou nommer) les magasins, les épis, les travées, les tablettes. Principe de rangement : de bas en haut, de gauche à droite. Mais pas partout !!! Ni AN ni certaines AD; et même ici parfois des croisements ! Et des doubles rangées … En fait, extrêmement difficile de faire voisiner des notions d’identification – localisation (séquences + interruptions de séquence) avec celles d’état matériel (classement à la rigueur : souvent homogénéité par rapport aux séquences)

Un outil de récolement Le logiciel Arkhéïa Des modules de gestion liés Le module central du récolement