L’ECONOMIE DES ARCHIVES

De nos jours, tous les secteurs de l’économie s’intéressent à la réduction des coûts. Dans presque tous les pays, la situation en matière de finances publiques est extrêmement tendue. De nombreux pays sont confrontés à un déficit budgétaire et à des charges d’intérêts et d’amortissement sur d’énormes dettes publiques.

En effet, les dépenses augmentent à un rythme plus élevé que la productivité, ajoutés à cela les problèmes suscités par une croissance fulgurante et exponentielle de la masse documentaire. Il est donc vraisemblable que les pressions affectant les finances publiques iront croissant et auront des répercussions sur tous les échelons administratifs.

Cette situation n’a pas épargné les services des archives qui ont vu leur situation se détériorer et ainsi se voir se réduire progressivement les ressources mises à leur disposition. Ainsi, dans le contexte actuel de la rationalisation des systèmes de fonctionnement administratif, la gestion des documents apparaît encore comme le parent pauvre dans la défense de son propre rôle.

La gestion de l’information et des documents demeure trop dépendante d’un nombre incalculable de facteurs intangibles. Pour tout projet de gestion des documents, les facteurs généralement retenus pour le calcul des coûts et des bénéfices sont pratiquement les mêmes.

Les principales données de base servant à calculer le coût d’un programme de gestion des documents varient selon l’importance et le nombre de services que l’on propose d’offrir Exemple : le fonctionnement d’un simple centre de préarchivage sera beaucoup plus encombré s’il n’est pas régularisé par un calendrier de conservation, car beaucoup d’espaces seront perdus à conserver des documents qui auraient pu être détruits sans devenir semi actifs.

Afin de démontrer les bénéfices qui peuvent résulter d’une bonne gestion des archives nous allons tenter de quantifier ces coûts en s’attachant à un certain nombre de facteurs comme les coûts d’espace, des équipements et de la main d’œuvre.

L’espace : Sans entrer dans tous les détails des diverses possibilités de calcul, il convient d’insister sur certaines variations de ce facteur en fonction des caractéristiques particulières d’un organisme à un autre. Dans le cas des organismes qui sont propriétaires de leurs édifices, seuls les charges générées par les coûts moyens annuels d’entretient, d’éclairage, et de chauffage sont utilisés pour quantifier le coût de l’espace en terme réel. De ce coût il faut déduire le montant de l’amortissement en conséquence du vieillissement et de l’usage de ces bâtiments.

En effet, chaque administration, organisme ou entreprise est propriétaire de bien durables ou immobilisations : un terrain, un bâtiment, du mobilier. Le bâtiment, le mobilier ont une durée de vie limitée, leur valeur se déprécie progressivement. Cette dépréciation est qualifiée d’amortissement.Cette dépréciation annuelle constitue une charge

1) Définition : Beaucoup d’immobilisations ont une durée de vie limitée. Elles se déprécient avec le temps. Un usage intensif ou des changement techniques peuvent accélérer cette dépréciation qui est de toute façon irreversible.La constatation comptable de cette dépréciation est appelée : Amortissement.

Exemple : le mobilier de bureau utilisé par une entreprise a été acquis au prix de 5000 DH hors taxes. Ce prix hors taxes est la valeur d’origine ou d’entrée de cette immobilisation. Ce mobilier a une durée normale d’utilisation de 10 ans.Il est amortissable. Chaque année le comptable constate un dépréciation de 10 % de 5000 DH, soit 500DH.Cette dépréciation annuelle est une annuité d’amortissement.Si ce mobilier avait été acquis, il y a 3 ans, il aurait subi trois annuités d’amortissement. La valeur actuelle de ce mobilier (ou valeur comptable nette) serait égale à : Valeur d’origine 5000 DH Annuités d’amortissement DH 500x3=1500 DH 3500 DH N.B : Sur toute la durée de vie, le total des amortissements doit être égale au prix d’acquisition.

2) Plan d’amortissement : Les normes comptables et fiscales imposent d’établir un plan d’amortissement dès l’acquisition de chaque bien immobilisé. Le plan d’amortissement est un tableau prévisionnel de réduction de la valeur comptable nette du bien, par tranches annuelles successives. Le droit fiscal réglemente le plan d’amortissement.En effet, la dépréciation de la valeur du bien est une charge fiscalement déductible du bénéfice imposable à un organisme. L’administration fiscale s’intéresse de très près à la durée de l’amortissement et au système de calcul des annuités d’amortissement.

A titre indicatif, l’administration fiscale préconise les durées d’amortissement suivantes :  Bâtiments administratifs et commerciaux… ans.  Bâtiments industriels………………20 ans  Matériel industriel… ans  Mobilier de bureau……………… 10 ans  Voitures particulières…………… 5 ans  Poids lourds…………………………4ans  Concessions, brevets : durée d’exclusivité qu’ils confèrent

le système linéaire. Le taux de l'amortissement linéaire se calcule par rapport à la durée de vie du bien: Ce système suppose que la dépréciation du bien est uniformément répartie sur sa durée d’utilisation. Exemple : le mobilier de bureau a une valeur d’origine : Vo=5000 DH et une durée d’utilisation : n=10 ans Le taux d’amortissement linéaire est : t=1/10 =10 % Donc l’annuité d’amortissement linéaire est : a=5000/10=500DH ou encore a=5000x10%= 500 DH N.B/ la première annuité doit être calculée à partir de la mise en service du matériel.

Exemple de plan d’amortissement ExerciceValeur comptable en début d’exercice AnnuitéValeur comptable en fin d’exercice

Les équipements : Il serait fastidieux de produire une liste exhaustive de tout ce qui peut être considéré comme équipements nécessaires au fonctionnement d’un service d’archives.Il suffit de préciser qu’en plus des fournitures de bureaux habituelles il est nécessaire de prévoir l’achat des équipements de classement et de conservation des documents

Fournitures  Papier de différents formats pour la photocopie  chemises fortes de différentes couleurs ;  dossiers suspendus ;  chrono classeur ;  boites d’archives en carton ;  boites d’archives en plastique ;  Paniers de bureau superposables  Trieuses de bureau etc.  rayonnages ;  armoires métalliques ;  classeurs ;  classeurs métal à clapets.

3) personnel ou main d’œuvre Le coût de la main d’œuvre affecté aux tâches de gestion des archives variera selon l’ampleur et la complexité des services offerts. Cette dernière constitue la donnée la plus difficile à évaluer et à analyser. Cette difficulté réside d’abord dans la gestion des archives qui n’est pas rationalisé au sein de nombreux organismes et administrations (absence de politique d’archivage) et de ce fait il est relativement rare que le personnel soit entièrement affecté au service des documents :

le plus souvent,cette fonction n’est pas isolée des tâches effectuées par l’ensemble du personnel, et d’autres part, il est toujours difficile d’évaluer la complexité de ces fractions de temps dans le cours normal du fonctionnement d’un organisme C’est le poste le plus difficile à évaluer, car il doit inclure le pourcentage du temps consacré à la gestion des archives, sans cette évaluation une partie du coût du système fera l’objet d’une espèce d’impasse budgétaire.