« Les bases de l’organisation d’un évènement réussi »

Sommaire Public Contexte Elaboration du budget Mise en place d’un rétro-planning Choix des prestataires Repas Gestion des participants Imprévus Boîte à outils Debriefing et après-séminaire

Le Public Combien de personnes ? Quel type de public (l’ensemble de vos clients/fournisseurs ou seulement ceux d’une région particulière, les grands comptes uniquement ou bien des prospects) ? Conviez-vous la presse (presse professionnelle, presse grand public) ? Quelle est la moyenne d’âge ? Quelle est la répartition d’hommes et de femmes ? Quel est le statut (cadres, employés, itinérants…) ? Sachant qu’un séminaire se mesure à la satisfaction des participants, essayez de cerner au mieux les attentes, goûts et habitudes de travail de chacun. = ► plus ces informations seront précises, plus le choix des prestations sera simple.

Le Contexte Objectif : Récompenser (clients, forces de vente…) Stimuler / fédérer (équipe commerciale, forces de vente) Faire connaître un nouveau produit (clients, prospects) Se réunir pour travailler (avancer sur un projet, élaborer une stratégie) Informer (colloques, congrès) Former Type d’évènement : Journée d’étude Petit-déjeuner Congrès Séminaire Incentive…

Elaboration du budget De quel budget disposez-vous pour les postes principaux ? Hébergement / Location du lieu Restauration Activité incentive Transports / Transferts Cadeaux participants Prévoir une marge pour les frais supplémentaires sur place + frais additionnels : Sécurité Souscription à une assurance Droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante

Mise en place d’un rétro-planning (exemple pour un évènement d’une trentaine de personne) 1Rédaction du cahier des charges / choix des datesJ- 90 2Demandes de devis (lieux, activités…)J- 90 3Réservation ferme du lieuJ- 60 4Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du tempsJ- 45 5Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentations) J- 45 6Outils de communication (affiches, invitations)J- 45 7Création du Fichier invitation / Validation des listesJ- 45 8Envoi des invitations / convocationsJ- 30 9Recueil des inscriptions / relanceJ Envoi du planning aux participants + accèsJ Confirmation auprès des intervenantsJ Envoi de la rooming list + choix des menus + horairesJ Envoi des documentations + cadeaux sur le lieuJ-8 14Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistiqueJ- 1 15Point avec les prestatairesJ- 1

Choix des Prestataires Sous-traiter ou non ? Avez-vous assez de temps pour organiser l’évènement ? Sous-traiter une partie (traiteur, activité, musique) Ou la totalité (agence évènementielle) Certains hôtels disposent d’un service commercial qui prendra en charge une grosse partie de votre évènement et vous fera gagner du temps… et de l’argent ! Choix du lieu Hôtel Centre de congrès Site évènementiel Autre

Choix des Prestataires Capacité d’accueil Compter 1m50 / personne Avez-vous besoin de salle de sous-commission ? Quelle disposition souhaitez-vous en salle ? Situation géographique D’où viennent les participants ? Par quel moyen de transport ? Ambiance, esprit du lieu Moment de détente : ils participent au succès de votre évènement (pauses, cocktail, repas, infrastructures de l’hôtel) Matériel Sonorisation, emplacement pour l’exposition de produits

Choix des Prestataires Les activités ludiques Sportives  Aptitude des participants  Equipement à prévoir / matériel en nombre suffisant  Encadrement  Organisation de challenges individuels ou par équipe  Traitement et annonce des résultats  Coupes et médailles Spectacles et animations  Nature des spectacles et animations  Choix du prestataire  Interactivité avec les participants

Choix des Prestataires Organisation du déplacement et des transferts : Individuel :  Fournir les indications les plus précises aux participants  Eventuellement, réservation des billets de train ou d’avion Groupé :  Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar  Prévoir lieux et horaires de rendez-vous Transferts :  Lieu de rendez-vous  Horaires  Réservation de navettes ou autocar

Les Repas Il est important de les soigner car on parle toujours des repas Le choix des menus doit tenir compte des habitudes dominantes, régimes alimentaires particuliers Eviter l’excès d’alcool au déjeuner Durée du déjeuner de 1h30 maximum Le dîner peut être plus festif Une restauration médiocre suffit à gâcher l’impression d’ensemble que les participants gardent d’un séminaire Le petit-déjeuner et les pauses doivent également être de qualité

Gestion des Participants Envoi des invitations à J- 30 Sur l’invitation, faire figurer la nature de l’évènement, le lieu, la date et le voyage jusqu’à destination Envoi d’une confirmation écrite aux participants ayant validé leur présence Relance à J- 15 si manque de participants Envoi du programme à J- 10 Il intégrera le déroulement des journées, les lieux précis (réunions, repas, activités extérieures), organisation du transport et le dressing code = ► L’information préalable des participants est essentielle. Elle ne vous empêche pas de ménager quelques surprises de dernière minute = ► Ne pas oublier d’établir un programme pour les accompagnateurs ou les personnes qui ont un rôle à jouer durant l’évènement

Les Imprévus Trop ou pas assez de participants Manque d’ambiance Météo catastrophique Grève inopinée Retards Pannes = ► On ne peut pas tout prévoir mais on peut prévoir qu’il y aura des imprévus CONSEILS : Rendez vous sur place la veille pour essayer les équipements, décorer et agencer la salle, contrôler l’insonorisation. Rédiger le déroulement de votre séminaire comme un scénario de film. Donnez votre numéro de portable ou celui du responsable de l’organisation sur place aux participants et intervenants.

L’Après-séminaire Distribution d’un questionnaire afin de mesurer le taux de satisfaction et la compréhension des différents messages Dépouiller et analyser ces questionnaires Faire un point avec les principaux prestataires Réaliser un compte rendu rassemblant l’ensemble de ces informations Eventuellement, adresser un souvenir aux participants ou un message de remerciement

Boîte à Outils Une bouteille de champagne pour 6/7 personnes Quatre sanitaires au minimum pour 100 invités Un agent de sécurité pour 100 personnes Faire appel à un photographe professionnel pour distribuer des souvenirs aux participants Eviter de transporter dans le même véhicule ou de faire voyager dans le même avion tous les membres du comité de direction