Le Programme INTERREG IVB Europe du Nord-Ouest Séminaire Capitalisation 18/6/2013

I.Présentation du programme II.Rappel des obligations du contrôleur du Chef de file / partenaire III.Eligibilité des dépenses IV.Cas pratiques Plan

I – Présentation du Programme

Objectif Convergence Objectif Compétitivité territoriale et emploi Objectif Coopération territoriale européenne - A : transfrontalier (52) - B : transnational (13) - C : interrégional INTERACT, ESPON, URBACT Programmation FEDER 2007/2013 Présentation du programme

Miser sur la coopération entre les acteurs clés en Europe du Nord-Ouest Aborder des problématiques territoriales communes Contribuer à la compétitivité économique Promouvoir un développement régional équilibré Renforcer un développement territorial intégré Cadre général Présentation du programme

Zone ENO Belgique Luxembourg Royaume Uni Irlande Pays Bas (en partie) France (13 régions) Allemagne (en partie) Suisse (partenaire externe) Présentation du programme

355 M€ de FEDER pour la période Taux d’intervention du FEDER : 50% par projet et par partenaire Intervention FEDER moyenne par projet sélectionné : entre 2 et 4 millions d‘euros Interventions FEDER en faveur des actions, investissements, et études de faisabilité liées à des actions concrètes Budget : aspects pratiques Présentation du programme

Priorité 1 :Développer l’économie du savoir de l’ENO en tirant parti de notre capacité d’innovation. Priorité 2 :Gérer durablement les ressources naturelles et les risques naturels et technologiques. Priorité 3 :Améliorer la desserte en ENO en faisant la promotion du transport intelligent et durable et des solutions de TIC Priorité 4 :Promouvoir des communautés fortes et prospères Présentation du programme

Comité de suivi Comité de pilotage Autorité de gestion Conseil Régional NPDC Thomas SPRIET Autorité de gestion Conseil Régional NPDC Thomas SPRIET Autorité nationale Conseil Régional NPDC Christophe ULIASZ Autorité nationale Conseil Régional NPDC Christophe ULIASZ Autorité d’audit CICC Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (France) Autorité d’audit CICC Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (France) Autorité de certification Caisse des Dépôts et des Consignations Autorité de certification Caisse des Dépôts et des Consignations Secrétariat Technique Conjoint Les Arcuriales, Lille Ruut LOUWERS Points de contacts Caroline GAUTHIER Fabrice FALVO

II - Rappel des obligations du contrôleur du Chef de file / partenaire

Contrôler 100 % des dépenses sur pièces Contrôler l’éligibilité et l’opportunité des dépenses telles que décrites dans le dossier de candidature approuvé Vérifier le respect les procédures de marchés publics Vérifier les calculs, corriger dans la colonne spécifique dédiée au contrôleur les feuilles de dépenses Notifier les remarques sur la check-list de contrôle avec commentaires Compléter la partie OLF (online form) Télécharger et réinjecter la demande de paiement + submit … tout en tenant compte des remarques formulées par le JTS dans ses précédents rapport d’évaluation Contrôleur du partenaire Rôle et obligations des contrôleurs

- Pour le partenaire contrôlé : mêmes obligations - Au niveau du projet : Réceptionner les documents des partenaires Vérifier la bonne utilisation des documents du programme Vérifier que les contrôles ont bien été effectués par les contrôleurs de chaque partenaire(sur la base des certificats et des déclarations des partenaires) Vérifier le reversement de la quote-part FEDER du chef de file vers le partenaire pour la payment claim précédente S’assurer que le chef de file a reçu une copie de toutes les factures listées dans la demande de paiement Certifier l’ensemble de la demande de paiement sur la feuille de demande générale en s’appuyant sur les déclarations des contrôleurs des partenaires Dans le cas des payments claims à 0, faire uniquement submit Contrôleur du partenaire chef de file Rôle et obligations des contrôleurs

Principe du chef de file Accord de partenariat Principe du Chef de file Responsabilité de la gestion du projet Signature du contrat de subvention Transfert du FEDER reçu aux partenaires Organisation du contrôle de premier niveau de toute les dépenses Responsabilité de la gestion du projet Signature du contrat de subvention Transfert du FEDER reçu aux partenaires Organisation du contrôle de premier niveau de toute les dépenses Responsabilité générale Implémentation du projet Contenu + gestion financière Responsabilité générale Implémentation du projet Contenu + gestion financière Contact STC Transmission du rapport d’avancement, demande de paiement, rapport d’audit, modification de projet … Contact STC Transmission du rapport d’avancement, demande de paiement, rapport d’audit, modification de projet …

Flux monétaire Demande de paiement Flux monétaire Demande de paiement Secrétariat Technique Conjoint Evalue le rapport d’avancement et la demande de paiement Prépare la demande de paiement à l’autorité de certification Secrétariat Technique Conjoint Evalue le rapport d’avancement et la demande de paiement Prépare la demande de paiement à l’autorité de certification Demande de paiement Chef de file du projet Soumet une demande de paiement fin avril et fin octobre Rembourse les autres partenaires du projet en fonction de leurs dépenses Chef de file du projet Soumet une demande de paiement fin avril et fin octobre Rembourse les autres partenaires du projet en fonction de leurs dépenses Partenaire Autorité de certification Gestion des fonds Autorité de certification Gestion des fonds Procédure de paiement CPN

Les documents suivants sont nécessaires avant que le premier paiement puisse être effectué: un Contrat de Subvention signé. un Accord de Partenariat signé. les certificats d’approbation des contrôleurs de premier niveau pour tous les partenaires soumettant des coûts et dans tous les cas celui du Chef de File. une lettre confirmant les coordonnées bancaires pour les paiements, idéalement avec un document montrant l’IBAN. La première demande de paiement

La demande de paiement se remplit en ligne sur le progiciel OLF. Un nouveau formulaire est mis à la disposition du partenariat pour chaque demande de paiement lors de l’approbation de la demande précédente. La demande de paiement s’accompagne d’un rapport d’avancement et des feuilles de vérification des dépenses (VoE sheets). Un onglet par partenaire et les données sont consolidées dans la page résumé. Les feuilles de vérification des dépenses doivent être remplies de manière détaillée. La dernière demande de paiement est similaire aux précédentes (mêmes formalités mais attention à la date de fin d’éligibilité du projet!) La demande de paiement

100% des dépenses doivent être contrôlées Contrôles : Est-ce que le bien/service a été payé et livré? Est-ce que la dépense est documentée via une facture ou autre document probant? Est-ce que la dépense respecte les règles du Programme, européennes, nationales ainsi que le dossier de candidature et le Contrat de Subvention? Documents : Checklist, dossier de candidature, contrat de subvention, règles du Programme (Programme Handbook et Lignes directrices pour le Contrôle et l’audit) et tous les documents du partenaire (factures, preuves de paiement, documents de mise en concurrence…) Contrôle de la demande de paiement

Quelques règles de base (1) Le paiement a lieu seulement si le rapport d’avancement et la demande de paiement sont approuvés. Les demandes de paiement et les rapports d’avancement doivent être rédigés en Anglais, soumis ensemble, deux fois par an (fin avril et fin octobre). Le contrôleur contrôle la demande de paiement à l’aide d’une checklist Annexe aux lignes directrices sur le Contrôle et l’Audit du Programme Modifiable selon les besoins du projet Doit être envoyée séparément par mail et/ou par courrier au chef de file La demande de paiement inclut une partie sur les contrôles sur place (on the spot) qu’il convient de compléter systématiquement

Quelques règles de base (2) Les coûts jugés inéligibles par le contrôleur doivent y être mentionnés, avec la confirmation que ces coûts ont été par conséquent retirés de la demande de paiement. C’est uniquement la (ou les) personne(s) mentionnée(s) sur le certificat d’approbation du contrôle de 1 er niveau qui doit signer la demande de paiement. Le Chef de File garde un droit de regard sur les dépenses des partenaires. Après l’approbation de la demande de paiement et du rapport d’avancement, le Secrétariat envoie un au Chef de File avec le rapport d’évaluation qui contient l’analyse des documents, les mesures prises et les recommandations.

III - Eligibilité des dépenses

L'évaluation de l’éligibilité des coûts se base sur les dépenses payées et acquittées. Pour être éligibles, tous les coûts doivent : avoir un rapport avec l’objet de l’action faire partie du Dossier de Candidature approuvé être raisonnables, justifiés, cohérents avec les règles internes habituelles du partenaire être appuyés par des factures ou des documents comptables de valeur probante équivalente respecter les règles de passation des marchés publics. La période d'éligibilité se trouve sur la première page du dossier de candidature. Toute dépense (y compris les coûts liés à la clôture du projet) engagée, facturée ou payée après la date de fin officielle du projet est inéligible. Conditions d’éligibilité des dépenses

Tenir compte des modifications apportées en cours de projet (requests for changes) Elles peuvent porter sur la date de fin du projet, la répartition du budget entre les différentes lignes budgétaires, le partenariat, la dotation attribuée, la localisation des investissements … Pour rappel, ces modifications doivent: –Signaler TOUTES les modifications apportées au projet –Être approuvées par le STC ou le comité de pilotage avant leur application Conditions d’éligibilité des dépenses

Principes élémentaires : Uniquement pour les membres du personnel des organisations partenaires Seuls les frais réels sont éligibles Tous les frais de personnel doivent être basés sur des frais réels justifiés par une documentation adéquate (fiches de paie et feuilles de présence). Les estimations des heures/jours travaillés ne sont pas acceptables. Le travail volontaire non rémunéré est éligible et doit être affecté à la ligne « Personnel du Partenaire » à titre de contribution en nature, à condition que sa valeur puisse être déterminée sur la base du temps passé à un tarif standard. Il ne peut être réclamé que s’il a été prévu dans le Dossier de Candidature approuvé. Frais de personnel

Principes élémentaires : Honoraires raisonnables (seuil recommandé de 800 € HT / jour ) Les règles de passation des marchés publics doivent être respectées lors de l’appel à des experts externes Les frais de consultation entre partenaires ne sont pas autorisés Les coûts supplémentaires liés aux experts externes (par exemple, les frais de déplacement) doivent être imputés à la même ligne budgétaire que la facture principale d’expertise externe. Les coûts d’audit et de communication doivent être imputés à la ligne budgétaire Audit ou Communication. Il faut imputer les coûts d’experts (par exemple, une étude de faisabilité) à la ligne Investissements si ceux-ci étaient prévus comme tels dans le dossier de candidature. Experts et consultants externes

Principes élémentaires : Uniquement pour les membres du personnel des organisations partenaires Seules les dépenses en classe économique ou dépenses équivalentes Consulter le barème des indemnités journalières par État membre (lieu du déplacement) Les déplacements en dehors de la zone ENO sont possibles sous réserve de l’approbation préalable du STC Tous les tickets, les factures et les reçus doivent être conservés par les partenaires de sorte que leur éligibilité puisse être contrôlée. Les coûts doivent être nécessaires et en relation directe, à la réalisation effective du projet. Les frais supplémentaires générés par un voyage en première classe ou en classe affaire ne sont pas éligibles. Voyages et hébergement

Les coûts liés à l’organisation de réunions et d’événements (location de locaux ou de matériel, repas, etc.), la participation à des réunions et séminaires spécifiquement liés au projet sont éligibles sous cette ligne budgétaire. Les frais de déplacement et d’expert externe qui y seraient rattachés ne doivent pas être affectés sous cette ligne budgétaire mais sous les lignes correspondantes. Réunions et séminaires

Les dépenses dont l’objectif principal est de promouvoir le projet tombent dans cette ligne budgétaire. Celle-ci recouvre les sites internet, le matériel promotionnel et les publications imprimées. Tous les supports de communication doivent comporter le logo du programme (disponible sur le site internet). Si cela n’est pas fait, la dépense sera déclarée inéligible. Penser aux plaques, panneaux… sur le lieu des investissements pendant et après les travaux Publicité

Le matériel facturé doit être essentiel à la réalisation du projet et utilisé dans ce but. Investissements = coût total éligible / Equipement = règle de l’amortissement Les règles d’amortissement sont très variables selon les pays! Seule la part de l’amortissement du matériel correspondant à la durée du projet et au taux d’utilisation réelle peut être prise en compte. Une fois que le montant éligible est déterminé, il doit être réclamé dans sa totalité en une fois à l’achat du matériel. Les marchandises achetées avant le démarrage du projet peuvent être déclarées à un taux amorti si elles n’ont pas été précédemment financées par quelque autre source que ce soit (c’est à dire des Programmes financés par l’UE ou au niveau national). Equipement et matériel

Il s’agit principalement de l’investissement en infrastructure (c’est-à- dire travaux physiques et services d’utilité publique). Les investissements ne seront financés que s’ils sont essentiels aux objectifs du projet et s’ils profitent au partenariat et aux territoires impliqués. Toutes les dépenses éligibles doivent être décrites en détail dans le Dossier de Candidature retenu. Davantage d’informations ou de documents détaillés concernant l’investissement peuvent être demandés tels que des études de faisabilité, l’évaluation de l’impact sur l’environnement, le permis de construire, ainsi que de plus amples informations sur les procédures d’appel d’offres. Investissements

Les frais de fonctionnement doivent inclure des postes tels que :  loyer, entretien et ameublement  électricité, chauffage, eau  Assurances  téléphone, fax, internet  fournitures de bureau  affranchissement  autres coûts de structure administrative Dans le cadre du Programme ENO, les dépenses de fonctionnement sont limitées à un maximum de 10% du budget total éligible au niveau du projet et à 20% des frais de personnel au niveau des partenaires. Les frais de fonctionnement sont éligibles à condition qu’ils soient basés sur des frais réels –véritablement payés – ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet. Frais de fonctionnement Pour les projets approuvés au PSC8 et suivants (identifiants à partir le lettre H et suivantes), les frais de fonctionnement sont calculés sur la base d’un forfait de 11% des frais de staff certifiés dans le semestre

Il faut distinguer les frais directs et les frais indirects :  Les frais directs : les partenaires déclarent directement, poste de dépense par poste de dépense. Les factures payées constituent les preuves de dépense.  Les coûts indirects ou frais généraux : les partenaires doivent utiliser les frais généraux totaux et une clé de répartition lié au personnel du partenaire impliqué dans le projet. Cela doit faire l’objet d’une documentation correcte et doit être périodiquement révisée. En annexe à leur première demande, les partenaires doivent proposer à leur contrôleur la méthode de calcul de leur clé de répartition (exemples : équivalent temps plein sur le projet / équivalent temps plein de la structure). Ils doivent également en informer le JTS Frais de fonctionnement (suite)

Tous les revenus tirés des ventes, des locations, des souscriptions, des honoraires ou autres sources équivalentes doivent être signalés et déduits des frais éligibles. Une ligne budgétaire séparée pour les revenus est incluse dans le dossier de candidature et la demande de paiement. Recettes

La TVA à moins qu’elle ne soit véritablement et définitivement supportée par le bénéficiaire final Les amendes, les pénalités financières et les dépenses relatives aux contentieux juridiques Intérêt de la dette Démantèlement des centrales nucléaires Logement (sauf amélioration de l’efficacité énergétique) Perte de change (ou bénéfice) Les commissions et frais bancaires nationaux Les déplacements hors zones ENO sans accord préalable du STC Coûts non éligibles (non exhaustif)

IV- Cas pratiques

Pas de signature Feuilles de vérification des coûts pas assez détaillées Coûts de personnel : méthodes de calcul erronées, base horaire Coûts d’administration : pas de méthode de calcul ou méthodes erronées Coûts de personnel supérieur à 100% Constats du contrôleur non suivis de correction Erreurs d’imputation (ex: voyage de consultant sous travel) Voyage hors zone du programme sans accord préalable Erreurs les plus fréquentes

Erreurs les plus fréquentes - exemples

“We noticed that the Interreg logos are not printed on all publicity material. We have brought to the partners attention that it is obligatory to have the logos printed on this material. For more details see annex 2, control checklist.” Erreurs les plus fréquentes - exemples

Mauvais calcul des frais de personnel et feuilles de pointage erronées Déclaration d’heures supplémentaires Absence de traçabilité du travail des contrôleurs Méthodes d’amortissement erronées Certains coûts ne sont pas en rapport avec le projet Coûts indirects déclarés sur la base d’un forfait (20% des coûts salariaux du projet) Double financement Absence de preuves de dépenses Feuilles de pointage erronées Absence de contrôle des marchés publics et non respect de la règlementation Erreurs les plus fréquentes Relevées lors des contrôles de 2 nd niveau

La demande de paiement idéale Remplie Exhaustive, quantifiée et sans ambigüité Se suffit à elle-même En conclusion

Pour les contrôleurs premier niveau :  Johanna MARZ : Audit and Control Officer  Contact :  Site officiel : Pour les porteurs de projets : Les deux chargés de mission affectés au projet (JTS) Contacts utiles

L’autorité Nationale Française Christophe ULIASZ / / Juriste Conseil et validation des procédures Gilles GRIENBAUM / / Contrôle Qualité Autorité Nationale Martine BURAS / / Cédric VANGOETHEN / / Pour toute question : Contacts utiles

Merci pour votre attention !