Saisie des données de distribution de la CPS PAUL SNELL, COORDINATEUR DES DONNEES, LSHTM JANVIER 2015

Saisie en ligne des données de distribution  A Dakar, chaque pays a rapporté que : ◦Les données étaient entrées au niveau du district ◦La saisie des données au niveau du district pourrait être faite en utilisant Internet  Cela s’est révélé ne pas être le cas pour certains pays qui ne peuvent pas utiliser les formulaires en ligne pour entrer les données  Le système en ligne fut développé pour aider à la saisie mais semble ne pas avoir été bien reçu : ◦L’entrée des données de la fiche de coche et de fin de traitement (FDT) peut être problématique ◦Les données sont fournies au niveau du centre de santé, ce qui fait perdre la granularité du village

Réponses des pays - MC Nigéria ◦Premier à utiliser le système en ligne ◦Problèmes pour saisir toutes les données (de nombreux formulaires restent non saisis) Tchad ◦Tous les niveaux de personnel ont été formés ◦Les données saisies semblent être plus cohérentes qu’au Nigéria Burkina Faso ◦Utilise leur propre feuille de calcul pour saisir les données ◦Toujours en attente des données pour qu’elles soient ajoutées au système en ligne par Paul Snell (PS)

Pays MC Fiches de coche saisies Passage 1 Passag e 2 Passage 3 Passage 4 Nigéria Tchad Indexées au Passage 1 Nigéria 100%52%17%10% Tchad 100%103%98%93% Formulaires de FDT saisis Passag e 1 Passag e 2 Passag e 3 Passag e 4 Nigéria Tchad Indexées au Passage 1 Nigéria 100%34%7%0% Tchad 100% 80%95%

Réponses des pays – CRS 2015 La Gambie ◦Collecte, migration, gestion et rapports numériques complets via eValuate Niger, Mali et Guinée ◦Collecte sur papier et migration, gestion et rapports via Excel Ces données sont en train d’être testées pour être migrées et seront entièrement disponibles avant la fin janvier ◦Eric a appuyé le recueil de ces données ◦Données délivrées à PS par voie électronique ◦PS teste les données pour migration ◦Eric a demandé la possibilité d’avoir un système qui permettrait de saisir les données d’une feuille de calcul Excel directement en ligne – voir plus tard

Réponses des pays – prévu par CRS 2016 La Gambie, Niger ◦Collecte, migration, gestion et rapports numériques complets via eValuate Mali, Guinée ◦Collecte sur papier et migration, gestion et rapports via Excel

Vue régionale des données  PS a ajouté seulement récemment la fonction permettant d’avoir une vue régionale des données saisies à ce jour. (seuls Nigéria et Tchad ont des données disponibles)  Cet aperçu va être élargi pour pouvoir inclure les données de CRS  CRS et MC utilisent des formulaires différents pour les données de distribution de la CPS, ce qui veut dire qu’élargir l’aperçu n’est pas une simple affaire.  PS augmentera les capacités de rapport régional pour fournir des indicateurs clés à partir des données fournies, qui seront disponibles pour ceux qui ont la permission d’accéder à l’aperçu.  Examen du modèle de rapport suggéré par Harriet

Améliorer le système – quelques questions (1)  CRS et MC utilisent différents outils de suivi ◦Est-ce nécessaire ? Si non, nous devrions évoluer vers un ensemble d’outils communs aux deux partenaires.  CRS mettra en œuvre eValuate dans tous les pays en ◦Est-ce que PS doit développer un système automatisé pour traiter ces données dans le système en ligne ? ◦Les ressources nécessaires pour le faire pourraient se révéler importantes et cela peut ne pas constituer une bonne utilisation de ces ressources. Une saisie manuelle pourrait être tout aussi utile et facile à fournir.

Améliorer le système – quelques questions (2)  Le système de saisie des données en ligne est-il vraiment utile ? ◦Les pays ont-ils les ressources pour entrer les données – ressources techniques et humaines  Si nous continuons à utiliser ce système, comment nous assurer que les données sont saisies, à la fois en terme de quantité et de qualité ?  MC a demandé le développement d’un système hors ligne (offline) dans Excel pour permettre aux districts de saisir les données, qui peuvent ensuite être remises au système en ligne. Cela devrait être possible bien qu’il faille prendre en considération la manière de surveiller la finalisation de ce processus.

Examiner le système en ligne – compléments (1)  Le but était qu’en saisissant des données dans le système Passage par Passage, ces données permettraient d’informer les équipes pays de tout problème (au niveau du district ou même du CS)  Cette année, la majorité des données sont livrées à la fin de la Campagne, ce qui fait perdre cet avantage  CRS a le système eValuate en place pour leur permettre de suivre leurs processus de manière indépendante et efficace

Examiner le système en ligne – compléments (2)  MC – faisons-nous pression pour que les données soient saisies (comme au Nigéria et ce, malgré les problèmes mentionnés) ? ◦Qu’est-ce qui doit changer sur le terrain pour que çà fonctionne ? ◦Où sont saisies les données ? ◦Qui saisie les données ? ◦Qui gère le processus sur le terrain ?  MC – ou doit-on développer une autre façon de suivre le processus de distribution ?

Quelques leçons  Si le système avait été en place plus tôt, cela aurait permis de suivre la quantité et la qualité des données de manière dynamique  Nous devons prendre en compte les ressources nécessaires pour tenir ces données à jour. ◦Si les ressources n’existent pas, ce système manquera toujours son but et les opportunités seront perdues  Le système pour l’année 2 doit être ne place AVANT que le premier pays ne commence Passage 1. Nous avons la possibilité de le faire.  D’autres éléments à venir qui ne sont pas de mon ressort seront à prendre en compte, et les partenaires doivent convenir de ce qui est nécessaire pour que les données de distribution soient collectées et disseminées de manière appropriée pour le projet.

Conclusions et prochaines étapes (1) 2015 n’a pas été un succès total ◦La plupart des pays n’a pas utilisé le système en temps réel ◦Les rapports furent limités ◦En partie dû au manque de données ◦Les problèmes étaient très visibles et MC a pu prendre des mesures pour les données

Conclusions et prochaines étapes (2) Possibilité de rendre 2016 meilleur Développer un système hors ligne / offline (PS) ◦Utiliser uniquement lorsque la connexion Internet pose un problème ◦Gérer le flux des données hors ligne, du papier à la livraison à PS – identifier qui est responsable CRS doit rendre les données disponibles passage par passage en 2016 Développement d’outils de rapport en ligne pour rendre les données disponibles en temps et en heure pour le projet (PS) ◦Dont le rapport fourni par Harriet