Dossier de camps sur l’intranet

PETIT RAPPEL Un dossier de camp est constitué de 2 parties :  La partie administrative - dates et lieu de camp - composition et qualification de la maitrise - nombre d’enfants  La partie pédagogique et la liste des jeunes participant au camp  Un camp de plus de 3 nuits = déclaration  Déclaration 1 mois avant le début du camp Dossier de camps sur l’intranet

LES POINTS D’ATTENTION  La déclaration auprès de la DDCS ne vaut pas une autorisation de camper  Les services de l’Etat vérifient automatiquement l’extrait B2 du casier judiciaire des encadrants : - Nom - Prénom - date et lieu de naissance - Avec le code postal et la commune de naissance - Pour les femmes mariées préciser le nom de jeune fille Dossier de camps sur l’intranet

Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Etape 1 – Enregistrer un Camp Cela concerne les Scouts étrangers Vous pouvez combiner les items  Combinaison des choix possibles - Exemple camp à l’étranger compagnon  « Autre association » est réservé aux camps de scouts étrangers qui viennent camper en France (exemple jumelage) Dossier de camps sur l’intranet

Etape 1 – Enregistrer un Camp C’est toujours le Rg Pour un camp itinérant ne pas oublier de cocher la case (voir explications plus loin)  Camp Autonome : une seule unité  Camp Groupé : plusieurs unités campent / une seule déclaration / chacun son projet pédagogique  Camp jumelé : plusieurs unités campent / une seule déclaration / un seul projet pédagogique  Ces camps peuvent être itinérants (voir explications plus loin) Vérifier les dates de début et de fin Dossier de camps sur l’intranet

Etape 1 – Enregistrer un Camp Enregistrez correctement le code postal, le nom de la commune et le département. Ces informations seront vérifiées par la DDCS Sélectionner le territoire d’accueil & le nom du DT d’accueil Dossier de camps sur l’intranet

 Renseigner le nombre d’animateurs  Renseigner le nombre de jeunes  La tranche d’âge est automatiquement renseignée  Cliquer sur « enregistrer »  le système ouvre plusieurs onglets Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Les camps itinérants  Cocher « camp itinérant »  Cliquer sur « confirmer » en bas de page  L’onglet « Etapes » apparaît  Renseigner les lieux Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Le camp autonome  Cocher « camp autonome »  Choisir la structure - Cliquer sur « modifier » - Renseigner la structure  Choisir l’unité - Cliquer sur « ajouter » pour que l’unité apparaisse dans les cases « structures chargées du dossier » et «structures participantes » Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Le camp groupé  Cocher « camp groupé »  Choisir la structure - Cliquer sur « modifier » - Renseigner la structure  Choisir l’unité - Cliquer sur « ajouter » pour que l’unité apparaisse dans les cases « structures chargées du dossier » et « structures participantes »  Répéter l’opération pour chaque structure participante Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Le camp jumelé  Cocher «camp jumelé »  Choisir la structure - Cliquer sur « modifier » - Renseigner la structure  Choisir l’unité - Cliquer sur « ajouter » pour que l’unité apparaisse dans les cases « structures chargées du dossier » et « structures participantes »  Choisir la structure jumelée  Décocher « structures chargées du dossier »  Cliquer sur « ajouter » Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Le système confirme l’enregistrement Le système vérifie automatiquement les règles J et S Etape 1 – Enregistrer un Camp Dossier de camps sur l’intranet

Etape 2 – Onglet Administration Les dates, le lieu, le nombre d’animateurs et de participants Dossier de camps sur l’intranet

Etape 2 – Onglet Administration Enregistrez correctement le code postal, le nom de la commune et le département. Ces informations seront vérifiées par la DDCS Dossier de camps sur l’intranet

Etape 3 – Onglet Maîtrise Le directeur, les animateurs, leurs qualifications Dossier de camps sur l’intranet

Etape 3 – Onglet Maîtrise Choix du directeur Dossier de camps sur l’intranet - s’il est de la maitrise (voir menu déroulant) - s’il n’est pas de la maitrise (renseigner le n°d’adhérent)  Renseigner le stage pratique si besoin  Cliquer sur « enregistrer »  Indiquer les dates de présence et la responsabilité du directeur

Etape 3 – Onglet Maîtrise Choix des animateurs Dossier de camps sur l’intranet  Cliquer sur « rattacher » - une page s’ouvre - liste des chefs/cheftaines  Renseigner n° d’adhérent si chefs/cheftaines « extérieurs »  Les sélectionner, puis « valider »

Etape 3 – Onglet Maîtrise Choix des animateurs (suite) Indiquer les dates de présence au camp, s’il est stagiaire BAFA, et sa responsabilité. Dossier de camps sur l’intranet  Indiquer pour chaque animateur les dates de présence et sa responsabilité

Etape 4 – Onglet Jeunes Déclarer les participants (noms, adresse des parents, …) Dossier de camps sur l’intranet

Etape 4 – Onglet Jeunes Déclarer les participants C’est la liste des jeunes de l’unité Dossier de camps sur l’intranet  Avez-vous pensé à mettre toutes les unités (ex : Louveteaux & Jeannettes) pour y trouver tous les jeunes ?

Etape 4 – Onglet Jeunes Déclarer les participants (suite) Dossier de camps sur l’intranet

Etape 5 – Onglet Projet Pédagogique Renseigner le dossier pédagogique Dossier de camps sur l’intranet

Etape 5 – Onglet Projet Pédagogique Dossier de camps sur l’intranet

Etape 5 – Onglet Projet Pédagogique Ce sont les mêmes rubriques que la version papier Dossier de camps sur l’intranet  Quand votre dossier est avancé, pensez à cocher la case !

Etape 6 – Onglet Jeunesse & Sport Déclaration de l’intention de camper à la DDCS : Une fois que les dates, lieu, nombre de participants, d’animateurs et leurs qualifications de changent plus !!! Au plus tard, 1 mois avant le premier jour du camp Dossier de camps sur l’intranet

Etape 6 – Onglet Jeunesse & Sport Enregistrer la fiche complémentaire Dossier de camps sur l’intranet

Etape 6 – Onglet Jeunesse & Sport Enregistrer la fiche complémentaire Vérifier les fonctions, diplômes et qualités. Et l’exactitude du lieu de naissance (pour le casier judiciaire B2) Dossier de camps sur l’intranet

Etape 6 – Onglet Jeunesse & Sport Enregistrer la fiche complémentaire Partie réservée au territoire Demander au territoire de faire la télédéclaration Dossier de camps sur l’intranet

Onglet Suivi SGDF Les échanges sur le dossier Dossier de camps sur l’intranet

Onglet Suivi SGDF Dossier de camps sur l’intranet

Attention : pour les camps hors de France, il faut attendre la validation du service international avant validation AP, RGL, DT

Onglet Suivi SGDF Dossier de camps sur l’intranet Les avis vont faire changer les icônes de votre dossier : Le DT génère et signe l’autorisation de camper qu’il vous remettra

En parallèle, le Pôle Pédagogique peut suivre avec la maitrise, l’évolution du dossier pédagogique Dossier de camps sur l’intranet

C’est le DT ou son représentant qui valide C’est le DT ou son représentant qui qualifie les responsables Dossier de camps sur l’intranet

Le chef d’unité peut voir ainsi l’évolution de son dossier Dossier de camps sur l’intranet