Préarchivage

La gestion des archives intermédiaires Définitions, objectifs et principes généraux du préarchivage Introduction : Les documents passent au courant de leur vie par trois stades : 1. le stade actif = archives courantes les documents sont utilisés dans les bureaux ou services de manière quotidienne dans la gestion des affaires. Durant ce stade, les documents ou les dossiers ont une valeur primaire ou une valeur administrative. Ils sont utilisés ou consultés par les fonctionnaires ou les employés qui les ont produits ou reçus.

2. Le deuxième stade = les archives intermédiaires les documents cessent d’avoir une utilité administrative et une utilité pour la gestion des affaires courantes, ils passent au deuxième stade de leur vie. Ils doivent être versés au dépôt de préarchivage. Utilité occasionnelle

    3. Le troisième stade = les archives historiques, ou les archives définitives Les documents et les dossiers cessent d’avoir cette utilité occasionnelle. Donc, ils doivent être éliminés (les documents n’ayant aucun intérêt pour la recherche rétrospective), ou versés aux dépôts des Archives historiques (appelées aussi les Archives Nationales, ou les Archives historiques). Les archives à verser aux Archives historiques  sont des archives dotées d'une valeur secondaire ou de recherche.

Définition du préarchivage : « Le préarchivage est essentiellement  le traitement subi par les papiers (documents ou dossiers) produits par les administrations ou organismes entre le moment où ils sortent des bureaux et le moment où  ils entrent dans les dépôts des archives définitives.   Le préarchivage, est un archivage transitoire entre le stade courant et le stade définitif ou historique.

Ceci veut dire que les documents qui ne sont plus couramment utilisés  par les services qui les ont produits ou reçus pour la gestion des affaires sont conservés dans des dépôts spéciaux appelés les dépôts de préarchivage. Ces papiers ou documents versés au dépôt de préarchivage sont mis à la disposition des organismes qui les ont versés. Après ce stade, les documents sont, après tri, transférés aux archives historiques ».

Les objectifs du préarchivage : 1. Le préarchivage permet de : désencombrer les locaux des administrations et organismes producteurs  des documents : Contre l’entassement, la saturation de l’espace  verser les documents au dépôt de préarchivage.      

élaborer des instruments de recherche assurer le tri des documents :   2. Au sein du dépôt de préarchivage, le traitement des archives intermédiaires est assuré : collecter, analyser, classer élaborer des instruments de recherche assurer le tri des documents :  ceux qui vont être détruits  ceux qui vont être versés aux dépôts des archives historiques      

3. Le préarchivage permet aux organismes versants des économies énormes relatives à la conservation. Seul 1/3 des archives reste dans les services (les archives courantes). l’organisme versant reste l’unique propriétaire de ses archives versées.

Les Moyens d’action pour le préarchivage Un système de préarchivage nécessite des : moyens humains matériels législatifs

Les structures matérielles Les locaux : Dans la plupart des pays disposant d’une politique de gestion des archives, les archives intermédiaires émanant des administrations publiques sont prises en charge par des services d’archives publiques (les Archives Nationales en France par exemple). Comme ces dépôts de préarchivage font défaut au Maroc, la solution serait de gérer au sein du même bâtiment de l'administration ou de l'organisme les archives intermédiaires.

Des bâtiments neufs ou des bâtiments existants ? Il est préférable de prévoir un (dépôt de préarchivage) pour chaque administration (exemple ministères, préfectures, entreprises, etc.). Des bâtiments neufs ou des bâtiments existants ?

Les deux propositions sont adoptées suivant les pays, et selon leurs moyens financiers, matériels et humains. L’essentiel, c’est que le bâtiment choisi  réponde à certaines normes pour assurer une bonne conservation des archives.

Le site et la situation doivent être choisis avec soin et moyennant une étude, La situation doit être dans un environnement favorable; L'accès rapide (moyens de communication, routes, lignes téléphoniques, etc.);

Pour les dépôts de préarchivage situés au sein de l’administration, les normes de sécurité sont autant obligatoires que dans les dépôts éloignés : Exemple : les canalisations d’eau, les fils électriques qui doivent être protégés par des gaines métalliques, l'aération du sous-sol

Conception d’un dépôt La conception: Un dépôt de préarchivage doit comprendre plusieurs parties distinctes:        1. Un magasin qui doit représenter 90% de la superficie totale;        2. Les locaux de travail qui représentent 10% de la superficie;        3. Une salle de lecture réservée à l’administration versante et aux chercheurs.

Les critères de sécurité du dépôt de préarchivage La fonction du dépôt de préarchivage est la conservation des documents contre tout type de danger. Par conséquent, les normes à respecter sont : La protection contre le feu: le magasin doit être doté d’extincteurs. Il faut éviter les voisinages dangereux et toutes les sources de feu (chaudières, conduits de fumée, les cigarettes), Il faut faire installer des détecteurs d’incendie Les murs doivent être construits de matériaux non combustibles;

La protection contre l’humidité et les moisissures La protection contre l’humidité et les moisissures. Pour ce faire, Il faut:     ► Eviter l’installation de dépôt de préarchivage dans des magasins humides ; ► Le magasin doit être aéré et la température comprise entre 15° et 18°.

Sécurité contre le vol : - Il faut prévoir des mesures de sécurité qui consistent à fermer les magasins à clés et à installer des systèmes d’alarme;

Les rayonnages et les tablettes : Pour ranger les dossiers, il faut utiliser des rayonnages métalliques dont chaque tablette métallique doit supporter 100kgs Il faut éviter le bois car il est inflammable. les tablettes : doivent être modelables et réglables, c’est-à-dire des tablettes amovibles. Le plancher* Les planchers doivent être résistants, car le papier est lourd. Une liasse, par exemple, pèse entre 3 à 5 kg , Une travée de rayonnage à 6 niveaux pèse dans les 750 kg *Les planchers traditionnels sont en bois. Ils sont aussi en fer ou en béton armé.

Plancher en béton

Pour le rangement des documents hors format commercial (dessins, cartes, affiches, grands registres, etc.), il faut recourir à des meubles spéciaux: les armoires à plans, les tiroirs pour la conservation des disques, etc.;

Les locaux de travail : ils se composent - d'un quai de chargement ou de déchargement, d'une salle de tri et de classement des documents, de bureaux et tables de travail pour le personnel

Les structures humaines Le dépôt de préarchivage doit disposer de ressources humaines appropriées lui permettant d’accomplir ses fonctions dans les meilleures conditions. En réalité, il n’y a pas de normes internationales relatives à l’effectif du personnel dont doit disposer un dépôt de préarchivage. Hiérarchiquement, le personnel peut dépendre soit de l’administration versante, soit des Archives nationales.

Les structures législatives La législation sur les archives est un préalable essentiel à la mise en place d’un système de gestion des archives intermédiaires. La législation doit aborder toutes les opérations relatives au traitement archivistique (le classement, les tris, les versements aux archives historiques, etc.).     

Au Maroc, les textes dont on disposait sont le dahir du 1er novembre 1926 et de l’instruction résidentielle du 4 déc. 1954. Ces textes portent obligation de verser à la Bibliothèque Générale de Rabat les archives de 10 ans d’âge de toutes les administrations publiques. Ce texte est devenu inadaptable et lacunaire. Aujourd’hui, au Maroc, on dispose d’une loi sur les archives qui doit être mise en application.  

Loi 69-99 relative aux Archives Marocaines et les archives intermédiaires Article 8 Les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes, qui peuvent être utilisés occasionnellement par les organismes qui les ont constitués alors que leur sort final n’est pas encore fixé. La conservation et la gestion des archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes qui les ont constituées dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la protection et les conserver progressivement sous forme d’archive électronique.

Article 9 Les personnes, établissements et organismes visés à l’article 3 de la présente loi sont tenus d’établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les délais de conservation des archives courantes et intermédiaires et leur sort final. Les modalités de conservation des archives courantes et intermédiaires ainsi que celles de l’élaboration et de l’approbation du calendrier de conservation de ces dernières sont définies par voie réglementaire.

Versement des archives intermédiaires Le versement est défini comme étant l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a rassemblées au service d’archives compétent pour les recevoir.

La collecte et la préparation des versements des archives intermédiaires L’administration productrice, en collaboration avec le service d’archives (dépôt de préarchivage) assurent la collecte et le transfert des documents au dépôt de préarchivage.  Selon un calendrier ► L’archiviste œuvrant dans le dépôt de préarchivage doit préalablement élaborer avec l’aide du responsable de l’organisme versant un calendrier de versement; - périodicité- 3mois, 6mois, 1 année

Les étapes du versement Quelques opérations préliminaires à prendre en considération lors du versement des dossiers : Préparation des documents 1 – vérification des dossiers : Avant de verser, il faut vérifier si les documents sont classés à l’intérieur des dossiers et vérifier si les dossiers sont complets (on verse seulement les documents des dossiers clos et complets); Les ranger selon un ordre logique ( par service, par thème)

Les étapes du versement 2 – épuration des dossiers : -Il faut éliminer les doubles, les imprimés vierges et les brouillons, enlever les élastiques, les pochettes, les agrafes et les trombones.

Les étapes du versement 3 – le conditionnement : Le conditionnement se fait dans des contenants normalisés, papiers solides KRAFT,  fournis par le dépôt de préarchivage. éviter les feuilles volantes à l’intérieur des boîtes (prévoir un conditionnement en chemise ou sous-chemise afin de les maintenir ensemble et de réduire les risques de dégradation des documents.

Il vaut mieux utiliser des boîtes d’archives de 10 ou 12 centimètres de largeur (manipulation plus aisée, gain de place) ; remplir les boîtes sans excès (ni trop remplies, ni trop peu) ; veiller au bon état des boîtes ; indiquer sur chaque boîte le numéro d’ordre de la boîte. Ces numéros doivent être inscrits de façon bien visible et lisible, soit au feutre noir, soit avec une étiquette, sur un petit côté de la boîte (vierge de toute inscription).

Les étapes du versement 4 – remplir le bordereau de versement Liste des documents à verser Rempli par le service versant Vérifié et completé par le service du préarchivage

Une fois rempli, le bordereau de versement constitue un document de base pour le transfert des archives au dépôt de préarchivage et aux Archives historiques, Il est rédigé par l’administration versante et contrôlé par le personnel du dépôt de préarchivage. Il présente, à ce titre, un contrat de prise en charge, c’est-à-dire un document juridique daté et signé qui prouve que le transfert a eu lieu.

la structure du bordereau de versement :  Le bordereau de versement renferme plusieurs informations dont une partie est réservée à l’administration versante et l’autre au service d’archives (dépôt de préarchivage)

 Le corps du bordereau de versement est constitué de deux parties: une partie réservée  et qui doit être remplie par l'administration versante des dossiers. Une deuxième partie réservée et doit remplie par l'archiviste responsable du dépôt de préarchivage.

Partie réservée au service versant   Nom du service versant : Date du versement : Nombre d’articles : Partie réservée aux archives Nom du service versant Métrage linéaire : Cote d’origine Numéro d’ordre Description des dossiers Dates extrêmes Communicabilité Année d’élimination Cote des archives (dépôt de préarchivage) ……………… …………… ………………. …(texte de loi /administration d’origine)… ……..indiqué à l’avance par l’admi versante /sinon visa par les Archives nationales ………(cote de rangement)……….

AUTRE EXEMPLE DE BORDEREAU DE VERSEMENT N° du versement : 1   service versant : service technique date du versement : 15 janvier 2003 nombre d'articles : 30 Numéro Intitulés Dates extrêmes Observations 1 / 1 Rue de Saint Pierre : travaux d'élargissement 1998 1 / 2 Impasse des clefs : travaux de raccordement des eaux usées 1999 1 / 3 Collège Saint François : appel d'offre non retenues 1995 Eliminable 1 /4 Arrêtés temporaires de voiries 1994 …… 1 /30 Plan de prévention des risques naturels 1996-1999

- Les formulaires des bordereaux de versement et les contenants sont livrés par le service d’archives du dépôt de préarchivage - Le bordereau de versement doit être signé par le service versant et le service de préarchivage. - Les pages du bordereau de versement doivent être numérotées.

- Le bordereau de versement est rédigé en trois exemplaires dont : un est retourné à l’administration versante. Les deux autres serviront d’instruments de recherche. On aura deux fichiers au dépôt de préarchivage : Un fichier où les bordereaux de versement  sont classés  par ordre d’administrations versantes,  l’autre par ordre chronologique

La rédaction de la note introductive        Il est préférable que le bordereau de versement soit accompagné d’une note introductive. Elle est importante dans le sens où elle contribuera à déterminer le classement des versements, les conditions de leur conservation et leur communication, les modalités d’élimination et l’élaboration des instruments de recherche

La rédaction de la note introductive C’est la somme et la synthèse des différentes notes introductives qui vont constituer les instruments de recherche: répertoires, inventaires, etc.). Comme les services changent, seules ces notices introductives, à long terme, pourront nous aider à constituer et à identifier les dossiers. Les différents éléments de cette notice introductive sont comme suit:

Composantes de la note introductive    L'historique du service versant avec référence aux textes législatifs qui régissent ses missions , les changements qu’a connu ce service au niveau de la structure administrative, une copie de l’organigramme et des renseignements sur les responsables du service; tous ces documents doivent accompagner le bordereau de versement sous forme d’annexes.

    Des informations sur les archives elles-mêmes :     - Mentionner la nature des documents (homogènes, hétérogènes, exemplaires principaux ou secondaires, de fonction ou de gestion);     - Indiquer la nature des supports, par exemple si le dossier contient des cartes, des photos, etc.;     - La période couverte (les dates extrêmes);

La période couverte (les dates extrêmes);  Les circonstances et les modalités de versements: documents versés par voie normale, documents trouvés dans des caves, en vrac, etc.;     Informations sur le traitement des documents durant le stade actif (le classement des archives adoptées dans les bureaux, les instruments de recherche utilisés, les éliminations effectuées);

  Informations sur d’autres versements faits par le même service; Informations sur la valeur historique des dossiers; Informations supplémentaires sur les modalités de communication (accès libre ou avec autorisation).

Le registre des versements Pour recevoir les versements, le service de préarchivage élabore un registre où sont consignées toutes les informations relatives à chaque versement: le numéro de versement, la date, le service versant, le nombre d’articles, la cote et le genre des contenants.  Manuel  Informatisé

Registre des versements N° du versement date Service versant Nombre et genre d’articles Cote 1  Etc.   28.01.99 Faculté des Lettres: dossiers des exclus 1. Carton  1.plan 1/1 1/2

Classement des A.I Signalétique : Identifier les locaux, les épis, les travées Etiquette mentionnant les numéros ou lettres Adresse topographique ou cote de localisation Indication précise de l'endroit où est rangé un article ou une boîte d'archives dans un magasin

Un rayonnage

Adresse de rangement adresse topographique - il faut : - Numéroter les magasins : magasin 1, magasin 2, magasin 3, etc. - Numéroter les épis en continu, Epi 1, Epi 2 - Numéroter les travées en continu, Travée 1, travée 2 Numéroter les tablettes en continu , tablette 1, tablette 2, etc. dans une travée Ainsi, une boîte qui est identifiée avec la cote de localisation : 1.01.3.1  est conservée dans le 1er magasin, dans la 1ère armoire ou épi, travée 3, et à la tablette 1 .

Classement des archives intermédiaires 1. classement d’origine - suite discontinue - (+ cote topographique) Avantage :L’avantage de ce système c’est qu’il permet de regrouper les articles se rapportant à un même sujet (affaire). On respecte le principe de respect du fonds . Inconvénients : convient plus aux fonds clos, services qui n’existent plus, fonds qui ne vont plus s’alimenter (refoulement) car si les dossiers continuent à arriver, on rencontre un problème de gestion de l’espace : Un thème prend peu de place par rapport à un autre / contraire Obligation de prévoir adéquatement l’espace afin de ranger les dossiers qui vont arriver par la suite : c’est impossible à prévoir avec justesse si on donne une cote topographique, il y a obligation de changer de cote topographique selon les mouvements des dossiers : non pratique

Classement des archives intermédiaires 2- classement continu ou séquentiel Par numéro d’ordre de versement numérotation continue par versement = numéro versement + numéro de l’article 8/23 (8 = n° de versement, 23 n° d’article ) 8/24 8/25 9/1 , 9/2, 9/3 Cette dernière méthode est utilisée en France

Classement continu adopté au Maroc Au Maroc, on essaye un compromis entre les 2 Garder les cotes d’origine Mais Classer les documents à la suite sur les tablettes qui ont été segmentées Objectif : gain de place Exemple : Cote du dossier = X.12 --------------------position sur la tablette = 89 (89 va correspondre à un segment sur la tablette) x.13 ------------------- position 90 A.1---------------------position 91

En cas de versement aux archives historiques En cas d’élimination - des places se libèrent Exemple : espace sur une tablette qui porte le numéro 263 qui se libère suite à un versement ou une élimination : On barre le numéro sur le bordereau de versement 263 , dans la colonne observations ou sort final , On écrit Versé ou Eliminé Sur cet espace « 263 » on va classer un nouveau dossier Comptabilité alors que le dossier d’avant vient d’un autre service Personnel. Le suivant porte sur l’Informatique

Classement ( suite) La cote selon la suite continue (ou séquentielle): Ce système de suite continue consiste à ranger les articles les uns à la suite des autres tous services confondus. Il permet une meilleure  gestion de l’espace, grâce à ce système, on évite les refoulements et par la suite les déclassements, mais son inconvénient est  la dispersion des dossiers. Et pourtant reste la meilleure méthode à adopter au niveau des archives intermédiaires.

Résultat : On mélange physiquement des dossiers émanant de services différents si l’espace ne permet pas de réserver une salle par service. (contraire au principe de respect de fonds mais obligation de gérer l’espace) Sur le bordereau ils sont regroupés, cela permet d’avoir une vue d’ensemble du fonds regroupé.

Le classement des archives intermédiaires : 2 cas Lors du classement des archives intermédiaires, l'archiviste peut être confronté à deux cas de figure: Le premier cas: Les dossiers versés en ordre (dotés d'un cadre de classement au niveau des archives courantes)

Lorsque les archives sont versées en ordre au dépôt de préarchivage, l’identification des archives reste facile et, par conséquent, l’archiviste n’a qu’à respecter la structure et l’ordre d’origine d’archives, c’est-à-dire, respecter le cadre de classement donné au niveau des archives courantes.

NB. Il faut toujours demander l’avis du service versant, car sans son accord, on ne peut ni modifier l’organisation interne des dossiers transférés, ni les éliminer ou les trier. La raison fondamentale est que le service versant aura de temps en temps besoin de ses documents et doit, par conséquent retrouver son propre classement.

Le deuxième cas: Les dossiers versés en désordre (en vrac): Il s’agit généralement de dossiers sans maître ou, au contraire, appartiennent à un organisme qui, pour manque d’espace, a versé ses dossiers au dépôt de préarchivage pour décongestionner ses meubles de conservation. Dans ce cas, il faut établir l’ordre  en se basant sur le principe du respect du fonds. Cette opération consiste à élaborer un cadre de classement basé sur les structures administratives, c’est-à-dire calqué sur l’organigramme de l’administration concernée. Et pour l’élaborer, il faut:

Identifier le fonds transféré et déterminer l’organisme producteur Identifier le fonds transféré et déterminer l’organisme producteur. Pour ce faire, il faut effectuer des recherches sur son histoire, sur ses structures administratives, etc.; Répartir le fonds en petits lots de dossiers (ou d’archives) pour pouvoir constituer des classes et des sous-classes. Donner à chaque classe, sous-classe ou sous-sous-classe un code d'identification qui servira de cote du dossier.

La cotation et le rangement des dossiers:  La cote  est portée au dos de chaque article et reportée sur les trois exemplaires du bordereau de versement. Une fois les articles cotés, il faut les ranger dans le magasin selon plusieurs méthodes de cotation à choisir par l’archiviste : selon cadre de classement d’origine ( dossiers non mélangés) Selon la suite continue ( dossiers mélangés)

La diffusion et la communication des archives intermédiaires Le bordereau de versement est l'instrument de base pour la diffusion et la communication des archives intermédiaires. Les bordereaux de versement sont à la base de la création de deux fichiers : 1. Fichier classé par ordre chronologique (dates de de versement) 2. Fichier classé par services versants. Ces deux fichiers peuvent être complétés par un index et faire l'objet d'une automatisation.

La communication des archives intermédiaires        Elle revêt deux aspects : la communication aux administrations versantes, qui doit se faire sans restriction étant donnée que l’administration versante reste toujours propriétaire de ses documents. Mais il y a toujours des exceptions: le fait de ne pas communiquer les documents d’un service à un autre service sans autorisation préalable. La communication aux tiers.  Dans le cas de la communication des archives intermédiaires au public, elle doit être réglementée par des textes (loi sur l’accès aux documents administratifs).

Le triage (voir cours évaluation et tri)     A la fin du préarchivage, les archives subissent un tri afin de déterminer celles qui doivent être éliminées et celles qui doivent être versées aux Archives historiques pour une conservation permanente.

Les versements des archives intermédiaires aux dépôts des Archives historiques : Après le triage des documents (ou des dossiers), ceux qui présentent un intérêt historique (entre 5 à 10%) sont versés aux Archives historiques. Pour ce faire, le dépôt de préarchivage établit en doubles exemplaires un bordereau de versement des documents qui seront conservés de manière permanente.

L’un des exemplaires est envoyé à l’administration d’origine  et le second aux Archives historiques. A partir de ce moment, les documents deviennent  propriété des Archives historiques .

Références bibliographiques et liens:   DURAND, F.; DURAND, C. Guide pratique à l'usage de l'archiviste-documentaliste: un exemple Concret: les communes. Paris: Techniques et Documentation, 1985, p. 111-122; NAUD, G. «Pré-archiver? D'abord analyser». In: La gazette des archives, nº75 (1971), p. 204 ; NAUD, G. et C. «Introduction du bordereau de versement». In: La Gazette des archives, nº115 (1985), p.204-213 ;  SAINT-BLANQUAT, O. «Le problème des versements dans les archives des grandes villes». In: Gazette des Archives, n° 19 (1956), p. 31-39; ROBERGE, M. La gestion de l'information administrative. Montréal: Documentor, 1992, pp. 239-240.   NAUD, G. et C. «Introduction du bordereau de versement». In: La Gazette des archives, nº115 (1985), p.204-213 ; SAINT BLANQUAT, O. «Le problème des versements dans les archives des grandes villes». In: Gazette des archives, nº19 (1956), p.31-39; PETILLAT, Ch.; PRAX, H. «Les archives contemporaines ou l'arrivée du flux quotidien». In: La Pratique Archivistique Française. Paris: Archives Nationales, 1993, p.231-311. NAUD, G. et C. «Introduction du bordereau de versement». In: La Gazette des archives, nº115 (1985), p.204- 213.   

Références bibliographiques et liens:     NOUGARET, C. «Classement et description: des principes à la pratique». In: La Pratique Archivistique Française. Paris: Archives Nationales, 1993, p.133-184 ; PETILLAT, C. «Les avatars de la cotation française». In: La Pratique Archivistique Française. Paris: Archives Nationales, 1993, p.280-297 ; Manuel d’archivistique. Paris: Archives Nationales de France, 1971, ., p. 198 ; CHANAUD et DUBOIS. «Comment classer un fonds ancien aujourd'hui?». In: Gazette des Archives, nº125-126 (1984). Paris: AAF, p.125-146; Fonction archives dans les services administratifs publics et privés. Paris: SCOM, 1982, p. 40.    NAUD, G. C. «L'analyse des archives administratives». In: La gazette des archives, n°: 115, 1982, pp. 219-230 ;  PETILLAT, C.  «Les avatars de la cotation française». In: La Pratique Archivistique Française. Paris: Archives  Nationales, 1993, p.280-297.     BAUDOT, M. «Les Instruments de Recherche». In: Manuel d'archivistique. Paris, A.A.F. 1970, p.243-294 ; CHABOT, V. Les instruments de recherche pour les archives. La Pocatière (Québec): Documentor, 1984 ; SCHELLENBERG, T. R. «Classification Principles». In. Modern Archives. Principles and Techniques. London: The University of Chicago Press, p. 299; CHABORD, M. T. op. cit., p. 32; COUTURE, C.; ROUSSEAU, J. Y. Les archives au xxème  siècle., pp. 123-124; NOUGARET, Ch. , pp. 158-159.