1 Mise en oeuvre d’un Système d’Information Logistique (SITH) au CHU de Toulouse – Service Transports

2 Les Enjeux de la maitrise de la chaine logistique "Nouvelle gouvernance" et "contractualisation" invitent à repenser l’organisation de l’hôpital par pôle La logistique constitue un pôle à part entière Service « support » indispensable aux soins Gestion nombreux flux : repas, linge, consommables, prélèvements de laboratoires … Impératifs réglementaires de traçabilité Connaître les coûts pour les valoriser et les optimiser La logistique est une activité transversale

3 Schéma des processus logistiques

4 Le Système d’Information Logistique Gestion Economique et Financière Achats – Marchés – EPRD … Gestion d’entrepôt (WMS). Stocks & préparation de commande Gestion du transport (TMS ou SIT) Réception dans les unités de soins Demandes & commandes Flux physiques Données partagées Interfaces normalisées – Echanges dématérialisés Traçabilité

5 Activité transport et distribution au CHU de Toulouse Missions : collecte, tri, acheminement, réception, livraison Projet Système d’Information Logistique au CHU de Toulouse – Service Transports de biens

6 TRANSPORTS DE BIENS : L’ORGANISATION Une activité centralisée au sein du pôle logistique –Une régulation : centre d’appel client –Transports express –Transports inter sites Logicourses (poids lourds, véhicules utilitaires) Relais soins : transport biologie –Transports intra site (2 plates formes: rive droite et rive gauche) Traction mécanique Central Courses, relais logistiques

7 TRANSPORTS DE BIENS : L’ORGANISATION Activité planifiée par poste de travail Activité organisée par flux Traçabilité (partielle) papier des prestations Prestations planifiées en routine –Circuits de collecte et livraison définis Prestations d’urgence, ponctuelle –En liaison avec la régulation

8 Continuité du service (24h/24; 7j/7) Respect des délais Traitement de l ’urgence Sécurité Traçabilité ACTIVITE SUPPORT AUX SOINS TRANSPORTS DE BIENS : L’ORGANISATION

9 SOUPLESSE DE FONCTIONNEMENT Une organisation unique pour fédérer les intervenants sur un même processus transport Intégration et coordination des chaînes logistiques Une gestion globale des moyens matériels et humains

10 UN CENTRE D’APPEL CLIENT  Offre de service de régulation transports de biens 24h/24 et 7j/7 Créé en 2001, le « 801 » numéro d’appel unique pour la commande d’un transport express, urgent, vital, à programmer  en mai 2004 : 1288 appels/mois  en mai 2007 : 5404 appels/mois

11 Découpage de l’activité Réception Livraison UA Porte production Quai Pavillon Service Prise en charge Acheminement Sous-sol Etage Coordination nécessaire

12 ACTIVITE TRANSPORT ET DISTRIBUTION Transports Inter sites : –Logicourses : 41,35 ETP, 35 PT, heures, livraisons, km (linge, restauration, pharmacie, dossiers patients, stérilisation, dispositifs médicaux) –Relais soins : transports biologie : 21,5 ETP, 15 PT, heures, collectes, km –Transports express (801)

13 Activité Transport et Distribution Transports intra sites : –Courses pédestres Rangueil – Larrey : 6 ETP Hôpital Enfants – Hôpital Paule de Viguier : 15 ETP Purpan : 14 ETP, 10 PT, heures, collecte livraison –Traction mécanique Rangueil : 6 ETP, Purpan : 12 ETP, 8 PT, heures, contenants transportés

14 CATALOGUE DES PRESTATIONS TRANSPORT Echantillons biologie Produits sanguins labiles Préparation et produits pharmaceutiques –Médicaments –Stupéfiants –Poche de nutrition –Produits cytostatiques –Dispositifs médicaux Clichés Radio, compte rendu Petits matériels médicaux et non médicaux Linge propre et sale Restauration - Denrées alimentaires - Chariots repas Dossiers patients Matériels à stériliser Mobiliers Matériels à réparer

15 DEVELOPPEMENT Orientation client Sécurité des produits Optimisation des moyens Mutualisation des flux Culture de résultat Traçabilité des prestations Contractualisation

16 Projet système d’information Un Système d’Information aux métiers de la logistique est nécessaire pour répondre aux objectifs de traçabilité et de contractualisation

17 Organisation du projet Schéma Directeur Logistique Validé en 2006 Schéma Directeur Informatique Projet MAGH 2 TH Présentation de l’offre Octobre 2007 Mise en œuvre 3 flux pilotes début 2008

18 Projet Magh2-TH : Objectifs du SITH (Système d’Information Transport Hospitalier) - Traçabilité en continu des flux logistiques - Sécurité des transports notamment dans les secteurs à risques - Optimisation des organisations - Contractualisation avec les pôles - Maîtrise des coûts - Dématérialisation des traces – archives

19 Application du projet Magh 2 TH Le projet Système d’Information transports de biens a pour objet de : Doter les équipages de moyens de transmission et de lecture optique (traçabilité) mettre en place un Centre d’appel permanent et informatisé Scanner des contenants ou des biens au chargement et au déchargement des véhicules de transport Affecter des missions (cas des urgences) : envoi depuis le service de régulation à effectuer vers le terminal mobile du chauffeur ou du coursier, Valider la réception de la mission sur le terminal, et envoi du compte- rendu en temps réel Accéder aux données enregistrées au moyen d’un système d’émission de requêtes Informatiser le centre d’appel

20 MISE EN OEUVRE Projet Magh2-TH Pré requis : –Analyse approfondie des flux et des actions des intervenants (étude processus) –Affichage des contraintes règlementaires, sécuritaires des flux –Définition des champs de saisis de l’interface 801 –Nécessité d’une bonne identification : code à barres : leur format et leur fonctionnement sera conforme aux préconisations « GS1France ». ( abonnement à GS1 : norme d’échange) - lieux de livraison : norme GLN -contenants : GRAI - acteurs : carte professionnelle puis carte CPS

21 MISE EN OEUVRE Projet Magh2-TH Lieux d’enlèvement, de dépôt, de livraison –CODE GLN :  Global Localisation Number –Symbologie : EAN 13, Codification : Code sur 13 caractères A = Code pays (3 pour la France) [1 caractère] BBBBBB = ID GS1 CHU Toulouse (661501) [6 caractères] CCCCC = ID lieux [5 caractères] D = Clé de contrôle [1 caractère]

22 MISE EN OEUVRE Projet Magh2-TH Les contenants : Code GRAI (Global Returnable Asset Identifier) Symbologie : EAN/UCC 128 – Codification : AAAABCDDDDDDEEEEEFGGGGGG AAAA = Code AI [4 caractères] B = 0 (zéro) [1 caractère] C = Indicatif Pays [1 caractère] DDDDDD = ID GS1 CHU Toulouse (661501)[6 caractères] EEEEE = ID type de contenant [5 caractères] F = Clé de contrôle [1 caractère] GGGGGG = N°série [6 caractères ]

23 Mise en oeuvre Projet Magh2-TH Supports d’information –Feuilles de route des activités planifiées (tournées) –Glossaire des termes employés –Fichier Excel descriptif : des ressources matérielles (contenants, véhicules) des ressources humaines autorisées des codes UF et codes GLN associés(lieux d’enlèvement et de livraison) des modes opératoires en fonction des activités ( Une tournée se décompose en prestations, une prestation se décompose en action.)

24 Flux pilotes : déploiement 1 er trimestre ) Produits sanguins labiles (PSL) 2) Restauration 3) Approvisionnement Mise en oeuvre Projet Magh2-TH

25 TRACABILITE Rôle prépondérant en matière de sécurité Enjeu économique, organisationnel, et qualité

26 Bénéfices attendus Traçabilité et sécurisation des flux Professionnalisation des intervenants Suivi en temps réel des missions Régulation de l’urgence Facturation aux pôles Meilleure adéquation charge-ressources Élaboration de tableaux de bord de pilotage de l’activité

27 Conclusion :  Projet traçabilité en bonne voie, en phase d’expérimentation sur les deux modalités types de transport : - missions planifiées - missions ponctuelles Système d’information attendu par le personnel de la logistique pour assurer la qualité et la sécurité à un niveau défini de performance et d'efficience, Outil de transmission et de liaison entre tous les acteurs logistiques