Comprendre les Statuts Fédéraux (CFR) 230 (c.-à-d. : Circulaire A-122 du Secrétariat de la Gestion et du Budget (OMB) : Comprendre les Règlements Intérieurs du Gouvernement Américain (USG) Dakar, Sénégal 11 au 15 janvier 2010

Règlements de USAID USAID 22 CFR 226 Administration des Accords 2 CFR 230 Principes de la gestion financière pour les organismes à but non-lucratif Audits Circulaire A-133 organisations Américaines (limite de $) Directives de l ’USAID pour les audits financières des récipiendaires étrangers Entités étrangères (limite de $) Clauses Standards ADS Chapter 303 Circulaire A110 – Obligations Administratives uniformes pour les accords et les subventions avec les établissements d’enseignement supérieur, les hôpitaux et les autres organismes à but non-lucratif Clauses Standards Obligatoires: 17 pour ONG les américaines 35 pour les non- américaines Clauses Obligatoires : 21 pour les ONG américaines et 17 pour les non- américaines

1.Droit du travail 2.Rapports financiers et TVA 3.Exonération fiscales Quelles sont les politiques requises par l’USG? Lois et règlements du pays hôte 1.2 CFR 230 (Circulaire A-122) – Reglèrments de la Gestion Financièrre– ONG (coûts admissibles c. inadmissibles) 2.Circulaire A110 et 22 CFR 226 – Directives administratives pour les ONG 3.Directives pour les audits (lorsqu’uneaudit d’USAID est obligatoire?) Priorité 1.Guide des politiques et procédures financiers 2.Politique d’approvisionnement 3.Politique d’éthique sur le lieu de travail 4.Politique de déplacement (dépenses réelles/tarifs journaliers, etc.) 5.Reglèments internes sur la gestion des resources humaines Politiques et procédures de l’USG Politiques organisationnelles

2 CFR 230 – Aperçu  Établit les statuts pour déterminer le coûts des subventions, des contrats et des autres ententes entre l’USG et les organismes à but non-lucratif  Remplace les principes diffusés par les différents ministères américains  Vous pouvez soit demander la permission ou demander le pardon et…  Si vous ne demandez pas la permission, vous ne pourriez pas obtenir le pardon → COÛT INADMISSIBLE

2 CFR 230 Annexe A. Principes Généraux  Deux clauses dérogatoires :  « Juste part » – La répartition correctes des dépenses. Elle ne fait pas de discrimination entre les donateurs  Cohérence  Trois exigences – les dépenses doivent être :  Admissibles  Raisonnables  Assignables

2 CFR 230 Principe Général « Admissible » Pour être admissible, un coût doit : 1.Être raisonnable et assignable 2.Être conforme aux restrictions ou exclusions de la subvention quant au type ou au montant du coût – 2 CFR 230 et dispositions obligatoires 3. Être cohérent avec les règlements internes du récipiendaire ou sous- récipiendaire qui s’appliquent aux activités financées par le gouvernement américain ou d’autres organismes 4.Avoir un plan comptable uniforme 5. Être conforme aux principes comptables nationaux 6.Ne pas être inclus en tant contributions de tout autre programme financé par le gouvernement américain 7.Être adéquatement documenté

Q et R - Documentation Adéquate La pratique rend parfait  L’inventaire des fournitures pour une formation imminente s’amenuise et il est absolument impossible d’attendre l’expédition du matériel du fournisseur approuvé. Pour éviter le retard, le directeur du projet achète le matériel dans une papeterie locale. Il paye avec ses fonds personnels totalisant $ et a été fourni un reçu sur lequel figure seulement le total des dépenses. Doit-il recevoir un remboursement? Pourquoi ou pourquoi pas? Si oui, quelles sont les conditions liées au remboursement?

Q et R sur la Documentation Adéquate La pratique rend parfait 1.Une concurrence est généralement requise (selon les règlements internes de l’organisation) 2.L’urgence n’a pas été imposée par une cause externe – mauvaise planification 3.Les reçus détaillés sont toujours nécessaires pour obtenir un remboursement 4.Les achats non-autorisés ne sont pas remboursés

Admissible – Documentation Adéquate  Paiements –Les factures originales qui expliquent qui, quand, où, pourquoi, combien, etc.? (devis, relevés de compte, factures pro forma) ne sont pas acceptables –Feuilles de pointage pour le paiements des salaires  Les avances accordées aux employés, consultants et fournisseurs pour les activités du projet ne sont pas des dépenses –Les reçus et les factures qui sont rapprochés sont les dépenses  Reçus –Les reçus originaux qui comprennent seulement le montant payé, la date du paiement, et une description des biens/services reçus (traduits en anglais, au besoin)  Revenu/Dépôt Bancaire –Bordereau de dépôt – en trois exemplaires si possible

2 CFR 230 Principe Général « Raisonnable » Un coût est raisonnable s’il :  Est engagé par une personne prudente dans la gestion courante d’une entreprise ou d’un projet  Est « ordinaire et nécessaire » pour l’exploitation de l’organisation ou l’exécution de l’accord  Est cohérent avec : –les principes comptables –les règlements gouvernementaux –les modalités de la subvention  Est raisonnable dans sa nature et son montant – Politique l’approvisionnement (3 devis, etc.)

2 CFR 230 Principe Général « Assignable » Un coût est assignable à un objectif (comme une subvention, un accord, etc.) s’il répond à 2 conditions :  Traitement cohérent de toutes les dépenses engagées pour le même objective, et 1.Les dépenses engagées expressément pour la subvention; 2.Les dépenses bénéficient la subvention et les financements, et peuvent être distribuées de façon proportionnelle aux avantages reçus; 3.il est nécessaire à l’exploitation de l’organisation, même s’il est impossible de démontrer une relation directe avec un objectif spécifique.  Se conformer à toute restriction incluse dans la subvention (2 CFR 230 et règlements obligatoires)

2 CFR 230 : Quelques Articles  2 CFR 230 Pièce jointe B : –Énumère les principes visant à déterminer l’admissibilité de 52 articles de coût. –Indique si un coût est traité à titre de coût direct ou indirect.  L’absence de mention particulière d’un article ne signifie pas que le coût est inadmissible. –La détermination se fondera sur le traitement d’un article de coût semblable.

Exercice en Groupe  Admissible  Inadmissible  Approbation préalable

2 CFR 230 (1): Coûts Liés à la Publicité et aux Relations Publiques  Coûts liés à la publicité --- coûts admissibles –Recrutement du personnel requis pour l’exécution de la subvention –Fourniture de biens et services pour l’exécution de la subvention –Cession du matériel brisé ou du surplus acquis pour la subvention  Coûts liés aux relations publiques --- coûts admissibles –Coûts requis expressément par les subventions commanditées –Coûts de la communication avec le public ou la presse liée aux activités découlant de l’exécution de la subvention –Coûts de la communication pour tenir le public informé sur les sujets d’intérêt publiques (notifications de marchés, etc.)  Expressément inadmissibles –Événements de collecte de fonds: coûts des expositions, salaires et les traitements des employés embauchés pour configurer les expositions/démonstrations –Articles promotionnels: cadeaux et souvenirs –Activités qui promeuvent exclusivement l’organisation

2 CFR 230 (4) : Coûts Liés aux Audits  Audit requis par USAID (A-133) – Admissibles  Autres coûts liés aux audits – Admissibles en tant que coûts directs sur approbation préalable de USAID

2 CFR 230 (8) : Rémunération en Échange de Service Personnel  La rémunération comprend, mais sans s’y limiter, les salaires, traitements, primes de rendement, avantages sociaux, indemnités, etc.  Admissible, seulement si : 1.Raisonnable REMARQUE : tout changement apporté à la grille salariale d’une organisation entraînant une hausse substantielle du niveau de rémunération, quand associée au financement du USG, nécessite une attention revue et des restrictions possibles (l’approbation préalable recommandée) 2.Conforme aux règlements internes établis de l’organisation (applicable à tout financement)

 Les justificatifs des paiements de salaire (directs et indirects) – documentation des activités du personnel (feuille de pointage), approuvés par le(s) dirigeant (s ) de l’organisation ou des personnes désignées à cet effet –Voir l’exemple de feuille de pointage et de distribution du travail  Les feuilles de pointage sont remplies à la fin les activités journalières –Les prévisions budgétaires (prévisions déterminées avant la prestation du service) ne sont pas admissibles comme justificatifs 2 CFR 230 (8) : Rémunération en Échange de Services Personnels

2 CFR 230 (11) : Amortissement et Valeur d’Usage  Les deux reposent sur le coût d’acquisition, ou s’il s’agit d’un don, sur la juste valeur du marché  Le calcul de l’amortissement exclura: –Le coût du terrain –Toute portion du coût de l’immeuble ou du matériel financée par le gouvernement américain –Toute portion du coût de l’immeuble ou du matériel fournie par une ONG comme contributions  La méthode d’amortissement doit illustrer la consommation courante –A défaut de preuve  utiliser la méthode d’amortissement constant

2 CFR 230 (15) : Équipement et Autres Investissements  Définition de l’équipement (USG) –L’équipement est un bien « non consomptible » ayant une durée de vie utile supérieure à un an et un coût d’acquisition > $ US  Approbation préalable –Tous les biens d’équipements > $ inclus dans le budget avec l’unité, le coût unitaire et le prix total –Lorsque le budget est approuvé, l’approvisionnement des biens d’équipement est considéré approuvé. –Si vous déterminez que vous avez besoin d’ acheter d’ autres biens d’équipements > $, vous obtenir l’approbation préalable de l’USAID – même si les fonds sont disponibles –Après approbation, les acquisitions seront imputées sur la période concernée

2 CFR 230 (20): Frais de Logement et de Subsistance Le logement (amortissement, entretien, électricité et eau, fournitures, loyer, etc.), les allocations de logement, et frais de subsistance pour les agents et les employés de l’organisation sont admissibles comme coûts directs lorsqu’ils sont : 1.Nécessaires pour l’exécution de la subvention et 2.Approuvés par l’organisme subventionnaire – APPROBATION PRÉALABLE

2 CFR 230 (28) : Matériels et Fournitures  Seuls les matériels et les fournitures utilisés pour l’exécution d’une subvention fédérale peuvent être facturés en tant que coût direct.

2 CFR 230 (41) : Publication et Impression  Comprend les coûts d’impression, de distribution, de promotion, et d’expédition.  S’il est impossible d’attribuer ces coûts un projet défini, ce sont des coûts directs inadmissibles.

2 CFR 230 (41) : Frais de Recrutement  Admissibles dans la mesure où de tels frais sont engagés pour le recrutement du personnel du projet.  Peuvent inclure les coûts suivants –Publicité d’« aide demandée » – pas en couleur, ni de taille excessive –Frais de déplacement des postulants pour les entrevues

2 CFR 230 (51) : Frais de Voyage  Admissibles lorsqu’ils sont attribuables à une activité précise de la subvention. –Peuvent être facturés sur une base des documents justificatifs, des frais de voyage journaliers, au kilométrage, ou toute autre combinaison. La méthode doit suivre les règlements internes de l’organisation et être applicable à la durée du voyage et non à certaines journées choisies. –Les frais de voyage à l’étranger exigent l’approbation préalable de USAID (le budget approuvé devrait contenir le détail de chaque voyage à l’étranger) – APPROBATION PRÉALABLE. –Inadmissibles – tarif aérien en première classe et en classe affaire.

2 CFR 230 (52) : Fiduciaires  Les frais de voyage et de subsistance des fiduciaires (et des directeurs) sont admissibles  Assujettis à la politique des voyages et aux restrictions mentionnées précédemment (51)

 (1) Certains types d’annonces et de publicités qui promeuvent exclusivement une ONG –Événements de collecte de fonds –Articles promotionnels, p. ex. : cadeaux et souvenirs –Activités qui valorisent exclusivement l’organisation  (2) Boissons alcoolisées  (3) Créances irrécouvrables,créances douteuses et pertes associées a la mauvaise gestion des fonds.  (7) Part des coûts liés à l’usage personnel des véhicules de projet APPROBATION PRÉALABLE de USAID  (8) Dépenses imprévues ou non-anticipées  (14) Frais de divertissement – distraction, activités sociales et coûts y étant associés directement (p. ex. : billets de spectacles et d’événements sportifs, repas, logement) 2 CFR 230 : Coûts Inadmissibles

 (16) Amendes et pénalités – découlant du défaut de se conformer aux lois et aux règlements (p. ex. : paiement en retard des impôts, de l’assurance sociale, etc.)  (23) Intérêt sur le capital emprunté  (31) Frais d’exploitation tels que les droits d’enregistrement de l’organisation  (45) Coûts personnels liés au déménagement, y compris les frais d’acquisition d’une nouvelle maison, les pertes liées à la vente d’une maison, les paiements de prêts hypothécaires sur une maison en vente, et les taxes payées à l’égard de frais de déplacement remboursés  (48) Frais de vente et de marketing

2 CFR 230 : Définition d’Approbation Préalable Obtenir la permission de l’organisme subventionnaire avant l’approvisionnement. 1.Toujours par écrit 2.Lorsqu’un article nécessite l’approbation préalable (précisé dans la subvention) l’approbation du budget constitue l’approbation de ce coût.

2 CFR 230: Approbation Préalable Requise » Coûts de publication et d’impression (38) » Voyage à l’étranger (55) Approbation préalable pour les voyages à l’étranger » Temps supplémentaire (8f) sauf lors d’urgences, fonctions indirectes (p. ex. : comptes/admin.) et activité d’essais (p. ex. : essais de laboratoire) » Équipement et autres investissements (15) » Frais de logement et de subsistance (20) » Coûts de soutien aux participants (33) tels que les allocations, les indemnités de subsistance, les indemnités de voyage, etc. » Coûts préalables à la subvention (36)

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