Délégation Alpes Nouvel outil d’inscription formation en ligne Janvier 2015

Délégation Alpes Nouvel outil d’inscription formation en ligne  Développé par le SSI de la délégation en collaboration avec l’équipe formation du SRH et un groupe de travail de correspondants formation  Présent sur l’extranet de la délégation directement accessible depuis les annonces de formation  Concerne tous les agents CNRS et non CNRS, chercheurs et IT, permanents et non permanents, référencés dans Labintel  Périmètre : formations collectives régionales hors formations individuelles et intra-laboratoires hors écoles thématiques et ANF

Délégation Alpes Objectifs et enjeux de l’outil  Dématérialiser le processus d’inscription formation => gérer informatiquement les inscriptions formation fin du formulaire papier les données d’état civil sont pré-renseignées automatiquement (issues Labintel et Sirhus)  Simplifier et accélérer le circuit de validation des demandes d’inscription formation  La demande de formation est transmise au correspondant formation puis au valideur d’unité et en dernier lieu au bureau formation par notifications mail

Délégation Alpes Objectifs et enjeux de l’outil  Améliorer le suivi des demandes de formation horodatage de chaque étape du processus  Disposer d’un espace personnel dédié pour chaque acteur du processus qui permet :  une vision en temps réel du statut de la demande de formation  une consultation possible de l’historique des formations demandées et suivies NB. Il existe un mode opératoire propre à chaque acteur du processus : utilisateur, cofo, valideur d’unité et assistant prévention(formations prévention et sécurité)

Délégation Alpes Processus inscriptions formation en ligne Agent Cofo Valideur d’unité (DU, DU adjoint ou chef de service) Bureau formation Notification (par mail) Accusé de réception (par mail)  Inscription / motivations  besoin formation inscrit dans PFU (O/N)  visa Cofo  Avis motivé  Validation  Analyse demande inscription  Validation ou non inscription Convocation papier ou courrier de refus AP* * Pour les formations préventions et sécurité, notification à l’assistant de prévention (AP) pour visa

Délégation Alpes Espace personnel dédié Les différents statuts de l’inscription formation Brouillon En attente visa CoFo En attente validation valideur unité Accepté valideur unité Refusée valideur unité Reçue FP Acceptée FP Refusée FP En attente visa AP* Le statut de la demande d’inscription évolue tout au long du processus de validation et est consultable à tout moment :  par l’agent, le cofo, le valideur d’unité, le bureau formation  date de chaque validation  historique des formations demandées et suivies * pour les formations préventions et sécurité, un statut supplémentaire «en attente visa AP»

Délégation Alpes Retro planning de mise en œuvre de l’outil inscription formation en ligne

Délégation Alpes Démonstration de l’outil

Délégation Alpes Où trouver l’outil ?  Outil présent sur l’extranet de la délégation : -rubrique formation permanente / calendrier formation

Délégation Alpes Conditions accès extranet  Pour accéder à l’extranet, vous devez disposer d’un compte janus.  Si vous n’avez pas de compte janus, vous pouvez l’initialiser à l’adresse suivante : à condition : d’être référencé dans Labintel : d’avoir une adresse mail renseignée Si vous n’êtes pas référencé dans Labintel, vous devez vous rapprocher du correspondant Labintel de l’unité : Gestionnaire RH : Chantal

Consulter une formation A partir du calendrier formation, sélectionnez la formation qui vous intéresse

Détail d’une formation Page sur laquelle vous pouvez consulter les informations relatives à la formation sélectionnée et faire votre demande d’inscription : Les dates des différentes sessions Le formateur Les documents liés à la formation …

Faire une demande d’inscription à une formation Cliquez sur le bouton « Inscription » de la formation sélectionnée Si le bouton « inscription » n’apparaît pas, cela signifie que la date limite d’inscription est passée ou que la formation est clôturée

Inscription : COFO et valideur unité Sélectionnez le correspondant formation de l’unité Sélectionnez le valideur d’unité désigné par votre directeur d’unité. NB. Le valideur d’unité de la dernière formation à laquelle vous vous êtes inscrit en ligne est coché par défaut. Saisissez le lien hiérarchique de la / les personne(s) sélectionnée(s)

Choix de la session Une formation peut être constituée de plusieurs sessions si : plusieurs dates sont proposées plusieurs modules sont proposés (ex : niveau débutant et avancé) Sélectionnez la ou les sessions à laquelle/auxquelles vous souhaitez vous inscrire Si la formation ne comporte qu’une seule session, le choix est fait automatiquement Si vous sélectionnez plusieurs sessions, vous pouvez prioriser votre choix, il sera pris en compte par le bureau formation permanente Cochez 1 pour la session préférée

Informations concernant le demandeur de formation Toutes les données d’état civil sont pré-renseignées automatiquement (Sirhus et Labintel) Si une information est erronée, signalez la au correspondant Labintel de votre unité pour correction.

Autres renseignements : motivations Un questionnaire est parfois associé à la demande de formation Sélectionnez le fichier renseigné et cliquez sur « Attacher » Répondez précisément aux 3 questions

Soumission demande / enregistrement brouillon Si vous ne souhaitez pas finaliser votre demande d’inscription, vous pouvez l’enregistrer pour la modifier plus tard ou la supprimer. La demande est en attente et n’est visible que par vous. Une fois toutes les informations nécessaires saisies, vous pouvez finaliser votre demande en la soumettant à votre correspondant formation.

Détail de la demande d’inscription Le détail contient : Informations civiles Des informations sur la formation (titre, domaine et date limite inscription) Des informations sur les sessions (statut, date(s), formateur… Les informations que vous avez renseignées Les différents contacts avec courriel (COFO, valideur(s) unité, contact formation permanente) Le questionnaire éventuel que vous avez joint Les commentaires du correspondant formation et l’avis du valideur d’unité

Génération de la fiche d’inscription PDF Si vous souhaitez conserver une trace de votre inscription, vous pouvez générer votre demande d’inscription au format PDF à partir du détail de votre inscription

Espace personnel – mes formations Cliquez sur « Mes formations » pour visualiser le statut des demandes de formation en cours de validation ou l’historique de celles que vous avez suivies. 19

Délégation Alpes Etape « visa cofo »

Notification mail envoyée au CoFo WORD (bureautique) 13/10/2014 Session 1 13/11/2014 au 16/11/2014 Session 2 28/02/2015 au 01/03/2015

Visa/commentaire COFO Pour consulter l’annonce (objectif, programme, profil, prérequis…), cliquez sur le nom de la formation puis sur l’annonce

Visa/commentaire COFO

Récapitulatif des informations de la formation Le visa/commentaire est affiché sur le détail de la demande de l’agent. Il n’est pas obligatoire Cochez si la demande est rattachée ou non au plan de formation d’unité (PFU) Possibilité pour le Cofo de modifier la finalité (T1, T2, T3)

Etape « validation valideur unité »

Notification mail envoyée au valideur d’unité WORD (bureautique) Session 1 13/11/2014 au 16/11/2014 Session 2 28/02/2015 au 01/03/ /10/2014

Validation valideur unité Pour consulter l’annonce (objectif, programme, profil, prérequis…), cliquez sur le nom de la formation puis sur l’annonce

Validation valideur unité

Avis motivé et décision Récapitulatif des informations sur la formation et sur les sessions où souhaite s’inscrire l’agent Le valideur d’unité peut accepter ou refuser la demande L’avis motivé est obligatoire et consultable sur le détail de la demande de l’agent

Etape « accusé réception bureau formation »

Accusé de réception envoyé à l’agent WORD (bureautique) Session 1 13/11/2014 au 16/11/2014 Session 2 28/02/2015 au 01/03/ /10/2014

Les acteurs internes du processus formation  Unité : UMR LAPP  Correspondant(s) formation : Chantal Vallée  Assistant(s) prévention (pour les formations prévention et sécurité): Raphaël Gallet  Valideur(s) d’unité : Chefs de service, directeur d’unité  Correspondant Labintel de l’unité : Chantal Vallée

Les acteurs équipe formation / SRH - délégation Laurence Caillat Responsable/conseillère formation Céline Haranczyk Assistante formation Véronique Phelebon Assistante formation Vanessa Salomon Assistante formation Florence Piaud-Dallé Responsable des ressources humaines

Céline Haranczyk Ressources humaines, Efficacité personnelle Valorisation, Partenariat Management Véronique Phelebon Langues Finance, Comptabilité Bureautique Informatique Vanessa Salomon Sciences et techniques spécifiques Prévention, Sécurité Secourisme Communication scientifique

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