Les Clauses Standards pour les ONG non-Américaines Que traitent-elles? Dakar, Sénégal 11 au 15 janvier 2010

Questions et Réponses Combien parmi vous ont lu la page de leur accord qui indique le montant en $? – Veuillez-vous lever…(la plus importante non)? Combien parmi vous ont lu l’intégralité de leur accord (pas seulement la première page qui indique le montant en $)? – Veuillez rester debout Combien parmi vous ont lu et compris l’intégralité de leur accord? – Veuillez rester debout

Règlements de USAID USAID 22 CFR 226 Administration des Accords 2 CFR 230 Principes de la gestion financière pour les organismes à but non-lucratif Audits Circulaire A-133 organisations Américaines (limite de $) Directives de l ’USAID pour les audits financières des récipiendaires étrangers Entités étrangères (limite de $) Clauses Standards ADS Chapter 303 Circulaire A110 – Obligations Administratives uniformes pour les accords et les subventions avec les établissements d’enseignement supérieur, les hôpitaux et les autres organismes à but non-lucratif Obligatoires selon le cas: 17 pour ONG les américaines 35 pour les non- américaines Clauses Obligatoires : 21 pour les ONG américaines et 17 pour les non- américaines

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Finance/comptabilité/ approvisionnement Dépenses autorisées (1) Comptabilité, vérification /Audit et archives/dossiers (2) Paiements anticipés et remboursements (3) Accord Révision du budget de l’accord (4) Résiliation et suspension (5) Litiges (6) Pays inéligibles (7) Amendement (11) Ressources humaines Exclusion, suspension et autres responsabilités (8) Lieu de travail exempt de drogues (9) Mise en œuvre du programme Décharger de toute responsabilité (10) Avis officiel à USAID (12) Système de mesure (13) Mise en place de statuts pour la protection des organisations confessionnelles et communautaires (14) Décret sur le financement du terrorisme (15) Marque distinctive pour les accords financés par USAID (16) Activités de planification familiale volontaire (17)

EXERCICE DE GROUPE BINGO FOOTBALL 1.Chaque personne dans le groupe peut obtenir un BINGO par feuille (5 dans une rangée, une colonne ou en diagonal) 2.Lorsque vous obtenez un BINGO – le groupe marque 1 but, puis une chance de tirer pour 1 but de plus

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Finance/Comptabilité/Approvisionnement (1) Les dépenses autorisées doivent être : Raisonnables Les prix sont ordinaires et nécessaires et encourus par toute personne prudente dans le cadre des activités normales Attribuables Dépenses faites précisément pour l’accord Admissibles Dépenses conformes à l’accord (voir 2 CFR 230) Aucun fonds ne sera versé à titre de profit ou d’honoraires à un destinataire

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Finance/Comptabilité/Approvisionnement (2) Comptabilité, vérification et archives 1.Toutes les archives (récipiendaires et sous-récipiendaires) doivent être conservées pendant 3 ans à compter de la date de présentation du dernier rapport financier. 2.Les organisations qui fournissent des ressources de l’USAID à d’autres organismes ont la responsabilité de veiller sur la bonne gestion de leurs sous- récipiendaires o Les statuts de l’USAID doivent être transmis aux sous-récipiendaires. 3.Les audits annuelles suivantes sont exigées pour les récipiendaires étrangers financés par USAID : o Dépenses > $ au cours de leur année fiscale (d’une ou plusieurs origines) pour les subventions USAID  Utiliser les directives de l ’USAID pour les audits financières des récipiendaires étrangers o Si les dépenses < $, les archives doivent être disponibles sur demande

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Finance/Comptabilité/Approvisionnement (3) Paiements anticipés et remboursement Transférer les avances de fonds reçus de l’USAID dans un compte bancaire générant des intérêts, à moins que : 1. Le récipiendaire reçoive < $ annuel comme prévus dans l’ accord avec le gouvernement américain 2. Le meilleur compte bancaire générant des intérêts ne devrait pas payer plus de 250 $ d’intérêts annuels sur les soldes du gouvernement américain; ou 3. Le solde moyen ou minimum ne devrait pas être si élevé qu’il ne serait pas pratique de conserver la somme dans un compte courant générant des intérêts.

Clauses Obligatoires – ONGs non-Américaines Finance/Comptabilité/Approvisionnement (3) Paiements anticipé et remboursement(suite) Les intérêts accumulés sur les avances seront remis à USAID : o Le récipiendaire peut conserver jusqu’à 250 $ d’intérêts par compte, par année, pour des dépenses administratives. Lorsque l’accord expire ou est résiliée, vous devez remettre à USAID tous les fonds reçus qui ne sont pas encore dépensés et qui n’ont pas été engagés dans des transactions irrévocable USAID se réserve le droit d’exiger un remboursement pour tous les fonds qui n’ont pas été dépensés conformément aux statuts de l’accord (par exemple – coûts inadmissibles)

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Accord de Coopération (4) Révision du budget de l’accord Le destinataire doit obtenir une autorisation préalable de l’AO de USAID pour: o Changer le contenu ou les objectifs du programme o Changer un employé « STRATEGIQUE» au succès du programme ou permettre une réduction de 25 % du temps que cette personne consacre au programme o Demander une augmentation du financement o Inclure des dépenses qui nécessitent une approbation préalable (2 CFR 230) o Si le destinataire a l’intention de sous-traiter une partie des activités o Si précisé dans l’ accord – le destinataire doit obtenir l’approbation préalable de l’AO avant de modifier les grandes lignes capitales qui dépasse 10 % du budget total

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Accord de Coopération (5) Exclusion et suspension – En tout ou en partie par un avis écrit de l’AO de USAID ou par le représentant du récipiendaire. (6) Litiges – Décision par l’AO; les appels doivent être soumis à l’Assistance Exécutive de USAID (7) Pays inadmissibles – Cuba, Iran, Iraq, Laos, Corée du Nord, Syrie, Libye (11) Modification – L’accord peut être modifié officiellement par le AO

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Ressources Humaines 8) Exclusion – Sans le savoir, établir un contrat avec une personne ou une entité inclus dans la base de données des partis exclus ( il faut certifier que les candidats ou demandeurs ne sont pas exclus de la liste.( Raisons pour l’exclusion: Condamné ou formellement accusé de fraude ou d’activité criminelle Avoir eu une transaction résiliée pour cause ou par défaut au cours des 3 dernières années.

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Ressources Humaines (9) Lieu de travail exempt de drogues – 1.Publier un statut interne dans les 30 jours de l’accord CA et 2.Avertir USAID si un employé est condamné pour une violation du statut interne sur l’usage des drogues au lieu de travail. (10) Décharger de toute responsabilité – USAID n’assume aucune responsabilité pour les réclamations des tiers dérivées de la subvention.

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Mise en œuvre du Programme (12) Avis officiel à USAID – Par écrit, en vigueur lors de la remise (à USAID et au destinataire) (13) Système de mesure – Un système de mesure doit être utilisé

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Mise en œuvre du Programme (14) Mise en place de statuts pour la protection des organisations confessionnelles et communautaires - 1.Les organisations confessionnelles et les bénéficiaires ne peuvent être discriminés en raison de leur religion 2.Les récipiendaire ne peuvent pas obliger les bénéficiaires à participer à des activités religieuses. Les services doivent être offerts indépendamment de tels efforts. 3.Si le récipiendaire décide de sous-traiter, les organisations confessionnelles ne doivent pas faire l’objet de discrimination.

Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Mise en œuvre du Programme (15) Décret sur le financement du terrorisme – Interdites sont les transactions avec les organisations et les personnes associées au terrorisme. Il FAUT faire des vérifications avants les approvisionnements suivants sans exception : Employés Consultants Fournisseurs qui recevront plus de 500 $ au cours de l’année Sous-traitants/titulaires de subvention/boursiers de recherche Participants/titulaires de bourse scolaire Les deux (2) bases de données de recherche sont :

(16) Marque distinctive pour les accords financés par USAID Pour informer les bénéficiaires que l’aide du gouvernement américain est fournie par le peuple américain; le logo de USAID (financement partiel ou intégral) doit être affichée sur (ADS Chapitre 320) : Sites des activités et projets d’infrastructure (rénovation) Produits de communication et articles de programme (sites Web, publications et articles promotionnels du titulaire de l’accord, campagnes médiatiques) Ateliers (formations, ateliers de travail, documents soumis lors des ateliers) Marchandises (ordinateurs, motocyclettes) Clauses Obligatoires – ONG non-Américaines Mise en œuvre du Programme

Clauses applicables – Non-É.-U. Accord de Coopération (1)Avances – Les fonds reçus doivent être dans un compte bancaire assigné a l’accord. Les avances sont limitées à 30 jours de prévisions. (2) Remboursements – Pour les accords qui ne reçoivent pas des avances (21) Contributions – Le récipiendaire se devra de rembourser l’USAID si les contributions sont inférieures au montant ou pourcentage inclus dans l’accord. Le statut sur l’origine des contributions n’est pas applicable.

Clauses Applicables Approvisionnement / Autres Frais Directs (3) Transport aérien – voyages internationaux – Autorisation préalable des voyages internationaux et le statut « Fly America Act » (4) USAID - Admissibilité des biens et des services – Détaille les biens inadmissibles et réglementés (voir la présentation sur l’approvisionnement) (7) Sous-traitances – 1.Nécessitent des clauses sur la gestion des fonds et des activités (flow-down) 2.Les contrats ne peuvent être accordés aux entités ou aux personnes qui figurent sur les « Listes de partis exclus des programmes fédéraux d’approvisionnement et de non-approvisionnement ». (8) Approvisionnement sur le marché local – Dérogation des statuts par rapport à l’origine de l’approvisionnement, sauf pour les quelques exceptions (couverte dans la présentation sur l’approvisionnement – s’applique lorsque le code géographique = 000)

Clauses Applicables Approvisionnement / Autres Frais Directs (5) Approvisionnement en biens – Procédures d’approvisionnement écrites exigées pour les contrats > $ (17) Titre de propriété – 1. Attribution au récipiendaire 2.Statuts internes sur la gestion et l’assurance les propriétés acquises 3. Autorisation préalable de l’USAID pour acheter des articles d’une valeur unitaire > $ et plus et pour les passations en fin de projet

Clauses Applicables Mise en œuvre du Programme (10) Publications et communiqués de presse – Le récipiendaire doit fournir des copies de tous les documents produits au AOTR et au « Development Experience Clearinghouse (DEC) » (13) Formation des participants – Établis les statuts pour la formation des personnes (les américaines sont exclus) à l’étranger

Clauses Applicables Finance / Comptabilité (23) Revenu généré par le programme – Terme pour l’utilisation de fonds gagnés avec le financement du gouvernement américain. (27) Déclaration des impôts étrangers – Le destinataire doit présenter un rapport annuel le 16 avril de chaque an; le rapport comprend le montant de des impôts payés à un gouvernement étranger [chaque gouvernement étranger énuméré séparément] sur l’achat de marchandises d’une valeur de 500 $ durant l’année fiscale américaine précédente (ex: Octobre 2008 – Septembre 2009) et tout remboursement reçu par le destinataire durant la même période. (16) Taux des coûts indirects – Principes de coût applicables, les remboursements utilisent les tarifs provisionnels - le taux final doit être disponible neuf mois après la clôture de l’année fiscale du récipiendaire.

Ressources importantes pour comprendre les clauses normalisées Accord de coopération 2 CFR 230 – Principes de coût 22 CFR 226 Circulaire A-133 – Audits Audits financières des récipiendaires étrangers

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