LA COMMUNICATION D’ENTREPRISE La communication interne

FORMES  la note de service/la note d’information  le compte rendu (de réunion)  le rapport

La note de service/ la note d’information L’objectif = mettre à exécution une décision dont les conséquences relèvent de la pratique.  informer un destinataire (collectif ou individuel) ;  donner un ordre.

LA NOTE DE SERVICE Un document interne à une administration/entreprise par lequel :  un supérieur adresse à ses subordonnés des instructions sur un problème particulier relavant des activités ou du fonctionnement du service ( voie hiérarchique descendante ). Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Elle est fréquemment utilisée dans les relations hiérarchiques et suit. Exemples :  Conduite à suivre en cas d’incendie  Règles de sécurité à observer dans la conduite du travail  Nécessité de se rendre à une visite médicale dans le cadre de la médecine du travail

MODÈLE QUELLE EST LA STRUCTURE DE CE MESSAGE ? EXPÉDITEUR : André MORIN, adjoint au directeur DESTINATAIRE : Le personnel professionnel OBJET : Congés annuels le 16 février 2007 NOTE DE SERVICE Je vous rappelle que les congés annuels doivent faire l’objet d’une planification à l’intérieur de chaque service, ainsi que d’une autorisation individuelle préalable. Vous pouvez vous reporter à votre convention collective et à la directive générale qui en traite, pour obtenir plus de détails sur les règles qui régissent les congés. Toute demande particulière doit être soumise au ou à la gestionnaire du service et recevoir ensuite l’approbation de la Direction des Ressources Humaines. Merci de votre collaboration, André Morin

CARACTÉRISTIQUES  compréhension aisée  niveau de langue employé  précision de l’information  nature du destinataire  modalités d’application  erreurs susceptibles d’entraver le bon déroulement du processus

PRÉSENTATION  Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain.  Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet.  Il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.  Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm;  Les paragraphes doivent être clairement séparés. La diffusion de la note peut être effectuée de diverses façons: par distribution individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier.

CONSEILS DE RÉDACTION  un seul sujet dans la note  éviter la syntaxe lourde et confuse  utiliser un style impersonnel  rédiger dans une langue compréhensible par tous,  hiérarchiser rigoureusement les informations (titres, sous-titres, alinéas…).

MENTIONS OBLIGATOIRES  L’émetteur ou destinateur : la source du message et la fonction de celui qui signe la note.  La date et le lieu : en haut à droite de la première page, comme pour une lettre. Il est préférable de rappeler la date d’entrée en application.  Le titre : la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.  Le ou les destinataire(s) : Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix : « Pour information » « Pour exécution » « Pour attribution » « Pour affichage » « Pour vérification » « Pour entretien verbal » « Pour classement »  L’objet : comme dans une lettre, après la mention « Objet ».  Le corps de la note : Le corps même de la note n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe : « Il paraît indispensable de… » « J’attache de l’intérêt à… » « Je crois utile de… » « Il est rappelé que… »  La signature : La note doit absolument être signée.  Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Elle peut préciser le titre de ces documents ou leur nombre total.

Le compte rendu Il a trois fonctions :  informer du déroulement des faits les personnes qui n’y ont pas assisté ;  laisser une trace de ces faits pour le cas où il s’avérerait nécessaire, plus tard, de les approfondir ;  faciliter le travail des personnes dont la tâche dépend de ces faits. Pour remplir ses fonctions, il doit être clair, soigné, précis, concis et fidèle à la réalité. C’est-à-dire qu’il « rend compte », sans aucun commentaire, ni analyse, ni proposition venant du rédacteur.

Le procès verbal La confusion entre compte rendu, procès verbal et rapport : tous les trois écrits apportent une information et fournissent, le cas échéant, une preuve; mais un troisième objectif les différencie :  le compte rendu témoigne d’un fait  le procès verbal atteste un certain fait  le rapport étudie un certain fait et propose une/des solution/s. Pour conclure :  le compte rendu et le procès verbal exposent de façon neutre les faits  le rapport, après les avoir exposés, les analysera et y apportera des solutions.