Formation en Gestion Financière Dakar, Sénégal 28 juillet 2010

Premier trimestre Deuxième trimestre Paiements anticipés 1.SF-1034 chaque pour 30 jours1. SF-1034 chaque 30 jours 2.Mois2. mois 30 Oct 0930 Nov 0931 Dec 0931 Jan 1028 Feb 1030 Mar 10 Bilan mensuel (Formulaires) 1. SF Rapports Financier3. Rapports Financier CYCLE DES RAPPORTS FINANCIERS 2

Standard Form-1034 (formulaire SF-1034)  Le SF-1034 correspond au formulaire utilisé pour les achats et les autres services  Vous l’utiliserez pour demander des fonds et liquider des avances de USAID 3

SF-1034 – Pour Demander Une Avance  Vous présenterez 1 SF-1034 demandant un mois de paiements anticipés pour le trimestre.  Ceci est conçu pour que votre organisation maintienne une trésorerie uniforme.  Les SF-1034 doivent portés l’indication « Demande d’avance » dans la partie supérieure du formulaire.  Vous devez le soumettre au département comptable indiqué dans la lettre de subvention 4

Formulaire SF-1034 – LIQUIDATION D’UNE AVANCE  À la fin de chaque mois, vous présenterez un autre SF-1034 pour la liquidation de l’avance.  Pour liquider des avances, la mention « Liquidation des avances » doit être affichée dans la partie supérieure du formulaire.  Aucune nouvelle avance ne sera accordée avant que le formulaire SF-1034 n’ait été envoyé par le destinataire  Conséquences sur le plan de travail  Chaque coupon doit être identifié par le numéro de l’accord et doit indiquer les coûts totaux pour chaque avance demandée. 5

change Insérer les noms et adresses du bureau de finance approprié. Les détails se trouvent dans votre entente N’oubliez pas d’indiquer la date! La demande d’avance doit être numérotée. N’oubliez pas de changer les numéros chaque fois que vous remplissez un nouveau formulaire! insérez le numéro et la date du contrat

Laissez cette partie vide Numéro d’échéancier; payé par; date de réception de la facture doivent être laissés VIDE Indiquez le nom et l’adresse postale de votre organisation, tels qu’indiqués dans votre entente de coopération

Indique le mois, le jour et l’année, la période des coûts réclamés pour le remboursement.

Exemple de Demande de fonds- SF-1034 L’ ONG Sénégalaise prépare sa demande de fonds pour février 2010 :  En plus du budget de l'atelier (exercice 1), l'ONG Sénégalaise a besoin d'une somme de $ pour Février 2010 comme suit Salaire $50.000, Honoraires $25.000, Autres Couts Directs $50.000, Voyage $  Le projet a reçu $ et dépensé $ à ce jour et dispose d'un budget approuvé de $  Remplissez le SF-1034, le formulaire de demande de fonds et le rapport financier 9

Information Supplémentaires pour le rapport financier – Budget Approuve Le budget du projet USAID  Salaire: $1,  Honoraires des consultants: $  Autres couts directs: $  Frais de voyage: $  Equipement: $

Information Supplémentaires pour le rapport financier – Dépenses totales Le total des dépenses jusqu’au 31/12/2009  Salaire: $  Honoraire: $  Autres couts directs: $  Frais de voyage: $  Equipment:

Information Supplémentaires pour le rapport financier – Dépenses Actuels du mois de Janvier Les dépenses du mois  Salaire: $  Honoraire: $0  Autres couts directs: $  Frais de voyage: $  Equipment: 0 12

Information Supplémentaires pour le rapport financier - Engagement  A la fin du mois de Janvier les  Honoraires des consultants: $  Autres couts directs: $  Frais de voyage: $

Où dois-je envoyer mes rapports?  Tous les formulaires financiers doivent être envoyés à la personne mentionnée dans votre accord (voir la Section A)  Tous les partenaires DGP doivent présenter leurs formulaires à cette adresse et envoyer une copie à l’AOTR et à l’administrateur

Les documents a soumettre

Formulaire: Sommaire de demande de reapprovisionnement en fonds:  Rapports financiers  Rapprochement bancaire  Releves bancaires  Journal du compte bancaire  Journal de la caisse  Formulaire de comptage de la caisse 16

Un journal pour le Compte Bancaire  Un journal est un système pour vous aider à organiser vos finances.  Il s'agit d'un simple enregistrement dans lequel vous pouvez enregistrer tous les paiements effectués et les revenus perçus.  il peut être un simple journal écrit à la main, une feuille de calcul sur un PC, ou un système informatisé.  Quel que soit le système choisi, il est important de commencer votre journal du compte bancaire et de la caisse 17

 Il faut le mettre à jour régulièrement.  Un journal bien gardé peut également vous aider à travailler à vos besoins de trésorerie pour le mois ou l'année à venir. 18

Caractéristiques  Il enregistre toutes les transactions financières, vous permet de rester financièrement la mise à jour, et vous permet de garder le contrôle sur vos finances. Le journal vous assure le suivi des recettes et des paiements.  Il vous dit: –combien d'argent a été versé dans la banque ou la caisse –D’où vient l'argent –quels montant ont été versés, à qui et pour quoi –le total pour le mois ou l'année à des fins spécifiques, par exemple louer –le total pour le mois ou l'année de tous les revenus et dépenses –le solde de votre banque actuelle ou de la caisse 19

Information Essentielle pour maintenir un Journal  Utilisez un livre de caisse avec autant de colonnes que vous pensez que vous aurez besoin - dans un manuscrit système, un livre 16-colonne est le meilleur  Au début de chaque mois, commencer sur une nouvelle page (ou un tableur)  utiliser les revenus et les colonnes réception qui sont les plus pertinentes à votre organisation  si possible, avoir des colonnes séparées pour les dépenses qui se produisent fréquemment  saisissez le numéro du chèque - il est plus facile à concilier avec le relevé bancaire 20

 Numérotez toutes les dépenses de la petite caisse  Lorsque vous recevez votre relevé bancaire, entrez tous les paiements automatiques, les frais bancaires ou autres éléments qui apparaissent sur le relevé bancaire.  Calculez toutes les colonnes à la fin du mois.  La colonne « dépenses » doit correspondre aux paiements et la colonne "revenus" doit correspondre aux montants reçus du bailleur de fonds  Le solde d'ouverture de votre banque + les revenus – les dépenses ou articles non présentés = le solde de clôture de votre banque à cette date. 21

Exercise: Pour le mois de Juillet, les paiements suivants ont été effectues:  Consultantes Marie a reçu un paiement de $300 pour ses frais de consultation (cheque # 10009) durant la conférence (20/7/2010).  Senecar: paiement de $200 pour la location de voiture (cheque # 10011) le 21/7/2010  Un transfert de $10000 est reçu par l’USAID le 23/7/2010 pour les activités du mois d’Aout.  Mr. Diop a reçu chèque # pour un montant de $1000 pour son salaire du mois de Juillet (31/7/2010).

 Le releve bancaire est obtenu le 7/31/2010. Les frais bancaires sont de $30 pour le mois.  Le montant disponible le 1/7/2010 était de $2535

Rapprochement Bancaire  Généralement, les ONGs comme les entreprises maintiennent un compte de trésorerie dans le grand livre qui contient un enregistrement des transactions (chèques émis, reçus des clients, etc).  La banque crée également un relevé de compte de l’organisation quand il traite les chèques de l’ONG, les dépôts, les frais de service, et d'autres articles.  Le relevé bancaire liste l'activité sur le compte bancaire au cours du mois, ainsi que le solde du compte bancaire. 24

 Lorsqu’un ONG reçoit son relevé bancaire, l‘ONG doit vérifier que les montants figurant sur le relevé bancaire sont conformes avec les montants dans le compte de trésorerie de son grand livre général et vice-versa.  Ce processus de confirmation des montants est dénommé réconcilier le relevé bancaire, la réconciliation de la réconciliation du relevé bancaire de la Banque.  L'avantage de réconcilier le relevé bancaire est de savoir que le montant de trésorerie communiqués par l’organisation est compatible avec le montant des liquidités figurant dans les dossiers de la banque. 25

 De ces deux exemples, vous pouvez comprendre pourquoi il y aura probablement une différence dans l'équilibre sur le relevé bancaire par rapport au solde du compte de trésorerie sur les livres de la compagnie.  Il est également probable les deux soldes peuvent nécessiter d’un ajustement pour le rapport du montant réel des liquidités. 26

 Le processus peut être compliqué parce que certains éléments apparaissent dans le compte de trésorerie de l'entreprise en un mois, mais qui figurent sur le relevé bancaire dans un autre mois. Par exemple, les chèques émis à la fin du mois d'août sont déduits immédiatement sur les livres de la société, mais les chèques seront soumis a la banque probablement au début de Septembre.  Parfois, la banque diminue de compte bancaire de l’ONG sans en informer la société du montant. Par exemple, des frais de service bancaires pourraient être déduits sur le relevé bancaire le 31 août, mais la compagnie ne seront pas informés du montant que l'entreprise reçoit le relevé bancaire au début de Septembre. 27

Contrôles internes de la petite caisse  Cash est l'élément vital d'une entreprise, et il est le plus facile à voler. Il est nécessaire de prendre des précautions contre le vol d'argent au point de réception et de décaissement.  Les entreprises ont besoin d'adopter des procédures qui tiennent compte des espèces et de déterminer le montant et la source de chaque transaction.  Il est important que des garanties physiques suffisantes  La petite caisse devrait être conservée dans un coffre-fort verrouillé ou un tiroir et y accède uniquement par un personnel habilité. 28

Budgetiser les activites

EXERCISE Une conférence est prévue dans 4 semaines pour discuter de la gestion des ressources disponibles pour l’irrigation dans la région de Tambacounda. Il existe100 intervenants, dont 80% participeront à l’atelier. La conférence durera 48 heures. Préparez le budget de la conférence en utilisant les informations suivantes:

 Un Coordinateur Régional: $400 par jour pendant 20 jours. Les avantages sociaux sont estimés à 25% du salaire total  6 animateurs seront embauchés pour la durée de la conférence. Le tarif journalier est de $ 300 par jour par personne. Chaque animateur aurez besoin d'une journée additionnelle pour la planification.  Hôtel: $125 par nuit par personne pour 2 nuits.

 Frais de voyage: 50 $ par jour par participant pour 3 jours.  Transport: $ 10 par personne (allez-retour)  La salle de conférence coûtera $500 par jour y compris 2 pauses de café. Le déjeuner est estimé à $15 par participants.  Les fournitures de bureaux sont budgétisés à $5 par jour par participant Préparez le budget pour cette activité (formulaire 1)

Elaborer les activites  Developer budget  Prevision budgétaire  Pipelines – situation du contract durant un période bien determinée. 33

Developer un Manuel de Procedures Example de Manuel de Procédure

Pre-Award Surveys - Discussions  Structure organisationnelle  Ressources Humaines  Gestion comptable et financière  Systèmes d'approvisionnement  Systèmes des biens et équipements 35

Procedures d’ Approvisionnement  Rappel de la formation Janvier

SYSTEME GESTION FINANCIERE 37 Planification Suivi Comptabilité Contrôle Interne

Questions? 38