Tutoriel n°3 : Administration Fonctionnelle Formation : profil Administrateur

 Cette formation a pour but de former les futurs administrateurs à l’administration de la plateforme L’administration peut se faire sur différents niveaux :  Archivistique pour la gestion des acteurs SEDA, profils d’archives et accords/contrats de versement, lié a minima au rôle archiviste défini dans  Fonctionnel pour la gestion des services, utilisateurs et circuits de traitement, lié au rôle administrateur défini dans  Technique pour la vérification des connecteurs, la gestion des mots clés, des parapheurs et la consultation des journaux d’évènements ou des indicateurs, lié au rôle administrateur défini dans  Cette troisième partie présentera l’administration fonctionnelle : les paramétrages des services, des utilisateurs et des circuits de traitement 2

Plan de la formation Introduction 1. Services a. Définition des services Définition des services b. Cas d’usage : Ajouter un service (vidéo) Cas d’usage : Ajouter un service (vidéo) 2. Utilisateurs a. Définition des utilisateurs Définition des utilisateurs b. Cas d’usage 1 : Ajouter un utilisateur (vidéo) Cas d’usage 1 : Ajouter un utilisateur (vidéo) c. Cas d’usage 2 : Modifier les droits d’un utilisateur (vidéo) Cas d’usage 2 : Modifier les droits d’un utilisateur (vidéo) 3. Circuits de traitement a. Définition des circuits de traitement Définition des circuits de traitement b. Cas d’usage 1 : Ajouter un circuit de traitement (vidéo) Cas d’usage 1 : Ajouter un circuit de traitement (vidéo) c. Cas d’usage 2 : Modifier un intervenant ou une étape dans un circuit de traitement (vidéo) Cas d’usage 2 : Modifier un intervenant ou une étape dans un circuit de traitement (vidéo) 3

Introduction Présentation de la page d’accueil 4 Menu principal Sous-menus Administration Le menu Administration « Fonctionnelle » permet le paramétrage :  des services  des utilisateurs  des circuits de traitement Ce menu est accessible pour les rôles : Opérateur de tiers- archivage_OTA / Administrateur / Archiviste-Administrateur / Contrôleur (uniquement sous-menus « Circuits de traitement »)

1. Service a. Définition des services 5 3 services sont paramétrés par défaut pour un SAE de type individualisé :  Service de TASP de Navaho   Syndicat mixte Mégalis Bretagne 1 service supplémentaire est paramétré par défaut pour un SAE de type mutualisé :  Les services producteurs sont ensuite paramétrés en fonction du contexte des collectivités Après avoir validé les informations lors de la création d’un service, il ne pourra être supprimé que s'il ne dispose pas de sous-services ou d'utilisateurs liés Rappel : l’ensemble des définitions des services se trouve dans le tutoriel 1 dans les chapitres 2, 4.a et 4.b

1. Service b. Cas d’usage : ajouter un service Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 6

7 Nous avons vu la définition des services et leur fonctionnement avec la présentation d’un cas d’usage Nous allons maintenant découvrir comment définir les futurs utilisateurs rattachés aux services dans avec la présentation de cas d’usages

2. Utilisateurs a. Définition des utilisateurs Un utilisateur :  possède un rôle qui lui donne accès aux différentes fonctions présentes dans les menus et sous-menus du SAE  est membre d’un ou plusieurs services rattachés à un acteur SEDA : lui donne accès à un périmètre d’archives (si ce n'est pas le cas il ne verra aucune archive) Après avoir associé des utilisateurs aux services, vous pourrez définir la personne à nommer en tant que contact de ce service :  Ce contact sera éventuellement sollicité par courriel selon les alertes définies dans les accords de versement Après avoir ajouté un utilisateur :  Il ne pourra être supprimé que s'il n'apparaît pas dans un circuit de traitement  Il est possible de gérer les droits spécifiques accordés à cet utilisateur (voir cas d’usage : « modifier les droits d’un utilisateur ») 8 Rappel : la définition des rôles liés à un utilisateur se trouve dans le tutoriel 1 aux chapitres 2 et 3

2. Utilisateurs b. Cas d’usage 1 : ajouter un utilisateur Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 9

2. Utilisateurs c. Cas d’usage 2 : modifier les droits d’un utilisateur Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 10

11 Nous avons vu la définition des utilisateurs et leur fonctionnement avec la présentation de cas d’usage Nous allons maintenant découvrir le fonctionnement des circuits de traitement auxquels sont rattachés les utilisateurs, avec la présentation de cas d’usage

3. Circuits de traitement a. Définition des circuits de traitement (1/2) Les circuits de traitement définissent les utilisateurs intervenant sur les processus de validation mis en jeu lors des échanges (transactions) :  Le transfert avec 2 circuits :  Transfert non conforme : Possibilité de soumettre une demande de validation à l’Opérateur de Tiers Archivage de Navaho, dans le cas d’un transfert non conforme  Transfert manuel : Traitement pour les transferts manuels réalisés par l’archiviste  L’élimination avec 1 circuit  Demande : Traitement des demandes d'élimination à la demande du service d'archives  La communication avec 2 circuits :  Avec dérogation : Traitement des demandes de communication des archives non communicables  Sans dérogation : Traitement des demandes de communication d'archives communicables  La restitution avec 2 circuits :  Demande : Traitement des demandes de restitution à la demande du service producteur  Acquittement : Traitement des accusés de restitution d'archives Les circuits de traitement existant sont harmonisés et ne doivent pas être supprimés. Il est uniquement possible de rajouter des étapes supplémentaires ou parallèles dans les circuits de traitement existants 12

3. Circuits de traitement a. Définition des circuits de traitement (2/2) 3 types d’étapes sont possibles pour un circuit :  Simple : une seule composition  Concurrente (ou) : une à plusieurs compositions. La première personne qui va effectuer le traitement fera avancer à l'étape suivante  Collaborative (et) : une à plusieurs compositions. Il faut que tous les utilisateurs effectuent le traitement pour faire avancer à l'étape suivante 4 types de compositions permettent de gérer chaque étape d’un circuit par :  Un utilisateur  Courriel électronique  Service (producteur, archives ou demandeur), lié à l’acteur SEDA (onglet traitement) : Permet d'utiliser les acteurs SEDA dans la composition des étapes des circuits de traitement  Un utilisateur du i-Parapheur 13

3. Circuits de traitement b. Cas d’usage 1 : ajouter un circuit de traitement Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 14

3. Circuits de traitement c. Cas d’usage 2 : modifier un intervenant dans une étape d’un circuit de traitement Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 15

Vous connaissez maintenant l’administration fonctionnelle : les paramétrages des services, des utilisateurs et des circuits de traitement. Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le profil Administrateur sur le site de Mégalis Bretagne : Tutoriel n°1. Présentation Générale Tutoriel n°2. Administration SEDA Tutoriel n°4. Administration Technique Tutoriel n°5. Quelques cas pratiques 16