23 janvier 2014, ANR, Biopark wifi-reunion ke7gl721 Réunion d’information pour les porteurs des projets Blanc & JCJC SIMI5 2013

ORDRE DU JOUR 9h-12h30 Session «Astrophysique, astronomie et planétologie», présentation des projets : FRIPON, SAM, MOJO, IGLIAS, MARMITE, IMOLABS, EMPERE, FOGHAR, spin(e). 14h-15h20 Présentation ANR: information générale; suivi scientifique, administratif et financier (Patrick Monfray, Konstantin Grigoriev, Honorata Plewinska, Rubaab Hussain). 15h30-18h Session «Astrophysique, Physique subatomique et théories associées», présentation des projets: VHEDiffuse, HARPO, FastTrack, CHAMPS, Stereo, REGLIS, QHNS. Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

PRESENTATION ANR Sélection 2013 Suivi administratif et financier Suivi scientifique Patrick Monfray, responsable de programme Rubaab Hussain, gestionnaire SGA pour SIMI5 Konstantin Grigoriev, chargé de mission scientifique Honorata Plewinska, chargée de mission internationale Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Calendrier de l’AAP Blanc & JCJC novembre Ouverture de l’AAP 17 janvier Clôture de l’AAP 30 janvierBureau exécutif (présidant et vice-président) février1ère réunion du Comité d’Évaluation SIMI5 Répartition des dossiers entre rapporteurs / lecteurs Sollicitation des experts externes mai2ème réunion du Comité d’Évaluation SIMI5 Sélection des dossiers (classement des propositions) 6 juinRéunion du Comité Pilotage Blanc & JCJC Validation de la liste des projets sélectionnés juinPublication des projets sélectionnés Juin-SeptembreAnalyses financières + négociations OctobreContractualisation NovembreListe complémentaire Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Déroulement des expertises février1ère réunion du Comité d’Évaluation SIMI5 Désignation des rapporteurs et lecteurs Identification des experts externes févrierSollicitation des experts pour chaque projet 20 avrilDate limite de retour des expertises externes 10 maiDate limite de retour des pré-rapports (rapporteurs et lecteurs) mai2ème réunion du Comité d’Évaluation SIMI5 Sélection des dossiers (classement des propositions) Finalisation des rapports (rapporteurs) 5 juinDate limite de validation des rapports (vice- & président) JuinValidation des rapports (responsable de programme ANR) Envoi aux porteurs (chargés de mission ANR) Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Nombre des projets SIMI Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Projets SIMI Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR BlancInterJCJC Nombre de projets soumis98837 Répartition par sous-Comités 61(+7+)304(+2+)220(+4+)13 Nombre des partenaires moyen3,23,61 Coût complet moyen K€ 857 K€ K€ Aide demandée moyenne 493 K€ 206 K€ 214 K€ Nombre des projets retenus1315

Projets SIMI5 2013, Accords bilatéraux Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR Allemagne, DFG (champs de recherche ouverts: Sciences de l’information, de la matière et de l’ingénierie, Sciences de la vie, de la sante et des écosystèmes) – 2 projets soumis Autriche, FWF (tous les champs de recherche ouverts) – 3 projets soumis –> VHEDiffuse Roumanie, ANCS (tous les champs de recherche ouverts) – 3 projets soumis

Nombre des projets resoumis SIMI5 Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR L’évaluation des projets soumis dans le cadre de l’AAP 2013 est indépendante des résultats des évaluations des projets soumis dans le cadre des AAP précédents. 2013! 2013 SIMI5 soumisre-soumis % % %

Comité SIMI 5 Blanc & JCJC 2013 Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR 143 propositions: 98 Blanc national, 37 JCJC, 8 Blanc Accords Aide demandée de 131 à K € ( 493 K € /projet) Blanc de 79 à 425 K € ( 214 K € /projet) JCJC 886 experts extérieurs sollicités, 425 expertises reçus dont 291 (68%) des experts étrangers 27 membres du Comité présidé par Patrick Petitjean et Stéphane Ouvry, 143 rapports du Comité rédigés pour les porteurs

PRESENTATION ANR Sélection 2013 Suivi administratif et financier Suivi scientifique Patrick Monfray, responsable de programme Rubaab Hussain, gestionnaire SGA pour SIMI5 Konstantin Grigoriev, chargé de mission scientifique Honorata Plewinska, chargée de mission internationale Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Actes attributifs Lisez attentivement les actes attributifs (Convention + Annexe Financières) pour connaître vos droits et vos devoirs Ne pas hésiter – à demander des éclaircissements – à faire part des difficultés Il y a notamment dans les conventions – Notification: en cours ( date échéancier ) – Versement des avances : env. 3 semaines après notification – Partenariat - Accord de consortium – Date de début du projet – Durée de réalisation du projet (= période d’éligibilité des dépenses, entre la date de début et la date de fin définies dans l’acte attributif) – Echéancier de versement 12

Fonctionnement des versements Les dépenses ne sont prises en compte qu’à partir du début du projet et jusqu’à la fin du projet. La date de début du projet indiquée dans les actes attributifs peut être différente de la date de conventionnement ou de notification! L’aide ANR n’est définitivement acquise qu’après: – Examen favorable du compte rendu de fin de projet – Relevé récapitulatif des dépenses Le montant du solde sera ajusté pour tenir compte des dépenses réelles dans la limite du montant de l’aide : – Dans l’éventualité d’un montant total de dépenses inférieur au cumul des versements perçus, engagement à rembourser le trop- perçu. – Le Relevé Final des Dépenses doit nous être transmis dans les 12 mois Fin de Projet sous peine de se voir « restreindre» le paiement du solde. Le rapport final doit être envoyé à l’ANR avant la fin du projet. 13

Relevés de dépenses Le paiement est un système d’avances/acomptes – Tout le monde a reçu / va recevoir une avance au démarrage Partenaires publics financés au coût marginal – Versements sous réserve de l validation des rapports scientifiques intermédiaires (aux dates anniversaires de la notification) – Un seul relevé de dépenses en fin de projet, signé par l’agent comptable Partenaires privés ou publics financés au coût complet – Versements sur relevés de dépenses intermédiaires, dans la limite d’un montant maximum par année civile indiqué dans les actes attributifs Si montant demandé supérieur à la limite : report et paiement automatique du reste à payer l’année suivante Si montant demandé inférieur à la limité: report de l’aide non consommée sur l’année suivante – Relevés de dépenses intermédiaires signés par le représentant légal – Fin de projet: relevé récapitulatif des dépenses, signé par représentant légal + commissaire au compte (ou expert comptable) 14

Gestion des modifications En cas de changement concernant le consortium – Nous contacter au plus tôt – Il y aura un traitement au cas par cas – Les modifications qui n’impactent pas le déroulement du projet seront examinées avec bienveillance – Une procédure d’avenant pourra s’avérer nécessaire à utiliser avec modération En cas de retard du projet, une prolongation (exceptionnelle de 12 mois maximum) peut être accordée – Faire la demande vers la fin du projet mais au moins 3 mois avant la fin initialement prévue Possibilités de changements dans l’utilisation des fonds – Nous contacter pour que nous puissions avoir une traçabilité en vue du bilan final 15

Gestion des modifications Modification sans accord formel de l’ANR – Répartition des dépenses : flexibilité accordée par l’ANR: variation entre poste équipement et fonctionnement (frais de laboratoire, frais de propriété intellectuelle, missions, prestation de service, frais forfaitisés, TVA non déductible) inférieure à 30%. Modification sans accord formel de l’ANR mais accord du CMS – Dès la moindre modification du poste « Personnel » Modification avec accord écrit de l’ANR – Répartition des dépenses : variation entre poste équipement et fonctionnement supérieure à 30% – Modification de la durée – prolongation (max 1 an) Modification avec accord écrit de l’ANR et avec mise en place d’avenants – variation du montant de l’aide entre les partenaires, changement d’organisme gestionnaire/bénéficiaire, etc. 16

Accord de consortium Contrat vous liant pour la réalisation commune du projet – Parfois aussi appelé « accord de collaboration » Obligatoire pour les projets partenariaux labos / entreprises Accord signé avant T0+12 mois (p as de versement T0+12 sans accord signé) Il faut commencer à y travailler DÈS MAINTENANT ! L’accord doit traiter au moins des points suivants: – Répartition des tâches, des moyens et des fournitures – Partage des droits de propriété intellectuelle – Publication / diffusion – Valorisation Attention: fournir également une attestation séparée de conformité de l’accord au régime communautaire des aides d’état aux entreprises 17

PRESENTATION ANR Sélection 2013 Suivi administratif et financier Suivi scientifique Patrick Monfray, responsable de programme Rubaab Hussain, gestionnaire SGA pour SIMI5 Konstantin Grigoriev, chargé de mission scientifique Honorata Plewinska, chargée de mission internationale Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR

Suivi scientifique des projets - Principes Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR Le suivi s’effectue sur la base d’un socle d’outils et de procédures communs aux appels à projet de l’ANR. Relation de confiance avec les porteurs des projets financés. Le suivi des projets de recherche sert principalement à: - s’assurer du respect des engagements et des recommandations des experts (évaluation et suivi) - prendre en compte les évolutions du projet de façon à en garder une vision réaliste.

Suivi scientifique des projets - Modalités Démarrage des projets (à la date de signature) Premier rapport scientifique à 6 mois + résumé Rapport scientifique à mi-parcours (18 mois) Revues de projets (présentation des travaux à mi- parcours) Rapport scientifique à 30 mois Rapport final Colloque bilan (dans l’année qui suit la fin des projets) Prenez les rapports intermédiaires comme une capitalisation des résultats

Faites une réunion de lancement ! Présence de tous les partenaires Contenu minimum recommandé: Planification Rôles de chacun Management et coordination du projet Aspects logistiques, réunions, outils Dissémination, valorisation Propriété Intellectuelle Accord de consortium Et évidemment, aspects scientifiques et techniques Compte-rendu de réunion

Revues des projets Journées annuelles présentations orales des projets à mi-parcours/bilan; présentations poster des autres projets en cours; tables rondes pour dégager : les faits marquants, destinés à être édités sur des Cahiers Thématiques; les thématiques émergentes, destinées à enrichir l’évolution programmatique ANR. Sur le site public de l’ANR résumés des projets; annonces d’événements.

Communication / Valorisation Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR Site web du projet – Mise en place et tenue à jour régulière d’un site web du projet (au moins aux jalons du projet) – La référence ANR du projet doit apparaître sur la page d'accueil Publications – Pas d’inflation artificielle des publications Seulement celles postérieures au lancement du projet et qui mentionnent le soutien de l’ANR (indiquer le numéro du projet : ) Présentations – Logo ANR téléchargeable sur le site ANR

Vos interlocuteurs Blanc&JCJC SIMI janvier 2014, ANR SIMI5 "Physique subatomique et théories associées, astrophysique, astronomie et planétologie" Responsable scientifique Patrick Monfray Chargé de mission scientifique Konstantin Grigoriev Tél.: + 33 (0) Gestionnaire (service de gestion des aides) Rubaab Hussain Tél.: + 33 (0)

Merci pour votre attention et vos questions