Projet de gestion des documents

2 Contexte Loi sur l’information du public, la protection des données et l’archivage du 9 octobre 2008 (art. 41) 1 Les autorités, leurs membres ainsi que les fonctionnaires et employés qui en dépendent sont tenus de gérer et de conserver d'une manière ordonnée les documents officiels. 2 Chaque autorité règle les modalités de gestion, de classement et de conservation, en étroite collaboration et en accord avec les Archives concernées.

Gestion des documents Objet : Documents et données créés, reçus et utilisés au cours des activités quels qu’en soient le type et le support à tout les stades de leur cycle de vie 3

Gestion des documents Cycle de vie 4

Gestion des documents Objectifs Faciliter les processus décisionnels, la reddition des comptes, la transparence et la collaboration Garantir la sécurité du droit des citoyens et la défense des intérêts de l’Etat du Valais Réduire les coûts liés à une gestion non concertée Outils Structure de classement Règles de conservation Règles pour contrôler la création des documents Règles pour contrôler l’accès aux documents 5

Gestion des documents Structure de classement Hiérarchique : séries, dossiers, sous-dossiers ou volumes Calquée sur les activités Activités plus stables que l’organigramme Structure qui reste interprétable à travers le temps Adaptée au travail des collaborateurs But premier des dossiers est de soutenir le travail quotidien Règles de conservation Greffées à la structure de classement Indiquent durée pendant laquelle chaque dossier doit être conservé dans l’unité administrative (délai de conservation) traitement réservé au dossier au terme de cette durée (élimination contrôlée ou archivage) 6

Gestion des documents Accès contrôlé Permet de partager un maximum d’information tout en protégeant les données sensibles Vision qui englobe tout le cycle de vie Ces outils sont synthétisés dans Procédures de gestion des documents Référentiel de classement et de gestion Système électronique de gestion des documents (ECM) 7

Gestion des documents Procédures de gestion des documents Fixent, pour un processus d’activité donné : quels documents doivent être créés et comment (modèles, formulaires, etc.) dans quels dossiers, papier et électroniques, ils doivent être classés sous quel format et sous quel nom (pour les documents électroniques) qui peut ouvrir les dossiers, selon quelle logique et à quel moment 8

Gestion des documents Référentiel de classement et de gestion Fixe pour chaque dossier : le support les acteurs et les droits d’accès les règles d’ouverture et de clôture la durée de conservation dans les locaux de l’unité administrative le sort final : élimination ou versement aux Archives de l’Etat du Valais 9

Gestion des documents Outil ECM (Enterprise Content Management) Outil et paramètres standards pour tout l’Etat du Valais Permet la gestion des documents sous forme électronique: classement des fichiers électroniques gestion des accès et suivi des modifications gestion des règles de conservation et sorts finaux Permet l’automatisation partielle de la gestion des documents (élimination et versements aux Archives) Permet une conservation à long terme des documents sous forme électronique (couplage avec la plateforme de pérennisation et d’archivage des AEV) 10

Gestion des documents La conception et la mise en place de tels outils de gestion nécessitent la conduite d’un projet de gestion des documents 11

Déroulement du projet Analyse de la gestion des documents Analyse de la documentation Entretiens avec les collaborateurs Recensement des dossiers Conception d’un nouveau système de gestion des documents Élaboration des procédures de gestion des documents Élaboration d’un référentiel de classement et de gestion Mise en œuvre du nouveau système Réorganisation des dossiers Paramétrage de l’outil électronique ECM Formation au nouveau système 12

Acteurs Responsable de la gestion des documents et des archives Direction Collaborateurs Archives de l’Etat du Valais Mandataire externe 13

Échéancier Présentation des échéances des différentes phases du projet, à fixer par la direction de l’unité administrative sur la base des propositions des Archives de l’Etat du Valais : Phase d’analyse de l’existant Phase de conception des nouveaux outils Date de la mise en œuvre 14

15 Avez-vous des questions ?

Archives de l’Etat du Valais (AEV) Tél: Fax: